インターンを辞退する理由とは｜電話・メールでの辞退の伝え方

インターンを辞退してしまう理由

参加する気がなくなった場合

「参加する気がなくなった」「他にやりたいことができた」など意外と多いのがこの手の理由です。

もちろん決して褒められたことではありませんし、できればインターンに参加して欲しいものです。ただインターンは参加するとなると結構大変なものであることも事実なので、辞退という流れになるのもしょうがないかもしれません。

インターンは採用する側もコストをかけています。今後は出来ればそのようなことがないように注意してください。

他のインターンに参加する場合

インターンに複数エントリーして、2社以上に内定してしまった場合、第一志望のインターン以外はすべて辞退するのが一般的です。

もちろん企業側も辞退があることを想定して動いています。多くの企業がインターンに来て欲しい学生を選んでいますが、これだと学生はただ選ばれるのを待つだけになるので不公平です。ですので学生にもインターン先の企業を選ぶ権利があります。複数の企業からインターンの内定が届いた場合は、学生側が企業を選びましょう。企業側は学生を選んでいるだけに、選ばれないことがあることも理解しています。

ただし、キャンセルする時は内定の決まったインターン同士を比較して優先順位の低いインターンから丁寧に断りの連絡を入れる必要があります。システム上で可能ならば、案内に従ってキャンセルの手続きを行いましょう。もしそれが出来ないようであれば、メールまたは電話でインターンのキャンセルを行います。

キャンセルの理由は様々ですが、今回はメールまたは電話でのキャンセル方法について解説します。

インターンを辞退するときのメールの送り方

辞退メールの送り方には7つのポイントがあります。どれもビジネスマナーとして大切なものですのできちんと守るようにしましょう。

件名だけでメールの内容が分かるようにしましょう。また自分の大学、学部、氏名も入れておくとさらに良いです。件名はマナーとして必ず入れる必要があります。入れ忘れにだけ注意してください。

最初に宛名として相手の会社名、部署名、氏名を書きます。宛名は正式な会社名および部署名で記入しましょう。分からない場合は分かる範囲内で書いてください。

冒頭の挨拶も必須なので忘れないで記入します。挨拶をしたら大学、学部、学科、学年、名前を名乗りましょう。

インターンを辞退するという結論を先に書きますが、その前に一言、インターン採用内定のお礼をしておきましょう。ビジネスメールでは先日のイベントなどのお礼から入るのが一般的です。

インターン辞退の意思を告げたら、相手の好意を無駄にしてしまったことへの謝罪をします。

インターン辞退のように相手の意に反する行動を取るときは「申し訳ありません」と謝るだけでは足りません。「何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます」などといった表現を用いることで、カドの立たない印象にします。

本来謝罪は直接伝えるのが一般的なやり方です。メールでの謝罪はあくまで簡易的なものですので、簡易的な方法をとったことへの断りを入れておきましょう。

謝罪連絡の場合は特に相手の企業・社員の発展を願う定型句で締めるようにしましょう。