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2017年10月25日

就活メールの件名で好印象を残すコツと例・返信メールはRe残す

就活の際にメールで相手企業とやり取りをする際、友人同士でしかメールをしたことのない就活生には戸惑うことも少なくありません。マナーを守った丁寧なメールは、それだけで相手に好印象を与えます。そこで就活で使うメールの基本と、注意したいポイントを詳しくご紹介します。

就活の返信メールで気を付けること

就活メールの件名で好印象を残すコツと例・返信メールはRe残す

就活では多くのメールを色々な相手とやり取りすることになります。そのためきちんとメールのマナーを守って、見やすいメールを送ることができる人は、好印象を与えます。

しかし改まったメールを出す機会の少ない学生の方は、就活を始めてからどのように書けばいいのか戸惑いがちです。そこで今回は、就活の際に出すメールで注意したいポイントや、例文をご紹介します。

返信の際、件名を変えない

就活の時、企業から面接などの日程について問い合わせのメールが来た場合、そのメールに返信をするため、件名は「Re.○○(届いた時の件名)」となります。基本的にはこの件名を変えないことがマナーです。

その理由は、毎日多くのメールを受信する企業では、メールの振り分け機能を使っています。さらにそのメールが重要かそうでないかを件名で判断しますので、そのまま残して返信するのが相手への気遣いとなります。

Reはつけたまま

メールをそのまま返信した場合には、件名に「Re.」がつきます。この「Re.」は消さずにそのまま送るのがマナーです。ただし同一のメールの返信が重なると、一部のメーラーや携帯メールでは、「Re.Re.」と繰り返されることになり、件名が見づらいです。この場合は「Re.」を一つだけにして見やすくすることも必要となります。

ただし相手によっては「Re.○○(元の件名)」と返信されることを失礼と考える人もいます。就活でメールを送る際、企業宛の返信の場合は、相手がどんな人かは判断できませんので、さらに丁寧に返信をしたいと考える場合には、「Re.○○(元の件名)>頂きましたメールの返信です」と付け加えてもいいでしょう。

応募の就活メールの件名で好印象を残すコツと例

就活メールの件名で好印象を残すコツと例・返信メールはRe残す

就活の際、会社への応募で、説明会や面接などの日程調整もメールで行うことが増えていますが、この時の返信メールで、相手に好印象を与えるためにはどんな書き方をすればいいのかを詳しくご紹介します。

エントリー

直接会社にメールしてエントリーする場合、企業名や担当者名ははっきり分かっていますので、こちらもきちんと身分を明らかにして、要件を簡潔に書いて送る必要があります。

・件名
応募、エントリーであることをはっきりと明記しましょう。

・宛名
企業名、担当者名を明記します。「○○株式会社 採用担当者○○様」

・本文
時候の挨拶に続いて、大学名、所属、名前を明記しましょう。最後の署名で書くのであれば、氏名だけでも構いません。何がきっかけでエントリーしたのか、また会社に対する印象なども書くようにします。

・結びの言葉
「よろしくお願いいたします」を必ずつけるようにします。

・署名
所属や氏名に加え、メールアドレスや携帯電話の番号など、連絡先を書くようにしましょう。

就活で企業にメールを出す場合、ほとんどが相手に初めて出すメールですので、「初めまして」を忘れないようにし、適宜改行を入れて読みやすくしましょう。

説明会出席

就活で企業や会社の説明会の出欠を問うメールを受け取った場合、返信する際には出席か欠席かを一番最初に書くことが必要です。件名では返信になりますので、出欠は本文で書きます。

例文:○○大学の○○と申します。先日は説明会のご案内をありがとうございました。
下記日程で参加させていただきますので、よろしくお願いいたします。
○月○日 午前10時
当日はどうかよろしくお願いいたします。

面接参加

就活では面接の日程の連絡もメールで送られますが、この場合先方から日時や時間の指定をされていることがほとんどです。それで問題がなければ、返信で確認の上でも再度日程や時間を本文で明記します。

例文:○○大学の○○と申します。このたびは面接日時のご連絡をありがとうございました。
○月○日の午後1時の面接につきまして、承知いたしました。
当日はどうかよろしくお願いいたします。

書類添付の就活メールの件名で好印象を残すコツと例

就活メールの件名で好印象を残すコツと例・返信メールはRe残す

エントリーシートや履歴書を先方にメールで送付し、選考してもらう就活の方法も増えてきています。ただし断りもなく大容量のデータを送ることは、スパムメールを受け取られ、きちんと見てもらえない可能性もあります。

件名できちんと内容が確認できるメールにするために、好印象を与える件名の付け方を知っておきましょう。

エントリーシート

就活で必要となる企業へのエントリーシートを送るときの件名は、「エントリーシート送付の件」とします。担当者の名前が分かっているときには、「担当○○様へ エントリーシート送付の件 ○○大学○○」と明記すると、すぐに気がついてもらえます。

履歴書

就活で企業に提出する履歴書をメールに添付して送信する際は、エントリーシートと同じく、「履歴書送付の件」と件名に入れるようにしましょう。

課題

就活で面接後に課題を指示されることがあります。この課題をメールで送信するよう指示された場合、エントリーシートや履歴書と同じく、件名は「~送付の件」とするのがマナーです。

ただし課題の内容が分からないと、相手にも伝わりません。指示されたものが小論文であれば「小論文送付の件」とし、所属と氏名を明記した件名で送るようにしましょう。

お礼の就活メールの件名で好印象を残すコツと例

就活メールの件名で好印象を残すコツと例・返信メールはRe残す

就活の折々にお礼のメールを送付することで、気遣いができる人として相手に好印象を与えます。ただしお礼のメールでも型にはまった毎回同じ文面の繰り返しでは、相手に印象づけることはできません。そこで覚えておきたいお礼メールの例文を詳しくご紹介します。

面接のお礼

面接の後に送るメールは、面接をして頂いたことのお礼という面ではなく、面接を突破する一つの手段として考えて作成する必要があります。面接では伝えきれなかったこと、面接で感じたことややり取りの感想、さらに入社したいという強い意欲を伝えましょう。

面接が終わった後、早めに送ること、忙しい相手のことを考え、なるべく短い文面にすることが大切です。

説明会のお礼

説明会のお礼のメールは、就活の大きな一つのステップです。多くの就活生とやり取りする場であるため、企業にきちんとお礼のメールをする人は少なく、逆にチャンスともいえます。

メールでは時間を取ってくださったことへのお礼と共に、説明会を受けた感想や、相手企業の印象など感想を書きましょう。次回につながるようなメールにすることが大切です。

お詫びの就活メールの件名で好印象を残すコツと例

就活メールの件名で好印象を残すコツと例・返信メールはRe残す

やむを得ず、相手企業に断りのメールを出すことも就活では多くなります。お願いやお礼のメールと違い、書きづらい面もありますが、別の企業に就職した場合でも、断った相手企業と何らかの形で、またつながりを持つ可能性も十分にあります。

自分のためだけでなく、今後就活をする後輩のためにも、丁寧なメールを作成するよう心がけましょう。

説明会のキャンセル

やむを得ない理由で説明会をキャンセルする場合は、事前に必ず連絡を入れることが必要です。

メールの場合は、件名で「説明会欠席のご連絡」といった分かりやすいものを入れるようにしましょう。合わせていつ開催の説明会なのか、日時と時間を明記した上で、「お忙しい中、お手数をおかけて申し訳ございません。どうかご了承の程、よろしくお願い申し上げます」とお詫びの言葉で締めましょう。

選考辞退

就活中にエントリーしたものの、選考を辞退したいと考えた場合にも、事前に連絡が必要です。他の企業に内定したため、といった理由ではなく、諸事情ややむを得ない理由で、と明記すれば問題ありません。何よりも準備をしてくださった担当の方へのお詫びの言葉を忘れないようにしましょう。件名で「選考辞退の件」と明記することも大切です。

面接辞退

面接を辞退する際も、当日黙ってキャンセルなどはしてはいけません。辞退することにした時点で、すぐに連絡をしましょう。件名で「面接辞退の件」とし、やむを得ない事情により、面接を辞退させていただきます、と理由を書きます。なお、面接までしてくださったことへのお礼も忘れずに書くようにします。

内定辞退

内定が決まったのに辞退せざるを得ない場合は、メールでも辞退は可能ですが、メールを出した後電話でもお詫びをすることが大切です。内定の辞退をする場合は、早めに連絡をすると共に、メールでまず担当の方に深くお詫びをし、相手の期待に応えられなかったことを謝罪します。

遅刻

基本的に遅刻の場合はメールで連絡をするのではなく、電話でするのがマナーです。ただし学業などの都合で、事前に遅刻することが分かっている場合には、担当者に遅刻することを伝えましょう。可能であれば日程の変更をしてもらえる可能性もあります。件名には「○月○日の面接(説明会など)の件」とし、遅刻の理由をきちんと伝えましょう。

就活メールの件名に自分の名前は書くべきか

就活メールの件名で好印象を残すコツと例・返信メールはRe残す

件名はメールの内容を明記しておくことに加え、送信者の名前も明記してあると受け取る側も誰からのメールなのかがすぐに分かります。

就活の時には多くの人が担当者にメールを送ります。署名や差出人の名前も、大学名や氏名を明記することで、担当者に好印象を与えますので、忘れないようにしましょう。

就活のメールはタイミングが大切

就活メールの件名で好印象を残すコツと例・返信メールはRe残す

メールはすぐに相手に届けることができる便利なツールですが、相手のことを考えて送る必要があります。メールは必ず相手の就業時間内に送り、返信は受け取ったら早めにすること、そしてお礼はタイミングを逃さず、すぐに送ることが大切です。

電話や手紙と同じく、メールも相手に対する礼儀を持って、使いこなすようにしましょう。

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