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2017年12月20日

封筒の宛先の書き方・ビジネスでの注意点|A4/横書き/縦書き

手紙を送る際には必ず必要になる「宛先」は、最初に送り先の相手の目に留まる封筒の顔ともいえる重要なものです。中身ばかりに気を取られて封筒の書き方を疎かにしてはいませんか。今更人に聞きづらい宛先の書き方についてご紹介して参りますので改めて確認してみてください。

封筒の宛先の書き方・ビジネスでの注意点|A4/横書き/縦書き

ビジネスマナーでもかなり制約の多い「手紙」の書き方のマナー、ある程度分かっている方でも正式な書面を書くときは本やインターネットなどの書き方のサイトを参考にする方も多いのではないのでしょうか。

そんな手紙の中でも一番最初に相手に目にされる場所、それが封筒の「宛先」ですが、その宛先きちんと書けているでしょうか。今回はそんな封筒の宛先の正しい書き方や、横書き縦書き、その注意点など、今さら人に聞けないこともあわせてご紹介して参ります。

ビジネスにおける手紙の位置づけ

封筒の宛先の書き方・ビジネスでの注意点|A4/横書き/縦書き

ビジネスでの情報伝達の手段はメールが格段にその数を伸ばしています。メールは相手に送ったものと全く同じものが両者の手元に残りますし、やり取りをした時間や履歴が簡単に検索できますので、続けてやり取りをするのに最適なツールです。

また電話はその場で相手方と話をすることができるため、複雑で文章では伝わりにくい内容や、急ぎの要件などには電話を選択する人は多いでしょう。相手が不在の場合などの問題がありましたが、昨今は個人の携帯電話のほかに社用の携帯電話を配布されているところも多く、連絡手段としては以前よりも使いやすくなっているかと思われます。

では、そのような時代にあえて「手紙」という手段をビジネスシーンで採用するのにはどのような意味があるのでしょう。

手紙の重要性

インターネットや携帯電話の普及によって以前よりもその数は減りましたが、季節のお便りや、移転・代表の変更、各種案内などはいまだに郵送で連絡があるのをみたことはないでしょうか。

特定の相手ではなく会社や企業全体に宛てたような連絡は一人だけでなくさまざまな人に関係しますので、会社内で回覧などされることが多いため、受け取る側も手紙の方が何かと便利であることがあります。

また、手紙にはメールには不可能な書き方「手書き」での送付が可能です。手書きは真心が伝わりやすく誠意を示す必要のある書類に向いており、謝罪やお見舞いなど、情緒性があると喜ばれるものにおすすめの書き方です。

封筒の宛先の書き方

封筒の宛先の書き方・ビジネスでの注意点|A4/横書き/縦書き

封筒の書き方の基本

書き方向や内容にかかわらず、宛先の書き方にはいくつかの決まったマナーがあります。基本的なことですが疎かにしないようチェックしておきましょう。

【切手】
・なるべく少ない枚数にする
・ビジネスでふさわしくない記念切手(キャラクター、年賀切手の余り、シーズン違いの記念切手、お年玉年賀はがきの景品のなど)の使用は相手によって避ける
【住所】
・住所は都道府県から記入する
・ビル名や建物名などを省略しない(名刺などに記載されているままの宛先にするのが望ましい)
【宛名】
・住所よりも一段下げ、真ん中に記入する
・会社名-所属部署名-肩書名-名前(氏名)の順に記入していく
・名前(氏名)は、会社名、所属部署名、肩書名よりも一回り大きく書く
・宛先に合わせて敬称を変更する

また、マナーとして
・丁寧に読みやすい楷書で書く
・全体のバランスを整える
なども当たり前ですが忘れないようにしましょう。

縦書き

封筒の宛先の書き方・ビジネスでの注意点|A4/横書き/縦書き

ビジネスでの郵便物、宛先の書き方は縦書き、そして手書きが最上です。縦書きのほうがより丁寧な印象を与えるため、改まった内容であったり、目上の人への手紙、挨拶、案内などの郵便物は縦書きで宛先を書くのがマナーです。

切手

縦書きの場合は切手は「左上」に添付します。二枚以上になる場合は郵便番号にかかってしまわないよう、縦に枚数を増やしていきます。

住所

住所は略さずに記すのが基本ですが、縦書きの場合は漢数字を使い「○○番○○号」と言ったように書きます。もらった名刺やメールの住所がハイフン表記になっている場合は「-」を使用いても問題ありません。「1」と縦のハイフンが似ていて見づらいためアラビア数字で宛先を書くときは注意しましょう。

宛名

会社名など宛先に英語が入る場合は無理せずに全体を横書きにしても良いでしょう。封筒を立てたまま使いたい場合は、アルファベットの部分のみ90度曲げる書き方か、強引にアルファベットを縦書する書き方かですが、明確な決まりはありません。アルファベット部分の長さ等に合わせて見やすく書いてください。

封締め

正式な書類の場合は裏の封締めをします。封締めとは手紙や書類を入れた封筒の綴じ目に文字を書くことで宛先の相手に届く途中で誰かに開封されていないことを表すためのものです。内容や送る相手との関係性に合わせて封字を使い分けます。洋封筒(横書きの封筒)ではあまり使用されません。

・「締」:締めるという意味で、「締」の略字である「〆」も可(「×」にならないよう書き方を注意)。
・「封」:封じるという意味で、少々改まった書類に使用。
・「緘」:封よりも重々しい印象。重要な書類に用いる。
・「寿」:婚礼などの慶事に使用。
・「賀」:お祝いごとなどの慶事に使う。
・「蕾」:女性のみが使える封字。「莟」「つぼみ(縦書)」なども可。

横書き

封筒の宛先の書き方・ビジネスでの注意点|A4/横書き/縦書き

切手

横書きの場合は切手の添付位置は「右上」になります。ただし大きい縦長の封筒で横書き表記をする場合は、縦書き同様左上が定位置となります。

英語の社名・住所

例えば社名や住所に長いアルファベットを含まれている場合は、無理をせず宛先全体を横書きで書くようにしましょう。横書き用の用封筒があればよいですが、社名の入った封筒などは定型の大きさしかないことがありますのでそれを使用しても問題ありません。

長4などの細長い封筒で横向きに書くには幅が足りないといったの場合には、郵便番号は縦書き時の位置にし、そこから時計回りに90度倒して住所から宛先を横書きで記入します。切手は倒した状態で右上添付です。

角2封筒(A4)

封筒の宛先の書き方・ビジネスでの注意点|A4/横書き/縦書き

封筒には大きさによって規格の名前が決まっており、ビジネスで良く使用されるA4サイズを折らずに入れられる封筒のことを「角2(かくに)封筒」と言います。A4を三つ折りにして入れる縦長の「長3」封筒と合わせて良く目にする機会も多いでしょう。

カタログなども送付可能なためビジネスシーンでの登場回数も大変多い大きさです。面が大きい分バランスをとるのが難しいので、最初にある程度の場所は確認してから書き始めましょう。

切手

角2封筒は封筒の向きを変えずに横書き縦書きが可能ですが、どちらの場合においても切手は左上の添付になります。スペースがあるからと言って細かい金額の切手で枚数を増やしすぎないようにしましょう。

縦書き・横書き

前述したとおり角2封筒の場合は縦書き・横書き両方とも可能です。漢数字を使うなど基本的なルールはそれぞれの書き方を参考にしてください。

また応募書類や重要な書面を送る機会にも使われる角2封筒では、「○○在中」と、送付したものが何なのか封筒を開けずにわかるよう記すことがあります。縦書きの場合宛先の左側半分より下の位置、横書きであれば宛先の右下に四角で囲うなどしてわかりやすく記載します。

ビジネスでの封筒の宛先の書き方

封筒の宛先の書き方・ビジネスでの注意点|A4/横書き/縦書き

例えば年賀状やグリーティングカードなど、親しい人に送る手紙には「○○○○様」と宛名を書きます。しかしビジネスシーンでは各個人あての手紙ばかりではなく、会社全体に宛てたものや、企業の一部署に宛てるなどという手紙の出し方も珍しくはありません。

意外と迷いがちなそれぞれの場合の宛名につける「敬称」の書き方についてご説明します。

ビジネスシーンでの封筒の敬称

・会社宛て:「○○○○株式会社 御中(おんちゅう)」
ある程度以上の大きな企業では思ったところに届かなかったり、ほかのDMに混ざって捨てられてしまう可能性があります。こじんまりとした会社であれば問題ありませんが、代表宛てであればそのように記載をするようにしましょう。

・部署宛て:「○○○○株式会社 ○○営業部 御中」
一部署に宛てた手紙の書き方です。例えば新作のカタログの送付であったり、担当者変更の連絡などはこの形式となります。事務職や新人で開封されることもあるため、役職者に見てほしいものの場合は名指しをしたほうが無難す。

・個人宛て:「○○○○株式会社 ○○営業部 ○○○○様」
個人に宛てたものだとしても、会社の窓口のところで困らないように部署名を記載し、名前もフルネームで書きましょう。最終的に個人を指名する場合は会社名・部署名のあとに御中は不要です。「○○ご担当者様」も同様です。

返信用封筒の宛先の書き方での注意

資料請求などをしたときに、大きい封筒の中に小さい封筒が入っていることがあります。アンケートや書面を送り返す用の封筒で、最初から切手が貼ってあるものや、相手先に届いたときに会社に金額が発生する後納タイプなどがあります。

こちらはあらかじめ送り先の住所や宛名が書かれており、基本的には封をしてポストに投函するだけでよいというものになりますが一つだけ注意すべき点があります。返信用封筒の宛名には「○○○○行(宛)」もしくは名前のみが書かれているものが大多数ですので、「行(宛)」を本来の敬称に変更する作業が必要

【手順】
・「行」「宛」を二重線で消す
・その横(ないし下)に本来の敬称を付け足す(様・御中)

また、返信用封筒を作る際に気を付けたいのは「行」「宛」の使い分けです。本来封筒に書くのは「行」が正しいとされています。「宛」は返信を依頼する文中などで「○○宛てにお送りください」と使用します。

封筒の宛先は手紙の顔

手紙を送る際には必ず必要になる「宛先」、その書き方や注意点についてご紹介した参りました。ご自分の宛先の書き方は正しいマナーにのっとって書けていたでしょうか。

昨今は封筒に差し込みでそのまま印刷をしたりラベル印刷などの宛先の書き方が多く出てきており、封筒の書き方に悩むようなことは少なくなってきているでしょう。しかし宛先は手紙・封書における顔と言っても過言ではない重要なパーツです。その書き方ひとつで封を開ける相手がポジティブにもネガティブにもなることがある大切なものです。

ビジネスマナーにおける封筒の宛先の書き方を良く知って、相手が手にしたときに喜んで開けてもらえるような封筒作りを心がけましょう。

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