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2018年02月08日

学生のメールの署名の書き方・企業や教授へ送る際の署名の例文

メールの署名、まだ学生だからいいやとサボってはいませんか?あんなに地味な見た目ですが、署名はきちんとしたメールとして認められるためには必須です。そこで、今回は署名の書き方や注意点などを紹介します。学生のうちからビジネスマナーを身につけたい方、要チェックです。

学生のメールにも署名は必要?

学生のメールの署名の書き方・企業や教授へ送る際の署名の例文

メールマガジンを最後までスクロールしたときにたどり着く、企業名や連絡先が書いてある部分を「署名」といいます。署名にはどこの誰から送られたメールであるかを示す役割があり、企業から送られてくるメールの文末には、ほとんど署名がついています。業種にかかわらず、社会人が送るメールには署名が必ずついているものと考えても差し支えありません。

あまり意識したことがないという方もいるでしょうが、大学生のメールにも、実は署名をつけるべきです。署名があるからといって褒められるわけではありませんが、署名がないと社会常識が欠如していると見なされてしまうことがあるからです。

そこで今回は、大学生が送るメールの署名について、押さえておくべきポイントを紹介します。早いうちから慣れておけば、将来きっと役に立つはずです。

学生用メールの署名文の書き方

所属と名前

学生のメールの署名の書き方・企業や教授へ送る際の署名の例文

署名の最初は、所属と名前にすると良いでしょう。

所属とは、大学名・学部・学科・学年などのことです。所属の次は、フルネームで名前を入力します。最近の名前は変わった読み方をするものが多いので、忘れずにフリガナもふりましょう。漢字表記の後に( )でフリガナを入れたり、ローマ字で読み方を補足したりするなどの方法があります。

自分は苗字も名前も平凡だからフリガナはいらないのではと考える方もいるでしょうが、それでもフリガナはあった方が親切です。一見漢字はよく見るものでも、読み方が変わっている場合もありますから、相手に判断を委ねるようなことはせずに、間違いの元はあらかじめ取り除いておきましょう。

メールアドレス

学生が陥りやすいのが、メールアドレスに潜む落とし穴です。

ありがちなのは、家族や学生仲間くらいにしかメールを送らないだろうと油断して、過度に個性的なメールアドレスを設定していたことを忘れ、そのまま署名に使ってしまうパターンです。

たとえば、彼氏・彼女の名前や誕生日を入れたものであったり、好きなアイドルの名前や「love」などの語を入れてしまっていたりするような例が挙げられます。メールアドレスを設定した学生本人は忘れるほど慣れきっていても、メールを送られた側の目にはつきやすいはずです。

教授や企業などに送るメールの署名用に、苗字や生年月日、その他適当な英数字を組み合わせたメールアドレスを作っておくと、いざというときに恥ずかしい思いをしなくてすみます。友達に送るものではありませんから、顔文字などの使用も控えましょう。

住所

学生のメールの署名の書き方・企業や教授へ送る際の署名の例文

大学生であれば、実家から大学に通っている方と、親元を離れて一人暮らしをしている方とがいるでしょう。メールの署名に選ぶのは現住所の方が適当なため、一人暮らしをしている学生の方は今住んでいるアパートなどの住所を入力してください。

ついつい忘れがちなのが、郵便番号です。きちんと郵便マークを頭に入れると、相手が目にしたときに「ここからが住所なんだな」と一目瞭然になります。

郵便番号を入れた後は、改行して都道府県名から住所を入力していきます。アパートやマンションに住んでいる場合は、建物名や棟数、部屋番号まで省略せずに書きましょう。住んでいる町の漢字などは誤字が出やすいので、入力後はしっかりと確認することも大切です。

住所は企業へのメールの署名には必須ですが、教授用の署名には必ずしも必要なわけではありません。研究室の先輩のメールなどを参考に、入れるか入れないかを検討してみるとよいでしょう。

電話番号

学生のメールの署名の書き方・企業や教授へ送る際の署名の例文

所属・名前・メールアドレス・住所ときたら、最後は電話番号です。

学生の場合はほとんどの方が携帯電話を使っているでしょうが、実家に住んでいる方は実家の固定電話と自分の携帯電話、両方の番号を入力しましょう。その際、パッと見て固定電話と携帯電話の区別がつくように、番号の前に「実家」「携帯」などと入れると親切です。一人暮らしをしていて固定電話が自宅にないという方は、携帯電話の番号だけで構いません。

スマートフォンなどの場合は、ハイフンを入れずに番号を入力すると、電話をかけるときにその部分をタッチするだけで繋がるので便利ですが、メールの署名に電話番号を載せる際はハイフンも入れます。企業の場合はパソコンでメールを確認することの方が多いことから、タッチパネルでは重宝される機能も意味をなさないためです。

また、ハイフンを入れることで、文字が詰まっていない分すっきりとして見えることもポイントです。

英語版署名は順番に注意

留学生や、社内文書が英語に統一されている企業宛にメールを送る際、英語でメールを作成することもあるでしょう。その場合は、もちろん署名部分も英語となります。

英語の場合は、日本語のときと署名の順番が多少前後するので注意が必要です。ビジネスマンであれば会社名や役職名などの順番にも留意しなければなりませんが、学生の場合はそれほど複雑ではありません。

まずは、名前から入力します。このとき、「名前-苗字」の並びにした方がより自然な印象となります。次に所属がきますが、学科・学部・大学名と、小さい方から始めて大きな方が後にくるように書きましょう。所属がすんだら、次に住所が続きます。住所の書き方も日本とは逆で、番地から町、都道府県名、郵便番号とさかのぼる形で入力します。

最後に、メールアドレス・電話番号の順に載せたら、英語版署名の完成です。後ほど例文を紹介するので、参考にしてみてください。

学生が企業に送るメールの署名例文

学生のメールの署名の書き方・企業や教授へ送る際の署名の例文

署名の基本的な構成や、学生が署名を作るうえで気をつけるべきポイントなどを説明してきましたが、ここからは実際に署名例文を紹介します。

アルバイト先宛の署名

……………………………………
〇〇大学法学部 法律学科3年
鈴木 一郎(すずき いちろう)
mail:xxx.xxx.xx@oo.co.jp
〒111-1111
東京都〇〇区〇〇町1-1-1
携帯tel:080-xxxx-xxxx
……………………………………

アルバイト先へ送るメールであれば、基本的な構成に則っていれば、就職活動ほど隙のない署名にしようと力む必要はありません。実家暮らしの学生であっても、携帯電話の番号を載せれば不都合はないでしょう。

ただし、メールの文面はビジネスマナーを押さえて考える必要があります。学生のアルバイトだとしても、仕事をしていることに変わりはありません。しっかりとした文面に型を押さえた署名を貼付することで、社会人としての意識が高い学生だという印象を抱いてもらえるはずです。

就職活動

学生のメールの署名の書き方・企業や教授へ送る際の署名の例文

----------------------------------------
〇〇大学経営学部 経営学科4年
山田 花子/YAMADA HANAKO
E-mail:xxx.xxx.xx@oo.co.jp
〒000-0000
埼玉県〇〇市〇〇1-1
◇◇◇プラザ303号室
携帯tel:080-xxxx-xxxx
実家tel:xx-000-xxxx
----------------------------------------

メール内容と署名の中身の他にもう一つ、署名の外枠を派手にしないよう注意しましょう。署名の外枠に☆や◎などを使うと、企業に学生気分が抜けていないと判断されかねません。個性やセンスは面接や採用試験などで発揮するものと心得て、メールの署名は見やすさとわかりやすさを重視しましょう。

英語版

----------------------------------------------------------
Ichiro Suzuki
Psychology,the Department of Literature,〇〇University
9-8-8,〇〇city,〇〇wards,Tokyo 000-0000
E-mail:xxx.xx.xx@oo.co.jp
Tel:000-0000-0000
----------------------------------------------------------

学生らしいしっかりとした英語でメールの署名を書くことができたら理想的です。所属と住所を書く順番に気をつけましょう。住所に関しては必ずしも町を「city」などと置き換える必要はありません。自信がない場合は、日本語の住所をローマ字表記にするだけでも充分です。

学生が教授に送るメールの署名例文

研究室

学生のメールの署名の書き方・企業や教授へ送る際の署名の例文

〇〇大学文学部 日本文学科3年
山田 花子(やまだ はなこ)
E-mail:xxx.xx.xxx@oo.co.jp
Tel:080-0000-0000
学籍番号:12A00000

まず、所属をしっかりと書くことと、すぐに連絡を返せるメールアドレス・電話番号を書くことを意識しましょう。署名の最後には学籍番号を添えると、教授がレポートを回収するときなどに他の学生のメールとの区別がつけやすくなります。

また、実家暮らしの学生であっても、固定電話の番号までは入れなくても大丈夫です。メールアドレスは基本的には学校から学生一人ひとりに配布されているものを使うか、研究室用のアドレスを作って使用しましょう。

教授用の署名は、学生として必要な情報が過不足なく入っているかということを意識して作るのがポイントになります。

署名は定型に忠実に見やすさを重視して作ろう

学生のメールの署名の書き方・企業や教授へ送る際の署名の例文

大学生は、教授や企業に何かとメールを出す機会が多いです。そこで、メールに署名はついているか、またきちんとした署名が書けているかで、信頼の厚い学生と思われるか、悪い意味で学生らしい学生だと思われるかが決まります。

署名のルールは至ってシンプルです。所属、名前、メールアドレス、住所、電話番号が入っていること、顔文字や余計な記号は使わないこと、外枠はシンプルにすること、この三つが守れていれば、学生としての署名は完璧です。

社会人になると、学生の頃に比べてメールを送る機会がグッと増えます。いくら本文が立派でも、署名のないメールは完全とはいえませんから、学生の早いうちから練習を兼ねて署名の雛形を作ってみてはいかがでしょうか。記号も顔文字もない地味な看板ではありますが、署名はそれが正解です。見やすくわかりやすい署名を心がけて、教授からも企業からも信頼を勝ち取りましょう。

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