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欠勤理由の書き方と連絡方法|私用/家庭の事情/メール

更新日:2020年10月02日

欠勤する場合はどんな理由が良いのでしょうか。また欠勤する上で注意することはあるのでしょうか。上司や同僚からの信頼関係を壊さずに欠勤するにはどうすれば良いか。あるいは欠勤のペナルティとして解雇を告げられたら。そんな欠勤に関する問題を徹底解説します。

欠勤理由の書き方

会社を休むことを欠勤と言います。社会人として給料を貰って働いている以上、できれば欠勤は避けたいところです。しかしどうしても休まざるを得ない場合もあります。

そんな時にどう欠勤理由を伝えるかで、その後の職場での印象も変わります。無断欠勤をしたりいい加減な理由で休んでいては周囲の信頼を得ることはできません。また本当に欠勤が必要な時でも疑いの目を向けられかねません。

正しい欠勤の仕方を押さえておきましょう。

私用

私用で欠勤する場合に会社に欠勤届を提出します。口頭で上司に伝えても良いのですが、その場合後から「言った」「言わない」という争いになるケースが多々あります。そのため文書で出す癖をつけておきましょう。

欠勤届には実際に休む日にちと欠勤理由を記載します。もしも前もって欠勤することがわかっているのであればできるだけ早めに提出しましょう。

家庭の事情

冠婚葬祭や子どもの用事などの理由で欠勤することは多いのではないでしょうか。この場合でもできるだけ早めに欠勤届を提出しましょう。欠勤する日が複数日にまたがるのであればすべての日程を記載します。事情によっては何日の欠勤が必要か分からない場合もあり得ます。それらの必要な情報はすべて記入しておきましょう。

公的用事

公的用事により欠勤しなければならない場合もまれにあります。たとえば裁判員に選ばれた場合です。辞退をせずに引き受ける場合は、当然仕事を休まなければなりません。欠勤届にはその旨を書くとともに、裁判員に選ばれたことを通知する書類のコピーなどを一緒に提出すると良いでしょう。

欠勤を伝える時の連絡方法

欠勤を伝える際にはどのような方法をとるのが良いのでしょうか。そもそも会社に欠勤の連絡をすることが面倒だったり、気まずかったりすることもあります。現代ではインターネット、スマホの普及によりさまざまな連絡手段があります。状況にあった方法を選択するようにしましょう。

メール

メールでの欠勤の連絡の利点はいくつかあります。まずメール自体が欠勤届の代わりになり得ることです。文書で提出することになるので、欠勤連絡の証拠が残りますし、電話だと言いにくいことや伝え忘れることもあります。メールだと提出前に何度も書き直しができますし、伝え漏れすることも防げます。

年配の上司の中には、メールでの連絡を嫌がる人がいます。しかし実際はメールで欠勤連絡することには上記のように一定のメリットもあります。

LINE

最近ではメールアドレスを持っていない、もしくは持っていてもほとんど使わないという人も一定数います。メールに代わり文書での連絡手段として普及しているのがLINEです。こちらはメールよりも気軽にやり取りができる点が好まれている理由です。

しかし、会社への連絡をLINEで行うことに拒否反応を示す人もいます。相手のタイプを考え利用するようにしたほうが無難ではあります。

電話

前もって予定がわかっていて、欠勤届を提出する余裕がある場合と違って突発的な事情で休まざるを得ない場合の連絡手段としてポピュラーなのが電話連絡です。

文書での連絡との違いは感情を伝えやすいことです。もちろんそれがマイナスに働くこともあります。会社側から「どうしても人手が足りないから無理して出てきてほしい」と要請される可能性もあります。

欠勤する前にできること

前もって予定が入っていて欠勤する場合は、休んでいる間に仕事上の混乱が起きないようにできるだけ仕事の整理をしておきましょう。欠勤が1~2日程度で、特に急ぎのものがなければそれほどの問題はないのでしょうが、ある程度まとまった欠勤になりそうであれば引継ぎなどの準備が必要です。

会社に対して欠勤の連絡をするだけでなく、個人的に同僚や顧客に事情を説明し理解を得ておくという根回しはしておいた方が良いでしょう。

欠勤明けの対応とは

欠勤から戻った場合も、周囲への気配りは欠かさない方が無難です。必ずしなければならないというわけではないのですが、欠勤中のカバーに対して一言お礼を言うだけで職場内での人間関係も大きく変わってきます。

たとえば子供が急病で欠勤した場合など、フォローをしておけば次回同様の事態が起きた時にも理解を得られやすくなります。「情けは人のためならず」と同じように巡りめぐって自分のためと思えばこうしたフォローも納得してやりやすいです。

欠勤した時の給料

初回公開日:2017年12月06日

記載されている内容は2017年12月06日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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