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2018年06月06日

有給休暇の理由の書き方・述べる必要があるか|葬式/私用

有給休暇を正しく取得できていますか。労働者には有給休暇という制度を使用する権利があります。結婚式や体調不良、旅行など色々な理由で有給休暇を取ることになりますが、申請時の理由欄にはどのように書くと良いのでしょうか。事例別にご紹介します。

有給休暇とは?

有給休暇の理由の書き方・述べる必要があるか|葬式/私用

有給休暇とは、年次有給休暇とも呼ばれる労働者の休暇の種類の一つです。本来の休暇はもともとの休暇、病欠、私用の休暇など理由を問わず給与が支払われないことがほとんどです。時給や日給制であればもちろんその日の給料が支払われません。また、月給制であっても本来の休み以外の休暇を取った場合はその分給与から差し引されることがあります。

対して有給休暇は、休暇でありながら給与が発生する、文字どおり給与がある休暇のことです。

有給休暇の理由の書き方・例文

有給休暇の理由の書き方・述べる必要があるか|葬式/私用

有給休暇を申請する際には「有給休暇申請書」など、会社既定の申請書を提出することが多いです。よくある項目としては有給休暇を申請する日付、休暇の希望日、理由などがあります。

では、この理由の欄にはどのように記入すれば良いのでしょうか。

葬式などが理由の場合

有給休暇の理由の書き方・述べる必要があるか|葬式/私用

不幸ごとは突然にやってきます。有給休暇をお葬式やへの参列のために使用するというのも大きな理由の一つです。お葬式に参列する場合の書き方は以下のように記入します。

「知人の葬儀参列のため」

「親族(祖父)の葬儀参列のため」

知人であれば不要ですが、親族の場合、可能であれば続柄を記載するとわかりやすいです。

忌引きが取れる場合も

忌引きを設定している会社も多くあります。身内に不幸があって有給休暇を取ろうと考えた際に、忌引きが使えないかどうかも確認しておきましょう。

忌引きとは親族などが亡くなった際に使用する欠勤のことで、通常欠勤扱いにはならず、月給制であれば給与に影響がないところがほとんどです。また、時給制日給制な場合でも規定によって給与が発生する場合もあります。

忌引きに関しては法的な定めはなく、会社の考え方や規則によってさまざまですので、就業規則などで調べておくと、いざというときに困ることがないでしょう。

「体調不良」と書く有給休暇の理由例とは?

体調がすぐれず休暇を取る場合の理由の例です。一言に体調不良といってもその程度や復帰までの日数には差があります。それぞれの場合に沿って見ていきましょう。

風邪など比較的軽い病気などの場合は?

熱が高くて出勤が難しそうな場合は欠勤します。その欠勤を有給休暇として扱うこともできます。比較的症状が軽く、復帰日数も1日から3日程度と短いものであれば「体調不良のため」で十分な理由と言えるでしょう。

インフルエンザやノロウイルスなど感染力の高いもの、特に欠勤すべきだという認識の高いものに関してはさらに細かく理由を記載するとわかりやすいです。「インフルエンザによる体調不良のため」「ノロウイルスによる出勤停止のため」などという書き方になります。

体調不良の場合、事前にわかっているものではなく、当日突然に起きてしまいます。そのため、事後での申請は可能かなど会社の規定を確かめておくとスムーズです。

継続した有給申請の場合は?

何らかの理由で月に一度など定期的に病院に通う必要がある、手術などで1カ月間など長期にわたって休暇を取る必要があるなどの場合は「体調不良のため」ではなく可能であれば詳しく書くとわかりやすいです。「通院のため」「手術による入院のため(〇月〇日退院、〇月〇日復職予定)」など、いつまで休むのかなどを書いておきましょう。

このような場合は、有給休暇を申請する前に事前に直属の上司などに相談しておくと時期の調整や仕事量の調整、必要に応じた人員配置などを行ってくれ、よりスムーズに取得することができます。

「私用」や「私事都合」と書く有給休暇の理由例

有給休暇の理由の書き方・述べる必要があるか|葬式/私用

葬式への参列や体調不良など、やむを得ない理由だけではなく、遊びの理由でも救急休暇を取得することができます。例えば久しぶりに友人と会う、家族旅行に行く、結婚式への参列などがあります。

旅行や遊びに行くなどの理由の書き方は?

旅行などの遊びの場合は「私用のため」で問題ありません。「旅行のため」など詳しい理由は必要ないとされてます。もし上司から聞かれた場合に、問題がなければ答えると良いでしょう。

ただし、旅行などの場合は何日か連続で有給休暇を取る必要があります。仕事に影響が出ないようにするため、また同僚などに迷惑をかけないようにするため、できるだけ早い段階から申請したり、上司に日程の相談をするなどをすると印象が良くなります。

結婚式への参列など

有給休暇の理由の書き方・述べる必要があるか|葬式/私用

冠婚葬祭の一つである結婚式を理由に有給休暇を取るという人も少なくありません。申請理由の欄に記入するのは「私用のため」でも十分ですが、例えば有給休暇を複数の人が申請していた時などの場合、「結婚式への参列のため」としておいた方が何も理由がない場合よりも優先して貰いやすいでしょう。

そのため、より重要な理由がある場合はきちんとした理由を書いておくことをお勧めします。

法律上の有給休暇とは:理由や拒否など

有給休暇の理由の書き方・述べる必要があるか|葬式/私用

さて、前述で有給休暇の申請時にどのように理由を書いていくかをご紹介してきましたが、そもそも有給休暇はそのような理由で取ることができるのでしょうか。

労働者や雇用者などがよく対象になる労働基準法をもとに有給休暇の考え方についてみていきましょう。

労働基準法

労働者に有給休暇を与えることは労働基準法により義務付けられています。そのため、「うちの会社は有給休暇はありません」と決めることはできません。付加される有給休暇の日数はフルタイムとアルバイトパートなどで異なりますが、勤続年数が多いほど一年で付加される有給休暇の日数も増えていく仕組みになっています。

また、有給休暇には使用できる有効期限があります。付加されてから2年で消滅してしまうため、有給休暇は2年以内に使用することが必要です。法律上の最大は年20日間ですので、有効期限が消える前と考えると最大で40日間物有給休暇をためておくことができます。

以下に一般的なフルタイム正社員の最低付加される有給休暇の日数についてまとめました。参考にしてみてください。

勤続年数付加有給休暇日数(1年単位)
0.5年10日
1.5年11日
2.5年12日
3.5年14日
4.5年16日
5.5年18日
6.5年以上20日

有給休暇をめぐって違法になる場合

有給休暇の申請時に起きてしまいがちな、違法となるケースをご紹介します。前述のとおり、有給休暇は労働者に保障された権利の一つです。そのため、不当にその権利を阻むことは雇用者にはできないこととなっています。

そのため、労働者が申請した有給休暇を正当な理由なく拒むとはできません。頑なに有給休暇を拒否し続けた場合、労働者側は違法と判断されます。

また、不必要に申請理由を問うたり、申請理由をもとに有給休暇の拒否をすることも違法とされます。例えば雇用者側が「葬式なら仕方がないから有給休暇を認めるけど、旅行なら取ってはいけない」などと言った場合、違法と判断されるケースがあります。

違法とならないケースも

一方、有給休暇の申請を拒否しても即座に違法とされないケースもあります。労働者の権利とは言え、無条件にいつでも必ず取得できるというものではありません。

それが「有給休暇の時季変更権」です。会社によっては繁忙期などがあり、その時期に休まれるとどうしても会社の運営に支障が出る場合、有給休暇の申請があっても時期を変更してもらうことができます。この場合は拒否ではなく、時期の変更のため違法には当たりません。

同じ考え方から、複数の社員が同日に申請を出した場合、業務に影響が出てしまうようであれば何人かの社員には日程の変更を申し出ることができます。その際に申請理由を判断材料とすることは違法とはなりません。

退職前の有給休暇の理由の書き方

退職が決まり、残った有給休暇を取得したいというケースもあります。もちろん、付加された有給休暇を取得することは労働者の権利ですので、退職時に有給休暇を取得することもできます。その際の理由の書き方は「私用のため」でも「退職時の有給消化のため」でも問題ありません。

通常の有給休暇とは違い、取得が終わればそのまま出社ではなく退職になるため、事前の準備はきちんと行いましょう。後任への引継ぎやお世話になった方へのあいさつ、身辺整理など、問題が起きないようにしてから有給休暇を取得するのが望ましいです。

有給休暇を取る際に気を付けたい事

有給休暇は労働者の権利だから、とマナーを守らずに自由に行使してしまうと、会社や上司だけではなく、同僚部下後輩などからも顰蹙を買ってしまうことがあります。ここでは有給休暇を取るときに覚えておきたい事や気を付けたい事をご紹介します。

事前にわかっているものは申請しておく

葬式への参列や、自身の体調不良などは事前にわかるものではなく、ある日突然にやってくるものといえます。しかし、友人の結婚式や旅行などの場合は事前に予定を立てているため、事前に日程がわかります。

このような場合、日程が決まった時点で会社側に申請を出し、あらかじめ伝えておくことが大切です。上司も仕事の割り振りを考慮したり、有給休暇中の仕事の分担を考えたりすることができます。ぎりぎりになっての申請ではこのような采配をすることが難しくなるため、歓迎はされないでしょう。

必要に応じて挨拶を

連続で有給休暇を取得して帰った後などは、上司はもちろん同僚にもお礼を伝えるとスマートです。また、体調不良などで急きょ有給休暇を取得した場合などは、急な変更や欠勤に対しても謝罪の言葉があれば、今後の仕事も円滑に進めることができます。

不必要に理由を公言しない

有給休暇申請の理由の規定は法律上定められていません。そのため「バーゲンの安売りに行きたい」「好きな芸能人のライブに行きたい」などの理由も当然認められています。しかし、人の心までは法律で縛ることができません。有給から帰った後もスムーズに仕事をこなすためにも少しばかりの配慮が必要です。

有給休暇を取って同僚に負担が行く場合などに、不必要に理由を公言してしまうとギクシャクしてしまうことがあります。特に遊びなどの理由であれば聞かれたら答える、「ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いします」などの一言を添えるなどがあれば、お互い様の気持ちで気持ちよく送り出してもらえるでしょう。

有給休暇を使ってリフレッシュ

有給休暇の理由の書き方・述べる必要があるか|葬式/私用

有給休暇の申請や申請理由の例についてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

毎日きちんと働くという事は素晴らしいことですが、有給休暇を利用することで改めて仕事への意欲がわいてきたり、疲れた体をリフレッシュしてより効率の良い仕事ができるようになったりなど、休むだけではないプラスの効果も期待できます。少し疲れてしまった時、遊びたい時、やむを得ない用事があるときなどはしっかり有給休暇を使用しましょう。

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