Search

検索したいワードを入力してください

2019年06月19日

国際郵便物(小包とEMS)のインボイスの書き方・必要な情報

EMSは海外に速いスピードで荷物を送れるサービスでとても便利ですが、インボイスの書き方に戸惑う人も多いのではないでしょうか。煩雑に思えるインボイス記入ですが、慣れるとそう難しいものではありません。この記事ではインボイスの記入法や注意点を紹介します。

EMSで荷物を送ってみよう

海外に荷物や書類を送りたい時、航空便やSAL便、EMSなどいくつか手段があります。EMSとはExpress Mail Serviceの略で、日本語では「国際スピード郵便」。他の手段に比べて料金は高めですが、他の手段より比較的速く荷物が届くのがメリットです。

しかし、初めてEMSを利用する場合はラベルやインボイスの書き方に戸惑う場合も多いです。なかでも混乱しやすいインボイスの書き方や注意点について紹介していきます。

インボイスってなに?

物品を送る際、税関への申告や検査に必要な書類

インボイスとは日本語で「仕入れ書」という意味で、どんな品物を送付するのかを記入します。海外へ荷物を送付するときに添付する書類のひとつで、税関への申告や検査のためにインボイスが必要となります。どんな品物がいくつ入っているか、品物の金額・価値、送付者や受取人住所など、全ての情報がインボイスでわかるようになっています。

発送ラベルとインボイスは違うもの?

EMSの送付国によっては、発送ラベルとインボイスの両方が必要になる場合があります。どちらにも発送人と受取人の情報、内容物や値段を書く欄がありますが、なぜ2種類あるのでしょうか。

前項で、インボイスとは物品を送る際に税関への申告や検査に必要な書類であることを説明しました。それに対して発送ラベルとは運送業者が荷物を配送するために使います。発送ラベルには個々の「お問い合わせ番号」が書かれていて、発送後この番号を使って荷物の追跡が可能です。インボイスとラベルのどちらもきちんと正しく書くことによって発送がスムーズになります。

インボイスに必要な情報

インボイスの記入方法、注意点を項目別に紹介していきます。

差出人の住所、氏名、電話番号

まず「ご依頼主」欄に差出人の氏名、住所、電話番号、FAX番号を記入します。氏名・住所はローマ字表記で記入します。住所は下記のサンプル表のように、番地、町名、市区町村、都道府県、郵便番号、国名の順に書いていくのが基本です。

電話番号は国際番号をつけて記入します。日本の国際番号は81なので、例えば電話番号03-1234-5678であれば+81-(0)3-1234-5678と記入します。国際電話をかける時は市外局番頭の0を取り除くため、カッコ書きにします。FAXの記入は任意なので、なければ書かなくても問題ありません。

住所ローマ字記入法サンプル
日本語表記〒100-8798 東京都千代田区霞が関一丁目3番2号
英語表記1-3-2 Kasumigaseki, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8798, Japan

受取人の住所、氏名、電話番号

「お届け先」には「ご依頼主」の欄と同じ要領で、受取人の氏名、住所、電話番号、FAX番号をローマ字で記入していきます。相手の電話番号の国際番号が不明の場合、次のリンクから確認できます。

インボイス作成日・作成地

インボイスを作成した年月日と場所を記入します。年月日は英語式で記入するため、例えば2018年1月1日ならJanuary 1 2018、と記入します。場所はJapanと記入します。

郵便物番号

国際小包ラベルやEMSラベルのに書かれた「お問い合わせ番号」と同じものをインボイスにも記入します。EMSなら、EEで始まってJPで終わる13桁の番号が書かれているので、EEからJPまで全て記入します。

送達手段

発送するのに利用する手段を記入します。EMSの場合はそのまま「EMS」と書けば問題ありません。航空便小包の場合は「Parcel Post」、その他の場合 「International Mail」と記入します。

内容物の記載

送付する品物について具体的な名前を記入します。品物名は全て英語か、送り先の現地で通用する言語で記入します。その際、食料品、日用品などの曖昧な記入ではなく、Instant Noodle、Crayonなど、具体的な品名を記入するようにします。

また、日本特有の食べ物もできるだけ英訳します。例えば「うどん」は「Udon」ではなく、「Noodles made of wheat flour」。インボイス英語記入例の悪い例・良い例サンプルと、郵便局が作成している「内容品の英語訳」のリンクを紹介しますので、参考にしてみてください。

インボイス英語記入例×悪い例◎良い例
青のり×Aonori◎Green laver
おかき×Japanese sweets◎Rice crackers
アイブロー×Cosmetics◎Eyebrow pencils

正味重量、個数

品物名を詳しく記入したら、1つずつの正味重量をkg単位で記入していきます。量れるものはキッチンスケールなどを使い、400gなら0.4kgと記入し、全て記入したら最後に合計のkgを記入します。同じものを複数入れる場合は1個あたりの重量を書き、「数量」欄に個数を記入します。

単価、通貨、合計額

具体的な品名や重量を記入したら、品物の値段を記入します。日本円で記入するならJPY、ドルで記入するならUSD、ユーロならEURと、通貨を金額の横に明記しましょう。品物を複数入れる場合は1個あたりの値段を書き、「合計額」の欄に品物ごとに集計した金額を正確に記入します。

ただ、ギフトで送る場合は値段を書くのを躊躇してしまう場合もあります。特に高い物品を送ると、ギフトで贈ったのに受取人が受け取る際に関税や消費税を払わなくてはいけないという事も起こり得るため、実際の価格より低めの価格を記入する方もいらっしゃいます。

しかしこの場合は紛失・毀損時には補償されない上に、インボイスに記入した代金以上の価値があると税関が判断した場合は修正申告をしなければならず、関税や加算税が課される場合もあるので注意が必要です。インボイスには正しい情報を書くようにしましょう。

郵便物の個数、総重量、原産国

郵便物の個数は、段ボールを2箱など複数同時に送る場合その個数を書きます。そうでない場合は「1」と記入します。総重量は段ボールの重さも含めた重量を記入しましょう。

「原産国」には内容品の原産国を記入します。日本から送付する場合、特殊なものを除いて「JAPAN」で問題ありません。

差出人の署名

インボイスの項目をすべて書き終わったら最後に署名をして、インボイスの記入は終了です。

記入の際の注意点

相手国で通用する言語で作成

インボイスは基本的に英語かフランス語、または宛先国で通用する言語で記入します。相手国で通用する言語や英語で記入すると通用するのは誰もが容易に想像できますが、なぜフランス語での記入も認められているのでしょうか。

実は「万国郵便連合(UPU)」という加盟国間の郵便業務を調整する機関があり、その機関での公用語がフランス語であるためです。万国郵便連合はスイス・ベルンにありますが、万国郵便連合が発足された当時(1874年)は英語よりもフランス語が国際用語として頻繁に使われていたので、今でもフランス語の表示が使われています。

例えば、国際郵便を出す時に「Air Mail」または「Par Avion」と書きますが、「Par Avion」はフランス語で、こちらが国際的な公式表示です。作業言語として英語が指定されたのは1994年と、実は意外と最近のことです。

20万円を超える物品の場合

内容物の価値・値段が20万円を超える場合、税関に輸出申告書を提出します。個人で手続きすることも可能ですが、郵便局や一般の業者に通関手続の代理・代行を依頼することも可能です。郵便局に通関手続きの代理を依頼する場合はインボイスを全て英語で記入し、通関委任状を提出します。

インボイスは正確に記入しよう

インボイスの記入方法や注意点を紹介しましたが、参考になりましたか。慣れないうちは煩雑に思えるインボイス記入ですが、要領さえつかめばそう難しいものではありません。インボイスを正確に記入し、海外への荷物発送をスムーズに行いましょう。

Latests