「用事がある」の敬語表現・使い方と例文・別の敬語表現例

メールで「用事がある」ことを理由に断る場合

メールでは直接伝えるのとは異なり、相手に表情を使って心情を伝えることができません。よって、より丁寧に言葉を選ぶ必要があります。どのようにすれば悪い印象を与えずに「用事がある」ことを伝えられるのでしょうか。

正しい表現とうまく伝えるポイント

良い印象を与えつつに断るには、「このたびはお誘いありがとうございます。せっかくお声をかけていただきましたが、今回は都合により参加できません。大変残念ですが、またの機会によろしくお願いします。」というように表現しましょう。

「用事がある」の他の表現としては、「当日は別の用事が入っております」「どうしても断れない用事がございまして」などがあります。丁寧に断るためのポイントは直接断るときと変わりませんが、言葉のみで伝えなければならないメールでは、より丁寧に感謝と謝罪も表現しましょう。

「用事がある」の敬語表現はメールにこそ役立つ！

実は「用事がある」の敬語表現は、メールの時こそ必要になってきます。というのも、メールで誘いを断る場合、その理由を事細かに伝えてしまっては逆に言い訳がましくなってしまうからです。メールで相手に悪い印象を与えないためには、かえって「他に用事がある」程度の理由がちょうど良いんです。

これをきちんと敬語で表現できれば、良好な関係を築くメールを作成する助けになります。文章を推敲する余地があるというメールの利点を最大限に活かし、先ほどの例を活用しましょう。

誘いを断る時にやってはいけないこと

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一番やってはいけないことは、誘いを断る時にきちんとした敬語表現が思い浮かばず、きっぱりと断れないことです。まごつきながら曖昧に断ると相手は困ってしまいますし、良い印象は全くありません。先に述べたような「用事がある」ことを伝える敬語表現をうまく用い、詳しく説明すべき事情がある場合は簡潔に述べるのがベストです。

また、メールの表現で軽く説明したように、用事の内容を説明しすぎると誘いを断るためにわざわざ言い訳しているように聞こえてしまいます。詳しい用事の内容は聞かれたときに答えるなどすればよいでしょう。

「用事がある」の敬語表現を活用できるその他の場面

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ここまで紹介してきた「用事がある」の敬語表現は、上司の誘いを断る以外にも用途があります。例えば、人を呼び出すように頼まれたものの、その人が出張や外出中でその場にいなかった時、敬語でどのように表現するでしょうか？

「所用」を用いて改まった表現に

「○○（人名）は用事のため、外出しております。」と表現しても間違いとは言えません。しかし、「○○は所用のため外出しております。」と伝えるほうがより丁寧です。

「所用」は「用事」の改まった言い方としてビジネスシーンでよく用いられる言葉なので、「用事」の敬語のようなものとしてきちんと覚えておくと、ぐっとビジネスシーンに合った表現ができるようになります。

「所用」と「私用」の違いとは？

さきほどビジネスシーンでは「用事」を「所用」と表現するとよいと述べましたが、「用事」を表すもう一つの言葉として「私用」があります。「所用」は「私用」を含む用事全般を指しますが、「私用」は自分個人の用事であり、勤務先の用事ではないものを指す言葉です。

例えば、家の用事や病院への通院などは「私用」と言えます。ビジネスシーンでは「用事がある」の敬語表現として「所用」と「私用」を使いこなせるとより便利です。「所用」を使う具体例は先に述べましたが、「私用」をビジネスシーンではどのような状況で使ってもよいのでしょうか。