Search

検索したいワードを入力してください

2018年02月06日

説明会のお礼メールの例文|参加/企業側・書き方や注意点

説明会のあとはお礼のメールを企業に向けて出すようにしましょう。説明会のお礼メールは担当者へ自分を売り込むチャンスでもあるため、積極的にこの機会を活用しましょう。今回は説明会のお礼メールの書き方について、例文をまじえて説明します。

説明会のお礼メールの書き方

説明会のお礼メールの例文|参加/企業側・書き方や注意点

就職活動がはじまるとまず参加するのが、会社説明会です。会社説明会に参加したら、お礼メールを出しましょう。説明会のお礼メールは、企業の人事担当者に自分のことを覚えてもらうきっかけになったり、あなたへの好感度をアップさせたりする効果があります。

お礼メールを送らなければ就職活動が不利になるかというとそうとは限りませんが、多くの人がお礼メールを送るため、自分自身も出遅れないように準備を進めることが大切です。

今回は、会社説明会のお礼メールの書き方を細かく見ていきます。企業側の説明会のお礼メールの対応についても触れるので、ぜひ参考にしてください。

なぜ説明会のお礼メールを送るのか

説明会のお礼メールの例文|参加/企業側・書き方や注意点

説明会に参加しただけでお礼のメールを送るのは、正直面倒だと感じる人も多いでしょう。実際、説明会に参加しても一度もメールを送らずに就職活動を終える人もいます。

説明会のお礼メールを送る目的は、単純にお礼を伝えるということよりも、人事担当者に向けて企業への関心が高いことをアピールすることです。そのアピールがどれほど選考結果に影響するかはケースバーケースですが、自分を売り込む機会はできるだけ生かすことをおすすめします。

説明会のあとだけでなく、面接が終わるたびにお礼メールを送る人もいるため、就職活動を成功させるためにはできる限りのことを行いましょう。

説明会のお礼メールは必須なのか

説明会のお礼メールの例文|参加/企業側・書き方や注意点

説明会に参加したら必ずお礼メールを送らなければいけないのかというと、そんなことはありません。就職活動ではかなりたくさんの企業の説明会に参加することになりますし、すべての企業に毎回メールを送るというのは大変です。

説明会のお礼メールは志望度が高い企業を中心に送るようにしましょう。メールを送ったからといって必ずしも選考に有利になるわけではないですが、自分をアピールする機会はなるべく使うようにすることが就職活動を成功させるためのカギとなります。この記事でも例文をあげているため、ぜひ参考にしてください。

企業のなかには、お礼メールのようなちょっとした気づかいを高く評価するところもあるため、気を抜かずにお礼のメールをおくりましょう。説明会のお礼メールの書き方は、だいたい決まっているため、自分の言葉で書き換えたものを一つ用意しておくと、実際にメールを送るときに重宝します。

説明会のお礼メールの例文

説明会のお礼メールの例文|参加/企業側・書き方や注意点

それでは、説明会のお礼メールの例文について見ていきましょう。基本となる「説明会参加のお礼」「企業側からのお礼」「日程変更のお礼」の3つにわけて説明します。先にメールを書くうえで気をつけるべき点についても触れるので、ポイントをおさえて文章を作成しましょう。

説明会参加のお礼

説明会参加のお礼メールの書き方

まずは、参加させてもらったことへのお礼を伝えたいときの書き方です。企業の担当者が自分たちのために時間を割いて説明会を開いてくれたことへの感謝の気持ちを書きましょう。その際には、説明会の感想も付け加え、「説明会に参加したことで、企業への理解が深めることができてよかった」というような肯定的な内容を記すようにすると、担当者に好感がもたれやすくなります。

説明会参加のお礼に関するメール例文

【例文】
本日はお忙しい中、お時間を割いて説明をお聞かせいただき、誠にありがとうございました。

貴社に対する理解を深めることができ、とても充実した時間を過ごすことができました。
また、実際に貴社で働く社員の皆様の姿を拝見し、お話をうかがうことができ、
貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。

企業側からのお礼

企業側の説明会のお礼メールの書き方

説明会を開催した側である企業も、説明会参加のお礼メールを送信することがあります。とくに学生は企業から自分たちに向けて配慮が大きいとその企業に好感をもちやすくなるため、企業アピールとしてはとても有効な手段です。

企業からの説明会参加のお礼メールはビジネスライクな丁寧な文章が基本ですが、社風によってはよりフランクな書き方で学生との距離を縮めるというのも一つの手です。学生は志望度が高い企業であればあるほど、メールも丁寧に読んでくれるため、気を抜かずに好感度の高いメールを送信しましょう。

企業側の説明会のお礼メール例文

【例文】
本日はお忙しい中、弊社説明会にご参加いただき、誠にありがとうございました。
少しでも会社の雰囲気を掴んでいただけたようであれば幸いです。

今後の選考への参加をご希望される方は、本日お渡しいたしましたエントリーシートのご提出をお願いいたします。

弊社についてより詳しく知りたいことがあれば、ホームページにさまざまな情報を記載しておりますので、ぜひ一度ご覧になってみてください。

http://○○○○.jp

本日は誠にありがとうございました。選考で皆様にまたお会いできることを、弊社社員一同楽しみにしております。

日程変更のお礼

説明会の日程変更のお礼メールの書き方

急な用事が入りそうな場合でもなるべくなら説明会を優先し、用事の日程を調整すべきです。ただし、大学の成績にかかわることや体調などやむを得ない事情があるときは、企業担当者へ連絡し、説明会の日程を変更してもらうことも可能です。

説明会の日程を変更を依頼し、無事に説明会の日程変更をしてもらうことができたら、しっかりとお礼のことばを伝えましょう。また、説明会に参加したあとに送る説明会参加のお礼メールでも、再度日程変更をしてもらったことに対するお礼の気持ちを添えるとよいです。

説明会日程変更へのお礼メール例文

説明会参加日時の変更をしていただき、誠にありがとうございます。

この度は私の個人的な都合により、無理を申しまして大変ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。

説明会当日は、貴社への理解が深められる絶好のチャンスと思っております。
貴社の社員の皆様にお話を伺うのをいまからとても心待ちにしております。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

説明会のお礼メールでの書き方や注意点

説明会のお礼メールの例文|参加/企業側・書き方や注意点

説明会のお礼メールはただ送ればいいというものではありません。効果的な送り方ができなければ、あまり送る意味がないです。就職活動期間は時間も限られているため、やるからにはしっかりと意味のある行動をとるようにしましょう。

企業への説明会のお礼メールは、たくさんの参加者が送る可能性が高いです。そんななかでも、人事担当者の目に留まるようにするためには、わかりやすく簡潔な内容にすることはもちろん、タイミングもとても重要です。

ここから、説明会のお礼メールを書くうえでの注意点に触れながら、書き方について説明していきます。

件名

件名は「【○○大学 ○山 □子】説明会のお礼」のように、メールの内容と送り主が一目でわかるようにしておきましょう。人事担当者は膨大な数のメールを開くことになるため、一目でわかりやすい内容は見やすくて好感がもたれやすいです。

面接のお礼メールに限らず、メールを送る際にはールの内容と送り主が一目でわかるようなタイトルをつけ、相手にすぐに内容が伝わるような配慮をしましょう。

タイミング

説明会のお礼メールは、必ず説明会のあとその日のうちに送りましょう。ビジネスはスピードが命です。できることなら説明会が終わった直後に送るのがとてもおすすめです。

説明会が終わってすぐの時間は、ほかの参加者も移動中でメールを送ることはできません。また、説明会のお礼メールは丁寧な文章で書かなければならないため、慣れていないとメールを書くのに時間がかかります。

そんななか、まっさきにお礼のメールを送ることができれば、人事担当者もいい意味で驚きますし、もしかすると一目置かれる存在になることもできるでしょう。説明会終了直後にメールを送るのが難しいとしても、なるべく早い段階でメールを送りましょう。

遅れてしまったとき

説明会のお礼メールはできるだけはやく送るべきですが、場合によっては少し遅れてしまうこともあるでしょう。遠方からの説明会参加で移動に時間がかかる場合や、送信したはずのメールが送信エラーで遅れていなかった場合などが考えられます。

そんなときは少し不安になるでしょうが、どうしてもメールを送りたい場合は気が付いた時点でメールを送信しましょう。

とはいえ、説明会のお礼メールがきたかきていないかをいちいち把握しようとする企業は基本的にはないため、遅れてしまったときはメールを送らなくても問題ありません。むしろ、説明会が終わってしばらくしてから人事担当者にメールが届くとなると、悪い意味で目立ってしまうこともあります。

様、御中

メールを書くときも、敬称のつけ方は手紙と同様です。メールの宛名を個人名にする場合は「様」を、人事課など部署名にする場合は「御中(おんちゅう)」を使います。

人事担当者の名前がわかるときはなるべく個人宛にお礼のメールを送ることをおすすめします。誰でも、部署名だけでなく個人の名前が入ったメールをもらうほうが丁寧な印象を受けますし、それだけで好感度も変わっています。名前はフルネーム、名字だけのどちらでも問題ありません。

たとえば、担当者が複数人いる場合は、「○○様、○○様」と並べて書いて構いません。名前の漢字が定かでない場合は、カタカナを使って書くことも可能です。カタカナ表記に抵抗があるときは、部署名を用いてもよいです。

改行

メールを書くときは、相手が読みやすいように改行を入れる必要があります。改行は文章の途中でも構いません。改行が多すぎるのも見にくいため、1行は20~30字程度で区切るようにすることをおすすめします。

社会人として仕事をしている人でも、改行をあまり使わずにメールを書いている人はいますが、読んだ側は内容の把握に時間がかかってしまいます。伝えたいことをスムーズに伝える技術は社会人として必須であるため、就職活動をしているうちから読む人に配慮したメールの書き方を徹底しましょう。

長文

志望度が高い企業であればあるほど、説明会のお礼メールが長文になってしまうこともあります。とはいえ、人事担当者は忙しいため、それをすべて読むことができるとは限りません。また、長文のお礼メールを時間をかけて書いて送ったところで、選考に劇的によい影響を与えられる場合はあまり多くはありません。

志望度が高く、説明会のお礼をたくさん伝えたい場合は、それが伝わるようなことばをづかいを意識し、なるべく簡潔に伝えることを意識しましょう。メール本文に「貴社が第1志望ですが、説明会を聞いて志望度がさらに高まりました」という一言を添えてもいいですし、選考へ進む意気込みを一言でまとめてみるのも効果的です。

企業側はお礼メールをどう捉えているか

説明会のお礼メールの例文|参加/企業側・書き方や注意点

説明会が終わったらお礼メールを出したほうがいいとはいっても、企業側がそれをどう捉えているかとても気になるところです。

お礼メールは説明会に参加した人が全員必ず送っているとは限りませんが、説明会への参加者が多ければ多いほど、人事担当者にはたくさんのお礼メールが届くはずです。そのため、担当者が忙しければ忙しいほど、お礼メールはきちんと読まれていない可能性もあります。

説明会のお礼メールは送るべきですが、そのような点を考慮するとメールを送るのにあまり時間をかけるのはもったいないでしょう。仮にきちんと読んでもらえるとしても長文は読みづらいため、企業への思いは選考で語ることにし、お礼メールは簡潔な内容にすることをおすすめします。

説明会のお礼メールが来た時の返信の書き方

説明会のお礼メールの例文|参加/企業側・書き方や注意点

人事担当者として、学生から説明会参加のお礼メールを受け取った場合、どのような対応をすべきか悩むでしょう。基本的には、それに個別に返信はしなくても大丈夫です。

メールを読んで気になる学生がいれば、選考の際に参考にすることもできます。学生はそれを期待してお礼のメールを送っていることが多く、メールの書き方のテンプレートのようなものが出回っているため個人差は出にくいですが、そのなかでもオリジナリティをもった学生がいれば要チェックです。

説明会のあとはお礼メールを出そう

説明会のお礼メールの例文|参加/企業側・書き方や注意点

説明会のお礼メールは就職活動において必須のものではありませんが、送ることができると企業とのやり取りをより円滑にさせる効果を期待できます。受け取った担当者には、少なからずビジネスマナーを理解しているという印象を与えることもできます。

お礼メールで基本的に書くべき内容は決まっているため、書き方も難しくはありません。一つ自分らしい言葉づかいで書いたテンプレートを作成しておき、いざというときにそれを使用してスムーズにお礼メールを送れるようにしておくのがおすすめです。

これまでビジネスメールを書く機会があまりなかった場合は練習を兼ねて、お礼メールを作成してみるといいでしょう。実際に働き始めると、メールでお礼の文章を作成する機会はとても多いため、早い段階で慣れておくと後からとても楽です。

ちょっとした気づかいで、就職活動を上手にすすめていきましょう。

Latests