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2018年10月24日

退職届の手書きでの書き方・用紙・添え状の書き方|パソコン/ペン

「今の会社を退職したい」「退職しなければならなくなった」時には退職届が必要です。退職願との違いや書き方、書くとき使うオススメのペンまで詳しく記載しています。退職するのに何をしたらいいか分からない方、分かってはいるけどもう一度確認したい方、ぜひ参考にして下さい。

退職届と退職願の違い

退職届の手書きでの書き方・用紙・添え状の書き方|パソコン/ペン

退職届とは退職日が決定していて退職するという証明をするための書類で、退職願は言葉どおり退職を会社にお願いするための書類です。まず退職届と退職願の違いを知っておきましょう。

詳しく言いますと、退職したいという思いが強く退職したいということを先に会社に申し出ることで退職がスムーズに運ぶ場合があります。ですが必ず必要なわけではなく口頭で退職したいことを伝えても良いでしょう。

また、退職願を提出する場合は退職したいということを申告するための書類ですから、退職する1ヶ月か2か月前には提出しましょう。そして退職届も指定された日付までには提出するようにしましょう。

手書きと口頭で退職を伝えるタイミング

どの会社にもある多忙期ですが、それ以外の時期で上司に話すといいでしょう。

多忙期に切り出してしまうと上司に取り合ってもらえなかったり、気分を損なってしまいスムーズに話が進まなかったりしますので、その時期を避け上司に聞いてもらいたいことがあると切り出します。

そして日付や時間帯など聞いてもらえる時間を作ってもらいそこで退職したいことを話しましょう。その際周りに他の社員がいないところで伝えるようにしましょう。

手書きした退職願を渡す際も、口頭で伝える時と同じように上司にアポを取り、周りに誰もいない場所で手渡すようにしましょう。そして退職することは会社と決めた日に公にし自分からは口外しないように気をつけましょう。

退職届の手書きでの書き方

退職届の手書きでの書き方・用紙・添え状の書き方|パソコン/ペン

働いている職場を辞めなければならなくなってしまったという時に必要な退職届ですが、こちらでは手書きやパソコンではどのように書けばいいのかなどのさまざまな事をお伝えしていきます。

まず項目として
・退職届と書く
・次にわたくしごとではありますがという意味で「私事」「私儀」と書く(書くときに行の
 一番下にくるように書くことで謙虚さが伝わる)
・退職理由が自分の都合であれば「一身上の都合により」と書く
・退職日を書く(上司と話し辞めると決まっている日を書き入れる)
・提出日を書く
・自分の働いている部署など正式な名称で記入する
・自分の氏名を書く
・押印する。(シャチハタは使いません。)
・最後に会社の正式名称とその会社の代表になっている方の氏名を書く(氏名の最後に様を
 必ず書く)

という流れで文章にします。

縦書き

上記の項目を縦書きで書くのが最もベストだと言えるでしょう。ですが、横書きが間違いというわけでもありません。また退職届には会社の書式や用紙がある可能性もあるのでよく確認してから書くようにしましょう。

横書き

退職届は縦書きで提出するのが基本ではありますが、横書きの場合もお伝えしましょう。

項目として
・退職届と書く
・行を下げ右横に提出日を書く
・行を下げ左横から正式名称で会社名と代表の方の氏名を書く(氏名の後に様を付ける)
・行を下げ右横に自分の働いている部署など正式な名称で記入する
・氏名の横に押印する
・列の最後になるよう「私事」「私儀」と書く
・退職理由を書く
・退職日を書く
・最後に右横に以上と記入

という流れで文章にします。

パソコンではいけないの?

退職届の手書きでの書き方・用紙・添え状の書き方|パソコン/ペン

手書きで作成するよりもパソコンの方が簡単に作成できますし、読み返すなどして間違いがあった場合直すのは手書きよりも簡単なのですが、あまりいいとは言えません。

なぜなら今までお世話になった職場を自分の都合で辞めるのに、誠意を感じられず円満に退職できない可能性や会社によっては受け付けてもらえない可能性もあるからです。しかし、退職届を作成する際に会社から手書きではなくパソコンで作成するよう指示があった場合はその指示に従いましょう。

退職届の手書きで書くときの用紙

退職届の手書きでの書き方・用紙・添え状の書き方|パソコン/ペン

用紙にはたくさんの種類がありますが、最も良いとされているのがB5かA4の白紙です。退職届を手書きしようとしてもどんな用紙に書けばいいのか迷う人もいるでしょう。ですので詳しくお伝えします。

B5は3つ折をした上で長系4号の封筒にスッキリ収めることができます。受け取った方が、ポケットなどにしまうためには封筒のサイズが「長系4号」のものが好ましいと言われていますのでちょうど良いサイズということです。A4があればわざわざB5を買いなおすまでではありません。

手書きでもパソコンでも基本は白紙

退職届を書くときの用紙に最も適しているのが白紙です。「退職届は白紙だ」と考えている人が多いため白紙を使えばまず間違いはありません。

白紙のコピー用紙ならコンビニなどでも購入できるので手に入れやすいメリットもあります。白紙に手書きで書くときの注意点としてはまっさらな状態ですので、字が曲がったり汚してしまわないよう十分に気をつけましょう。

手書きするときにはノートなど線の入った用紙を下に敷いて書くと字の曲がる心配がなくおすすめです。

便箋

退職届を書くときに適しているのは白紙だとお伝えしましたが、便箋でも構いません。

便箋でも構いませんが、模様や絵柄の入ったものは控えるようにし、シンプルなものを使いましょう。手書きで書く際、罫線が入っていると白紙より書きやすいというメリットもあるのでそれも良いでしょう。

あえて便箋を選ぶのであればビジネスタイプのものを選びましょう。

退職届の添え状は手書きがいいのか

退職届の手書きでの書き方・用紙・添え状の書き方|パソコン/ペン

退職届と同じ方法で作成すると良いでしょう。退職届を手書きで作成する場合は添え状も手書きで、退職届がパソコンの場合は添え状もパソコンということになります。

用紙も退職届けを作成する用紙に合わせて同じサイズのもので作るようにしましょう。折る時や封筒に封入するとききれいに収まりますし、受け取った相手も開いた際見やすいです。

そもそも添え状とは?

添え状とはその名のとおり郵送する際に退職届けに添えて出す手紙のようなものになります。

そもそも添え状が何なのか知らない方のためにも説明します。退職届とは一般的には勤務している会社の社長、代表に手渡しします。

しかし病気になってしまって入院している場合や辞めてしまったあとでやっぱり退職届が必要だと言われた場合などの理由で提出しなければならなくなり、会社に行けない、行くまでもないというときに郵送して提出します。

その時に必要なのが添え状です。大人のマナーとして書類を郵送する際には添え状を同封しましょう。

添え状は必ず必要なのか

上記でお伝えしたように、退職届を手渡しする際は添え状は必要ありません。ですが、郵送する際はマナーとしてお世話になった職場ですので失礼のないよう必ず一筆文を添えて同封して送りましょう。

添え状の書き方

添え状はいくつか書き方がありますが、一例を紹介します。

項目としては
・拝啓から始まり挨拶を書く
・退職理由を書く
・お詫びの言葉
・何を同封してあるか書く
・お世話になったことへのお礼、発展を願う言葉
・左横に敬具と書き文を終了する
・列を下げ郵送した日付を書く
・自分の所属していた部署などを記入し氏名を書く
・列を下げ正式な会社の名称を書く
・列を下げ受け取る人の氏名を書く(氏名の横に様を忘れず書くこと)

というような流れで書き文章にします。

退職届は手書きかパソコンのどちらが良いのか

退職届の手書きでの書き方・用紙・添え状の書き方|パソコン/ペン

退職届の作成の仕方がどちらがいいのかと言えば断然手書きです。手書きの方が丁寧に作成していると考えられますし、誠意を感じられるからです。

一般的に手書きが多いですが、最近はパソコンで作成したものを受け付けてくれる会社も増えています。パソコンで作成するのは良いのですが、注意する点もあります。

最後の署名の部分だけは手書きで記入し押印する必要があります。それは自分が書いたことに間違いなく、自分が書いた証拠として残すためです。

ですが希に会社が倒産してしまって辞める場合や会社の都合で辞めざるを得ない時は自分から手書きするのはやめましょう。会社都合で辞めるのにも関わらず提出してしまうと、自己都合と扱われてしまい退職後の失業手当や退職金のもらえる金額などに違いがててくるからです。

退職届を手書きするときのおすすめのペン

ボールペンがいいのか、それとも他に適しているペンがあるのか、油性がいいのか水性がいいのかなど手書きする前の段階で迷うこともあるでしょう。

ペンといっても紙と同じくたくさんの種類がありますのでここではどんなペンが一番適しているのかをお伝えしますので参考にしてみてください。

筆ペンやサインペン

退職届の手書きでの書き方・用紙・添え状の書き方|パソコン/ペン

気を付けなければならないこともありますが、筆ペンやサインペンでも構いません。

普通の筆ペンやサインペンだとインクが滲み文字が潰れてしまうこともありますので、手書きする際もし使うのであれば見やすく綺麗に書けるものを選びましょう。

そして油性のペンではなく水性のペンを選んで手書きしましょう。油性のペンだと裏写りしてしまいますし、乾いてはいても退職届が読む相手に渡った時、万が一手にインクが付いてしまったりしてはトラブルの元でもあります。ですので手書きする際は必ず水性のペンを使って作成しましょう。

しかし注意点もあります。水性ですので水に弱いのが弱点です。雨の日に提出することになった場合はクリアファイルなどに退職届や封筒を入れ濡れても問題ないようにして持ち運びましょう。提出しなければならない日に濡れてしまったとなるとこれもトラブルになりかねません。

万年筆やボールペン

退職届の手書きでの書き方・用紙・添え状の書き方|パソコン/ペン

手書きするとき一番適しているのがボールペンや万年筆です。ボールペンならどこでも手に入りますし、家庭にあるもので十分に使えます。

手書きした際インクが滲んでしまうこともないですし、身近で扱いやすいのがメリットです。退職届は正式な書類なので、鉛筆などのペン以外のものは使いません。インクの色は基本的に黒です。しかし、フリクションタイプなど摩擦で消えてしまうものは控えましょう。

しかしボールペンが一番いいといっても、手書きしている際に文字が擦れて汚れてしまうというケースも少なくありません。せっかく手書きした退職届が汚れてしまって書き直しということになったら時間もかかり困ってしまいます。ですからボールペンで手書きする際も十分気を付けましょう。

封筒の選び方と書き方

退職届の手書きでの書き方・用紙・添え状の書き方|パソコン/ペン

封筒の種類

封筒の種類にもいろいろありますが、大きさは「長形3号」か「長形4号」です。

手書きした際の用紙の大きさにもよりますがB5用紙なら長形4号でA4用紙なら長形3号に入れると用紙を三つ折にしたとききれいに収まります。封筒の色ですが一般的なものは茶封筒か白の封筒です。ですが公式の書類を入れるときは白い封筒を使うことが多いので、退職願や退職届を入れる封筒も白い封筒を選びましょう。

そして選んだ封筒に手書きした退職願や退職届を下から3分の1まで折り残りの上3分の1を被せるように折り封筒に封入します。郵送するとき以外はのりなどでの封は必要ありません。

退職願の書き方

退職願の提出の仕方ですが、封筒の表には退職願と記入し、裏には自分の部署名と横に氏名を記入します。

記入する位置ですが、退職願は表の中心より少し上目の位置に大きく記入し部署や氏名は裏の左端下に記入します。

退職届の書き方

退職届も退職願と変わりはありません。

退職願も同じですが、パソコンで作成する時も封筒は手書きで書くのがマナーですので、間違いのないようバランスよく書きましょう。

退職届を郵送する場合は

退職届の手書きでの書き方・用紙・添え状の書き方|パソコン/ペン

郵送する場合、上記の書き方で退職願や退職届を作成し封筒に入れますがさらに一回り大きな封筒に入れ郵送します。

一回り大きな封筒にも必ず手書きで、表には住所や宛名、宛名本人以外の人は見ないでくださいという意味で赤で親展と記入します。裏には自分の住所や氏名を左端下に書きます。

添え状のところで説明したとおり本当は手渡しが望ましいのですが、何らかの理由があって郵送する場合はこのように手書きで出しましょう。そして、ポストではなく切手の料金不足など不備のないようなるべく郵便局で出すのが良いでしょう。

取り下げることってできるの?

退職届の手書きでの書き方・用紙・添え状の書き方|パソコン/ペン

退職願

退職願は会社に退職したいのですがと申し入れをするための書類ですが、責任者の了承が降りる前なら撤回することが可能な場合もあります。

ですが一度退職を考えた人物として見られてしまうので、ほかの店舗や部署に飛ばされてしまったり、希望に沿わない待遇を受けることもありますので、できる限り撤回することは避けましょう。

退職することを決めきれず迷っているのであれば相談できる上司に話を持ちかけるなどして解決策がないか考えてみましょう。

退職届

退職届は自分から退職しますと届け出る書類ですから、自分から契約の解除をしてしまった以上撤回はできないと考えたほうが良いでしょう。

手書きしたものが上司の手に渡った時点で労働の解除が成立してしまいますので退職届を出すときも迷っているのであればよく考えてから渡すか渡さないか決めましょう。

マナーが大切!

退職届の手書きでの書き方・用紙・添え状の書き方|パソコン/ペン

退職するまでが大切な職務です。もう辞めるんだしと軽い気持ちでものごとを考えるのはやめましょう。

上司や社員との関係もそうですが、仕事面も最後まで気を引き締めて取り組んで行きましょう。退職するからいいと思ってるのかなど思われ、わだかまりを残してはお互いの気持ちもよくありません。

退職するまではその職場の一員ですので、上記でお伝えした手書きでの退職届の作成、手書きする際の用紙の選び方など些細なことではありますが、そのような積み重ねで最後まで常識のある人だったと良い印象のまま退職することができます。

いろいろな事を参考にしていただき、スムーズな円満退社を目指しましょう。

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