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2017年10月25日

A4サイズ封筒の書き方のマナーと例|目的用途別の注意点

ビジネス、学校、就職活動などで書類を提出する場面が多々あります。封筒に入れて提出したいけど、書き方やマナーがよく分からないなどと不安に感じたことはありませんか。今回は、A4サイズの封筒書き方とマナーを紹介いたします。是非、参考にしてみてください。

A4サイズ封筒の書き方のマナーと見本

A4サイズ封筒の書き方のマナーと例|目的用途別の注意点

ビジネス、学校、就職活動などで書類を提出する場面が多々あります。封筒に入れて提出したいけれど、書き方やマナーがよく分からないなどと不安に感じたことはありませんか。今回は、A4サイズの封筒書き方とマナーを紹介いたします。

無地・茶封筒

まず、A4書類を入れる封筒はどのような封筒を用意すればよいのでしょうか。

ちなみにA4サイズ封筒とは、縦312mm×横228mmの封筒をさします。角2封筒と呼ばれることもあります。A4サイズは縦297mm×横210mmなので、A4サイズの書類がすっぽりと入るようになっています。

基本的に書類を入れて提出するときに使用する封筒は無地のものを選びます。色については、一般的な茶封筒を使用するのがよいでしょう。履歴書や応募書類などでは白封筒を使用することもあるのですが、その他の書類には茶色の封筒を使用すると間違いはありません。茶封筒の方が種類も豊富ですので、簡単に手に入れることができるでしょう。

A4サイズ横書き封筒のとき

封筒には縦書き封筒と横書き封筒の2種類があります。縦書き封筒と横書き封筒では書き方が違います。横書き封筒ではどのような書き方をするのでしょうか。

縦書き封筒の場合、住所・氏名は縦書きに、横書き封筒の場合は横書きにします。横書き封筒での注意点は、A4封筒に郵便番号を記入する枠があれば、郵便番号は枠内に記入します。郵便番号を横書き同様、封筒の左上に記入する方がバランスがいいように感じますが、郵便局では、自動で郵便番号を読み取り、分配するというシステムになっています。

このため、枠内が空白となれば手作業になり、手間がかかってしまいます。ビジネスで使用する場面では、このような点にも注意してください。

使うペンの太さ・色

送り主の一番先に目に触れる、封筒の宛名書きですが、どのような筆記用具で書けばよいのでしょうか。

A4サイズの封筒に住所・氏名を書くときは、鉛筆ではなく、消すことができないペンを使いましょう。ペンにも色々な太さがありますが、A4封筒ですので、細ずぎず、太過ぎず、相手が読みやすいペンを使う必要があります。

ボールペンですと、A4サイズに対して少し貧弱なイメージになってしまいがちです。逆に油性マーカーなどの太字専用のペンでは、A4サイズに対して窮屈なイメージになり、相手も読みにくいと感じることもあるでしょう。

A4サイズの封筒に対しては、油性サインペンが最も適しています。相手が最も読みやすい太さだと言えるでしょう。油性ですので、耐水性にも優れています。太さは「太・中・細」の「中」を選ぶとよいでしょう。

ペンの色については、最も読みやすい黒を使用します。履歴書や応募書類などを送るときは、表書きに「履歴書在中」「応募書類在中」と囲いを使って書きます。これらは、宛名と区別するために赤のペンを使うことが一般的とされています。中身が明確に書かれており、より早く担当者に届けることができます。

A4サイズ封筒の表面の書き方と注意点

A4サイズの封筒の表面には宛名の書き方、切手の貼り方など色々な注意点があります。注意点は、A4封筒に限らず、どの大きさの封筒でも同じです。基本の書き方、注意点を見ていきましょう。

郵便番号

郵便番号記入枠がある場合は、そちらに郵便番号を記入します。縦書き封筒なら右上に、横書き封筒なら左上にあるのが一般的です。郵便番号欄がない場合は、それぞれ指定の位置に、そのまま記入すれば大丈夫です。特別に枠を記入する必要はありません。

宛名・会社宛て・係宛て

次に宛名(住所・送り先氏名)を記入します。縦書き封筒の場合は縦書きで封筒の右側に、横書き封筒の場合は上部に記入していきます。宛名を書くときは都道府県から書くと丁寧でよいでしょう。住所や建物名など、省略せずに記入しましょう。

封筒の中央に送り先氏名を記入します。住所よりは少し大きく書くと分かりやすく、またバランスが取れるでしょう。送り先が個人の場合は「(個人名)様」、会社宛ての場合は「(会社名)御中」と付けます。会社宛てで、部署まで分かっている場合は「(会社名)(部署名)御中」、担当者まで分かっている場合は「(会社名)(部署名)(担当者名)様」となります。

切手を貼る位置

郵便物を送付するためには、切手を貼らなければなりません。A4サイズの縦書き封筒、横書き封筒それぞれの切手を貼る位置に正しい位置があることをご存じでしょうか。

A4サイズ縦書き封筒の場合は、左上に切手を貼ります。切手を貼る枠がある封筒も多く見かけます。横書き封筒の場合ですが、こちらは右上に切手を貼るのが正しい位置となっています。

横書き封筒の場合も左上に貼っている郵便物をよく見かけますが、正しい位置は右上です。これは、郵便局の消印は自動で行われており、縦長封筒の切手の位置を、あらかじめ設定されているためです。読み取れない封筒は手作業となるため、時間と手間がかかってしまいます。

切手は指定された位置に、はがれないようにぴったりと貼り付けましょう。途中で切手がはがれてしまうと戻ってきてしまいます。

返信用・速達のとき

返信用封筒の場合、相手に返送するときに手間がかからないように、あらかじめ宛名、切手の準備をして送ります。縦書き封筒、横書き封筒それぞれの書き方に従って、宛名を書き、切手を貼ります。A4封筒の場合は、三つ折りにして中に入れるのが基本とされています。また、表面が見えるように折ると、宛名や切手などが先方にすぐに分かり、より丁寧だとされています。

速達の場合は、普通の封筒と同じく、宛名、差出人の住所や氏名を記入し、封筒の一番上に赤で線を引きます。そして、分かりやすいように、縦書き封筒なら切手の下部で氏名の左側、横書き封筒なら切手の左側で指名の上部に赤ペンで「速達」と記入します。この「速達」は四角で囲みます。A4サイズの封筒に限らず、どのサイズの封筒でも対応しています。

A4サイズ封筒の裏面の書き方と注意点

送り主

次にA4サイズの裏面の書き方と注意点です。裏面には、誰からの郵便物なのか分るように、送り主の情報を明記します。

封筒の裏には送り主の住所・氏名を書きます。A4サイズの封筒の場合は、左下に書くのが一般的です。建物名や住所を省略することなく、都道府県から書きます。郵便番号も忘れずに書いて下さい。封をする場合は糊付けし、封をした上に「〆」を書くと、未開封だということがすぐに分かります。

目的用途別の書き方の例と注意点

A4サイズの封筒の書き方といっても、ビジネス、学校、就職活動、個人、書類、など色々な用途があります。用途によって書き方は色々です。ここで、目的別に書き方の例と注意点をあげます。

ビジネス

ビジネスで使われるビジネス封筒では、A4サイズの封筒が多く使われています。ビジネス封筒では、会社名や部署名、役職名など、一般の封筒とは異なるものもありますので、注意して覚えていきましょう。

縦書きの場合

縦書きの場合、郵便番号枠に郵便番号、右側に送り先住所を書きます。縦書き封筒では、番地は漢数字で書くのが一般的です。

企業名を中央に、住所よりも大きな文字で書いてください。部署名や担当者名が分かっている場合は、企業名に続き、部署名、担当者名を記入します。役職名がある場合は、役職名も忘れずに記入しましょう。部署名を名前の上に添えた場合と横に添えた場合とでは、書き方や見た目が変わってきます。切手は左上に貼ります。

請求書などを在中しているときは、左下に赤ペンで「請求書在中」などと書いておくと、先方にも分かりやすいでしょう。

裏面は、送り主の住所、氏名を記入します。縦書き封筒では左下に書いていきます。省略せずに記入し、封を閉じた後は「〆」を書いておくと丁寧です。

横書きの場合

A4横書き封筒の場合も、縦書き同様、郵便番号枠に郵便番号、送り先住所を書きます。横書き封筒で住所を書く場合は、番地を英数字で書きます。企業名、部署名、担当者名については縦書き封筒同様です。切手は右上に貼ります。

請求書などを在中している場合は右下に、赤ペンで「請求書在中」と記入します。

裏面は縦書き封筒の書き方同様、左下に送り主の住所と氏名を記入します。封をした後は「〆」を書いておくとよいでしょう。

学校

学校宛てに書類を送る場合、入学願書などの重要書類を入れることがあります。表面、裏面の書き方はビジネスと同様です。入学願書在中のときには縦書きなら左下に、横書きなら右下に「入学願書在中」と書くと、相手も分かりやすいでしょう。速達で送る場合は、上部を赤ペンで線を引き、上部に速達と書きましょう。

就活・ES・オーディション

就職活動をしていく中で必須の履歴書やエントリーシートですが、A4サイズの封筒を使用するのが一般的です。茶封筒、白封筒の2種類がありますが、どちらを使用しても構いません。

表書きの書き方の注意点は、宛名を正式に書くことです。「株式会社」を「(株)」と省略することなく、企業名の正式名称を書きましょう。敬称は「御中」、担当者が個人の場合は「様」を使います。縦書き封筒なら左下に、横書き封筒なら右下に、赤ペンで「履歴書在中」「エントリーシート在中」と書くと、相手に分かりやすく、担当者に素早く届くでしょう。

裏面は、送り主の住所、氏名を省略することなく書きます。郵便番号も忘れずに記入しましょう。封をした後は「〆」を書いておきましょう。オーディションで書類を送るときも同様です。

個人

個人宛ての表書きですが、担当者や個人名が分かっている場合は、個人名を宛名に書きます。「個人名)様」と書くのが一般的です。

役職名が分る場合は、役職名も忘れずに記入してください。相手が先生の場合は「(個人名)先生」とするのがよいでしょう。「御中」と「様」「先生」が重複しないように注意しましょう。親展の場合は赤ペンで「親展」と書けば、他の人が開封することなく、個人に届きます。

裏面には、送り主の住所、氏名を省略することなく書きます。郵便番号枠には郵便番号を忘れず記入してください。

書類

その他の書類を送る場合のA4サイズの封筒の書き方も、特に変わりはありません。縦書き封筒なら左下に、横書き封筒なら右下に「書類在中」「重要書類在中」と書くと、先方に分かりやすいでしょう。

書類の入れ方については、A4サイズ封筒の表面と書類の表面が同じになるように入れます。封を開けると書類の裏側が見えるようになりますが、こちらが正式な入れ方です。基本ですので、覚えておくとよいでしょう。

裏面も他と同じように、送り主の住所と氏名を書きます。

A4サイズの封筒の入れ方の基本をマスターすべき!

今回は、A4サイズ封筒の書き方やマナー、表面・裏面の書き方、目的別用途の書き方や注意点をご紹介しました。

A4サイズの封筒の書き方やマナーを習得すれば、他のサイズになっても基本は同じです。A4封筒の入れ方の基本をマスターして、他サイズの封筒にも活かしてみてください。

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