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退職の挨拶メールの送り方・例文・返信の仕方・タイミング|社外

更新日:2020年08月20日

退職をする時には、お世話になった人に退職の挨拶をするのは社会人としてのマナーです。直接お礼ができればよいですがメールで退職の挨拶をすることもあります。「惜しい人が退社してしまった」と思われるような、スマートなメールの退職の挨拶の送り方、ポイントをご紹介します。

立つ鳥跡を濁さず、退職の挨拶はどうする?

会社や勤め先を辞めるときには、どうしようもない理由がない限りは退職の挨拶をする必要があります。

退社の手続きがすべて終わり、退社を近くに控えていざ挨拶メールを送ろうとなった時に悩んでしまうのは、退職の挨拶メールはどういった内容を描いたら良いのか、いつ、だれに、どのように送るべきか、さまざまな項目があります。

今回は、そんな退職の挨拶のメールについて、送り先、タイミング別の送り方の注意点、例文などをご紹介します。退職の挨拶メールは広く行う最後の仕事とも言えます、せっかくなら、マナーや内容にもこだわって「惜しい人が辞めてしまった」なんて思われるような、退社の挨拶メールを送りましょう。

退職の挨拶メールの送り方【タイミング・題名】

退職の挨拶のメールを送るタイミング

まず退職の挨拶メールを送るタイミングですが、いつ頃送信すればいいのでしょうか。その時の状況により異なってくるとは思いますが、基本的に退職は、不慮の解雇であっても一か月前に通告をすることが定められていますが、その後有給休暇や代休などを消化するとほとんど出社をしなくても良いというパターンもあります。

原則として周囲に退職の挨拶をするのは会社に退職の承諾を得てから、ということになります。場合によっては思ったように退職が認められないことがあるため、その前に退職をすることを公に話すことは基本的に行われず、退職の挨拶をメールで送信することも禁物です。

直接仕事を引継ぎをしたり、何か自分が辞めることによって相手が不都合を被るような場合には、個別で口頭でその旨を伝えておきます。それ以外の方には基本的には【会社の承諾を得たあと~最終出勤日の一週間前まで】の間に退職の挨拶をするのが良いでしょう。

退職の挨拶メールの題名

退職の挨拶のメールは、まずは相手に開いてもらって内容に目を通してもらうことが一番大切です。一見迷惑メールのような紛らわしいもの、一斉送信の営業のメールのようなタイトルは避けましょう。

「退職の挨拶」ということが一目でわかるようなタイトルにするのがベストです。また、社外の人間に退職の挨拶メールを送るような場合は、送り主がだれか、ということが題名から読み取れるのが望ましいでしょう。

例【退職の挨拶メールの題名】

・○○ ○○より退職のご挨拶
・退職のご挨拶 (○○○○より)
・<○○課○○○○>お世話になりました
・【○○○○株式会社:○○○○】退職のご挨拶、および後任のご紹介

退職の挨拶のメールの内容

では内容としてはどのようなメールを送ったらよいでしょうか。退職の挨拶のメールには決まった文例はありません。ただし自由に書いていいと言われると悩んでしまうのではないでしょうか。そんな時には、下のポイントを抑えておけば良いでしょう。

①初めに退職することを正確に伝える

退職の挨拶のメールを送る段階では、直接話をしていない人でも、もうほとんどの人に退職をする事実は伝わっていると考えて良いでしょう。しかし、退職の挨拶のメールを送る段階では、それも改めてしっかりと報告をする文言を最初に入れるようにしましょう。

メールの文章とは言え、人づてや噂などではなく、本人からしっかりと報告をすることがポイントです。たとえ退職について話をしていて知っていることが明確だったとしても省略しないようにしましょう。特に言えない理由がない、デリケートな理由などではない場合は、退職の理由についてもここで触れても良いでしょう。

【例文】退職する旨を伝える

・このたび、一身上の都合により〇月末で退社することになりました。本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの退職の挨拶にて失礼いたします。

・この〇月〇日をもちまして、定年退職の日を迎えることになりました。在職中はひとかたならず お世話になり、本当にありがとうございました。

・私事で恐縮ですが ○月○日付けで○○株式会社を退職することになりました。 突然のご連絡となるご無礼をお詫びするとともに、在職中は大変お世話になりましたことを御礼申し上げます。

②記憶に残るエピソードなどを添える

できるだけ具体的に、メールを送る相手全員が覚えているようなエピソードを添えると良いでしょう。たとえば入社したときや、病気やけがなどで迷惑をかけたとき、また結婚式に参列してもらったときなど、周りの人にサポートをしてもらったようなエピソードがあればそういったものをチョイスするようにしましょう。

たとえみんなの記憶に残っているとはいえ、だれかほかの人の失敗の話や、あまり良くない記憶に連結してしまうようなものは避けます。また、退職の挨拶とはいえ堅苦しくする必要はなく、楽しかったエピソードなどを交えても良いでしょう。

【例文】具体的なエピソード

・他業種からの転職でわからないことも多かった私を、温かく迎え入れて頂いたこと、不安な中本当にありがたく感じたことを覚えています。

・在職中みなさまに教えていただいたことは私にとって忘れられない宝物となりました。

・盲腸で入院をした際には皆さまに多大なるご迷惑をおかけしました。お見舞いに来ていただいただけでなく、退院後も暖かく迎えていただけましたこと、本当にうれしかったです。

③お世話になったことへの感謝やお礼を述べる

エピソードを踏まえてお世話になったことへ、お礼をはっきりと言葉にします。具体的には「みなさま(○○さん)のおかげで、○○することができました。本当にお世話になりました(ありがとうございました)。」といった形式が一般的です。

特に仕事を具体的に教えてもらった先輩や上司に対しては、形式的ではなく、しっかりとお礼を述べて良いでしょう。

【例文】感謝の気持ち

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初回公開日:2018年02月13日

記載されている内容は2018年02月13日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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