「敬称略」の意味とは？使い方・例文・注意点についてそれぞれ紹介

「敬称略」の注意点

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ビジネス文書により信頼性を持たせるためにも、敬称略は正しい使い方を知っておきたい単語です。ただし、使い方を誤ってしまうと、むしろ相手に対して失礼となったり、文書の信用を損なったりする場合もあります。

続いては、敬称略を使う上での注意点について解説します。敬称略を使う時のポイントを押さえて、的確に使えるようになりましょう。

「敬称略」である旨を記載する

敬称略は、議事録や名簿などで人の名前を連ねて書く場合によく使われますが、文書の冒頭に「敬称略」と記載していないと単なる呼び捨てになってしまいます。社内外を問わず相手に対して失礼になる表現は避けなければなりません。

文書内で敬称を省略する場合は、冒頭で「敬称略」と明記してください。毎回作成している書類などではうっかり記載を忘れてしまう可能性もあるので、必ず確認するようにしましょう。

小人数の場合は「敬称略」の使用は控える

敬称略はたくさんの人が集まっている時や、大勢の人の名前が並ぶ名簿などで使われるものであり、少人数の場合に敬称略を使うことはマナー違反となります。

少人数の場合は、それぞれに敬称をちゃんと付ける方が礼儀正しく望ましいと言えます。何人から敬称略を使ってもいいという決まりがあるわけではありませんが、参加者が一桁の場合は省略せずに敬称を付けた方がよいでしょう。

二重敬語にならないよう注意する

人数が少ない時や内容が短い場合は、敬称略を用いずに一人一人に役職や敬称を付けた方がビジネスマナーとしては望ましいと言えます。その時に気をつけたいことは、「様」の使い方です。

より丁寧に敬称をつけようとして「○○社長様」という風に表記する人がいますが、このような二重敬語はむしろマナー違反となるので注意しましょう。

社外の人には「敬称略」の使用を控える

社外の人が参加している会議の議事録や名簿などでは、なるべく敬称略を使わないようにしましょう。社外の人はお客様となるため、敬称を省いて呼び捨てにすることは失礼に当たります。

社外の人の名前が含まれる場合は、敬称を略さずに「○○様」「○○社長」と記載した方が無難です。

「敬称略」を使っても役職順に並べる

社内の人だけで会議が行われる場合には、敬称略を使用したとしても役職の高い順に並べて議事録を作成するようにしましょう。役職をしっかりとは把握しておき、序列の順を間違わないようにしてください。

また、社外の人がいる場合は、高い序列で記載します。社外の人はお客様となるため、社内の人よりも先に記載しておくのがマナーです。

社内でも社外でも、相手の役職は把握しておくように日頃から意識するようにしましょう。

「敬称略」の言い換え表現

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敬称略を使うと、予め相手に敬称を省略していますと詫びることで、式典や名簿の参加者に誤解を与えずトラブルを未然に防げます。

敬称略のように、相手に対して失礼に当たらないよう記載する他の言い方はあるのでしょうか。ここからは、敬称略の言い換え表現について紹介します。

「順不同」