役職に「様」や「殿」はつけるべき？社内・社外の使い方

更新日：2024年01月15日

ビジネス文書を作成する際には、目上の相手（上司、取引先、顧客）に対して、敬うことを心掛けようとして、若い社員は、つい役職名の後ろに様をつけてしまいます。これは間違いです。では、役職名と様をどのように表現すれば、目上の相手に失礼にならないのかを紹介します。

ビジネスメール・宛名の役職名に「様」や「殿」はつける？

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敬称とは？

「様」、「殿」は、敬称と呼びますが、敬称とはいったい、何なのでしょうか。敬称とは、敬意を表す相手に対して、用いる言葉であり、大別して二つあります。ひとつ目は、相手の名前の直後に付ける「接尾詞型」であり、二つ目は、言葉そのものに敬意が込められている代名詞型です。

「接尾詞型」敬称

■様（さま）
尊敬する相手に用いられ、文語、口語いずれの場面でも用いられものです。一般的には漢字で表現しますが、「さま」「サマ」との表現をする人もいますが、これらは、親密度は増しますが、敬意度合いはかなり低下するので、相手を充分に選んで用いる注意が必要です。

■殿（どの）
古い時代には、高貴な相手に対して用いたこともあったようですが、現代では、目下の人に対して用いる場合が多いようです。少し前までは、公的機関から個人宛ての郵送物には「殿」との記載があったようですが、最近では「様」に変わってきたようです。また、「殿」は文語でのみ使用され、口語では使用しません。

■御中（おんちゅう）
相手が個人ではなく、企業、企業内の部署、官公庁等の団体の場合に使用します。「中」は、人間の集団という意味があります。

「接続詞型」敬称には、これら以外に、ビジネスではあまり使わない、「さん」、「ちゃん」「氏」等があります。

「代名詞型」敬称

■貴方、貴男、貴女（あなた）
二人称で用いる人代名詞であり、貴方は、相手が男女いずれにも使えて、貴男は相手が男性の場合、貴女は相手が女性の場合に使います。使える相手は、同等もしくは、目下です。目上には使えません。

■貴殿（きでん）、貴兄（きけい）
二人称で用いる人代名詞であり、男性が、同等もしくは、目上の男性に対して用います。

■各位（かくい）
複数の人々への敬称であり、皆様という意味です。従って、「各位殿」「各位様」は、二重敬語となってしまうので、後ろには何も付けません。関係各位は、関係の皆様ということで、目上に対しても充分使えます。

但し、例外もあります、「お客様各位」という表現です。これは、直訳すると「お客様の皆様」ということになり、本来は二重敬語です。しかしながら、何故か、社会的慣習で許されています。どうしても気になる場合は、各位だけにするか、「利用者各位」にしましょう。

役職名に「様」や「殿」は、付けない！

〇〇株式会社　〇〇部長様、或いは、〇〇株式会社　〇〇部長殿という表現を見かけることがあります。これは、前述したように「様」「殿」は、敬称ですので、「役職名」＋「敬称」は、完全に二重敬語であり、相手に失礼であり、相手に無作法をさらけだすことになります。

但し、ビジネス世界では、順序を変えれば、「様」や「殿」を正しく表現できます。「役職名」＋「名前」＋「敬称」として、〇〇株式会社　部長　〇〇様　としましょう。また、「殿」は、前述したように、目下に使うことが多いので、実際の使用は控えることをお勧めします。

「役職名」＋「殿」でもＯＫの場合もある

「名前」+「役職名+「殿」は、二重敬語となり、NGと前述しましたが、「役職名+「殿」は二重敬語とは扱わず、以下のケースのようにOKになる場合があります。しかしながら、各々の会社には、各々の社内ルール等があるので、充分に注意を払う必要はあります。

■ケース1
　本社が下部組織の同じ役職名へ一斉に指示文書を送付する場合
　各支店　営業課長殿

■ケース2
　役職名は解っているが個人名が不明な場合に文書を送付する場合
　〇〇株式会社　営業部長殿

社内・社外メールに役職や様はつける？

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社内メール

■役職のある上司
どんなに偉い上司であっても、名前の後に「役職」のみが基本であり、役職の後に「様」、「殿」は不要です。

○○部長
□□課の△△です。
○○課長
□□担当の△△です。

■役職のない上司・先輩
基本は、名前の後に「さん」を付けます。但し、社風によっては「様」を付ける場合もあります。「殿」は厳禁です。

〇〇さん
□□担当の△△です。

■同僚・後輩
口語では「さん」を使わず、「君」を使っていても、メールでは「さん」が基本です。更に、口語でも「さん」を使っている方が無難です。何故なら、同僚・後輩が先に役職が付いた際に、違和感なく、元同僚・後輩を役職名で呼んだり、役職名でのメールが送ることができます。

〇〇さん
□□担当の△△です。