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企業説明会をキャンセルするときのメールの書き方・例文

初回公開日:2017年09月19日

更新日:2017年09月19日

記載されている内容は2017年09月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

企業説明会のキャンセルのメールを送ったことはありますか?就活で必須となる企業説明会ですが、基本的にはキャンセルはNGです。しかし何らかのトラブルがあればキャンセルのメールを送る必要があります。今回は説明会のキャンセルメールについてご紹介します。

企業説明会をキャンセルするときのメールの書き方は?

企業説明会をキャンセルするときのメールの書き方・例文

就活を進めるにあたって必須となるのが企業説明会です。就活を有利に進めるためには企業研究を進める必要があり、それを最も適切に行うことが出来るのが企業説明会です。企業説明会ではネットでは分からない情報や雰囲気などを知ることが出来ますので、志望する企業の説明会には出来るだけ参加しなければなりません。

企業説明会に参加するためには予約が必要で、予約が取れて初めて参加することが叶います。しかしせっかく予約したにも関わらず、何らかのトラブルによってキャンセルしなければならない場合もあります。

企業説明会をキャンセルする場合にはメールで連絡することになりますが、キャンセルメールの書き方はどのようなものが考えられるでしょうか。

件名

就活で企業にメールを送る際にはその件名から注意を払う必要があります。企業は毎日たくさんのメールを受信していますので、それを隈なくチェックするのは非常に大変な作業です。また企業には様々な情報が眠っていますので、ウイルスにでも侵入されると大変なことになります。

迷惑メールやウイルスメールだと思われてしまえば読まずに削除されてしまう可能性もありますので、件名は要件がすぐに伝わり、安全なものであると分かる必要があります。説明会キャンセルのメールの件名については「説明会キャンセルのご連絡」などにしましょう。

一言一句同じでなければならないというわけではありません。説明会とキャンセルという文言が入っていればすぐに伝わりますので問題ありません。

夜中

企業説明会をキャンセルするときのメールの書き方・例文

メールの便利な点は素早く連絡が取れること、自分の都合のいい時間にメールを送信出来るということです。説明会をキャンセルする場合は出来るだけ早めの連絡が必要になりますが、いくら連絡を急いだ方がいいとは言え、基本的に夜中にメールをするのは避けましょう。

メールは自分の都合のいい時間に送ることは可能ですが、夜中などの時間にメールを送ると非常識だと思われる可能性があります。説明会をキャンセルするだけでも失礼にあたりますので、無礼を重ねないようにしましょう。

もし説明会の日が翌日に迫っているのであれば夜中での送信もやむをえませんが、基本的には夜中にメールを送るのは避け、送る場合は夜中に連絡することも重ねて詫びるようにしましょう。

当日

説明会のキャンセルメールは夜中に送るのはNGですが、同様に当日にメールでキャンセルの連絡をするというのもNGです。当日にメールでの連絡がNGなのは単に失礼にあたるからではなく、担当者がキャンセルメールを確認出来ない可能性があるからです。

説明会当日は人事担当者は準備に忙しいことも多く、こまめにメールチェックが出来ない場合も多いです。せっかくキャンセルメールを送っても相手が確認していなければ意味はなく、無断欠席扱いになってしまいます。

当日にキャンセルするよりも無断欠席の方がさらに失礼にあたりますので、当日に説明会をキャンセルするのであればメールではなく、電話などで確実に伝えるようにしましょう。

企業説明会をキャンセルするときのメール例文は?

企業説明会をキャンセルするときのメールの書き方・例文

一度予約した企業説明会は基本的には必ず出席しなければなりません。説明会は席数が限られていますので、一度予約してしまえば他の学生のチャンスを奪うことにもなります。予約した以上責任を持って参加するのがマナーになります。

しかしトラブルが発生し、どうしても参加出来なくなってしまう場合もあります。無断欠席は絶対にNGですので、その場合はキャンセルのメールを入れる必要がありますが、これも出来るだけ早く連絡しなければなりません。説明会の席数は限られていますが、早めにキャンセルしておけば席数に余裕ができ、他の学生にもチャンスが回ることになります。

キャンセルのメールは素早く送信しなければなりませんので、例文を参考にキャンセルメールを作成しておきましょう。

1週間前以上前のキャンセルメール

説明会のキャンセルは早めに行うことが基本で可能であれば1週間前以上にはキャンセルを入れておくようにしましょう。1週間前であれば企業も説明会の人数を再度調整することが出来ますし、それほど失礼にあたらずに済みます。

「いつもお世話になっております。○○大学の○○(名前)と申します。〇月〇日〇時からの貴社の企業説明会の予約をしておりましたが、諸事情によりキャンセルさせていただきたく連絡いたしました。大変失礼な申し出で誠に恐縮ではございますが、ご対応よろしくお願いいたします。」

例文のように何月何日の何時から説明会をキャンセルするかも明確に記しておきましょう。企業によっては同日に何度か説明会が行われる場合がありますので、必ず時間まで記しましょう。

日程変更を申し出るキャンセルメール

企業説明会のキャンセルメールには参加自体を諦める場合とその日程以外であれば参加出来るという場合があります。前者の場合はキャンセルの旨を伝えるだけで充分ですが、後者の場合は予約していた日程についてはキャンセルを申し出て、可能であれば日程を変更してもらうよう願い出る必要があります。企業にも事情がありますので、必ずしも日程が変更出来るとは限りませんが、それでも試してみる価値はあります。

「いつもお世話になっております。○○大学の○○と申します。〇月〇日〇時からの貴社の企業説明会に予約しておりましたが、諸事情によりキャンセルさせていただきます。また誠に勝手なお願いではございますが、〇日の〇時に変更していただくことは可能でしょうか?ご多忙の中申し訳ありませんがご回答よろしくお願いいたします。」

サイト別説明会のキャンセルメールの方法は?

企業説明会をキャンセルするときのメールの書き方・例文

就活を効率的に進めるためには各種ナビサイトの利用を欠かすことは出来ません。就活ナビサイトを使用することで企業の情報を検索し、気に入った企業を見つければその場でエントリー出来ますし、場合によってはナビサイトを通じて企業説明会への予約をすることも可能です。

ナビサイトを利用して企業説明会を予約した場合はキャンセルの方法も違っている場合があります。ナビサイトは非常に便利ですが、正しい使い方を知らなければ就活を有利に進めていくことは出来ません。ナビサイトからの説明会のキャンセルメールの方法も理解しておきましょう。今回はリクナビとマイナビの2つのサイトのキャンセル方法をご紹介します。

リクナビ

リクナビで企業説明会のキャンセルを行う場合は基本的には企業にメールを送る必要はありません。マイページ上から企業のリストに飛び、キャンセルしたい説明会を選べばキャンセルボタンが表示されます。それを押せばキャンセルしたことになりますので、比較的簡単に説明会のキャンセルは可能です。

しかしキャンセルが出来る期限というものが定められており、その期限を過ぎればキャンセルボタンは表示されません。その場合は企業にメールか電話で直接連絡を取ってキャンセルを申し出る必要があります。

またキャンセルボタンが表示されている場合でも直接メールでキャンセルすることは出来ますが、そのときはリクナビのページでもキャンセルをしておかなければなりません。

マイナビ

マイナビの場合もリクナビ同様説明会のキャンセルはマイページ上から行うことが出来ます。説明会の予約のページに飛べばキャンセルボタンが表示されますので、そこからキャンセルすることが可能です。

またマイナビの場合もキャンセル出来る期限は決まってますので、それを過ぎた場合はキャンセルボタンは表示されません。企業に直接連絡を取ってキャンセルを申し出る必要があります。

マイナビもリクナビも説明会の予約が簡単なためスケジュールを確認せずに予約する人も多いですが、必ず自身のスケジュールを確認しキャンセルしないで済むように説明会の予約は行うようにしましょう。

説明会をキャンセルするときのよくある理由は?

企業説明会をキャンセルするときのメールの書き方・例文

説明会をキャンセルする理由としては様々で、基本的には諸事情でキャンセルということで問題はありません。しかしキャンセルすること自体が失礼なことであり、そのときの説明会はキャンセルするものの、選考自体は受ける気があるという場合には企業に失礼のないように本当の理由を伝える必要があります。

理由次第では説明会の欠席も納得してもらえる場合もありますし、可能なものであれば欠席する理由も正しく伝えるようにしましょう。しかし基本的にはどのような事情であれ、説明会をキャンセルするのはNGです。

それでもやむを得ないトラブルが発生すれば泣く泣く欠席しなくてはならない場合もありますが、説明会をキャンセルする理由としてはどのようなものが考えられるのでしょうか。

インフルエンザ

説明会をキャンセルする理由として多いのはインフルエンザです。説明会が行われるのは2月や3月の寒い時期であることも多く、体調を崩しやすい時期でもあります。インフルエンザは感染の拡大を防ぐためにも出席は遠慮しなければなりませんし、欠席の理由としては正当なものになります。

体調管理も就活の一環ではありますが、どれだけ万全の体調管理をしていても病気になってしまうことはあります。特に就活時は疲労やストレスも溜まりやすい時期ですので、病気になりやすくもあります。

インフルエンザで欠席する場合はどうしようもありませんので、メールなどでもインフルエンザのためキャンセルするというように事情を説明しておきましょう。

インフルエンザは休まなければならないものですが、単なる熱でも大事ととって説明会をキャンセルするという場合もあります。症状が軽度であれば説明会への参加自体は可能ですが、説明会は密室で行われる場合も多く、熱があるまま参加しては他の就活生にうつる危険性もありますし、休むようにしましょう。

熱でふらふらな状態で参加しても頭には入りませんし、ただ体を酷使するだけで何の意味もありません。熱などの体調不良でも説明会キャンセルとしては正当な理由になりますので、正直に伝えるようにしましょう。場合によっては企業から別の日程での参加を勧めてくれる場合もありますので、体調不良の場合は理由を隠さずに伝えるようにしましょう。

他の企業の説明会や選考とかぶる

企業説明会をキャンセルするときのメールの書き方・例文

就活は忙しく、スケジュール管理が非常に難しいです。企業説明会に参加するだけでも何社、何十社と参加することになりますし、それに加えて選考も行われます。選考の場合は企業から日程を通知されることがほとんどであり、場合によっては先約とかぶってしまうということもあります。

そのため説明会と他者の説明会や選考がかぶってどちらかをキャンセルするというのも説明会キャンセルの理由としては多いです。この場合は正直な理由を伝えてしまうと余計に失礼にあたりますので、キャンセルのメールでは諸事情によりなどオブラートに包んで伝えるようにしましょう。

交通機関の遅延

企業説明会を始めとして就活ではトラブルがあった時に備えて早めに行動するというのは鉄則です。しかしどれだけ早めに行動していたとしても交通機関の遅延などが長引けば説明会をキャンセルせざるを得ない場合もあります。

交通機関の乱れによるキャンセルの場合は理由を正直に伝えても構いません。当日中になりますので、基本的には電話で連絡することになります。またこの場合も理由を正直に伝えることで日程を後日に変更してくれたり、当日の別の時間での参加を勧めてくれる場合もあります。

必ずしもそうなるというわけではありませんが、チャンスは残されていますので、正直な理由を伝え、企業の対応を待ちましょう。

内定が決まる

就活の一旦のゴールは内定であり、内定が決まり、その企業への就職を決めたのであればその時点で就活は終了となります。内定通知をもらった後に他社の説明会や選考が残っている場合もありますが、その場合にはキャンセルすることが多いです。

内定が決定したためキャンセルする場合は理由は伏せて、諸事情によりキャンセルすると伝えましょう。内定が決まり他の企業に行く気がないのであれば早めに企業にキャンセルの連絡を入れ、他の学生にチャンスが回るように配慮しましょう。

連絡ツールは使い分けてキャンセルする

企業説明会をキャンセルするときのメールの書き方・例文

企業説明会をキャンセルするときのメールの書き方や企業説明会をキャンセルするときのメール例文、サイト別説明会のキャンセルメールの方法や説明会をキャンセルするときのよくある理由などを紹介しましたが、説明会をキャンセルする場合にはメールにこだわらずシチュエーションによって連絡ツールを使い分けるようにしましょう。

時間に余裕があるのであればメールで構いませんし、当日以内に伝えなければならない緊急の場合は電話を使うようにしましょう。どんな場合であっても企業にキャンセルの旨が伝わるということが大切ですので、連絡ツールを使い分けて、伝え漏れがないように行動しましょう。

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