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【社内・社外別】退職メールの返信の書き方・例文|件名

更新日:2020年08月20日

退職メールがきたら、返信はどうしていますか。この記事では、上司や取引先、後輩に送る「退職メールへの返信」について、詳しく解説しています。相手との最後のやり取りとなる退職メールへの変身ですので、気持ち良い文章を書けるように心がけましょう。

社内・社外別退職メールの返信の書き方・例文

退職するとき、昔なら直接挨拶したり、手紙を書いたりするのが一般的でしたが、現在では、メールで挨拶することが、かなり一般的になってきました。では、もし自分が「退職メール」をもらったら、どのように返せばいいのでしょうか。この記事では、「退職メール」を貰った時の返し方について、詳しく解説していきます。

ところで、もし一斉送信メールで、かつ退職する相手のことをあまり知らないといった場合は、必ずしも返信する必要はない場合があります。留意しておきましょう。とはいえ、社外からきた退職メールが一斉送信であった場合は、絶対に返信メールを送るべきです。

件名、どうしよう?

まず最初の関門となるのが件名ですが、返信となりますので、既に「退職のご挨拶」などと入力されているはずです。これには手を加えず、そのまま返信しましょう。

Re:退職のご報告

退職メールの返信の件名はこれでOKです。

人物別退職メールの返信の書き方

退職メールへの返信内容は、相手や自分の立場によっても変わってきます。ここでは、それぞれの退職メールの返信の書き方の例をご紹介します。

取引先・得意先への返信

取引先からきた退職メールへの返信例をご紹介します。

○○株式会社 〇〇様

いつもお世話になっております。

お忙しい中、退職のご挨拶を頂きまして、誠にありがとうございます。

お知らせいただき、正直驚いております。

○○様には長期に渡りお世話になりました。まだまだ教えて頂きたいことも多く、何もご恩返しできないままにお見送りしなければならないのは、心苦しい限りです。

退職後も、〇〇様のさらなるご活躍をお祈り申し上げます。
今まで本当にありがとうございました。

ポイント

〇今までありがとうございましたという気持ちを伝えましょう。

〇一緒に仕事をできなくなるのは残念という気持ちを込めてメールを返信しましょう。心に残った案件がある場合は、そのことについて触れると、相手に気持ちがよく伝わります。

〇相手の今後の活躍を祈りましょう。なお、「活躍を期待する」という表現がありますが、目上の人に使う表現ではありません。特に社外メールでは気をつける必要があります。

上司への返信

上司からきた退職メールへの返信例をご紹介します。

〇〇部長(役職名のない場合は「様」をつけましょう)

お疲れ様です。退職のご挨拶をいただき、ありがとうございます。

○○部長には新入社員の頃からずっと面倒を見ていただき、今日まで勤めてくることができました。またぜひいろいろなお話をお聞きしたいと思っていましたが、退職されると聞き、寂しい限りです。

新天地でも、○○部長の素晴らしいご活躍をお祈りしております。
今まで大変お世話になりました。ありがとうございました。

ポイント

〇社外メールよりも多少くだけた表現を使っても大丈夫です。親しみを込めた内容にしましょう。

〇今までありがとうございましたという気持ちを伝えましょう。

〇もう面倒を見てもらうことができない寂しさを伝える一文を、メールに添えましょう。

〇退職する上司にお世話になっていた場合は、メールでの返信に留めず、こちらから挨拶をしに直接伺いましょう。きっと喜ばれるはずです。

後輩や部下への返信

部下や後輩が転職するとき、せっかく面倒を見てやったのにと、複雑な気持ちになる人もいるでしょう。しかし、退職や転職はけして悪いことではありません。相手がポジティブな気持ちで退社できるよう、気持の良い返信メールを送るようにしましょう。

後輩や部下からの退職メールの返信の例をご紹介します。

○○さん

お疲れ様です。退職のご挨拶をありがとうございます。

〇〇さんには今まで多くの案件で手伝ってもらいましたが、その正確さや速さには、驚かされることもたくさんありました。特に〇〇の物件の件では、〇〇さんがいてくれて本当によかったと感じました。今までありがとうございました。

退職してしまうということで寂しい限りですが、〇〇さんなら新天地でも大いに活躍できると信じています。

最後になりますが、〇〇さんのご多幸とご健勝を心よりお祈り申し上げます。

ポイント

〇多少くだけた言葉遣いでも大丈夫ですが、同僚へ送るメールと同じく、節度を欠かないようにすることは大切です。気をつけましょう。

〇後輩とはいえ、お世話になったことがたくさんあるはずです。感謝の気持ちをきちんと伝えるようにしましょう。心に残ったことがあれば、それについても触れるようにすると、より気持ちが伝わりやすくなります。

〇相手の良いところを褒めましょう。新しい環境でも自信をもって仕事に取り組めるよう、応援する気持ちが大切です。

同期への返信

同僚からきた退職メールへの返信例をご紹介します。

○○さん

お疲れ様です。退職のご挨拶をいただき、ありがとうございます。

〇〇さんには今まで大変お世話になったので、退職されてしまうのはとても寂しいですが、次のステージでもご活躍されることを祈っています。お互いに頑張っていきましょう。

今までありがとうございました。

初回公開日:2017年11月16日

記載されている内容は2017年11月16日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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