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2017年10月30日

説明会のキャンセルメールの書き方と例文・送り方のマナー

企業説明会をメールでキャンセルしたことはありますか?説明会は就活では大切なものですが、スケジュールによってはキャンセルしなければならない場合もあります。キャンセルの方法は主にメールですので、その正しい書き方などを知っておきましょう。

説明会のキャンセルメールの書き方と例文は?

説明会のキャンセルメールの書き方と例文・送り方のマナー

就活ではやらなければならないことはたくさんあり、スケジュール管理は非常に難しいです。志望する業界や企業を決め、それらの研究や分析を行ったり、履歴書の作成や面接の対策などやることは山積みです。

その上企業説明会にも参加する必要がありますし、どれだけ綿密なスケジュール管理を行っても、予定が重なってしまう場合もあります。一度予約した説明会は参加することが基本ですが、予定が重なってしまってはキャンセルせざるをえません。

無断欠席は絶対にNGですので、企業に説明会キャンセルの旨を伝えましょう。説明会をキャンセルするときは基本的にはメールで連絡しますので、キャンセルメールの例文を参考に書き方を覚えておきましょう。

例文

株式会社○○ ○○部 採用担当○○様
いつもお世話になっております。○○大学文学部の○○と申します。この度4月1日(木)の12時に○○ビルで開催予定の説明会への参加を予定しておりましたが、諸般の事情によりキャンセルして頂きたく、ご連絡いたしました。

本来であれば直接お伺いして伝えなければならないところ、メールでのご連絡になってしまい申し訳ございません。お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

失礼にならない説明会キャンセルの理由の書き方は?

説明会のキャンセルメールの書き方と例文・送り方のマナー

一度予約した説明会に参加せず、キャンセルすることは企業に対して失礼にあたりますが、予定が重なってしまった場合はキャンセルしなければなりません。キャンセルのメールを送らずに無断で説明会を欠席してしまうと余計に失礼にあたりますので、必ずメールなどで連絡しておきましょう。

またキャンセルメールを送る場合は、説明会をキャンセルする理由も大切です。理由も伝えずにただキャンセルをお願いするのは失礼ですので、誠実な対応としてなぜキャンセルするのか、その理由もメールに明記しておきましょう。

キャンセルの理由もメールの書き方によっては失礼になる可能性もありますので、失礼にならない書き方を心がけましょう。

内定

他の企業から内定をもらい、就活をそこで辞めるため説明会をキャンセルする場合は、内定をもらったからと露骨に理由を明記するのはNGです。企業への志望度が低いことをわざわざ伝える必要はありませんので、諸般の事情により、など言葉を濁してキャンセルメールを送りましょう。

体調

体調不良により説明会をキャンセルする場合は、体調不良でキャンセルしますとメールに明記しましょう。体調不良はそのまま伝えても問題はない理由ですし、キャンセルしても仕方のない理由ですので、失礼にあたることはありません。

単に体調不良だからとキャンセルを伝えるだけではなく、次回は体調を整えて必ず参加したいなど、説明会に対する意欲も一緒にメールに記すことで好印象を与えることもできます。

熱が出て説明会をキャンセルする場合も同じく体調不良が原因であるとメールで伝えましょう。熱が出たからといって病状を細かく必要はありません。総じて体調不良で問題ありませんので、キャンセル理由は簡潔に記しましょう。

風邪

風邪で説明会をキャンセルする場合も熱やその他の体調不良の場合と同じです。体調不良を理由にしてキャンセルのメールを送りましょう。

インフルエンザ

インフルエンザでキャンセルする場合は後に面接などが控えているのであれば、体調不良であると記した後にインフルエンザであると記しましょう。多少の熱や風邪であれば無理をしてでも選考に参加することはできますが、インフルエンザの場合はそうではありません。

たとえ面接を受けられる元気があったとしても外出してしまうと菌をまき散らし、企業や他の就活生の迷惑になってしまいます。インフルエンザの場合は企業も配慮して、面接日を後日にずらしてくれる場合もありますので、直近に他の予定などが入っている場合は、インフルエンザであることを伝え、今後の対応を企業に委ねましょう。

説明会のキャンセルメールの送り方のマナーは?

説明会のキャンセルメールの書き方と例文・送り方のマナー

説明会のキャンセルメールは内容やキャンセルする理由だけではなく、送り方にもマナーがあります。送り方のマナーを守ることができていなければ、印象は悪くなってしまいますし、さらに失礼を重ねてしまうことになりますので、注意が必要です。

また送り方によっては企業に正しくキャンセルの旨が伝わらない場合もありますので、しっかりとキャンセルメールを届けるためにも、送り方のマナーを身に付けておきましょう。

深夜は避ける

説明会のキャンセルメールを送る場合は、送信する時間帯にも注意が必要です。深夜帯などの時間にメールを送ってしまうと非常識だと思われる可能性が高いので注意しましょう。メールはいつでもどこでも送ることができ、便利なものですが、送る時間帯にもきちんとマナーがあります。

基本的には企業の営業時間中にメールを送るのがマナーですので、キャンセルしなければならないと分かっても夜遅くであれば、翌日に連絡しましょう。

当日のメール連絡は避ける

説明会のキャンセルメールは当日に送るのはNGです。基本的には1日以上前に送信しましょう。説明会当日は企業の人も忙しく、メールをチェックしている暇がない場合もあります。当日に説明会のキャンセルメールを送ったとしても企業の人がチェックする可能性はかなり低いです。

せっかく連絡してもそれが正しく伝わっていなければ意味はなく、無断欠席と同じ扱いになってしまいます。説明会をキャンセルする場合は基本的にはメールで連絡しますが、当日にキャンセルする場合に限っては、確実に伝えるためにも電話で連絡しましょう。

直前はNG

説明会を当日にキャンセルする場合は、メールではなく電話で連絡することがマナーですが、それも直前の連絡になってしまうとマナー違反です。開始直前では忙しく電話に出られない場合もありますし、電話がつながったとしても失礼ですので、キャンセルしなければならないことが分かれば、その時点ですぐに連絡しましょう。

署名は必要か

ビジネスメールでは、メールの本文の後ろに名前や連絡先などを記した署名が付けられています。就活でもこれを付けてメールを送ることが大切であり、説明会のキャンセルメールをする場合も当然、署名は必要です。

署名がなければビジネスメールのマナーが守れていないとしてマイナスの印象を与える可能性がありますし、本人がキャンセルを申し出たということを明確にするためにも、必ず署名をつけてキャンセルメールを送りましょう。

説明会のキャンセルメールの正しい件名の付け方は?

説明会のキャンセルメールの書き方と例文・送り方のマナー

就活ではメールの本文だけではなく、件名にも工夫が必要です。ビジネスメールは件名を見ただけで内容がすぐにわかることが大切ですので、件名も分かりやすく、簡潔に記したのを付けましょう。

お詫び

説明会のキャンセルメールの件名としては、「〇月〇日の説明会のキャンセルについて」など見ただけで内容がわかるものにしましょう。ここでポイントなのはいつの説明会かを明記することです。企業によっては数日に分けて、複数回説明会を行っている場合もありますし、どの説明会のキャンセルなのかを明確にしましょう。

またキャンセルメールはお詫びの気持ちを伝えることも大切ですので、「○月○日の説明会キャンセルのお詫び」などの件名を付けてもいいでしょう。

キャンセルメールもマナーが大切

説明会のキャンセルメールの書き方と例文・送り方のマナー

説明会のキャンセルメールの書き方と例文や失礼にならない説明会キャンセルの理由の書き方、説明会のキャンセルメールの送り方のマナーや説明会のキャンセルメールの正しい件名の付け方などを紹介しましたが、キャンセルメールはとにかく失礼を重ねないことが大切です。

説明会をキャンセルすること自体失礼にあたりますので、メールで失礼を重ねないようマナーをしっかりと守ることが大切です。キャンセルメールのマナーをしっかりと守っていれば印象が悪くなるのを防ぐことができますし、場合によっては好印象へと転換できる場合もあります。

説明会のキャンセルメールであっても気を抜かずに、しっかりと対策して就活を攻略しましょう。

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