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2017年11月15日

封筒の宛名の書き方・宛名につける敬称の使い方・封筒のマナー

封筒はプライベートでもビジネスシーンでも使うことがあるでしょう。意外と迷ってしまうのが宛名の書き方ではないでしょうか。この記事では、宛名につける「様」や「御中」などの敬称の使い分け、ビジネス封筒の書き方などについて解説します。ぜひ参考にしてください。

封筒の書き方の基本

封筒は大切な友人への手紙や会社への履歴書の送付など、さまざまなシーンで使用する機会があるでしょう。どんなシーンにも封筒の書き方のマナーがありますが、最低限の決まりとして宛名や送り主の情報を記載する必要があります。

「用件を伝えられれば良いのでは?」と考える人もいますが、実は封筒の宛名の書き方で相手への印象が変わることがあります。それにより、ビジネスシーンなどでは信用を生むことにもなるでしょう。プライベートでも大事な用件などを目上の人に伝える際は封筒の宛名などの書き方も礼儀正しく書くと印象が良いでしょう。

宛名とは?

封筒には必ず宛名を書いて送付しますが、そもそも宛名とは受取人の名前を指します。類似した言葉に「宛先」がありますが、封筒の宛先は受取人の名前、住所、郵便番号のことを指します。

封筒のおもて面に宛先を書きますが、宛名の書き方とともに宛先全体の書き方も理解しておくと良いでしょう。

宛名に使う敬称とは?

敬称とは、「様」や「御中」のことで、相手に敬意を表す言葉とされています。この言葉がないと相手を呼び捨てにしていることになり、大変失礼です。

ハガキや手紙だけでなく封筒の宛名にも敬称を使用するのがマナーです。プライベートの手紙のやり取りはもちろん、ビジネスシーンではさまざまな宛名の敬称を使い分けなくてはなりません。相手への礼儀として正しい使い方をしましょう。

敬称(けいしょう)とは、話者が相手や第三者に対して敬意、尊敬の念を込めて用いられる名前(人名)や肩書きの後ろに付ける接尾語、またはその語自体で相手や第三者を表現する代名詞である。

出典: https://www.weblio.jp/content/%E6%95%AC%E7%A7%B0 |

封筒の宛名の書き方

ここでは、基本的な宛名の書き方について説明します。宛名は相手の名前をバランスよく書くことが大切です。また、封筒の宛名や宛先を書く場合は縦書きと横書きがありますが、どのような書き方の違いがあるのか見てみましょう。

縦書きの封筒の宛名の書き方

縦書きの封筒の場合は、中央に大きく宛名を書きましょう。郵便番号の最初の3つの間くらいを目安にすると中心に書きやすいでしょう。縦の長さは全体のバランスを見て配置します。

また、縦書きの封筒に住所を書く際は、漢数字を使用するのが一般的です。建物名などにローマ字が入る場合も一文字ずつ縦に書きます。ただし、長いスペルの場合はローマ字部分だけを横書きにしても良いでしょう。

横書きの封筒の宛名の書き方

洋封筒の場合は宛名や宛先は横書きにするのが基本になります。横書きの場合の宛先も中央に大きく書きましょう。郵便番号の枠を目安にして中心に来るようにします。名前の長さは全体のバランスを考えて配置しましょう。

宛名につける敬称の使い方

封筒には必ず宛名を書きますが、相手によって敬称を変えるのがマナーです。しかし、どの宛名にどの敬称を使えば良いのか迷ってしまったことはないでしょうか。

ここでは、さまざまな敬称を例に挙げ、使い方について解説していきます。ビジネスシーンでは大切な契約や交渉の際などにも使用する重要な書類となるので、宛名にも注意しておくと良いでしょう。

様(個人の宛名の場合)

「様」は手紙や封筒の宛名だけでなく話し言葉としても使用することができる便利な敬称です。使用する相手の年齢、性別、社会的地位などを選ばず使用することができます。宛名の場合には個人名の後につけることで尊敬の念を示すことができます。

個人に宛てる「様」の使用例

ここでは「様」の正しい使い方と誤った使い方を紹介します。宛名の後につけるだけでルールはなさそうに思えますが、封筒の宛名を使用するシーンはさまざまあるため、注意が必要な場合もあります。

【正しい使い方】
〈個人の宛名の場合〉
「田中○○様」

〈会社などの団体の個人の宛名の場合〉
「経理課 田中○○様」

【誤った使い方】
〈宛名が連名の場合〉
「田中太郎
   花子 様(二人の名前の中央に一つだけ「様」と書く)」
(連名で宛名を書く場合はそれぞれの氏名の後に「様」をつけるのが正しい書き方です。)

〈役職名と氏名の宛名の場合〉
「田中○○課長様」
(宛名に役職名を書く場合は、「○○課 田中○○様」もしくは「○○課 課長 田中○○様」とするのが正しい書き方です。)

様(組織や団体に所属する個人の宛名の場合)

会社や学校に勤める社員・職員など、組織・企業・団体に所属する個人の宛名の場合にも「様」を使用します。個人の宛名のあとに「様」をつける例は紹介しましたが、その前に企業や団体名をつける場合もあります。その際は「企業・団体名、部・課名、肩書き、個人名、様」の順にするのが正しい書き方です。

代表取締役・部長・課長・係長などの肩書きや役職名は氏名の前に書くのがポイントです。下の名前が不明の場合は苗字だけでも良いですが、できるだけフルネームの宛名で書くことがマナーです。

組織・団体に所属する個人に宛てる「様」の使用例

ここでは組織・団体・企業などに所属する個人に宛てる「様」の使用例について紹介します。団体名や役職名が正式名称でわかっていて、その部署の個人を宛名にしたい場合に使用します。ビジネスシーンや履歴書の送付などでこのような宛名の書き方をする場合が多いでしょう。ぜひ参考にしてください。

【正しい使い方】
「○○株式会社 経理課 田中○○様」

【誤った使い方】
「○○(株)田中○○課長様」
(会社名などは省略せずに書きます。「○○株式会社 田中○○課長様」とするのが正しい書き方です。)

「殿」の使い方

「殿」は個人の宛名に使用する敬称です。個人名の宛名に使われる敬称である「様」と違い、手紙の文章中や話し言葉では使用しません。

官公庁や企業などの公的文書や表彰状の受賞者名などに使われます。最近では格下や同格の相手に使用する接尾語という見方が一般的となっているため、企業や団体から外部に向けた文書には「様」を用いるケースが増えてきています。

会社の方針にもよりますが、「株式会社○○ 本部長殿」のように使用する場合もあります。これは担当者がわからない場合の例ですが、宛名を肩書きや役職名にする際にも使うことがあります。

しかし、あまり一般的ではなく相手を見下していると思われる場合もあるため使用には注意が必要です。そのため、「殿」は封筒やハガキの宛名としては使用しないのが賢明と言えるでしょう。

「御中」の使い方

封筒の宛名の書き方・宛名につける敬称の使い方・封筒のマナー

会社、学校、病院、役所などの組織や企業、団体を宛名にする場合の敬称は「御中」を使用します。その組織に属する全ての人を指す敬称で、組織内の人を宛名にするという意味があります。

会社名や団体名に加え、部署名なども宛名に書くことがあります。その際は社名のあとに部署名、そして御中と書きましょう。

「御中」の使用例

では、封筒などの宛名で「御中」はどのように使用すると良いのか、例を見てみましょう。

【正しい使い方】
〈会社名を宛名にする場合〉
「○○株式会社御中」

〈会社のある部署を宛名にする場合〉
「○○株式会社○○事業部御中」

【誤った使い方】
〈会社の中の個人を宛名にする場合〉
「○○株式会社御中 人事部長殿」
(「御中」と「殿」を一緒に使用すると二重敬称になり、マナー違反になります。この場合は「○○株式会社 人事部長殿」とするのが正しい書き方です。)

返信用封筒の「行」は書き換えるのがマナー

返信用の封筒や往復ハガキなどの会社名や部署名のあとに「行」や「宛」と書いてあるのを見たことはないでしょうか。このような封筒やハガキを返信する場合は、「行」や「宛」を「御中」に書き直すのがマナーです。

書き直さずに返信してしまうと相手先からの印象が悪く、常識がないと思われることもあるでしょう。また、返信用の封筒やハガキを送る立場になった場合にも注意が必要です。その場合は「御中」ではなく「行」や「宛」を使用して送付しましょう。

「各位」の使い方

「各位」は複数の個人に宛てる場合に使われる敬称です。主にビジネスシーンでの文書や案内状などのお知らせに使用されます。手紙の本文の冒頭に使用することの多い敬称で、封筒やハガキの宛名には使用しないのが一般的です。

「各位」の使用例

「各位」は一般的には封筒の宛名には使用しませんが、文書中にどのように使われるのか、例を挙げて説明します。

【正しい使い方】
〈複数の人たちに対する敬称として使われる場合〉
「各位」「関係者各位」「会員各位」「株主各位」「担当各位」「保護者各位」「父兄各位」「社員各位」「関係者各位」「保護者各位」

【誤った使い方】
「○○会員各位様」「○○関係各位殿」「○○担当者各位御中」
(「各位」のあとに「様」や「殿」「御中」をつけるのは二重敬称となり、マナー違反です。この場合、「○○会員各位」などとするのが正しい書き方です。)

「お客様各位」は間違い?

「お客様各位」という言葉を目にしたことはないでしょうか。最近では顧客相手に「お客様各位」という表現で書かれた文書などもあり、一般的になりつつあると言われています。しかし、もともとの意味ではこの表現は間違っています。

「各位」とは、みなさま、みなさま方という意味があります。そのため、「お客様各位」は二重敬称となり、マナー違反になります。会社や企業などで使用することが慣例となっている場合でも、相手先によっては常識がないと思われる場合もあるため、使用しないのが賢明と言えるでしょう。

「先生」の使い方

教師や講師などへの封筒の宛名には「様」ではなく「先生」という敬称を使用しても良いでしょう。「先生」の敬称を使用できる職業には、教師のほかには医師、弁護士、会計士、牧師、議員、作家などがあります。

「○○○○先生」とするのが宛名の正しい書き方で、「○○○○先生殿」「○○○○先生様」は二重敬称になるため誤った宛名の書き方になります。

様方

「様方」とは、封筒やハガキを個人の家に送るとき、送付先住所の世帯主と受取人の苗字が異なる場合に使用する敬称です。少々複雑なため例を挙げて説明します。「田中宅にいる佐藤さんに届けたい」ときの宛名は「田中○○様方 佐藤○○様」という書き方をします。

例えば、居候や下宿をしている人へ送る場合や、結婚して苗字が変わった妻が里帰り出産などのために実家へ帰省した際、妻に宛てる贈り物をする場合などに使用することがあります。このように、一時的に苗字の異なる住所に身を置く相手を宛名にする場合は「様方」を使用します。

気付(企業・団体を介して個人に宛てる場合)

「気付(きづけ)」という敬称はあまり目にしたことがないという人もいるのではないでしょうか。「気付」とは送付先企業や団体に所属しない相手に対して、その企業や団体を経由して手紙や荷物などを届けたい場合に使用する宛名の敬称です。

個人にストレートに届けるものではないため少々複雑ですが、考え方は「様方」と同じようになります。使い方を覚えると大変便利なので頭に入れておくと良いでしょう。

「気付」を使用する際の宛先の書き方は、送付先の住所は企業や団体になります。宛名は企業や団体名とし、「気付」と書きます。そのあとに相手の名前に「様」などをつけて書きましょう。

気付の使用例(企業・団体を介して個人に宛てる場合)

「気付」を使用する例にはあるホテルに宿泊している相手に手紙を送りたい場合や、勤務している会社を介して品物を届けたいなどの場合があります。実際にどのような書き方をするのか、注意点も確認しながら説明します。

〈宿泊施設やホテルにいる宿泊者を宛名にする場合〉
〒123-4567
○○県○○市○○町1-2-3
○○ホテル 気付
○○○○ 様

郵便番号、住所はホテルの場所を書きます。そのあとに「気付」と書き、相手の名前に「様」とつけて書きましょう。もし自分がホテルに宿泊予約をしていて、外出先からホテルに荷物を送りたい場合は「○○○○ 様」ではなく「○○○○ 行」としましょう。

〈株式会社○○○○の一室を間借りしている株式会社△△△△の相手を宛名にする場合〉
〒123-4567
○○県○○市○○町1-2-3
株式会社○○○○ 気付
株式会社△△△△
○○○○ 様

会社名や企業名が二つ入り複雑になりますが、「気付」をあとにつけたほうが実際に届けられる場所の名前になります。書き間違えないよう、注意しましょう。

二つの例を紹介しましたが、使い方は「様方」と同じように考えるとわかりやすいでしょう。実際の宛先場所のあとに「気付」と書き、届けたい宛名のあとに「様」などの敬称をつけます。

気付(企業・団体を介して別会社に宛てる場合)

個人を宛先とする「気付」に対し、こちらは会社や企業を宛先とする「気付」です。テナント企業などに宛てて荷物を送る場合などは「気付」を使用します。

先に説明した個人宛の「気付」や「様方」のように、実際の宛先住所のあとに「気付」と書き、相手の会社名を書きます。会社名や団体名のあとには「御中」と書きます。

気付の使用例(企業・団体を介して別会社に宛てる場合)

では、実際にどのような書き方をするのか例を見てみましょう。

〈株式会社○○○○の一室を間借りしている株式会社△△△△を宛名にする場合〉
〒123-4567
○○県○○市○○町1-2-3
株式会社○○○○ 気付
株式会社△△△△ 御中

英語や数字が入った宛名の縦書きの書き方

履歴書を送付するときや企業宛に手紙を送る際に、会社名に英語や数字が入っていて宛名書きに困ったことはないでしょうか。洋封筒なら問題なく書けますが、縦書きにしなくてはならないシーンもあるでしょう。そこで、ここでは宛名に英語や数字が入った場合の縦書きの書き方を、例を使って紹介します。

英語が入った宛名の書き方例

会社名に英語やローマ字などを使用している場合は、次のようにひとつひとつの文字を縦書きにしましょう。ローマ字部分だけを横書きにするのは誤りです。ただし、長いスペルの場合は縦に長すぎてしまうため、場合によってはローマ字部分を横書きにしたほうが読みやすい場合もあります。

〈「株式会社ABC」の正しい書き方〉




A
B
C

〈「株式会社ABC」の誤った書き方〉




ABC

数字が入った宛名の書き方例

会社名に数字を使用している場合は、次のように数字部分だけを横書きにしましょう。数字をばらばらで縦書きにするのは誤りです。

〈「 ○○123株式会社」の正しい書き方〉


123





〈「○○123株式会社」の誤った書き方〉


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シーン別封筒のマナーとは

封筒の宛名の書き方・宛名につける敬称の使い方・封筒のマナー

封筒を使用するシーンはさまざまあります。例えば、ビジネス文書を郵送する場合や、就職活動で履歴書を郵送する場合、友人間での手紙のやり取り、お祝いやお悔やみの文書の郵送、招待状の送付などさまざまあります。

親しい間柄の場合はマナーを気にせず手軽に書いても問題ない場合もありますが、ビジネスや慶事、弔事などの重要な文書の送付に関する封筒の書き方には注意した方が良いでしょう。

ここではさまざまなシーン別に封筒の書き方を説明していきます。封筒の宛名だけでなく裏面に書く差出人の住所、名前などの書き方についても説明します。封筒にまつわるさまざまなマナーがありますので、ぜひ参考にしてください。

封筒はシーンに合わせて選ぼう

封筒と一口に言ってもその種類はさまざまです。例えば和封筒と洋封筒ではどのような使い分けが必要なのでしょうか。

和封筒は、1枚の紙を貼り合わせて筒状にし、平たくして折り目をつけ、底面を貼り合わせて袋状にした封筒です。ビジネス文書やお祝い、お悔やみの手紙などには和封筒を使うのが基本で、縦書きにするのが一般的です。

また、和封筒の色は茶色や白、色や柄のついた物があります。改まった手紙を書く場合は白無地の封筒を選びましょう。茶封筒は請求書などの事務的な用途で使用する物なので、正式な文書を送る際には適していません。

ただし、茶封筒の代わりに白無地の封筒を使用することは問題ないとされています。その逆に白無地の封筒の代わりに茶封筒を使用することは避けましょう。

洋封筒は、欧米などで一般的に使用されている封筒です。洋封筒は、1枚の紙の四隅を中央で合わせた形になっていますが、日本では横向きの封筒のことを指します。招待状や挨拶状を送る場合や、親しい相手へのカジュアル形式の手紙に使用されます。また、写真やカードを同封する際は開封口が広いためおすすめです。

一重の封筒と二重の封筒とは?

封筒には一重と二重の封筒があります。正式な手紙には二重の封筒を使うことがマナーです。ただし、弔事の手紙においては一重の封筒を用います。これは「不幸が重ならないように」という理由からきています。

また、弔事の手紙の封筒は郵便番号の枠ないものを選びましょう。これは、弔事の手紙の封筒は手紙の封じ目を逆にするというマナーがあるからです。このように、さまざまなシーンでマナーが異なるため、使用する場面によって封筒を選ぶことは重要と言えるでしょう。

【表面】書き方の基本のマナー

封筒には差出人の情報と送付先の情報を書くのが基本です。まず送付先の情報を書くおもて面の書き方について説明します。

封筒のおもて面、つまり表書きには送付先の郵便番号、住所、宛名を書きます。郵便番号の枠がある場合は枠の中に納めて書きましょう。和封筒でも郵便番号の欄が横書きの場合がほとんどなので、アラビア数字を使用して構いません。

また、郵便番号の枠がない場合は左上の切手を貼る部分を避けて書くのがポイントです。枠は書く必要はありません。

次に、住所の書き方を説明します。住所は郵便番号の右端よりも少し内側から書くとバランスが良いでしょう。縦書きの場合、数字部分は漢数字を用います。また、文字の大きさは宛名より少し小さめに書きましょう。

もし住所が長い場合は住所や番地のキリの良いところで改行して書きます。二行目、三行目の書き出しが一行目の書き出しよりも下から始まるようにするとバランスが良いです。

そして、宛名は先にも説明したように、封筒の中央に大きく書きましょう。郵便番号の最初の3つの間に中心線をとるとバランス良く書けるでしょう。

【裏面】書き方の基本のマナー

裏面には差出人の情報を書きます。正式には、裏面のセンターラインの右側に住所、センターラインの左側に氏名を書くのがマナーとされています。この場合は郵便番号を住所と氏名の上に横書きにします。しかし、最近では左側に住所、氏名を両方とも書く例が増えてきています。送付する相手や場面によっては正式な書き方をしたほうが良い場合もあるでしょう。

住所の書き方については表書きと同じ方法で書きましょう。氏名は住所より少し大きめの字で書きます。このとき住所の終わりと氏名の終わりの文字が横に揃うと美しく見えます。

宛名の文字サイズは?

宛名の文字の大きさは、住所よりも大きめに書きます。ビジネスシーンなどで会社名や役職を書く場合は、字のバランスをどのようにすれば良いか迷ってしまうことがあるでしょう。

「株式会社○○ 課長 田中○○様」に宛てる場合は、文字の大きさ順に書くと、「様→田中○○→株式会社○○→課長」とするとバランスが良いでしょう。一般的には宛名は名前を一番大きく書いたほうが良いとされていますが、「様」を名前よりも少しだけ大きくすると全体のバランスが綺麗に見えるでしょう。

連名の書き方は?

招待状などでご家族やご夫婦など複数人に対して手紙やハガキを送ることがあります。このような場合には、それぞれの名前の下に敬称をつけるのがマナーです。では、どのように書けば良いのか、正しい書き方と誤った書き方の例を挙げて説明します。

【正しい書き方】
「田中○○様
   ○○様」

このようにそれぞれの名前の下に敬称をつけるのが正しい書き方の基本です。もしご家族やご兄弟が大勢いて書ききれない場合には「○○家御一同様」としても構いません。

【誤った書き方】
「田中○○・○○様」
「田中○○
   ○○ 様(二人の名前の中央に一つだけ「様」と書く)」

二人以上の名前の間に「・」を書き、最後に「様」と書くのは誤りです。また、二人の名前の下の中央に「様」と書くのもマナー違反です。それぞれに敬称をつけるのが正しい書き方です。

また、ビジネスシーンにおいても連名で宛名を書く場合もあります。その際は必ず役職の高い人から順番に書きます。会社や企業の役員など、連名の宛名を使用する際は、たとえ同じ苗字であっても家族ではないためフルネームで書くのがマナーです。

家族の宛名のように苗字を省略してはいけません。もちろんこの場合にもそれぞれに敬称を使用するのがマナーです。

〆は必要?

封筒をとじて封をしたところを封じ目と言います。封じ目には、「〆」「封」「緘」などの文字を書く場合があります。この文字を書くことを封緘(ふうかん)と言います。封緘をする意味は、「しっかりと封をした」「未開封である」ことを表すためとされています。

このような封字が必要かどうかは、場面によって考え方はさまざまですが、封書には使用するのが基本的なマナーと言われています。さまざまある封字の使い分けをすることが大切と言えるでしょう。

例えば「〆(しめ)」は、さまざまな場面でオールマイティーに使える封字です。目上の人やビジネスシーンでも使用できます。「封」や「緘(かん)」はより丁寧な封字とされ、重要な手紙などに使用することがあります。履歴書や願書などは「〆」よりも「封」や「緘」を使用するとより丁寧であると言われています。

そのほかの封字は、お祝い事で使用される「寿」や「賀」などがあります。封緘シールやスタンプもあり、良く封書を出す機会がある人にとっては便利になっています。ただし、封緘シールは重要書類の場合には糊付けなどをしてから貼りましょう。

ビジネスシーンの宛名の注意点は?

ビジネスシーンでは取引先やパートナー会社に手紙や文書を送ることがあるでしょう。手紙や文書の形式なども重要ですが、封筒の書き方にも注意しましょう。

封筒の宛名には、正しい敬称をつけることが大切です。敬称の使い方を間違ってしまうと、先方に対して失礼となるだけでなく、送り主の会社や団体への不信感を持たれかねないでしょう。

先に説明したように、個人名には「様」をつけるのが基本となります。役職も書く場合には「課長 ○○○○様」などとします。会社には「御中」にします。会社名は「(株)」など省略せず、「株式会社」としましょう。

履歴書を送るときの封筒のマナーとは?

封筒の宛名の書き方・宛名につける敬称の使い方・封筒のマナー

就職活動などで履歴書を送ることがあります。履歴書を送付する場合には、中に入れる書類を折らずに入れられる封筒が望ましいとされています。また、履歴書の内容や誤字脱字をチェックするとともに、履歴書用の封筒の書き方もチェックすると良いでしょう。

履歴書を送付する際の封筒の表書きは、会社名を省略せずに正式名称で書きます。宛名は「採用ご担当者様」としても良いですが、名前がわかる場合は「◯◯部 ◯◯様」と書きましょう。

このときの注意点は、「御中」と「様」を重複して書かないようにすることです。「◯◯株式会社 人事部 ◯◯◯◯様」などが正しい書き方で、「◯◯株式会社御中 ◯◯◯◯様」は誤った書き方です。

履歴書用の封筒には「履歴書在中」と赤で印刷されている場合がありますが、印刷がない場合は赤ペンか赤ボールペンでおもて面の左端のやや下のほうに書きましょう。スタンプでも構いません。

封筒の選び方

封筒を選ぶ際、どのような基準で選んでいますか。封筒の大きさには決まった規格があり、色などもさまざまです。手紙や文書の種類や要件に応じて、適した封筒を選ぶことが大切です。

封筒を使用する場面には、A4サイズの書類を折らずに入れたい場合や、履歴書を送付したい場合、結婚式の招待状を送りたい場合、企業宛に文書を送りたいなどさまざまあります。

会社などで慣例があれば選びやすいですが、いままでにないサイズの用紙の場合はどうしたら良いかなど、迷ってしまうこともあるでしょう。そのような場合にも対応できるよう、封筒の種類や大きさなどについて理解しておくと良いのではないでしょうか。

封筒の種類は?

先の項目では和封筒と洋封筒、一重封筒と二重封筒について説明しましたが、封筒にはそれ以外にも種類があります。

例えば、玉付封筒、マチ紐付き封筒、窓明き封筒、カラー封筒、郵便枠付き、郵便枠なし、両面テープや糊付きなどがあります。郵便用を除けば、のし袋や貴重品袋、クスリ袋やレントゲン袋なども封筒の種類に含まれます。

紐で封をすることができる玉付封筒はおしゃれなデザインもあり、クラフトが趣味の人にも人気があります。マチ紐付き封筒はたくさんの書類や雑誌類を入れるのに適しています。ビジネスシーンでは窓明き封筒を使用してダイレクトメールや顧客への書類を郵送することがあるでしょう。

封筒の大きさは?

一般的に使用される封筒の大きさには、長形(なががた)・角形(かくがた)・洋形(ようがた)の3種類の規格があります。

〈長形(なががた)の封筒とは?〉
長形とは、縦の長さが横の長さの2倍程度ある封筒を指します。「長3封筒」が最も一般的と言われています。長形3号とも言い、「ながさん」という略称で呼ばれることもあります。具体的には、A4サイズの用紙を三つ折りにした紙がちょうど入る大きさです。

B5サイズの用紙を三つ折りにして送付したい場合には、長形4号の封筒がちょうど良いサイズです。「ながよん」という略称で、B5サイズの用紙を四つ折りにして入れる際にも用いられます。

〈角形(かくがた)の封筒とは?〉
角形とは、長形よりも横の比率が大きい封筒です。「角2封筒」はビジネスシーンで良く使用されます。角形2号とも言い、「かくに」という略称で呼ばれます。A4サイズの用紙を折らずに入れられる大きさです。

また、角形3号という封筒は小さめの履歴書の送付で用いられることがあります。「かくさん」という略称で呼ばれ、B5サイズの用紙がぴったり入る大きさです。

〈洋形(ようがた)の封筒とは?〉
洋形とは、横型で封筒の長い辺に封入口がある封筒です。おしゃれなデザインの物も多く、招待状や案内状で使用されることが多い封筒です。結婚式の招待状などで良く使用されるのは「洋形1号」という規格で、「よういち」という略称で呼ばれることがあります。

また、「ようよん」という略称の洋形4号というサイズの封筒があります。洋形4号は、A4サイズの用紙を二つ折りにしてちょうど入る大きさです。ビジネスシーンなどではDMを送付する際に使用されることがあります。

定形と定形外って?

封筒を選んでいると、定形封筒と定形外封筒という言葉を目にするでしょう。郵送を頻繁に行う人以外にはあまり馴染みのない言葉ですが、この二つの違いはサイズにあります。

定形封筒とは、最大12×23.5cm、厚さ1cm、最小9×14cmというサイズの封筒を指します。封筒以外にも荷物を送る際は定形郵便物という扱いになります。このサイズ内を指すため、大きすぎても小さすぎても定形郵便物の規格外となります。

定形郵便物は、25g以内と50g以内で切手代が変わります。また、見落としがちですが厚みも規定があるため、大量の書類や雑誌類を送付する場合には注意が必要です。

定形封筒に分類される大きさは、長形3号や洋形長3号、洋形4号などが当てはまります。長形3号は定型封筒としては最大サイズとなり、A4サイズの用紙を三つ折りにして送れるため、ビジネスシーンなどでは良く使用されます。

定形封筒より大きいサイズの封筒を定形外封筒と言います。定形外封筒の最大サイズは縦、横、厚さの合計が90cm以内で重さが4kgまでとなっています。定形外封筒は、書類を折らずに送付したい場合などに用いられます。

例えば、角形2号サイズはA4サイズの用紙を折らずに入れられるため、履歴書やエントリーシートを入れるために良く使われます。

書類は折って入れても良いの?

封筒に入れる書類には、請求書、見積書、契約書、履歴書、案内状、招待状、便箋などがあります。折らずに送付できるものは折らない方が良い場合もありますが、契約書や履歴書以外は折っても問題ないでしょう。

契約書や履歴書などの重要書類に関しては、受取人の企業などから折らずに送付するよう指定されている場合もあるでしょう。その場合は指示に従って書類に合う封筒を用意しましょう。また、折らない場合はクリアファイルに入れるのがマナーです。

折る場合はA4サイズの用紙なら三つ折りが基本的になります。三つ折り以上に細かく折ると相手が文書を開く手間となり、悪い印象を与えてしまうでしょう。

失礼のない宛名書きをしよう

封筒の宛名の書き方・宛名につける敬称の使い方・封筒のマナー

封筒の宛名の書き方や敬称の使い方などについて説明してきましたが、いかがでしたでしょうか。宛名の書き方や敬称の使い方にはそれぞれマナーがあり、ビジネスシーンだけでなくプライベートでも正しい書き方をすると良い印象になるでしょう。

宛名に敬称をつけることは常識として使われていますが、相手によって書き方を変えることが重要です。相手に対する最低限の礼儀として正しい書き方を身につけ、活用しましょう。

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