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就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

更新日:2020年08月20日

就活中はメールは送信するタイミングや、言葉使いに気を付けなければいけません。また、どんな場合にメールで連絡をするのがふさわしいかについても考慮しなければいけません。正しい言葉使いやマナーを身に着けて、就活を成功させましょう。

就活時の返信メールの書き方とマナー

就活するにあたって必須となるのが、企業側とのメールのやり取りと、面接後のお礼といった返信メールです。ごく親しい間柄のみでやりとりするメールに限れば、さほどマナーについて考えこまなくても大丈夫ですが、ビジネスメールや就活時のメールともなると、どうやって文章を書くのがマナーに沿ったメールの書き方になるのかよくわからないという方も少なくないでしょう。

マナーに気を配りながらメールを書くのは、慣れなければなかなか大変なことです。とはいえメールのマナーとポイントさえ押さえておけば、それ程心配することでもありません。メールのマナーは社会人として身につけておかなければならないものです。大切なのは、気持ちを込めることと誠意ですので、これを機会に基本的なメールのマナーについて、身につけておきましょう。

就活中のメールの基本的なマナーとは

就活では企業側に質問をしたり、お世話になった後にはお礼を述べるといった、あらゆる状況でメールを送らなければなりません。まずは相手にメールを送る際には、どういったことに気をつけなければならないのか、就活中の基本的なメールのルールについてご説明しましょう。

就活メールは件名をわかりやすく書くこと

就活中にメールを送信するにあたって気をつけなければならないのは、まず、件名の正しい書き方についてです。企業側は就活中は特に忙しく、就活生から送られてくるメールだけに応対している訳ではなく、毎日数百通ものメールを仕分けて、それに対処しています。名前や、どういった用件のメールであるのかはっきりと明記しておかないと、後回しにされてしまう可能性もあります。

企業側としては、メールの件名によって誰から来たメールで、どういった内容のメールであるのかを把握しながら仕分けしていますので、どういった用件であるかということと、送った相手が誰であるのかが、一目でわかるように件名を書き入れましょう。

本文の内容は読みやすくわかりやすくを心がけて

就活メールの文章を読みやすくする書き方の基本として注意すべき点は、まずきちんと改行がされているかどうかです。改行せずに一つの文章を長々と続けてしまうと、内容が把握しにくく、用件を理解するまでに時間がかかってしまう場合があります。

メールはビジネスシーンに欠かせないツールです。特に就活中のメールは、自分の将来を決める大切なものです。読み手側にきちんと配慮されたメールの文章が書けないようでは、能力が低いものと判断され、悪い意味で記憶に残ってしまいます。

文章に自信がないという方は、メールを書き終えたらまず、読みづらいところはないかどうか、一度読み返してみましょう。また誤字脱字や、記入漏れがないかどうかについても、もう一度チェックしてみましょう。

メールは署名と宛先を忘れずに

就活メールを企業側に送る際には、署名と宛先の記入漏れがないかについて注意して下さい。宛名には送り先である企業名と、氏名を書きいれます。

署名は、メールを送る送り主のことを指しますので、あなたの所属する大学と氏名、住所、電話番号を書き入れます。電話番号は、自宅とスマートフォンの両方を書いておきましょう。また、企業側からメールで連絡がある場合がありますので、メールアドレスも一緒に記入しておきます。

就活では 1社のみに応募するという方はあまりいらっしゃいません。多くの企業にメールを送ることになりますので、就活中は署名はあらかじめ自動で入力されるよう設定しておくと良いでしょう。

就活メールの返信は24時間以内がマナー

ビジネスシーンにおいて、メールをなるべく早く返信するということは、社会人として当然のマナーです。

就活時期は、企業の採用担当の方は忙しいさなか、就活されている方々のためにスケジュールを調整して下さっています。中には返信が返ってくるまで、予定が立てられないという場合もあるでしょう。企業側からメールを受け取った時には、24時間以内にメールを返信するというのが鉄則です。

就活メールには工夫が必要

就活メールは、なるべくであれば、書籍やサイトで紹介されている例文をそのまま引用するのは控えましょう。メールのマナーやルールを守る必要はありますが、メールの文章があまり事務的にならないよう注意します。就活メールに自分の言葉を添えられれば、相手の方に誠意ややる気を伝えられます。

区別するため新たにアドレス作成を

就活中は、ほかのメールにまぎれて、企業側からのメールを見逃すことがないよう、企業側にお知らせするメールアドレスを新たに作っておくと良いでしょう。

就活中はメールの返信はなるべく早く行わなければなりません。例えばGmailを使ったりと、他のメールと区別して、企業側からのメールにいち早く気付き、返信するよう準備しておきましょう。

メールを使ってコミュニケーションを図る

メールでのやりとりは、直接相手の方のもとへ伺う必要がないため、時間の節約もできる便利なツールです。ですが、相手の方のお顔が見えない分、その表情や仕草から感情を読み取れません。また、就活中は相手の方も同じく、メールの文面からあなたの人となりを図るしかないわけです。

そのため、就活中にメールでやり取りをするときは、ルールや礼儀をわきまえて、相手の方に不快感を与えないよう注意しながらコミュニケーションを図りましょう。

件名はメールの顔!就活メールの書き方には要注意

就活において、採用担当の方にメールを送るときは、件名の書き方が重要なポイントとなります。メールの件名は、メールを受け取った方が、まず最初に目にする大切なものです。また、どういった内容のものであるのかを、件名によって判断します。

そのメールが誰からきたものであるかが、はっきりとわかるように名前を明記しておくことも大切なマナーです。就活中のメールの件名にタイトルが明記されていないと、一回一回中身を開いて確認しなければならなくなるため、まずは用件がなんであるかがはっきりわかるように、簡潔にわかりやすい言葉にまとめて記入しましょう。

就活メールの件名で好印象を与えるコツには

就活中に他の人に一歩差をつけるには、気配りができ、既に社会人として勤められる能力があるというところを示さなければいけません。それにはまず、簡潔に用件を伝えられているか、ということも重要なポイントになります。

メールの件名には文字数に制限がありますので、なるべくシンプルにまとめる必要があります。例えば「○○の件」といった具合に、ひと目でわかるタイトルをつけましょう。この書き方はでは、実はまだ言葉が足りないのですが、それは後程ご説明します。

企業側からの打診に対する返信には

就活中は企業にメールを送ると、面接の日程といったお知らせが、メールで送られてくる場合があります。例えば面接が何日間かに分けて行われるという場合、どの日にするか返信を求められる時があります。この時、採用担当の方から送られてきたメールの件名は、そのままにして返信するようにしましょう。

相手の方に配慮しているつもりで、メールを返信するたびに件名を変えていらっしゃる方がいます。実はこれはメールの返信方法として、間違った方法になります。

「Re:」という文字がつけられたままメールを返信すると、なんだか手抜きをしていると思われるのではないかと心配になりますが、採用担当者にとっては、その方が用件がわかりやすいため、就活中にメールを返信する際には、件名をそのままにしてメールを送って下さい。

ただし、これは相手の方からメールの内容についてのお返事として、メールを返信する場合にのみ限ります。全く関係のない内容を返信メールとして送ってはいけません。

初回公開日:2017年11月24日

記載されている内容は2017年11月24日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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