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2018年03月26日

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

往復はがきを受け取ったことはありますか。受け取ったら返信をしなければなりませんが、何か決まりはあるのでしょうか。この記事では往復はがきの返信のマナーについて、特に書き方や出し方、間違った場合の対処法などについて説明します。

往復はがきの返信のマナーは?

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

ご招待の往復はがきを送っていただくことは喜ばしいことです。しかし返信したいけれどもマナーがわからず不安に思うこともあるでしょう。今回は往復はがきの返信方法について説明します。

タイミング

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

往復はがきを受け取ったら、なるべく早めに返信を出すようにします。出欠の確認を行う必要がありますので返信を早くしてもらえると送り手は助かります。締め切りの日付が記載されていても、受け取って2~3日で、遅くとも1週間以内には返信を出すようにしましょう。

もし、やむをえない事情で締め切りに間に合わないことが予想される場合は、早めに電話かメールで主催者に連絡し、スケジュールが判明次第返信することを伝えましょう。

間違えない

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

往復はがきの返信は汚さないように気をつけましょう。テレビを見ながら書いたり、話しながら書いたりすると書き間違える可能性が高まります。また、食べたり飲んだりしながら返信を書いたりすると、書き間違えの危険性が上がるだけでなく、往復はがき自体に思いもかけない汚れが付いてしまう可能性があります。

往復はがきの返信を記載する時は、きれいな場所で、集中して仕上げるようにして下さい。

切る

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

往復はがきの返信を出す時には、往信と返信を切り分け、返信のみをポストにいれるようにします。通常の往復はがきであれば、往信には水色の切手が、返信には緑色の切手が印刷されていますので、緑色の切手のほうを出すようにします。

切手の色で区別がつかなくても、宛先を書く面の切手の下の位置に「往信」「返信」と記載がありますので、「返信」と記載があるほうを出すようにします。

往復はがきを切り離さずにポストに入れたり、往信を出してしまうと、折角招待をされた会の日程や場所などが分からなくなってしまうため、注意しましょう。

往復はがきの返信はどのように書く?

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

往復はがきの特徴として、あらかじめ名前や住所、出席か欠席かなどが既に記載されていることがあります。往復はがきを出したことが無ければ、どのように返信面を仕上げたらマナーに沿ったものになるのか不安になることもあるでしょう。往復はがきの返信の書き方には一定のルールがありますので、ひとつひとつ覚えていきましょう。

住所

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

往復はがきの返信面には、出欠の確認と、出席者の住所と名前を書くようになっています。主催者が出席者宛に敬称をつけてくれていますので、返信時にはその敬称を外す必要があります。

具体的には、「ご芳名」「お名前」「ご住所」「御出席」などの記載になっていますので、「ご」や「お」などの敬称を消してしまいます。1文字消す時は2重線の斜線、2文字以上消す時は2重線の縦線で消します。「ご芳名」は「ご芳」を2重線の縦線で消して「名」にし、その下に自分の名前を書きます。「ご住所」は「ご」を2重線の斜線で消して「住所」にし、その下に自分の住所を書きます。

そのままで返信してしまうと、自分に敬称をつけたまま返事をすることになります。マナーに反することになりますので注意が必要です。

「御出席」の「御」はどうする?

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

出席する場合は「御出席」「ご出席」の「御」「ご」を2重線の縦線で消し、「出席」を○で囲みます。さらに「御欠席」を2重線の縦線で消します。欠席する場合は逆に「御欠席」の「御」を2重線の縦線で消し「欠席」を○で囲み、「御出席」を2重線の縦線で消します。

敬語で「出席する」は「出席いたします。」です。「御出席」そのままで返信してしまうと「私が御出席します」の意味を表し、自分で自分に尊敬語を使っていることになるので気をつけましょう。

また「出席」だけでは味気ない場合、出席の前に「よろこんで」、出席に続けて「致します」や「させていただきます」を添えます。一言メッセージとして「当日楽しみにしています」や「祝宴にお招きいただき光栄です」などを買き加えることもできます。

変更や間違い

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

受け取った往復はがきの「往信」には自分の住所や名前が記載されています。往復はがきが届いているので、大きな間違いは無いはずですが、もし「住所表記が以前のもの」であったり、「転居届けを出している昔の住所あて」であったりした場合には、現在の正しい住所を書きます。もし、名前の漢字が異なって書かれていたら、正しい漢字で返信します。

ただ、多くの返信はがきを扱う主催者側では、紛れてしまい気がつきにくいこともありますので、一言「住所が変わりました」「住所表記が変わりました」「名前の表記が異なっておりましたので、修正をお願いします」など添えましょう。

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

往復はがの「返信」面には、主催者に返信するための住所と名前が印刷されており、主催者の名前の後には「行」と書かれています。この「行」は、謙遜の意味でつけられている「行」ですので、何も手を加えずポストへ入れてしまうと失礼になります。

主催者が「個人名」であれば、「行」を「様」に変更します。宛て名の最後にある「行」を、斜線の2重線で消して、横に「様」と書けば完了です。横書きの場合は、斜線で消した「行」の横に「様」を、縦書きの場合は斜線で消した「行」の左斜め下に「様」を書きます。

「様」の字の大きさですが、宛名の文字よりも小さくならないように、こころもち大きめに書くようにします。

会社

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

往復はがきの返信の宛先が会社の場合も、「○○会社行」や「○○会社××部宛」のように返信先の名前の最後は「行」や「宛」と書かれています。この場合は個人名ではないため、「様」は使えません。

会社や会社の部署名が宛先となっている場合は「御中」を使います。「行」や「宛」を斜線の2重線で消し、横に「御中」と書きます。横書きであれば斜線で消した「行」の横に「御中」を、縦書きであれば斜線で消した「行」の左斜め下に「御中」を書きます。

「様」と同じように、「御中」の字の大きさも、宛名の文字よりも小さくならないように気をつけます。極端に大きいとおかしいですが、同じ大きさか、少し大きめの文字で書いたほうがバランスが良いです。

法要など

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

法要を取り仕切る施主あてに往復はがきの返信を送ることになります。自分につけられた敬称を外して出欠を明記し、宛先を「様」に書き換えることは同じです。

法要の案内に、出席する人数を確認する欄がある場合があります。家族単位や会社単位での案内が来たときに設けられているので、出席する人数を明記しましょう。

また、宗派によっては「卒塔婆」をつけるか、つけるのであれば誰の名前でかを確認される場合があり、つける場合は名前を書いて返信します。そして当日は御供物料の他に「御卒塔婆料」を施主に渡しますので金額がいくらになるかは事前に施主に電話などで確認をしておきましょう。

欠席の場合の往復はがきの返信の仕方

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

往復はがきの返信で欠席の連絡をする場合は、書き方は基本と同じですが、出し方やメッセージに気を遣う必要があります。

事前に連絡

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

往復はがきの返信で、まったく検討した様子もなく、即「欠席」と返信するのは良くありません。事前に電話かメールで連絡を取り、祝いごとであればまずお祝いの言葉を伝え、その次に「やむを得ず欠席する可能性があること、現在出席できるように予定を調整中であること」を伝えましょう。欠席の返信は締め切りに間に合うようにします。

また、直接連絡する間柄ではない場合の欠席の返信ですが、ひとことメッセージを書きましょう。その場合、欠席理由ではなくお祝いの言葉や、招待してもらったことへの感謝をメッセージとして書きます。

メッセージ 結婚式

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

往復はがきの返信で結婚式の欠席連絡をする時、「出産の予定」や「長期出張」などの理由であれば、理由として書けますが、「入院」や「法事」が先のスケジュールにあり、変更できない場合は「はっきりと書かない」ことがマナーです。

ひとこと添えるメッセージとしては、「ご結婚おめでとうございます。ご招待いただき嬉しく存じます。あいにく外せない用があり、うかがえませんが、末永いお幸せをお祈り申し上げます。」「御結婚おめでとうござます。当日はやむをえない用事のため欠席させていただきます。」「ご結婚おめでとうございます。折角ご招待いただきましたがあいにく出席できず、大変残念に思います。」などがあります。

メッセージ 同窓会

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

幹事さんが奮闘されていることが想像できますので、ねぎらいの言葉を入れましょう。往復はがきの返信例文としては「幹事お疲れ様です。スケジュールの都合がつかず欠席させていただきます。」「幹事の皆様にはご面倒をおかけします。今回は都合が付かず、大変残念ですが欠席させていただきます。」などがあります。

往復はがきの返信で間違いをした時の対処方法

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

往復はがきの返信を書き間違えた場合はどうしたら良いでしょうか。親しい間柄であれば、修正液で消したり砂消しやカッターで削ったり、シールやイラストでごまかすこともあるでしょう。ただし往復はがきのマナーとしては、「間違えない」ことが大前提です。

もし書き間違えてしまったり、目立つような汚れが付いてしまった場合は、代替のはがきを用意して必要事項を書き込み、送るのが良いでしょう。その場合あらかじめ電話やメールで往復はがきの返信を、代替のはがきで送る旨連絡を入れておきます。

未使用の返信用往復はがきは郵便局で交換できる?

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

往復はがきの返信をする前に、直接会う機会があったり、なんらかのことで返信できなかったりした場合、返信用往復はがきが残ってしまうことがあります。その場合の対処方法について説明します。

手数料

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

未使用の返信用往復はがきは、切手の下の「返信」の文字を消せば、通常のはがきとして使うことができます。また、郵便局に手数料を払うと、切手やはがきに交換してもらえます。投函前の往復はがきは、10円の手数料で交換してもらえますし、返信用往復はがきは5円の手数料で交換してもらえます。切手の部分が激しく汚れていたり、破損している場合は交換してもらえない可能性もあるので、郵便局に確認しましょう。

交換できるもの

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

未使用の返信用往復はがきは、郵便局ではがきや切手に交換することができます。金額内であれば複数枚の小額切手と交換することが可能です。

往復はがきの返信のマナーは難しくない!

郵便の往復はがきの返信でのマナー・書き方|間違い/欠席

郵便を使って手紙を出すことが少なくなっている現在、年賀状以外のはがきはなじみの無いものではないでしょうか。特に往復はがきは書き手が出す人と返す人の二人いるために、敬称や敬語が複雑になっています。しかし返信するのであれば、自分につけられた敬称を外し、相手に敬称を加えることを忘れないようにすれば、怖いことはありません。受け取る相手のことを考えて返信を書くようにしましょう。

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