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2017年11月20日

選考辞退のメールの例文とマナー・失礼にならない理由の書き方

就職活動中には、メールを送る機会も多く、また1社だけにエントリーされる方は殆どいらっしゃいません。そのため、エントリーしただけ選考辞退のメールを連絡をしなければなりません。社会人としてのメールのマナーを覚えて、相手の失礼のない選考辞退のメールを贈りましょう。

選考辞退メールの書き方と文例

選考辞退のメールや書き方を覚える前にまず注意する事は、選考辞退する企業の採用担当者の方に必ず連絡を入れることです。 自分自身が忙しかったり、採用担当者の方が忙しいからと言って後回しにせず、重要なことや必要事項をなるべく早く相手に伝えるというのは、ビジネスマナーとしての基本です。

選考辞退する会社だからと言って無下に扱わず、選考辞退することを決めたのであれば、迷惑をかけないために、早めに会社側に選考辞退の連絡を取りましょう。

選考辞退の連絡をせずに、迷惑をかけた企業や採用担当者の方と、今後どういった縁があるかも知れません。もしかしたら、採用された会社との取引きがあり、一緒に仕事をする場合だって考えられますから、社会人としても基本的なマナーは必ず守りましょう。

選考辞退の連絡をする相応しい時間

選考事態の連絡をするにあたって、メールという手段を選ばれた場合、たとえメールだからと言って、その企業の営業時間外に選考辞退のメールをすることは控えましょう。

就活時期は、採用担当者の方も忙しく、帰宅してからも遅くまで仕事をしている可能性もあります。選考辞退の連絡は、たとえメールであっても営業時間内にメールをして下さい。また、選考辞退のメールをしなければならなくなったのであれば、会社側との連絡はなるべく早く取りましょう。

企業側も応募者のために時間を調整してくれているものですので、面接の日ぎりぎりにメールで連絡をすると、かえって迷惑になってしまいます。

どうしても面接の日まで時間がないという方の場合は、なるべく電話で選考辞退連絡をしましょう。選考辞退の電話をするときは、企業のお昼休みや営業時間以外には連絡を控えましょう。選考辞退の連絡をする場合には、手紙を書く必要はありません。

選考辞退を連絡する際のメールのポイント

採用担当者の方が毎日数10通から数100通ものメールを受け取っています。そのため、選考辞退の連絡をメールでする際には、その膨大な数のメールの中からでもすぐに選考辞退のメールを見つけられるように、用件をはっきりと明記して下さい。

就職活動中に絶対やってはいけないこと

就職活動中に、やむを得ず選考辞退をする旨を企業側に伝えなければならなくなった場合には、連絡方法や断り方について悩むことが多々あるでしょう。

連絡方法が分からないからと言って、エントリーしたにもかかわらず選考辞退の連絡をしないまま、当日いきなりキャンセルする人も稀にいらっしゃいます。これは相手に印象を悪くするだけではなく、これから社会人になる人としての行為ではありません。

就職活動中でも、これから社会人になるという人なのですから、相手に無断で内定辞退、選考辞退をしないようにしましょう。

選考辞退を決めたのであれば、早い段階で選考辞退のメールをしましょう。

連絡方法には

選考辞退のメールの例文とマナー・失礼にならない理由の書き方

ほかにも面接が控えていたり、エントリーシートを考えたりと何かと忙しい就職活動中に選考辞退について、あれこれと悩んでいては時間が足りません。

そこでここでは、選考辞退の連絡に悩むことなく、次の面接に進める方法や、選考辞退をする旨をメールで伝える方法についてお話しします。

選考辞退の連絡をメールにする理由は

選考辞退の連絡をしなければならなくなったときは、最初にその連絡方法を決めなければいけません。選考辞退の連絡方法には、「電話」、「メール」、「手紙」の三つの方法があります。最近では選考辞退の連絡を、メールを使って連絡をする場合が多く見られるようになりました。

選考辞退の連絡をメールで行っても良いかどうかについては、悩まれる方も少なくないでしょう。結果から言うと、選考辞退の連絡をするためにメールを使っても良いかどうかというと、特に問題がありません。

選考辞退の連絡にメールを使っても良い理由は何かというと、就職活動の時期には、採用担当者の方も毎日忙しいため、選考辞退の連絡をする際に、電話がなかなか繋がらなかったり、選考辞退の連絡を文書に残しておいた方が、後々トラブルにならなくて済むためです。

就職活動中は人事担当者の方も忙しく、一人一人に電話で対応する時間がなかなか取れないため、膨大な人数の電話を受けているうちに、情報に漏れが出る可能性もないとはいえないためです。そのため、選考辞退の連絡に、メールは最も良い方法と言えるでしょう。

とはいえ、選考辞退をする旨をわざわざ手紙で書く必要がありません。手紙を書いた方が丁寧と考える方も多いでしょう。

ですが、選考辞退の連絡を、手紙によって念押しをする必要はありません。手紙が届いても企業の採用担当者の方は、何か大切な書類だと勘違いをして、余計な時間を取らせることになりますので、そういった理由から、選考辞退の連絡にはメールを選び、選考辞退の連絡をする場合は、手紙で連絡をする必要はありません。

選考辞退をするメールの一例

採用担当者の方には選考辞退をしたいという旨をはっきり伝えることが大切です。選考辞退の理由がどんなものであっても、企業側からしてみれば選考辞退することに変わりがないのですから、その際には選考辞退をする理由を明記せず、一身上の都合としておくのがよいでしょう。

採用担当者の方は毎日たくさんのメールを受信しています。その中で情報に漏れがなくきちんと読んでもらうためには、件名からすぐに内容が把握できるように書き込むことが重要なポイントです。

次に選考辞退をすること先に伝えます。採用担当者の方がメールを読んだ時に、一番の目的は何かということをすぐにわかる書き方をして相手に伝えることが肝心です。選考辞退の旨を最初に書いておくことで、採用担当者の方も内容が理解しやすくなります。

またその面接日時を記載しておくと、より相手の手間を省けます。選考辞退のメールの例文は次のものになります。

件名「面接辞退のお願い」

「株式会社○○
人事部○○様
お世話になっております。
私、○月○日○字から○次面接のお時間をいただいている○○と申します。
この度諸般の事情により、面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
○次面接の時間を確保して頂いたにも関わらず、大変申し訳ございません。
どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。」

氏名○○○○
住所〒○○○-○○○○
自宅住所(都道府県から町名、番地、建物名、号室まで正確に記載)
自宅電話番号○○○○

出典: https://ten-navi.com/hacks/interview-10-3417 |

選考辞退をすることに対しての謝罪を文章に添えましょう

せっかく自分に興味を持ってもらい、次のステップに移るチャンスを与えてくれたのに、選考を辞退するのですから、相手に対して謝罪をすることも忘れないようにしましょう。選考辞退をするにあたっての、謝罪を入れた例文は次のものになります。

「お忙しいなか、面接の日程を調整していただいたにもかかわらず、大変申し訳ありません。」

選考辞退をするとはいえ、これから社会人として働く大人として、ビジネスマナーをしっかりと守ったメールを送りましょう。別の会社に入社した後で、選考辞退した会社の人とか係わることもありますので、選考辞退の連絡にはマナーを守り、相手に失礼な態度をとったり、友達に送るときと同じ口調でのメールは控えましょう。

ビジネスメールのポイント

選考辞退のメールを送る際には次のことに注意しましょう。

・「件名」は簡潔にわかりやすく書くこと。
・「株式会社」は略さず、会社名を正式名称で記入すること。
・誰に宛てたメールなのか部署名も入れて、わかりやすく記入すること。
・内容は簡潔にわかりやすく記入すること。
・自体するにあたっての謝罪を入れること。
・自分の氏名と連絡先を必ず記入すること。

これらがきちんと守られているかどうかに注意をしてメールを書いて下さい。

やってはいけない選考辞退メールの文例

件名:「ご連絡」

「本文:○○様
お世話になっております。今度面接を予定している○○と申します。
大変申し訳ありませんが、面接を辞退させていただきますので、よろしくお願いいたします。
○○(氏名)」

出典: https://docoic.com/7218 |

まず件名だけを見てみると、これだけでは採用担当者の方が何の連絡かわかりません。件名はわかりやすく簡潔に記入しましょう。

次に会社名や部署名を加え、だれにあてたメールであるのか、きちんとわかりやすく明記しましょう。

本文に面接の日程を入れておかないと、どの人なのか、わざわざ調べなければなりません。また同姓同名の人がいる可能性もあります。

そのためこういった書き方では採用担当者の方にご迷惑になってしまいます。選考辞退の理由は書かなくても構いませんが、こういった書き方では謝罪の気持ちが全く感じとれません。社会人の例にとして、相手にお手間をとらせたという謝罪の言葉は必ず入れて下さい。

本文を見てもわかる通り、日程の調整をしてもらったというお礼や選考辞退をするお詫びがはいっていません。お礼とお詫びの言葉はもう一度入れるようにしましょう。

転職される方へ

転職活動を行っていて、応募している企業が一社だけという方はほとんどいらっしゃらないでしょう。就職先や転職先からの内定、または採用の連絡を受けるということは本当に嬉しいものです。ですが、たくさんの企業を同時に受けていれば、その中からどうしても選考辞退をしなければならない企業が出てきます。

多くの企業にエントリーしていればそれだけ、多くの企業の中から1社に絞り、エントリーした分だけ選考辞退をしなければならなくなります。

転職に成功した場合、選考辞退した企業と付き合いのある会社に入社する場合も考えられますので、その時に「あの時は大変お世話になりました」と胸を張っているように、選考辞退のメールや電話のマナーを守り、お断りする企業であっても失礼のないメールを送るよう心がけましょう。

新卒者と中途採用者との違い

新卒と中途採用の違いは、中途採用は新卒採用以外の不定期に行う人材採用のことを言います。中途採用とは、主に次の三つのものが当てはまります。

若手人材

大学卒業後3年以内の第二新卒者のこと、もしくは社会人経験が 3年から 5年程度ある方のことを言います。

即戦力人材

即戦力人材とはすでに社会人としての就業経験があり、社会人経験が 5年から 10年程度ある方のことを言います。

管理職人材

これは社会人経験が 15年以上経過している方のことを言います。

このように実務経験者を対象とし、その人の伸びしろやポテンシャルを中止する新卒採用に対して、中途採用の方に求められるのは人材のスキルと実績、即戦力になり得るかどうかとしての実力が測られます。まず中途採用の方はこれらのことを意識して下さい。

現在では、企業が人材育成に費用や時間をかける体力がないため中途採用の方を多く採用する傾向にあります。また企業側は、他の企業で培ってきたノウハウを求め、自社にはない異文化や経験を導入することを求めています。

よりやりがいのある仕事を求めて、積極的にキャリアアップをしたり、自分らしい働き方のバランスを実現するために転職する方も多く見られるようになり、新卒者に比べ中途採用者の方が転職しやすい現状ではあります。

何度か転職の経験のある方も初めて転職されるという方も、選考辞退する際のマナーを正しく行っているかどうか、もう一度確認する意味でも先行事態のメールや電話のマナーについて考えてみてください。

選考辞退メールの失礼にならない理由の書き方

選考辞退のメールの例文とマナー・失礼にならない理由の書き方

内定が出た時、または選考中の他社がある場合はどうしたら良いでしょうか。内定が出たのは嬉しいけれど、その企業が第一志望でなかった場合、または第一志望の企業がまだ選考途中であった場合、大志望の企業の選考結果が早くても1か月なのに対して、内定が決定した企業から 2週間以内に入社承諾書を足すように求められた場合はどのようにしたら良いでしょうか。

期限が来ても入社承諾書を出さない

まず入社承諾書を出さないというのは社会人のルールとして違反になります。期限が来ても提出がなければ、企業から早く出すように連絡が来ます。その時になって「他に選考途中の企業があるので」と言わなければならない場合、あなたの評価が下がってしまう恐れがあります。

期限が来ても提出がない場合、「企業側は入社する意思がない」、または「選考辞退する」と見なされることもあります。

期限までに入社承諾書を提出し第一志望の企業の結果が出たと辞退する

入社承諾書はとりあえず期限までに提出しておきましょう。そこで第一志望の企業に落ちたとしても、その企業を確保して置けます。

ですが問題となるのは、後で第一志望の企業の内定に合格した場合です。一度入社を決めた約束を断るのですから、場合によっては企業側の怒りを買ったり、退職を承諾していただけない場合もあります。

また内定が決まった企業の面接において、ほかに受験中の企業があることを知っている場合、入社承諾書を提出しても他社が合格した場合はどうするのか、疑われる場合もあります。どちらの場合を選んだとしてもリスクを避けることは不可能でしょう。

第一志望の結果が出るまで提出期限を延ばしてほしいと頼む

提出期限を延ばしてほしいと頼むやり方が、この場合最もおススメの方法です。この場合は、第1志望が他社にあるということをわざわざお伝えする必要はありません。「まだ受験中の他社があり、その結果が出るまで 1ヵ月ほどかかりますので、申し訳ございませんが入社承諾書の提出をそれまでお待ちいただけないでしょうか」と言って入社承諾書の延期をお願いしてみてください。

なお、こうしたお願いをする場合ではメールではなく電話により連絡をして下さい。この方がこちら側の気持ちが伝わると同時に相手の反応を知ることができます。

連絡をした後で、会社側がどのような応対をしてくるかというと、「では結構です」と断られてしまう可能性があります。その他に、他社に貴重な人材を採られてしまうリスクはあるものの、延期して頂ける可能性の方もあります。

大企業である場合は、入社希望者の人数が多く、人材に困っていないため、他に確実に入社してくれる志望者を、入社させた方が良いということで、必ず入社承諾書を期限までに提出するように言われることもあります。

逆をいえば、入手承諾書の提出を全くれた企業は、その企業があなたを本当に必要としているということです。そのことがわかるだけでも連絡をする価値があるでしょう。

入社承諾書の提出を延期してほしいという希望を述べることは、あなたが本当のことを話しているだけなので、こちら側が負い目を感じる必要はありません。就職活動中にはいろいろな場面で言えることですが、基本的には、常に正直のことを話すことです。そのことがあなたにとって一番良い結果につながる可能性が高いと考えられます。

一身上の都合

複数の企業の面接を受けていると、面接を辞退しなければならなる可能性は、その分多く出てきます。この場合選考辞退の理由に、「一身上の都合」という言葉を使っても大丈夫なのかどうか、疑問に思われている方も少なくないでしょう。

面接をするときには、選考辞退の理由を、どう伝えたら良いのかどうか迷うところです。もし想像していた企業と違っていたという方の場合には、正直な理由を伝えて下さい。選考辞退するのは気が引けるものですが、ではどういった理由を話して選考辞退を伝えたら良いのかどうかについてお話ししましょう。

前にもお話ししましたが、面接辞退を決めたら、なるべくすぐに伝えるようにしましょう。選考辞退の理由には、他社から内定をいただいた場合や、一次選考を通過したけれど自分に合った会社ではなかった、または家庭の事情で就職活動を中断しなければならなくなった、といったいろいろな選考辞退の理由はあります。

どのような理由であったとしても、当日にキャンセルすることや、無断で選考辞退をするといった行動は非常識です。

選考辞退の連絡はなぜ必要か

面接当日には、採用担当者の方や人事部の方といった面接官が何人もいらっしゃいます。就職活動の面接を、たったひとりの方によって振り回されると、採用担当者の方からのお怒りの電話が、大学側にかかってくる場合もあります。

選考辞退を伝えるということは伝えにくく、勇気が必要になりますが、そのまま黙っていても何の解決にもなりません。

そして何もしないよりは正直に伝えた方が印象は良くなります。選考辞退を決断したらその日のうちに素早く行動をするようにしましょう。

その場合、選考辞退をしたことについて、謝罪文を書いて送る必要はありません。就職活動中に手紙を送るタイミングは内定が決まった時、企業見学でお世話になった時といった感謝の気持ちを伝えるときです。

選考段階ごとの選考辞退メールの例文とマナー

選考辞退のメールの例文とマナー・失礼にならない理由の書き方

筆記試験の辞退するために送るメールは就職活動を行っていくうえで、筆記試験を辞退しなければならない場合もあります。本来であれば、筆記試験の辞退の申し出は電話で伝えることが正式な断り方ですが、時間の都合をといったどうしても対応できない場合、筆記試験の辞退をメールでお伝えしてもかまいません。

誠意を込めて謝罪をしよう

就職活動行っている間には、筆記試験の事態により、その会社を諦めることになるでしょうが、今後、その会社と付き合いがなかったとしても、筆記試験の辞退をすることに対して、丁寧に謝罪をし、誠意をこめた文章でお伝えしましょう。

筆記試験の選考辞退のメールで注意する点

就職活動中に筆記試験の選考辞退のお願いするメールでは、どんな点に注意をして文章を書いたら良いのでしょうか。就職活動中の筆記試験の辞退の申し出をメールで送る前に、もう一度確認してみましょう。

言葉は正確に

メールでは相手の会社名や部署名担当者名に間違いがないかどうかについて、何度も注意深く確認をしましょう。筆記試験の辞退をすることに関して、誠意を込めたメールを送ったとしても、会社名やその他に誤りがあっては、すべて台無しになってしまいます。

これは就職活動中によく見られる失敗ですので、しっかりと確認をするようにして下さい。また文章に誤字脱字がないように、あやふやな漢字については辞書を引いて調べ、確実にきちんと書いてください。

メールを送るタイミングは可能であれば、就業時間後の1時間後や採用担当者の方が確実に確認できるタイミングでメールを送ります。筆記試験を選考辞退する場合のメールは次のものになります。次の例文を参考に自分の状況に合わせて、自分なりにメールを作成してみてください。

メールで選考辞退をするには、基本的なメールのマナーを守るのは当然のことですが、謝罪をするためのメールになりますので、十分に注意をして文書を作成しましょう。名前や漢字に間違いがないように、手を抜かず辞書を引くなどして確実に作成するようにして下さい。

株式会社○○
人事部○○様
お世話になっております。○○大学の○○と申します。○○月○○日○○時から、筆記試験を受けることになっておりましたが、諸般の事情により、試験を辞退させていただきたくご連絡をさしあげました。
お手数をおかけしまことに申し訳ございませんが、何卒ご了承下さいますよう、お願い申し上げます
(氏名)

例文は以上となりますが、謝罪の言葉をきちんと述べて、相手に手間をかけさせたことへのお詫びをしましょう。そして、筆記試験を辞退する理由を詳しく記入する必要はありませんが、「諸般の事情」、または「一身上の都合」と書いておきましょう。

出典: https://careerpark.jp/24351 |

面接をメールで断る場合には

面接の断り方については、何とも申し上げたようになるべく早く連絡をすること、勝手に辞退を決めてしまうことといったことが重要になります。

同時に選考が進んでいた他の会社から、先に内定をもらっていた場合、一次選考に通過したものの、面接中に自分の希望とは違うということがわかった場合、家庭の事情により就職活動自体をやめなければならなくなった場合、現在お勤めをされている場合には、転職をすることを止めることにした場合、といったいろいろな理由があります。

どのような場合であっても選考辞退のメールについては連絡を速やかに行うことがベターです。

次の面接の日程が決まってしまっている場合には、企業の採用担当者の方だけでなく、面接官の予定も抑えてしまっているということです。そのため当日のキャンセルは印象が良くありませんし、無断欠席については論外です。

面接の日が近ければ近いほど選考辞退の連絡をすることが億劫になりますが、選考辞退を心に決めたらすぐにメールを送りましょう。メールを送信した後に電話でフォローをすると、より丁寧なものになります。

メールでの面接の断り方には

株式会社○○
人事部○○様
お世話になっております。○○月○○日○○時から採用二次面接の時間を頂戴している、○○と申します。
この度、諸般の事情により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。二次面接の時間を調整までして頂いたにも関わらず、大変申し訳ございません。何卒ご了承くださいますよう、お願い申し上げます。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
(氏名)

出典: https://employment.en-japan.com/tenshoku-daijiten/9207/ |

このように選考辞退のメールでは、採用担当者の方に書類選考と面接に時間を使わせてしまったことへのお詫びとお礼を伝えましょう。この場合も辞退する理由を詳しく書き記す必要はありません。「諸般の事情」もしくは「一身上の都合」と書いておけば大丈夫です。

電話での面接の言葉使いについて

より丁寧にするために、電話でお断わりする場合についてもお話ししておきます。電話で先行自体のご連絡をする際には次のようにお話しします。

「○○月○○日○○時から、採用二次面接のお時間を頂戴している○○と申します。
大変申し訳ございませんが、面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。
誠に申し訳ございません。」

出典: https://employment.en-japan.com/tenshoku-daijiten/9207/ |

電話はメールと同様に、まずは面接事態をすることへのお詫びを伝えましょう。メールとは異なり、電話連絡をする際に注意したいのは、電話をかける時間帯です。

朝の始業時間直後は、朝礼やミーティング、お昼休みももちろん昼食を摂るため、時間がとれないので、そういった時間に電話をかけるのは大変失礼になります。

忙しい時間帯にお詫びを伝えても、誠意が伝わりにくくなるため、始業直後や昼食時間中には電話を控えましょう。また携帯電話から連絡する際には、騒がしい場所や移動しながら、または電波が弱い場所では連絡しないことです。

辞退の理由を聞かれた場合には、「他社で内定を頂戴し考えた末、そちらに入社することを決断いたしました」と正直に答えて問題ありません。採用担当者の方は残念に思いますが、嘘の話を伝えられるよりは、印象は良くなります。こちら側が真摯な態度で答えれば、相手側との軋轢が生じることはないでしょう。

最終面接をメールでする場合

企業の担当者の方が多忙で電話に出ることができない場合は、メールで連絡をとります。その場合でもメールのマナーはきちんと守って、選考辞退の旨を伝える必要がありますが、最終面接辞退ともなれば相手に対して失礼であるということは言うまでもありません。きちんと丁寧な対応で選考辞退のメールを送りましょう。

株式会社○○
人事採用担当○○様
○○でございます。
大変お世話になっております。
先日は、最終面接残連絡を頂き、誠にありがとうございました。勝手を申しあげ大変申し訳ございませんが、諸般の事情により、今回の最終面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
貴重なお時間を割いて頂き、大変申し訳ございません。心よりおわび申し上げます。
末筆ながら貴社のますますのご繁栄をお祈りいたします。
(氏名)
Tel
Eメール

最終面接を辞退するときには、その理由を詳しく聞かれる場合があります。言葉に詰まってしどろもどろになってしまわないように、前もって理由をどう話すか確認しておきましょう。理由については嘘をつかず、正直に伝えましょう。

内々定辞退のメール

内々定辞退のメールには、半角文字や半角記号といった、文字化けする可能性のある文字は使わないようにしましょう。

また件名には一見してわかるように「内々定辞退のご連絡」と書きます。用件は辞退の内容だけにとどめ、氏名や連絡先の電話番号、メールアドレス、住所、在籍する大学といった、最低限の情報を書き入れます。メールは削除されるまで残りますので、間違った敬語や言葉遣いをしないために注意が必要です。書き終ったあとには誤字脱字がないかどうかきちんと確認しましょう。

件名:内々定辞退のご連絡
株式会社○○
人事課採用担当○○様
○○大学○○学部の○○です。
この度は、内々定の通知を頂き、誠にありがとうございました。
就職活動に際し、自社の適性を改めて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しい限りですが、貴社の内定を辞退させて頂きたく存じます。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となり、誠に申し訳なく衷心よりおわび申し上げる次第です。
本来なら直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となります事、何卒ご了承頂きたくお願い申し上げます。
就職活動を通して○○様を始め、貴社の採用担当の方々に大変お世話になりましたことを、心より感謝しております。末筆ながら貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

選考辞退メールの宛先別の書き方と例文

就職活動中において、就職を希望する企業への説明会や問い合わせ、OBの方への連絡といった、メールでのやり取りをすることが多くあります。メールに慣れている学生の方でも、普段友達同士でやりとりをするメールとは違いますので、ビジネスマナーやエチケットに則ったメールの文章の書き方を覚えておきましょう。

OBの方へのメール

就職活動中では、企業やOB、OGの方々にメールをしたり、何かと社会人としてメールをする機会が多くなります。相手が良く知ったOBの方であっても、社会人として相手に失礼のないメールで、お断りのメールをで謝罪とお礼を述べましょう。

内定を辞退することを決めた場合には、まずお世話になったOB、OGの方に相談する必要があります。内定を勝ち取るのは簡単なことではありません。ここでお世話になったOB、OGの方に失礼をしてしまうと、今後貴方の大学には求人を出さない、という事にもなりかねません。

特にOB、OGの方は、大学との繋がりがあり、信頼しているからこそ求人を出したという場合も考えられますので、辞退する事を決めたのであれば、まずOB、OG訪問者の方に始めに相談をしましょう。

内定辞退を決めた場合は、前もって相談をしたうえで、OB、OG訪問者の方へ、選考辞退のメールを出しましょう。メールの例文は、つぎのものを参考にして下さい。

○○株式会社
○○部○○様(または○○先輩)
会社訪問では、大変お世話になりました。○○大学○○学部○年○○です。○○先輩におかれましては、ますますご活躍のこととお慶び申し上げます。
大変心苦しいご報告となりますが、先日知者より内定のご連絡をいただきましたが、ご辞退することといたしました。
私としても熟考してやむなく、貴社の内定をご辞退することといたしました。大変申し訳ない事をしてしまい、顔向けできないことではありますが、今後とも何卒ご指導ご鞭撻を賜りますようお願いいたします。

出典: http://www.proportal.jp/orei/orei200.htm |

リクルーターとは

リクルーターとは、人事部採用担当の指示を受けて、採用業務を補助する役割を担う人を言います。基本的には就活生の大学のOBやOGから選ばれます。リクルーターは面談を通して、応募者の顔触れや態度などを確かめ、人事担当者に報告します。

また、実際に働く人たちが面談を行い、距離を縮めることによって候補者の性格や、考えを深く読み取り、会社のニーズと合致するかどうかを調べる役割を担っています。

リクルーターに伝える方法は、主にメールが一般的です。直接リクルートとお会いする時間を使ってもらってから、選考辞退を伝えたりする方法は、あまり一般的ではありません。そのため、基本的には電話かメールでの連絡となります。

リクルーターも就職試験中は特に忙しく、電話に出られない可能性が高いため、なるべくメールで連絡をとるようにしましょう。

選考辞退は言葉遣いや言い回しに注意をする

選考辞退を伝える際に気をつけるべきことは、「他の会社から内定を頂いたので、選考辞退をさせていただきます」と伝えれば、特に問題はありません。言葉遣いや言い回しについては、十分に注意をする必要があります。また、他に希望していた会社からの内定を頂けたかどうか、といったことを伝えるのは、その状況により異なります。

リクルーターにはお礼やお詫びを忘れずに

筆記試験や面接を辞退させてほしいことを、リクルーターの方にお伝えすることは、特に問題ではありません。しかし、あくまで一度お会いして、お世話になったリクルーターに、選考辞退の連絡を差し上げるということを忘れないでください。

それまでの就職活動中にお世話になったお礼や、選考辞退になったことへのお詫び、時間を頂いたことに対する感謝を忘れずに伝えましょう

転職エージェントとは

転職エージェントとは、正式名称「有料就職紹介事業所」といい、厚生労働省から認可を受け、斡旋を目的とした事業を行う企業のことを言います。法的に有料となっていますが、実際利用者は無料で登録をし、情報を得ることが可能になっています。

転職を希望する企業への面接まで、転職エージェントがすべての段取りを整え、先方とのアポイントメントをとり、後は面接日に本人が行けばいいという状態まで段取りを組んでくれています。この時点で、無断でキャンセルをする人が多くいらっしゃいますが、これは、転職エージェントだけではなく企業側にも大きな迷惑をかけてしまいます。

病気やけがといった、致し方無い理由で面接事態をしなければならなくなった場合には、キャリアコンサルタントにすぐに連絡をしましょう。

選考辞退メールの正しい件名のつけ方とお詫び

メールの懸命には、人事採用担当者の方が勘違いをされないように、面接辞退をするのであれば、件名を「面接辞退のお願い」と書き、内々定のお断りをするのであれば「内々定辞退のご連絡」と、内容をはっきりとわかりやすく明記しましょう。就職活動時期は採用担当の方も忙しいので、採用担当者の方の手を煩わすことがないよう配慮が必要です。

選考辞退のメール例文、内定辞退をする場合の文例

件名:「選考辞退のお願い」
株式会社○○
新卒採用担当○○様
お世話になっております、○○大学○○学部○○学科○○年の○○です。
先日は二次選考を通過のご連絡、ありがとうございました。
二次面接を○○月○○日○○時にお約束させて頂いておりましたが、諸事情により、誠に身勝手ながら辞退させて頂きたく存じます。
貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。
末筆ながら今後の貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

この文章の後、送信者の情報を添付する必要があります。学生の場合は必要な情報は次の通りです。

大学学部学年
氏名
郵便番号と住所
携帯電話番号
自宅の電話番号

書類選考辞退の文例

件名:「書類選考辞退のおわび」
株式会社○○
人事部○○様
お忙しいところ、メールにて失礼いたします。○○大学○○学部○○と申します。
現在書類選考をして頂いておりましたが、他社から内定を頂き、入社を決めたため、辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました。選考にお時間を頂いておきながら、誠に申し訳ありません。心よりお詫び申し上げる次第です。
何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。また、メールでのご無礼をお許しください。
末筆ながら貴社のご発展と社員の皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
(氏名)

株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております、○○大学○○学部の○○です。
先日は、次会面接の通知を頂きまして、誠にありがとうございました。
しかし諸般の事情により、今後の選考を辞退させて頂きたく存じます。
貴重なお時間を割いて選考をして頂いたにもかかわらず、このようなお返事となり、大変申し訳ございません。誠に身勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。
本来は、直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社のますますのご発展と、皆様のご健康と活躍をお祈り申し上げます

面接辞退の文例

株式会社○○
○○様
○○大学○○学部の○○です。
先日は、二次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。この度○○月○○日に、貴社の面接に伺うお約束をしておりましたが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させて頂きたく、ご連絡を申しあげました。
貴重なお時間を割いて、選考をして頂いたにも関わらず、このようなお返事となり、誠に申し訳ございません。誠に身勝手なお願いとは存じますが、何卒お許し頂きたく、お願い申し上げます。
本来、直接お詫びすべきところを、メールでご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

選考辞退のメールの極意

面接後に選考辞退をする場合の連絡方法と、メールの文例についてご紹介しました。これらのメールの文例については、電話に応用して頂いても構いません。面接後にこちらの事情で選考辞退をする場合、少しでも早く連絡をする必要があります。先方に迷惑をかけないメールをするということが、社会人にとって一番大切な心構えになります。これらのことを踏まえて、希望の会社に入社できるよう頑張りましょう。

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