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役職に「様」や「殿」はつけるべき?社内・社外の使い方

初回公開日:2017年09月14日

更新日:2020年05月23日

記載されている内容は2017年09月14日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネス文書を作成する際には、目上の相手(上司、取引先、顧客)に対して、敬うことを心掛けようとして、若い社員は、つい役職名の後ろに様をつけてしまいます。これは間違いです。では、役職名と様をどのように表現すれば、目上の相手に失礼にならないのかを紹介します。

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ビジネスメール・宛名の役職名に「様」や「殿」はつける?

敬称とは?

「様」、「殿」は、敬称と呼びますが、敬称とはいったい、何なのでしょうか。敬称とは、敬意を表す相手に対して、用いる言葉であり、大別して二つあります。ひとつ目は、相手の名前の直後に付ける「接尾詞型」であり、二つ目は、言葉そのものに敬意が込められている代名詞型です。

「接尾詞型」敬称

■様(さま)
尊敬する相手に用いられ、文語、口語いずれの場面でも用いられものです。一般的には漢字で表現しますが、「さま」「サマ」との表現をする人もいますが、これらは、親密度は増しますが、敬意度合いはかなり低下するので、相手を充分に選んで用いる注意が必要です。

■殿(どの)
古い時代には、高貴な相手に対して用いたこともあったようですが、現代では、目下の人に対して用いる場合が多いようです。少し前までは、公的機関から個人宛ての郵送物には「殿」との記載があったようですが、最近では「様」に変わってきたようです。また、「殿」は文語でのみ使用され、口語では使用しません。

■御中(おんちゅう)
相手が個人ではなく、企業、企業内の部署、官公庁等の団体の場合に使用します。「中」は、人間の集団という意味があります。

「接続詞型」敬称には、これら以外に、ビジネスではあまり使わない、「さん」、「ちゃん」「氏」等があります。

「代名詞型」敬称

■貴方、貴男、貴女(あなた)
二人称で用いる人代名詞であり、貴方は、相手が男女いずれにも使えて、貴男は相手が男性の場合、貴女は相手が女性の場合に使います。使える相手は、同等もしくは、目下です。目上には使えません。

■貴殿(きでん)、貴兄(きけい)
二人称で用いる人代名詞であり、男性が、同等もしくは、目上の男性に対して用います。

■各位(かくい)
複数の人々への敬称であり、皆様という意味です。従って、「各位殿」「各位様」は、二重敬語となってしまうので、後ろには何も付けません。関係各位は、関係の皆様ということで、目上に対しても充分使えます。

但し、例外もあります、「お客様各位」という表現です。これは、直訳すると「お客様の皆様」ということになり、本来は二重敬語です。しかしながら、何故か、社会的慣習で許されています。どうしても気になる場合は、各位だけにするか、「利用者各位」にしましょう。

役職名に「様」や「殿」は、付けない!

〇〇株式会社 〇〇部長様、或いは、〇〇株式会社 〇〇部長殿という表現を見かけることがあります。これは、前述したように「様」「殿」は、敬称ですので、「役職名」+「敬称」は、完全に二重敬語であり、相手に失礼であり、相手に無作法をさらけだすことになります。

但し、ビジネス世界では、順序を変えれば、「様」や「殿」を正しく表現できます。「役職名」+「名前」+「敬称」として、〇〇株式会社 部長 〇〇様 としましょう。また、「殿」は、前述したように、目下に使うことが多いので、実際の使用は控えることをお勧めします。

「役職名」+「殿」でもOKの場合もある

「名前」+「役職名+「殿」は、二重敬語となり、NGと前述しましたが、「役職名+「殿」は二重敬語とは扱わず、以下のケースのようにOKになる場合があります。しかしながら、各々の会社には、各々の社内ルール等があるので、充分に注意を払う必要はあります。


■ケース1
 本社が下部組織の同じ役職名へ一斉に指示文書を送付する場合
 各支店 営業課長殿

■ケース2
 役職名は解っているが個人名が不明な場合に文書を送付する場合
 〇〇株式会社 営業部長殿

社内・社外メールに役職や様はつける?

社内メール

■役職のある上司
どんなに偉い上司であっても、名前の後に「役職」のみが基本であり、役職の後に「様」、「殿」は不要です。

○○部長
□□課の△△です。
○○課長
□□担当の△△です。

■役職のない上司・先輩
基本は、名前の後に「さん」を付けます。但し、社風によっては「様」を付ける場合もあります。「殿」は厳禁です。

〇〇さん
□□担当の△△です。

■同僚・後輩
口語では「さん」を使わず、「君」を使っていても、メールでは「さん」が基本です。更に、口語でも「さん」を使っている方が無難です。何故なら、同僚・後輩が先に役職が付いた際に、違和感なく、元同僚・後輩を役職名で呼んだり、役職名でのメールが送ることができます。

〇〇さん
□□担当の△△です。

社外メール

役職の有無に関わらず、以下のように「様」を付けましょう。もちろん、「殿」は厳禁です。

■役職のある相手
〇〇株式会社
企画営業部
部長 □□□□ 様

■役職のない相手
〇〇株式会社
企画営業部 □□□□ 様

様と殿の違い・使い方

様と殿の違い

前述の繰り返しになりますが、「様」は、相手に敬意を表すために「名前」の後ろに付けます。但し、役職名がある場合は、「役職名」+「名前」+「様」と表現し、「役職名」の後ろには付けません。「殿」は、古い時代には、目上の相手への敬称と用いられましたが、現代においては、目下の人に対して用いる場合が多く、目上の人には使いません。

肩書とは?

肩書とは、社会的地位或いは、職業・役職名などを指します。この「肩書」の扱い方が、メディアでは、政治家と一般人との間には、かなりの差があるようです。例えば、一度だけ政権を取った中で、大臣を経験した場合には、「○○衆議院議員」とは言わず、「〇〇元環境大臣」とメディアは奇異な表現をします。

一般人は、会社を定年退職しても「元会社員」とは言わず、「無職」と言われます。一部の人々を除き、70歳を過ぎた人々は「無職」が当たり前です。しかし、その無職の人々は「元会社員」「元自営業」「元看護士」なのです。

役職と様のメールマナー

「役職と様」の文化

最近は、どこの会社にも「メール」という大変便利なツールが導入され、仕事の円滑化、効率化に繋がっています。しかしながら、その便利なツールも使い方を誤ってしまうと、社内は混乱に陥る場合があります。これまでに、社内の場合は、役職名のみとして「様」を付けないと紹介してきました。ところが、その文化を充分に理解していない新米管理者も存在します。

メールで社内が大混乱!

〇〇営業部長様
□□課の△△です。
先般の〇〇について報告します。

新米の△△課長が、その部下と一緒に取り組んだ仕事の報告を上司である〇〇営業部長に報告したメールです。△△課長は、気を利かせて、部下に情報共有のつもりでCCをしたのです。このメールを見た〇〇営業部長は、「△△課長は何で様を付けてるんだ。CCしているので、部下も恥をかくことになる。困ったもんだ。」と呆れます。

一方、賢い部下も、「様を付けてはいけないことを知らないのかな」と呆れます。また、マナーを知らない部下は「変だけど、課長が使っているのだから正しいはずだ」と間違った解釈をします。この△△課長は、上司、部下双方からの信頼感を無くすことになります。

メールは、受け取った側が消さない限り、残ってしまいます。従って、△△課長の汚点が消えるのには時間が必要です。このように事態にならないようにしましょう。

役職と様をつけるのは二重敬語?

社外には、身内に対して役職名も付けない!

前述しましたように、役職の後には、一部例外を除いて、「殿」も「様」も付けません。付けてしまうと二重敬語となり、取引先には、個人さらには会社の資質を疑われることになります。また、社外に対して身内を呼ぶ場合、社長であっても役職名は付けません。

「弊社の〇〇は、只今、外出しております」と、名前のみで社外へ伝えます。社長と同姓の社員がいる場合もあるので、「弊社の社長の〇〇は、只今、外出しております」との表現でも結構です。なお、「弊社の〇〇社長は、只今、外出しております」は、良くありません。

私生活でも、身内に対して敬称は付けない!

夫が、他人に対して配偶者のことを「うちの奥さんは、」「うちの嫁さんは、」という表現を耳にすることが多くなりました。いずれの表現も誤っているといえるでしょう。「奥さん」は、他人が、他人の妻を敬って「さん」を付けて呼びます。自分が言っては良くありません。

また、後者の場合、そもそも「嫁」の使い方が間違っており、「嫁」は、「息子の妻」のことです。それに「さん」を付けてしまうとなんとも奇異な表現になってしまいます。正しくは、妻、女房、家内です。

敬称を上手に使い、ビジネスを円滑に!

社外へのビジネス文書の冒頭には、役職名、敬称が並びます。受け取った側は、これが不味い表現になっていると、以後の文章を読む気になれず、商談に影響する事態にもなりかねません。このような事態を避けるには、日常において、社内でも正しい表現の啓蒙が重要です。役職名、敬称を上手に使い円滑なビジネスに繋げて下さい。

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