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2017年09月18日

句読点の正しい使い方とは?おかしい使い方例|箇条書き・カギ括弧

ビジネス文書ではビジネスの相手に読んでもらうために、読みやすい文書にする必要があります。句読点の正しい使い方をマスターすることで読みやすい文章の作成スタートラインに立つことができます。しっかりと句読点の使い方を確認しましょう。

句読点の正しい使い方

句読点の正しい使い方とは?おかしい使い方例|箇条書き・カギ括弧

ビジネス文章を作成するにあたり、句読点を使わない場面はありません。しかし、正しく句読点を使うことができているか、意識することはあまりないのではないでしょうか。この機会に句読点の使い方を正しく理解し、ビジネス力向上にお役立てください。

句読点とは何か?

そもそも、句読点とはなんでしょうか。国語辞典によれば、句読点は以下のとおりです。

文につける句点と読点(とうてん)。ひとまとまりの文の最後に句点を、また、文中に読みやすく正確な理解を助けるために読点をつける。(大辞林第三版)

つまり、文章を読みやすくするための符号です。会話や報告会での報告では、音量や間の取り方で伝えやすくすることはできます。

しかし、読み物ではそうはいきません。読みやすく正確な理解を助けるためにも、句読点の役割は重要です。使い方ルールに沿っていない句読点が使われている文章はよみにくく、頭に入ってきません。そのためにも句読点の正しい使い方を改めて確認しましょう。

句読点を正しく使うことで、文章が読みやすくなる

句読点を正しく使うことにより、文章全体にリズムが出て非常に読みやすくなります。それでは、巷でよく見るビジネス書を例に、ルールに沿ったビジネス句読点を正しく使うための具体的な方法をご紹介します。

ビジネス文書は、ビジネス上の目的を達成するために作成されます。主に提案、報告、連絡、依頼に利用されます。そのステップは以下のとおりです。

(1)相手に読んでもらう
(2)相手に理解してもらう
(3)相手にこちらの望む行動をとってもらう
(4)ビジネスが進んでいく

読みやすい文章になっていないと(1)の読み手に読んでもらい、(2)理解してもらうことはできません。読みやすい文章に欠かせない句読点の使いたいルールの把握は非常に重要です。

ビジネスでの句読点の使い方

句読点の正しい使い方とは?おかしい使い方例|箇条書き・カギ括弧

句読点の使い方には以下のルールがあります。まず使い方のルールを正しく把握したうえで、実地で活用していきましょう。

句点の使い方ルール

句点の使い方ルールには以下の4点があります。

1. 一つの文の終わりにつける

一つの文の終わりに付けます。

例)
Aさんは15時に帰社します。

2. 注釈の括弧の後に句点をつける

注釈の括弧の後に句点をつけます。括弧の前に句点はつけません。

例)
Aさんは15時に帰社します(大手町B社より)。

3. 著者名、クレジットなどは括弧の前に句点をつける

著者名、クレジットなどの引用は括弧の前に句点をつけます。

例)
C社売り上げ予想は100億円である。(C社ホームページIRS情報より)

4. 感嘆符や疑問の後には句点をつけない

感嘆符や疑問の後には句点をつけません。

例)
御社の利益も20倍に増大します!
従来方式継続が御社利益拡大につながるのでしょうか?

ビジネス文書では以下も句読点の使い方ルールとして用いられます。

・見出しやタイトルには句点はつけません
・箇条書きには句点はつけません

読みやすさという観点に加え主張の伝え方という観点で意識すると、句読点の使い方をもうワンランク上に進めて理解できます。

その他の使い方ルール

読点の使い方ルール

読点をうつ場所としては、以下の使い方ルールが一般的です。

1. 長い主語の後

”主語の後につける”としている記載も見受けられますが、短い主語のあとには読点がないほうが読みやすいと思います。

例)
D社売り上げに大きく貢献したEさんは、開発部へ異動した。

2. 重文・複文の区切り

重文・複文とは一つの文のなかに、主語と述語をそなえた部分が二つ以上含む文のことです。重文(*1)や複文(*2)の区切りに読点をうちます。

例)
F社は売り上げを伸ばし、G社は経費を削減した。

*1 重文:
主語と述語をそなえた部分を二つ以上含む文

*2 複文:構造上からみた文の種類の一つ。
主語・述語の関係が成り立っている文で、さらにその構成部分に主語・述語の関係がみられるもの。

3. 接続詞、副詞の後

「しかし」、「だから」、「あるいは」、「また」等の接続詞や「もし」「決して」「まるで」等の一部の副詞の後に読点をうつと、文章が読みやすくなります。

例)
H社の売り上げは落ちている。しかし、利益率は向上している。
もし、I社が海外に進出することがあれば予想は変わってくる。

4. 並列関係にある語句の区切り(ただし、最後の語句の後はなし)

並列関係にある語句を並べて記載する場合の区切りに読点をうちます。
ただし、最後の語句の後にはうちません。

例)
J社、K社、L社が統合準備委員会を開催しました。

5. 誤解釈を防ぐために、どこに修飾語がかかるかわかるところ

読点をうつ位置により、意味が異なる文になる場合があります。修飾語がどの語句を修飾するのかわかりやすくして、誤った解釈を防ぐために読点をうちます。

例)
Mさんは、喜んで報告メールを作成しているNさんに次のアクションを指示した。
→喜んでいるのはNさん

Mさんは喜んで、報告メールを作成しているNさんに次のアクションを指示した。
→喜んでいるのはMさん

しかし、上記については、読点をうつ場所を意識して文を作成する他にも手法があります。

例)
報告メールを喜んで作成しているNさんにMさんは次のアクションを指示した。
報告メールを作成しているNさんに対しMさんは喜んで次のアクションを指示した。

語順や語句を変更することで、句読点に頼らずわかりやすい文に改めることができます。

ビジネス文書は正しく句読点を使うことが目的ではなく、あくまでも読みやすい文を作成することが目的です。読みやすい文を作成する意識を忘れないようにしたいと思います。

句読点のおかしい使い方例

句読点の正しい使い方とは?おかしい使い方例|箇条書き・カギ括弧

句読点のおかしい使い方を事前に確認しておくことで、今後の句読点使用に備えておきます。

句点のおかしい例

Aさんは15時に帰社します(大手町B社より。)
→括弧の中に句点が記載されています。

読点のおかしい例

O社は、売り上げが、伸びているが、経費も、伸びているために、利益率は、下がっている。
→読点が多すぎて、読みにくくなっています。

P社は、上海、蘇州、杭州、に支店を開設した。
→並列する語句の後に読点をうっていますが、
最後の語句(この場合「杭州」)の後にも読点をうっています。

使い方のルールを意識していないと、読みにくい文章になってしまいます。

箇条書き・カギ括弧での句読点

句読点の正しい使い方とは?おかしい使い方例|箇条書き・カギ括弧

プレゼン資料、打ち合わせアジェンダ、打ち合わせ議事録などは、要点をまとめた箇条書きで記載されるケースが多くなります。句読点の使い方ルールを確認して、正しく句読点をうちましょう。

箇条書きには句点をつけない

箇条書きは、要点をまとめて短く簡潔に伝えることが目的です。従って、文を区切るための句点は必要ありません。

例)
ご提案のポイントは以下の3点となります
・売り上げ倍増を目的とした戦略Qを採用します
・経費削減を目的として戦略Rを採用します
・各戦略を加速させるために少数精鋭で対応します

カギ括弧(「」)では句点はうたない

議事録などで会話形式で記載する場合もあると思います。会話部分はカギ括弧で表現します。
この場合、句点は必要ありません。

例)
S専務「6月度は売り上げが前年同月に比べ8%低下しました」

読みやすい文書でビジネスの目的を達成しよう

句読点の正しい使い方とは?おかしい使い方例|箇条書き・カギ括弧

ビジネス文書は相手に伝わってこそ効果を発揮するものです。相手が理解、納得できるよう、読みやすい文書を作成する必要があります。そのためにも、正しい句読点の使い方を理解し、読みやすい文に仕上げたいものです。使い方ルールを意識すれば難しくはないでしょう。

しかし、句読点の使い方ルールを意識したからといって、それだけで読みやすい文章が書けるようになるわけではありません。句読点を正しく使うことは、読みやすい文章を作成する手段です。手段の部分は、提出前にチェックすることができます。

そのうえで、主張すべき点を整理し、語句の選択や語順も意識して、読み手がどのように理解できるかをイメージして文章を作成しましょう。そうすれば、読み手も書き手の意図を理解し、希望する行動に移るはずです。

句読点を意識して、読まれる文章へ

句読点の正しい使い方とは?おかしい使い方例|箇条書き・カギ括弧

ここでは句読点の使い方ルールをご紹介しました。いままで無意識に使い方に対応していた部分と、使い方を意識していなかった部分があることが明らかになったのではないでしょうか。

ビジネス文書に限らず、読みやすい文章のために句読点の使い方ルールを正しく身に付けていきましょう。

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