インターンの挨拶メール・電話の仕方｜最初の日・最終日の挨拶

インターンの挨拶メール・電話の仕方

インターンに採用されたら、担当者へ挨拶のメールや電話をしましょう。こういったメールや電話のやり取りで企業側は常識やコミュニケーション能力、マナーなどをチェックしています。インターン当日に会うまでのあなたのイメージを作るものですので、基本的なメールマナーをしっかり押さえておく必要があります。

メールで挨拶をする際のマナーとは？

件名は簡潔に

件名は必ず入力しましょう。無しで送るのはタブーです。メールの内容が分かるような文で分かりやすく簡潔なものにしましょう。

例えば、「インターンについて」という件名だと、インターンの問い合わせなのかお礼なのか担当者が困惑することもあるので、「インターン受入のお礼」というように内容をしっかり伝えましょう。

また、学校名、学部、名前を必ず入力しましょう。(例:〇〇大学●●学部 山田花子)インターンシップ担当者は、たくさんの学生、または企業とやり取りをしているので、どこの誰か、どんな内容なのかを件名でひと目でわかるようにしておくことが大切です。

本文は宛名から

まずは、担当者の宛名から入力していきましょう。企業名・部署名・担当者名の順で入力します。このとき、「株式会社」を「㈱」と省略しないように気をつけます。担当者名も「様」を付けることを忘れないでください。誤字脱字は厳禁です。しっかり見直しましょう。

また、担当者名も落とし穴がある時があります。福島という名前の場合「福嶋」「福嶌」など、同じ読み方で違う漢字があります。名前を間違えることは失礼になりますので、しっかり確認しましょう。

要件を的確に読みやすく書く

メールの本文は、改行をすることで読みやすさが変わってきます。読みやすいメールの改行目安は20〜25文字、5行程度で1行空けて段落を変えると、だいぶ読みやすくなります。改行がない文章はとても読みにくいので、改行なしの長文メールは避けましょう。

上記のことから、短文でどれだけアピール出来るかがポイントになってきます。相手のことを思い描いて、直接話しているつもりで書きましょう。「与えて頂いた時間を悔いのないよう、自分の力を最大限に引き出して頑張ります」など、意気込みを文面を加えてもいいでしょう。

メールの最後に自分の名前を書く

件名に学校名・学部・氏名は記載していますが、本文にも必ず入力しましょう。名前は、同姓同名がいるかもしれないので、必ずフルネームで入力します。最後にメールアドレスや電話番号など連絡先を記載するのも気配りのひとつです。

例文

件名：<○○大学●●学部　山田花子>インターンシップ受入の御礼

株式会社○○
人事部採用ご担当
△△☆☆様

お世話になっております。
○○大学●●学部山田花子です。
この度はインターンシップに受け入れて頂き、誠にありがとうございます。

面接の際、△△様が仰っていた
「何事にもチャレンジしていく」というお言葉が印象に残っております。
参加させていただくことを楽しみにしております。

ご指定の●月●日にお伺いいたします。
宜しくお願い致します。

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
○○大学●●学部
山田花子

〒xxx-xxxx
東京都○○区○○x-xx
携帯：０xx-xxxx-xxxx
E-mail：xxxx＠xxx.co.jp
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電話で挨拶をする際のマナー

大きな声でハキハキと

インターンをする企業に電話で挨拶をすることもあるでしょう。普段電話したことのない、企業などの社会人相手に電話はとても緊張するでしょう。しかし、相手が聞き取りにくいような小さな声、ハキハキしていない声で話すと、相手側に不信感を与えることもあります。

声の大きさは自信の表れです。気弱な、自信がなさそうな人を採用したいと思うでしょうか。
顔が見えない分、しっかりと大きな声でハキハキ話し、「自分はこれだけ自信がある」とアピールしましょう。

名前を名乗り、要件は簡潔に

多くの企業は、電話をかけたらまず受付へ繋がります。受付の方相手でもしっかり名乗りましょう。「挨拶・学校名・学部・氏名・何の用件で・誰に用事があるのか」を伝えます。その後インターンシップ担当者へ繋いでもらいます。

このとき、用件は必ず先に伝えましょう。何も言わず、「●●様はいらっしゃいますか」と聞くのは良くありません。相手側は何の用なのか困惑してしまいます。電話をするということは、相手の時間を使わせてもらっているということなので、時間をあまりかけないように、話す順番を事前にメモしておくなどしましょう。

結論を最初に伝える

インターンシップ担当者に繋がったら、まず「どういう用件で電話したのか」を伝えます。「お世話になっております。●●大学○○学部の山田花子と申します。

インターンシップ受け入れのご挨拶をしたく、お電話いたしました」というように、結論を先に伝えます。ダラダラと話して結論を言わない状態だと、担当者に「なんの用なんだ」と思われてしまいます。簡潔に伝えましょう。