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返信封筒の書き方の注意点・裏側の書き方|企業/横書き

初回公開日:2017年12月18日

更新日:2017年12月18日

記載されている内容は2017年12月18日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネスシーンでは、返信用封筒を使用することが多々あります。返信用封筒を使用するときに、表面の書き方や裏面の書き方で悩んだことはありませんか。ここでは、返信用封筒について、詳しく紹介していきます。ぜひ、参考にしてみてください。

返信封筒の書き方の注意点

返信封筒の書き方の注意点・裏側の書き方|企業/横書き

最近では、手紙を書くというよりは、メールで用件を伝えてしまうことが多くなったので、封筒や便箋を使用する機会が減っているのではないでしょうか。

しかし、ビジネスシーンでは、相手先の会社に書類を送るなど、封筒を使用する機会も増えてきます。ビジネスでは、返信封筒を使用する機会も増えてくるのですが、返信封筒について、書き方や注意点などをご存じでしょうか。

ここでは、返信封筒の注意点や書き方を詳しく紹介します。

返信封筒とは

返信封筒といっても、普段なかなか目にすることのない方は、返信封筒とはどのようなものか疑問に感じるでしょう。普段の生活では、あまり目にすることのない返信封筒ですが、ビジネスシーンではよく使用します。

返信封筒というのは、自分の宛名を届け先に書いた封筒のことを指します。通常、封筒の表書きには、相手の宛先を記入します。この宛を、自分宛てにして、郵便物と一緒に同封することで、返信するときの手間を軽減すことができます。

必ずしも返信封筒が必要だというわけではありませんが、書類などを送付する相手に対して、返事をもらう際に、封筒を用意したり、宛先を記入したり、という手間を軽減させるためには、あった方が親切です。相手を思いやる心がけや気配りでしょう。

また、返信封筒を用意することで、護送を防ぐ効果もあります。返送してほしい書類などがある場合は、返信封筒を添えることが、社会人のマナーです。

御中

返信封筒の書き方の注意点・裏側の書き方|企業/横書き

返信封筒の宛名には、「行」「係」「宛」を使用するようにします。郵便を送る際には、「○○御中」という書き方をしますが、これは相手を尊敬した書き方になります。このため、返信封筒を出す際に、自ら「御中」を使用するというのは、マナーとしてはよくないことです。

しかし、「行」「係」「宛」という書き方をすると、相手が必ず「御中」や「様」と直して返送してきます。この手間を軽減させるために、最初から「御中」と記載する場合もあります。相手への気遣いあってのことですが、「行」「係」「宛」を使用する方が無難でしょう。

返信封筒を同封する際に使用する、宛名の書き方では、「行」「宛」「係」を使用するのがマナーとなっています。「行」や「宛」に違いがあるかというと、実際それほど違いはありません。「行」を辞書で引くと、宛名に該当するような意味では記載がありませんでした。「ある地点に到着する」という意味から、返信封筒の宛名に使用する書き方でも問題はありません。

「行」と同じく、返信封筒の宛名の書き方で「宛」を使用することは多くあります。「宛」を辞書で調べると、「送り先・差し出し先を示す」とありますので、意味から見ると、「宛」という書き方をする方が正しいのでしょう。

しかし、「宛」を使用しても「行」を使用しても、自分を謙る書き方をしているなら、マナーとしては正解です。

返信封筒の裏の書き方

返信封筒の書き方の注意点・裏側の書き方|企業/横書き

返信封筒では、表面に自分の住所、氏名を書きます。裏面には、何も記載しないのがマナーです。相手を気遣う気持ちのあまり、相手の住所と氏名まで記載してしまう方がいらっしゃるのですが、これは不要な気遣いで、マナー違反にあたります。返信封筒の裏に何かを記載するということは、失礼にあたりますので、差出人の記載にはくれぐれも注意してください。

企業の返信封筒の書き方

返信封筒の書き方の注意点・裏側の書き方|企業/横書き

ビジネスシーンや就職活動などでは、企業に書類を送付する際に、返信封筒を同封する機会がある場合があります。同じことを繰り返しますが、返信封筒は、書類などの返送用に差出人を届け先の宛名として書いた、封筒のことを指します。受取人側が返送する際に、封筒を用意する手間を省いたり、護送を防ぐといったメリットがあります。

この返信封筒を企業に送る際には、どのような書き方や注意をすればよいのでしょうか。

履歴書

就職活動や転職活動では、履歴書を送付することが多いのですが、企業が、その履歴書を返送してくるためや、その他の書類を返送してくるために、返信封筒の同封を求める場合があります。就職活動や転職活動中に企業に返信封筒を用意する際、封筒の色は白色が好ましいでしょう。

これには理由があり、茶色の封筒では、ビジネスや事務などの用途で用いられているため、誤って廃棄されてしまうリスクが高まります。紙の材質の耐久性からも見て、白色の封筒を返信封筒に使用することが望ましいでしょう。

サイズ

就職活動や転職活動で使用する返信封筒のサイズは、履歴書などのA4サイズをそのまま入れることができる「角2号」、あるいは、A4サイズの書類を3つ折りして入る「長3号」が適しています。

このどちらのサイズの封筒を使用しても構いません。資料や書類の多くがA4サイズであることから、「角2号」の返信封筒を使用するのがスタンダードだといえます。

返信封筒の横書きの書き方

返信封筒の書き方の注意点・裏側の書き方|企業/横書き

返信封筒に関わらず、封筒に記載する様式は縦書きで書くのがマナーとなっています。しかし、英語表記の場合や、住所や名前に横文字がある場合などには、横書きの書き方でもマナー違反ではありません。

返信封筒を横書きで書く場合、そのままの向きで書く書き方と、封筒を横に向けて書く書き方があります。そのままの向きで書く書き方の場合は、住所は中央より少し上側に、名前が中央になるように書きます。

自分での返信封筒の書き方

返信封筒を自分で作成するときの書き方で迷った方はいらっしゃいませんでしょうか。ここでは、返信封筒を自ら作成する場合の書き方のマナーを紹介します。

返信封筒を自分の宛名に自分の名前を書く場合、名前の後には、「行」「宛」を使用します。「行」「宛」のどちらを使用しても構いません。ビジネスシーンでは、「行」は企業など団体、「宛」は個人で使われる場合が多いです。自分の宛名の場合は個人ですので、「宛」を使用する方が、正しい書き方になるでしょう。

どちらの書き方でも間違いではないので、細かく気にする必要はありませんが、ビジネスマナーを守った書き方ですので、丁寧な文字で書くことが大切です。

縦書き・横書き

宛名の書き方で、気にしなければならないポイントの一つが、宛名の位置です。宛名の位置は、縦書きが横書きかによって異なります。企業などの改まった場合は、縦書きで書くのがビジネスマナーとなっていますが、親しい関係の方などに出す場合は、横書きでも問題はありません。

縦書きの場合は、名前の左下に「行」「宛」と書きます。横書きの場合は、名前に下に「行」「宛」がくるように書いてください。このとき、「行」「宛」は、名前と同じ行に書くのではなく、隣の行に少しずらして書くとよいでしょう。

これは、相手が宛名の「行」「宛」を二重線で消しやすくするためです。また、「○○様」の文字が同じ行になるので、見た目も見やすく、すっきりとした印象を与えることができます。

裏面

前にも述べましたが、自分で返信封筒を作成するときに注意することは、裏面の書き方です。返信封筒の裏面には、住所や差出人などの記入はしないことがマナーです。記入すると、逆に失礼になってしまうので注意してください。

返信封筒の書き方のマナー身に着けよう

いかがでしたでしょうか。普段、あまり触れることのない、返信封筒についてのあれこれでしたが、ビジネスシーンなどでは、普通に使用されているツールの一つです。社会人になると、当たり前のことを知らない、というのは大変恥ずかしいことです。

返信封筒のマナーについても、ビジネスシーンでは常識です。返信封筒の宛名の書き方や注意点、返信封筒の裏側の書き方など、正しいマナーを身に着けて、正しい返信封筒を送ることができるようにしましょう。

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