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有給休暇の理由の書き方・述べる必要があるか|葬式/私用

更新日:2020年08月28日

有給休暇を正しく取得できていますか。労働者には有給休暇という制度を使用する権利があります。結婚式や体調不良、旅行など色々な理由で有給休暇を取ることになりますが、申請時の理由欄にはどのように書くと良いのでしょうか。事例別にご紹介します。

有給休暇とは?

有給休暇とは、年次有給休暇とも呼ばれる労働者の休暇の種類の一つです。本来の休暇はもともとの休暇、病欠、私用の休暇など理由を問わず給与が支払われないことがほとんどです。時給や日給制であればもちろんその日の給料が支払われません。また、月給制であっても本来の休み以外の休暇を取った場合はその分給与から差し引されることがあります。

対して有給休暇は、休暇でありながら給与が発生する、文字どおり給与がある休暇のことです。

有給休暇の理由の書き方・例文

有給休暇を申請する際には「有給休暇申請書」など、会社既定の申請書を提出することが多いです。よくある項目としては有給休暇を申請する日付、休暇の希望日、理由などがあります。

では、この理由の欄にはどのように記入すれば良いのでしょうか。

葬式などが理由の場合

不幸ごとは突然にやってきます。有給休暇をお葬式やへの参列のために使用するというのも大きな理由の一つです。お葬式に参列する場合の書き方は以下のように記入します。

「知人の葬儀参列のため」

「親族(祖父)の葬儀参列のため」

知人であれば不要ですが、親族の場合、可能であれば続柄を記載するとわかりやすいです。

忌引きが取れる場合も

忌引きを設定している会社も多くあります。身内に不幸があって有給休暇を取ろうと考えた際に、忌引きが使えないかどうかも確認しておきましょう。

忌引きとは親族などが亡くなった際に使用する欠勤のことで、通常欠勤扱いにはならず、月給制であれば給与に影響がないところがほとんどです。また、時給制日給制な場合でも規定によって給与が発生する場合もあります。

忌引きに関しては法的な定めはなく、会社の考え方や規則によってさまざまですので、就業規則などで調べておくと、いざというときに困ることがないでしょう。

「体調不良」と書く有給休暇の理由例とは?

体調がすぐれず休暇を取る場合の理由の例です。一言に体調不良といってもその程度や復帰までの日数には差があります。それぞれの場合に沿って見ていきましょう。

風邪など比較的軽い病気などの場合は?

熱が高くて出勤が難しそうな場合は欠勤します。その欠勤を有給休暇として扱うこともできます。比較的症状が軽く、復帰日数も1日から3日程度と短いものであれば「体調不良のため」で十分な理由と言えるでしょう。

インフルエンザやノロウイルスなど感染力の高いもの、特に欠勤すべきだという認識の高いものに関してはさらに細かく理由を記載するとわかりやすいです。「インフルエンザによる体調不良のため」「ノロウイルスによる出勤停止のため」などという書き方になります。

体調不良の場合、事前にわかっているものではなく、当日突然に起きてしまいます。そのため、事後での申請は可能かなど会社の規定を確かめておくとスムーズです。

継続した有給申請の場合は?

何らかの理由で月に一度など定期的に病院に通う必要がある、手術などで1カ月間など長期にわたって休暇を取る必要があるなどの場合は「体調不良のため」ではなく可能であれば詳しく書くとわかりやすいです。「通院のため」「手術による入院のため(〇月〇日退院、〇月〇日復職予定)」など、いつまで休むのかなどを書いておきましょう。

このような場合は、有給休暇を申請する前に事前に直属の上司などに相談しておくと時期の調整や仕事量の調整、必要に応じた人員配置などを行ってくれ、よりスムーズに取得することができます。

「私用」や「私事都合」と書く有給休暇の理由例

葬式への参列や体調不良など、やむを得ない理由だけではなく、遊びの理由でも救急休暇を取得することができます。例えば久しぶりに友人と会う、家族旅行に行く、結婚式への参列などがあります。

旅行や遊びに行くなどの理由の書き方は?

旅行などの遊びの場合は「私用のため」で問題ありません。「旅行のため」など詳しい理由は必要ないとされてます。もし上司から聞かれた場合に、問題がなければ答えると良いでしょう。

ただし、旅行などの場合は何日か連続で有給休暇を取る必要があります。仕事に影響が出ないようにするため、また同僚などに迷惑をかけないようにするため、できるだけ早い段階から申請したり、上司に日程の相談をするなどをすると印象が良くなります。

結婚式への参列など

初回公開日:2018年06月06日

記載されている内容は2018年06月06日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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