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2018年05月08日

宛名での「係御中」の書き方・「様」との違い|郵便/メール

手紙やメールには敬称を付けるのがマナーですが、個人名が分からない場合にはどうしたら良いのでしょうか。例えば、宛先を調べても部署名しか分からない場合もあります。ここでは「係御中」の使い方を中心に、その他の敬称の使い方も併せてシーン別にご説明します。

郵便の宛て名の係御中の書き方

宛名での「係御中」の書き方・「様」との違い|郵便/メール

ビジネスシーンや手紙の書き方にはマナーがあります。例えば履歴書を送付するときなど、担当者が個人名ではなく係宛になっている場合には、どういった書き方をするのかについてご存じでしょうか。

社会人の一人として、手紙や封筒、はがきの書き方について正しい方法を覚えておかなければいけません。ビジネスシーンで「御中」という言葉はよく使われますが、その前に「係」とつける場合には、どういったことが考えられるのでしょうか。「係御中」を書く場合の注意や「係御中」の書き方について、ケースごとに紹介していきましょう。

「係」とは

「係」と聞くと、まず小学校時代や中学校時代にクラスで担当を決める「図書係」や「体育係」などを思い浮かべます。これは企業の場合も同じです。「係」とは、一つの組織の中でのポジションを表しています。そのため、例えば履歴書や何かの懸賞に応募するときなどにも「係」という言葉が使われます。

ですが、ビジネスシーンでは宛名に敬称を使うのが基本的なマナーですので、宛先が「係」となっている場合には」、必ず「係御中」と書き入れましょう。

「係御中」の返信用封筒とはがきや手紙の書き方

例えば企業側から送られてくるはがきや手紙、返信用封筒に企業名と行、または「企業名」と「係」と書かれて送られてくる場合があります。ですが返信用の場合には、自分の企業名に「御中」とは書きません。

そのため、返信用のはがきや手紙、封筒には、「行」または「係」と記入します。そのため、もともと書かれてあった「企業名」と「行」、または企業名と係と書かれてあるものを訂正する必要があります。送られてきた手紙やはがき、返信用封筒をそのまま返送するのはマナー違反になります。

縦書きの場合

手書きの手紙やはがき、返信用封筒の宛て名を「係」と訂正する場合には、次の方法で行います。企業側から送られてくる手紙やはがきには、あらかじめ宛て名が書かれてありますので、「御中」と書かれている文字に二重線を引き、文字を消した後でその左横か下に係と書き加えます。担当者が個人名ではなく、「係」になっている場合には、「係」という言葉が使われます。

横書きの場合

企業側から送られてくる手紙やはがき、返信用封筒が横書きになっている場合もあります。横書きの場合にも、基本的な方法は縦書きのものと変わりません。横書きの手紙やはがき、返信用封筒に「御中」と書かれている場合にも、「御中」という文字に二重線を引いて消した後、その右側か下の部分に「係」と書き加えてください。

二重線の引き方

企業側から送られてくる手紙やはがき、返信用封筒は縦書きのものもありますが、横書きのものもあります。二重線を使って、文字を訂正するには、その封筒の形式に従う必要があります。

縦書きの手紙やはがき、返信用封筒の場合には、「御中」という文字を二重線で消した後で、左横に「係」と書き加えますが、二重線は手紙や封筒の形式にしたがって、縦に二重線を引きましょう。それと同じく、横書きの場合にもその形式にしたがって横に二重線を引いてください。

「係御中」を使用する例

それでは、「係御中」とはどのように使用すれば良いのでしょうか。これは、手紙やはがきなどを郵送する際に、宛て先が個人名ではない場合や、担当者の個人名が分からない時に「○○係御中」と書き入れます。

「様」や「御中」とは、企業名や部署名が分かっているときに使わる言葉ですので、企業名がハッキリしない場合には「係御中」を使うということを覚えておきましょう。「係」という言葉は「御中」とは違い、敬称の意味が込められていませんのて、係宛てに郵便物を送る場合には「係御中」と書き入れましょう。

個人名が分かっている場合には

もしも担当者の名前が分かっている場合には、「○○係○○様」というように、個人名もきちんと書き加えておきましょう。就職活動中に企業側に送る郵便物には誤字脱字が無いよう注意して下さい。

また、例えば敬称にはがきを出す場合には、「プレゼント係」と書くよう使用例が紹介されていますが、この場合にもきちんと敬称をつけて、「プレゼント係御中」と書いておくと良いでしょう。

履歴書に「係御中」と書く場合

例えば履歴書を郵送する場合には、その宛て名が「○○会社○○部」というように部署名であった場合には、宛て名に「係」と付け加えます。

「係」とは、その組織の中の一つの部署を表していますので、部署名宛てに送らなければならない文書の場合には、宛て名に「係」と書きます。ですが、先程もご説明したとおり「係」には敬称の意味が含まれていませんので、履歴書などには「係御中」と書きます。

個人には使用しないこと

「係御中」という言葉は、個人に向けて使われる言葉ではありません。また、会社名や役職が付いている方にも使われない言葉です。履歴書を郵送する場合には特にビジネスマナーが身に付いている人物かどうかもチェックされますので、「係御中」といった敬称の使い分けについて覚えておきましょう。

メールでの「係御中」の使い方

宛名での「係御中」の書き方・「様」との違い|郵便/メール

就職活動中は企業に向けてメールを送る場合もあります。メールを送る相手は個人に宛てたものであれば「様」を使いますが、部署全体にメールを送る場合には「係」や「御中」、または「係御中」を使います。

この担当者の名前が分からない場合には、なるべく企業側に連絡を取りお名前を確認しますが、どうしても確認が取れなかった場合には 「ご担当者様」または「係御中」とメールの宛名に書き加えましょう。

「ご担当者様」と書く場合

宛名での「係御中」の書き方・「様」との違い|郵便/メール

例えば○○株式会社の人事部の担当者の方へメールを送る場合には、「○○株式会社人事部ご担当者様」と書きます。個人名が分からない場合には、「ご担当者様」とだけ書いておけば、それが誰に宛てたメールであるのかがすぐにわかります。

「係御中」とは、個人名が分からない場合に使われますので、この場合には「係御中」と宛名に書いても構いません。

「各位」は使っても良いか

複数に宛てて手紙やメールを送る場合には、「各位」と付け加えることがあります。ですが、「各位」という言葉には「様」という敬称の意味も含まれているため、「ご担当者様各位」という使い方は本来正しい使い方ではありません。

本当であれば「ご担当各位」という使い方が正しい言葉になりますが、「ご担当者様」という言葉はビジネスシーンではよく使われる言葉です。

このように正しい日本語について言及するのであれば、間違った日本語であっても、ビジネスシーンでは「使っても良し」とされる言葉が多くあります。

「係御中」と「様」の違い

宛名での「係御中」の書き方・「様」との違い|郵便/メール

ビジネス文書には敬称を付けるのがマナーです。ビジネスシーンでは「御中」という言葉がよく使われますが、「係御中」と「様」の使い分けについてはご存知でしょうか。

敬称にどの言葉を使ったら良いのか分からないからと言って、適当に使ってしまってはいけません。敬称のつけ方は、目上の方には使ってはいけない言葉もあり、間違ってしまうと失礼になってしまう場合も多くあります。

敬称のつけ方について

担当者の個人名が分からない場合には、「係御中」と書き加えますが、履歴書を郵送する場合には特に注意が必要です。敬称にはさまざまなものがありますが、例えば「課長」や「係長」、「部長」といった役職名に敬称をつける場合には「係御中」とは書きません。では、役職名に宛ててメールを送る場合には場合、「係御中」以外にどういった書き方をすれば良いのでしょうか。

「様」とは

「様」は一般的によく使われる敬称です。「様」は個人名が分かっている場合に使われます。「係御中」とは、個人名が分からない場合に使う言葉になりますので、個人名が分かっている場合や宛て先が個人名指定になっている場合には、「係御中」ではなく「様」を使いましょう。

役職名に敬称をつける場合

宛名での「係御中」の書き方・「様」との違い|郵便/メール

宛て先が役職名になっている場合には、個人名が分かっているのであれば、「○○株式会社○○部課長○○様」という書き方をします。

「係長」や「課長」といった役職には、その役職名そのものに敬称の意味合いが含まれていますので、役職名に「様」とつけ加えることはありません。ですが、個人名が分からない場合には、「○○株式会社○○部○○部長殿」といった書き方をする場合もあります。

「殿」を使う場合

役職名で締めくくる宛て名で郵送するケースはあまりありませんが、敬称のつけ方の一つの方法として覚えておきましょう。

ですが、「殿」とは、書き文字で使用しても構いませんが、会話の中で使用する言葉ではありません。また、目上の方に対して「殿」と使うことは相手の方にとって失礼にあたりますので注意しましょう。

「御中」をつける際の注意

宛名での「係御中」の書き方・「様」との違い|郵便/メール

企業あてに手紙やメールを送る際に「御中」という言葉が使われますが、「御中」という言葉は使い方に注意が必要です。

よくある間違いに、「御中」といった敬称を重複して使われる方がいらっしゃいますが、御中を使う場合にもそのほかの敬称と併せて使うことはできません。そのため、「御中」と手紙やはがきのあて名に使用する時には、「様」と併せて使うことはできません。

例えば「○○株式会社○○部様御中」、「または○○株式会社御中○○様」という使い方はしません。この場合には、「○○株式会社○○部○○様」、または「○○株式会社○○部御中」という書き方が正しい方法です。

御中とは

「御中」とは、企業の中の誰かに宛てて郵便物やメールを送る際に使われる敬称で、「様」とは、誰に宛てた手軽やメールであるかが特定されているもののため、誰に宛てた郵便物やメールであるのかが具体的でない場合には使用することはできません。

より丁寧な書き方をしようとして「御中」と「様」を併せて使う方が多くいらっしゃいますので注意しておきましょう。

懸賞で「係御中」と書く場合

宛名での「係御中」の書き方・「様」との違い|郵便/メール

次に懸賞はがきの書き方についてご説明します。懸賞はがきを出す場合には、書き方の例が用意されている場合があります。懸賞に応募する場合には、どういった書き方をすれば当選するのか、その理由がはっきりとはしていません。そのため、相手の方に失礼にならないよう、正しい書き方を覚えておきましょう。

懸賞はがきの書き方では、「○○係」または「○宛」と書かれています。しかし、「係」だけでは敬称の意味が含まれていませんので、これをそのまま書いてはいけません。この場合には、「係」に敬称をつけた「係御中」が使われます。

懸賞はがきの応募方法に、参考例に「○○係」と書かれていた場合には、「○○係御中」と書き直しましょう。また、「○○係宛」と書かれていた場合にも、「○○係御中」と書き直して下さい。

ラジオなどで「係御中」と書く場合

宛名での「係御中」の書き方・「様」との違い|郵便/メール

ラジオ番組にはがきを出す場合にも、これまで説明してきた方法に沿った書き方ではがきを出しましょう。はがきの場合は縦書きになっていますので、手紙や封筒の他手書きの書き方を参考にしましょう。

ラジオにはがきや手紙を出すのであれば、ラジオのタイトルの下に「係御中」と書きます。ラジオのタイトルと「係御中」の文字の間は一文字程度の空間を空けて「○○ラジオ ○○係御中」と書くと良いでしょう。

敬称の使い分けを覚えて印象アップ

宛名での「係御中」の書き方・「様」との違い|郵便/メール

これまで紹介されたとおり、宛て名の敬称はさまざまなシーンで使われます。また、宛て名を書くのは封筒ばかりではなく、手紙の本文に書かれる場合やメールにも活用することができます。特に企業側に送る郵便物の場合には、宛て名の使い方に注意が必要です。

ビジネスシーンでは「御中」という言葉が多く使われますが、「係御中」もまたビジネスシーンで多く使われる言葉です。例えば返信用封筒の場合には、すでに「○○宛」、または「○○行」と書かれてありますので、その訂正方法についても併せて覚えておきましょう。

ですが、「係御中」という言葉は使う場面が限定されていますので、使い方に注意しましょう。「御中」の正しい使い方や、「係御中」の正しい使い方が分かっていれば、ビジネスマナーが身に付いている人物として、相手の方の印象も変わります。

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