説明会のお礼メールの例文｜参加/企業側・書き方や注意点

企業側の説明会のお礼メール例文

【例文】
本日はお忙しい中、弊社説明会にご参加いただき、誠にありがとうございました。
少しでも会社の雰囲気を掴んでいただけたようであれば幸いです。

今後の選考への参加をご希望される方は、本日お渡しいたしましたエントリーシートのご提出をお願いいたします。

弊社についてより詳しく知りたいことがあれば、ホームページにさまざまな情報を記載しておりますので、ぜひ一度ご覧になってみてください。

http://○○○○.jp

本日は誠にありがとうございました。選考で皆様にまたお会いできることを、弊社社員一同楽しみにしております。

日程変更のお礼

説明会の日程変更のお礼メールの書き方

急な用事が入りそうな場合でもなるべくなら説明会を優先し、用事の日程を調整すべきです。ただし、大学の成績にかかわることや体調などやむを得ない事情があるときは、企業担当者へ連絡し、説明会の日程を変更してもらうことも可能です。

説明会の日程変更を依頼し、無事に説明会の日程変更をしてもらうことができたら、しっかりとお礼のことばを伝えましょう。また、説明会に参加したあとに送る説明会参加のお礼メールでも、再度日程変更をしてもらったことに対するお礼の気持ちを添えるとよいです。

説明会日程変更へのお礼メール例文

説明会参加日時の変更をしていただき、誠にありがとうございます。

この度は私の個人的な都合により、無理を申しまして大変ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。

説明会当日は、貴社への理解が深められる絶好のチャンスと思っております。
貴社の社員の皆様にお話を伺うのをいまからとても心待ちにしております。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

説明会のお礼メールでの書き方や注意点

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説明会のお礼メールはただ送ればいいというものではありません。効果的な送り方ができなければ、あまり送る意味がないです。就職活動期間は時間も限られているため、やるからにはしっかりと意味のある行動をとるようにしましょう。

企業への説明会のお礼メールは、たくさんの参加者が送る可能性が高いです。そんななかでも、人事担当者の目に留まるようにするためには、わかりやすく簡潔な内容にすることはもちろん、タイミングもとても重要です。

ここから、説明会のお礼メールを書くうえでの注意点に触れながら、書き方について説明していきます。

件名

件名は「【○○大学 ○山 □子】説明会のお礼」のように、メールの内容と送り主が一目でわかるようにしておきましょう。人事担当者は膨大な数のメールを開くことになるため、一目でわかりやすい内容は見やすくて好感がもたれやすいです。

面接のお礼メールに限らず、メールを送る際にはメールの内容と送り主が一目でわかるようなタイトルをつけ、相手にすぐに内容が伝わるような配慮をしましょう。

タイミング

説明会のお礼メールは、必ず説明会のあとその日のうちに送りましょう。ビジネスはスピードが命です。できることなら説明会が終わった直後に送るのがとてもおすすめです。

説明会が終わってすぐの時間は、ほかの参加者も移動中でメールを送ることはできません。また、説明会のお礼メールは丁寧な文章で書かなければならないため、慣れていないとメールを書くのに時間がかかります。

そんななか、まっさきにお礼のメールを送ることができれば、人事担当者もいい意味で驚きますし、もしかすると一目置かれる存在になることもできるでしょう。説明会終了直後にメールを送るのが難しいとしても、なるべく早い段階でメールを送りましょう。

遅れてしまったとき

説明会のお礼メールはできるだけはやく送るべきですが、場合によっては少し遅れてしまうこともあるでしょう。遠方からの説明会参加で移動に時間がかかる場合や、送信したはずのメールが送信エラーで遅れていなかった場合などが考えられます。

そんなときは少し不安になるでしょうが、どうしてもメールを送りたい場合は気が付いた時点でメールを送信しましょう。

とはいえ、説明会のお礼メールがきたかきていないかをいちいち把握しようとする企業は基本的にはないため、遅れてしまったときはメールを送らなくても問題ありません。むしろ、説明会が終わってしばらくしてから人事担当者にメールが届くとなると、悪い意味で目立ってしまうこともあります。

様、御中

メールを書くときも、敬称のつけ方は手紙と同様です。メールの宛名を個人名にする場合は「様」を、人事課など部署名にする場合は「御中（おんちゅう）」を使います。

人事担当者の名前がわかるときはなるべく個人宛にお礼のメールを送ることをおすすめします。誰でも、部署名だけでなく個人の名前が入ったメールをもらうほうが丁寧な印象を受けますし、それだけで好感度も変わっています。名前はフルネーム、名字だけのどちらでも問題ありません。

たとえば、担当者が複数人いる場合は、「○○様、○○様」と並べて書いて構いません。名前の漢字が定かでない場合は、カタカナを使って書くことも可能です。カタカナ表記に抵抗があるときは、部署名を用いてもよいです。

改行

メールを書くときは、相手が読みやすいように改行を入れる必要があります。改行は文章の途中でも構いません。改行が多すぎるのも見にくいため、1行は20～30字程度で区切るようにすることをおすすめします。

社会人として仕事をしている人でも、改行をあまり使わずにメールを書いている人はいますが、読んだ側は内容の把握に時間がかかってしまいます。伝えたいことをスムーズに伝える技術は社会人として必須であるため、就職活動をしているうちから読む人に配慮したメールの書き方を徹底しましょう。