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2017年11月24日

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

就活中はメールは送信するタイミングや、言葉使いに気を付けなければいけません。また、どんな場合にメールで連絡をするのがふさわしいかについても考慮しなければいけません。正しい言葉使いやマナーを身に着けて、就活を成功させましょう。

就活時の返信メールの書き方とマナー

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

就活するにあたって必須となるのが、企業側とのメールのやり取りと、面接後のお礼といった返信メールです。ごく親しい間柄のみでやりとりするメールに限れば、さほどマナーについて考えこまなくても大丈夫ですが、ビジネスメールや就活時のメールともなると、どうやって文章を書くのがマナーに沿ったメールの書き方になるのかよくわからないという方も少なくないでしょう。

マナーに気を配りながらメールを書くのは、慣れなければなかなか大変なことです。とはいえメールのマナーとポイントさえ押さえておけば、それ程心配することでもありません。メールのマナーは社会人として身につけておかなければならないものです。大切なのは、気持ちを込めることと誠意ですので、これを機会に基本的なメールのマナーについて、身につけておきましょう。

就活中のメールの基本的なマナーとは

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

就活では企業側に質問をしたり、お世話になった後にはお礼を述べるといった、あらゆる状況でメールを送らなければなりません。まずは相手にメールを送る際には、どういったことに気をつけなければならないのか、就活中の基本的なメールのルールについてご説明しましょう。

就活メールは件名をわかりやすく書くこと

就活中にメールを送信するにあたって気をつけなければならないのは、まず、件名の正しい書き方についてです。企業側は就活中は特に忙しく、就活生から送られてくるメールだけに応対している訳ではなく、毎日数百通ものメールを仕分けて、それに対処しています。名前や、どういった用件のメールであるのかはっきりと明記しておかないと、後回しにされてしまう可能性もあります。

企業側としては、メールの件名によって誰から来たメールで、どういった内容のメールであるのかを把握しながら仕分けしていますので、どういった用件であるかということと、送った相手が誰であるのかが、一目でわかるように件名を書き入れましょう。

本文の内容は読みやすくわかりやすくを心がけて

就活メールの文章を読みやすくする書き方の基本として注意すべき点は、まずきちんと改行がされているかどうかです。改行せずに一つの文章を長々と続けてしまうと、内容が把握しにくく、用件を理解するまでに時間がかかってしまう場合があります。

メールはビジネスシーンに欠かせないツールです。特に就活中のメールは、自分の将来を決める大切なものです。読み手側にきちんと配慮されたメールの文章が書けないようでは、能力が低いものと判断され、悪い意味で記憶に残ってしまいます。

文章に自信がないという方は、メールを書き終えたらまず、読みづらいところはないかどうか、一度読み返してみましょう。また誤字脱字や、記入漏れがないかどうかについても、もう一度チェックしてみましょう。

メールは署名と宛先を忘れずに

就活メールを企業側に送る際には、署名と宛先の記入漏れがないかについて注意して下さい。宛名には送り先である企業名と、氏名を書きいれます。

署名は、メールを送る送り主のことを指しますので、あなたの所属する大学と氏名、住所、電話番号を書き入れます。電話番号は、自宅とスマートフォンの両方を書いておきましょう。また、企業側からメールで連絡がある場合がありますので、メールアドレスも一緒に記入しておきます。

就活では 1社のみに応募するという方はあまりいらっしゃいません。多くの企業にメールを送ることになりますので、就活中は署名はあらかじめ自動で入力されるよう設定しておくと良いでしょう。

就活メールの返信は24時間以内がマナー

ビジネスシーンにおいて、メールをなるべく早く返信するということは、社会人として当然のマナーです。

就活時期は、企業の採用担当の方は忙しいさなか、就活されている方々のためにスケジュールを調整して下さっています。中には返信が返ってくるまで、予定が立てられないという場合もあるでしょう。企業側からメールを受け取った時には、24時間以内にメールを返信するというのが鉄則です。

就活メールには工夫が必要

就活メールは、なるべくであれば、書籍やサイトで紹介されている例文をそのまま引用するのは控えましょう。メールのマナーやルールを守る必要はありますが、メールの文章があまり事務的にならないよう注意します。就活メールに自分の言葉を添えられれば、相手の方に誠意ややる気を伝えられます。

区別するため新たにアドレス作成を

就活中は、ほかのメールにまぎれて、企業側からのメールを見逃すことがないよう、企業側にお知らせするメールアドレスを新たに作っておくと良いでしょう。

就活中はメールの返信はなるべく早く行わなければなりません。例えばGmailを使ったりと、他のメールと区別して、企業側からのメールにいち早く気付き、返信するよう準備しておきましょう。

メールを使ってコミュニケーションを図る

メールでのやりとりは、直接相手の方のもとへ伺う必要がないため、時間の節約もできる便利なツールです。ですが、相手の方のお顔が見えない分、その表情や仕草から感情を読み取れません。また、就活中は相手の方も同じく、メールの文面からあなたの人となりを図るしかないわけです。

そのため、就活中にメールでやり取りをするときは、ルールや礼儀をわきまえて、相手の方に不快感を与えないよう注意しながらコミュニケーションを図りましょう。

件名はメールの顔!就活メールの書き方には要注意

就活において、採用担当の方にメールを送るときは、件名の書き方が重要なポイントとなります。メールの件名は、メールを受け取った方が、まず最初に目にする大切なものです。また、どういった内容のものであるのかを、件名によって判断します。

そのメールが誰からきたものであるかが、はっきりとわかるように名前を明記しておくことも大切なマナーです。就活中のメールの件名にタイトルが明記されていないと、一回一回中身を開いて確認しなければならなくなるため、まずは用件がなんであるかがはっきりわかるように、簡潔にわかりやすい言葉にまとめて記入しましょう。

就活メールの件名で好印象を与えるコツには

就活中に他の人に一歩差をつけるには、気配りができ、既に社会人として勤められる能力があるというところを示さなければいけません。それにはまず、簡潔に用件を伝えられているか、ということも重要なポイントになります。

メールの件名には文字数に制限がありますので、なるべくシンプルにまとめる必要があります。例えば「○○の件」といった具合に、ひと目でわかるタイトルをつけましょう。この書き方はでは、実はまだ言葉が足りないのですが、それは後程ご説明します。

企業側からの打診に対する返信には

就活中は企業にメールを送ると、面接の日程といったお知らせが、メールで送られてくる場合があります。例えば面接が何日間かに分けて行われるという場合、どの日にするか返信を求められる時があります。この時、採用担当の方から送られてきたメールの件名は、そのままにして返信するようにしましょう。

相手の方に配慮しているつもりで、メールを返信するたびに件名を変えていらっしゃる方がいます。実はこれはメールの返信方法として、間違った方法になります。

「Re:」という文字がつけられたままメールを返信すると、なんだか手抜きをしていると思われるのではないかと心配になりますが、採用担当者にとっては、その方が用件がわかりやすいため、就活中にメールを返信する際には、件名をそのままにしてメールを送って下さい。

ただし、これは相手の方からメールの内容についてのお返事として、メールを返信する場合にのみ限ります。全く関係のない内容を返信メールとして送ってはいけません。

就活中に何度も返信を繰り返す場合

就活中のメールで何度も返信を繰り返していると、「Re:」という文字で件名が埋まってしまいます。また同じ用件をそれだけ返信するということは、あまりある事ではありません。

就活メールの返信している途中で話題が変わった時には、件名も変える必要があります。内容を見てタイトルと食い違いを感じたら、その都度、内容に沿った件名に変更してからメールを返信しましょう。

企業側は自動で同じタイトルのメールを振り分ける機能を使っている場合もありますので、タイトル名を変えてしまうと、メールを探して確認し直さなければならなくなってしまいます。

就活メールのNGな件名の具体例について

就活メールの件名は、用件について説明されているものでなければならない、というお話しをしましたが、今度は就活メールのNGな件名の具体的な例を取り上げて、ご説明しましょう。

例えば、会社に訪問をした後は、お世話になった担当者の方にお礼を述べる必要があります。お礼をメールでする場合には、件名に「先日はお世話になりました」と書いただけでは、一体「誰から送られてきた、どんな内容のメールか」ということが、全く分かりません。この場合は、「○○のお礼」と書き入れて下さい。差し出し人の名前と大学名を一緒に入れておくと、わかりやすい件名になります。

相手に配慮された就活メールの良い件名は

就活メールで、受け取り手に配慮された良い件名とは、それだけで内容がわかるということです。件名に書かれている内容によって、それが急を要するものなのか、後回しにしても大丈夫なものなのかが仕分けされています。

例えば「面接の日取りを変えたい」と願い出る場合には、それが何月何日におこなわれる面接なのか、日にちも付け加えておくことにより分かりやすくなります。

就活メールは具体的な内容を書きいれること

就活のメールでは、面接の日程についてやり取りすることが多くあります。面接といった、日時や場所が重要になるメールについては、件名にもそれらの情報を書き入れると、メールを受け取る側が分かりやすくなります。

目的やお願いしたいことを書き入れること

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

メールを送った目的や、お願いしたい内容を書き入れておくと、わかりやすくなります。「○○のお詫び」や「○○のお礼」といった、何に対するどういったことでメールをしたのか、目的が分かる言葉を書き入れます。

相手に依頼をする内容を書き入れる

相手の方に何かをお願いする場合には、「何をして欲しいか」ということを書き入れておきましょう。相手が何に対して、どんな対応を求めているのかがわかれば、相手の方もどういったメールを返信したら良いか対処しやすくなります。「○○の変更のお願い」といった具合に、具体的な内容を、可能な限り短い言葉を使って書き入れましょう。

差し出し人の名前の書き方について

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

差出人名は、メールを受け取る方が、そのメールを開いても良いものかどうかの判断基準になります。面識のない相手から送られてきたメールは、件名があやふやだったりすると、迷惑メールと間違われてしまう恐れがあります。差し出し人の名前は、自分の名前の前に、大学名を入れておくと、就活中の学生から送られてきたメールであることがすぐにわかります。

言葉足らずな件名とは

就活メールでハッキリしない表現がされている件名は、一回一回メールを開かないと、内容が把握できません。例えば「○○について」、または「○○の件」だけでは内容が曖昧過ぎるため、後回しにされてしまいます。

件名には文字制限があるため、なるべく短い言葉で、というのは間違いではありません。ですが、就活メールを送る際には用件と日にち、誰からなのかといった最低限の情報は書き入れておきましょう。

ビジネスマナーが守られたメール

メールでのビジネスマナーは就活中に限って使われるものではありません。実際に、社会人として働くようになると、社内の者同士でやり取りし合うことはもちろん、お客様相手や取引き先の方を相手に、いろいろな用件でメールを送る必要が出てきます。ビジネスシーンにおいて必須となるものですので、早いうちに覚えておいた方が良いでしょう。

ビジネスメールの常識

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

ビジネスメールでは、パソコンからメールを送ることが一般的です。また、必要なことだけを伝えれば、仕事上は何も問題がありませんが、それだけでは事務的になり過ぎてしまいます。

相手を気遣った一言を文頭に添えられれば、相手の人間性が感じ取れ、人間関係も円滑に仕事も進めやすくなるというものです。相手があってのお仕事ですので、決められたことのみをするというのではなく、メールを用いて挨拶や心配りを見せ、良好な人間関係を築きあげましょう。

就活中の返信メールは履歴を残すこと

メールの返信をする際には、本文や件名を残し、そのまま返信することを心掛けてください。採用担当の方は、それだけが仕事というわけではありません。就活以外にもメールのやり取りをされているなか、返信メールに本文の履歴が残っていないと、前後のメールを探しながら返信しなければならなくなります。

そこで返信メールに本文が残っていれば、わざわざ過去の履歴から返信メールを探し、返信メールの内容を確認しながら返信するという手間が省けます。採用担当の方に余計な負担をかけないためにも、そういった配慮が必要になります。就活に限らず、ビジネスシーンにおいては、相手の立場に立てるかどうかということにも気配りができなければいけません。

就活用のアドレスを作成する場合は、メールを受け取った方が送信者と確認しやすくするため、自分の名前が入ったものにすると良いでしょう。就活用のメールアドレスに送信者の名前が入っていると、採用担当の方も内容と照らし合わせることが容易になります。

用件から文章を始めないこと

就活生にありがちな間違いですが、時々メールの内容に用件しか書かれていない方がいらっしゃいます。これでは誰が誰に対して何をしたいのかがわかりません。

これは特に、面接の日程を相談する際によく見受けられるケースです。この場合の就活メールの正しい方法は、文頭にメールの受け取り手である会社名と担当者のお名前、次に自分の大学名と名前を合わせて書きいれることです。

メールを受け取られる採用担当の方が、差し出し人と用件を時間をかけることなくチェックして、返信しやすい就活メールを送りましょう。

用件を伝える文章は簡潔に

就活時期は採用担当の方は特に忙しくなりますので、メールを細かくチェックする時間はないと考えておきましょう。ですから就活メールには、あまり関係のない内容を盛り込んだとしても、相手の方の手を煩わせるだけです。

相手に失礼のないようにマナーを守って丁寧な文章を書くことは、社会人として大切なことではありますが、それを意識するあまり、文章が回りくどくなってしまうという方を時々見かけます。

用件のみのメールでは相手の方に伝わらないというお話しをしましたが、就活中のメールは、あまり丁寧になり過ぎても何が言いたいのか伝わりにくくなってしまいます。先にお話しした通り、採用担当の方は就活メールを隅々まで見る時間がありません。

就活中に相手の方に配慮するのであれば、きちんと正しい敬語が使われているか、といったことに注意し、用件とは関係のない話しはしないようにしましょう。

就活中は敬語の間違いがないように

敬語は学生のうちはあまり使う機会がありません。ですが就活中とはいえ、これから社会人になるものとして、正しい敬語が使えなければいけません。

就活中の言葉使いで、学生の方がよくしてしまう間違いは、自分自身に敬語を使ってしまっているということです。必要以上に丁寧にする必要はありませんが、社会人ともなると、メール以外にも文章や手紙を書くにあたって正しい言葉づかいが必要になりますので、今から正しい敬語の使い方を覚えておいて損はありません。

そのほかビジネスシーンでは尊敬語や謙譲語も多く使われています。尊敬語と謙譲語については、違いがよくわかっていないという方も多くいらっしゃいますので、今からでも覚えておくと良いでしょう。

就活中は多少の言葉づかいに間違いがあったとしても、敬語を使おうという気持ちさえ伝われば大目に見てもらえます。とはいえ、ここで正しい敬語や尊敬語が使えれば、ほかの学生の方よりも一歩抜きんでる可能性があります。参考になる資料を見ながらでも、正しい言葉遣いでメールを送りましょう。

就活メールは誤字脱字に注意すること

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

就活メールで正しく丁寧に文章が欠けたとしても、そこで安心してしまってはいけません。言葉遣いが正しくても、漢字に間違いがあったり、言葉が抜けているようでは、相手に良い印象を与えられません。

早く返信しなければ、と焦る気持ちはわかりますが、文章を書き終えたら、その文章に間違いがないかどうか、必ずチェックしてから返信することを習慣づけましょう。

誤字脱字に関しては、見直すという手間と時間さえかければ防ぐことが可能な失敗です。少しの不注意で失敗に終わったということがないように、就活中は何事にも念には念を入れましょう。

改行をして読みやすく

通常、スマートフォンを利用したSNSでは句読点や改行は行われません。普段このスマートフォンでの文章に慣れていらっしゃる方の中には、改行や句読点をつけることを苦手とされている方が多く、間違った場所で改行されていたり、句読点をつけてしまっている方を多く見かけます。

改行や句読点は、文章を読みやすくするために重要です。特に就活中の学生にとって、これからメールや文章を書く機会が増えますので、これを機会に正しい改行の方法や、句読点の入れ方を覚えておきましょう。

文末には署名を入れること

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

ビジネスメールでは、メールでお礼を述べた後、文章の最後に署名を入れておくことがマナーです。署名を入れる際には、大学名と学部、学年、名前の順に書きいれます。文章の初めに、すでに名前や大学名を名乗ってはいますが、署名とは、ビジネスシーンにおいて名刺に近い働きをしています。

就活中はあなたが社会人としての適性があるかどうかというところもチェックされていますので、メールの文末には必ず署名を入れておきましょう。就活中は企業側に何通ものメールをやり取りしなければならないため、自動的に署名が入力されるように、前もって設定しておくとよいでしょう。

正しいメールの送り方をマスターしよう

ビジネスマナーはきちんと守られていると、礼儀をわきまえることのできる人間として、あなたに対する評価は上がります。ビジネスマナーは身に着くまでは大変でしょうが、早めにマナーを身につけておいても決して損ではありません。就活中にビジネスマナーが守られたメールを送れば、印象も良く、面接にも通りやすくなるでしょう。

返信メールを送るふさわしい時間とは

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

就活メールを送る際の時間を気にされている方は多いでしょう。就活中に企業側にメールを送る時間は何時が良いかということについてですが、時間については、実は何時に就活メールを送っても構いません。

ですので、就活メールを送る時間帯が深夜であっても早朝であっても、基本的に何も問題はありません。ただし、なるべく早くお返事がほしいという場合には、企業の営業時間内に就活メールを送ります。

また、返信が必要な場合、二日から三日程度待ってみて、それでも企業側からの返信がなかった場合には、電話で採用担当の方に連絡してみると良いでしょう。

時間帯にこだわらない理由

これについては、就活時期は採用担当者が非常に忙しい期間となるため、メールの送信時間について細かくチェックをする時間がないためです

海外からのお客様や、海外出張されている職場の方からは、時間を問わずメールが送られてくるため、就活生からメールが届いているからと言って、気にされるという方はまずいません。

メールの返信をする時間について

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

就活中にかぎらず、返信を求められているメールについては、必ず24時間以内に返信メールを返信しましょう。

考える時間や、日にちの調整といった時間が必要で、返信をするにあたって少し時間がかかってしまう、という場合でも、返信が遅れるという旨の返信メールを送っておきましょう。

返信がすぐにできない場合には

就活中はに例えば日程の確認をする場合、時間をお知らせするにあたって、考える必要があり、返信するのに時間がかかってしまうという時に、まだ予定が決まっていないからと言って返信を後回しにするのは間違いです。

就活中に返信が遅れてしまうという場合には、返信までに時間がかかってしまったというお詫びを一言述べてから、何日までに返信をするという具体的な日にちを伝え、後程改めて返信しなければならないという返信のメールを送ります。

相手側からメールが送られてきた場合には、何もしないということが一番よくない行動です。企業側から返信を求められた場合には、返信が遅れそうだったとしても必ず一報入れておきましょう。

返信メールは速さが大事

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

就活期間中は、あなた以外にも多くの学生や応募者がいます。採用担当者は、この多くの応募者に対応しなければなりません。そのため、すべての応募者からの返信を待ってから予定を組む、といったことはしません。このため、返信がなかった方に対しては、入社の意思がないと捉えられてしまうか、返信したころには希望したい時間帯の人数が埋まってしまっている場合もあります。

そうなると、また企業の方に返信メールを送って、再び日程を組んでもらわなければならなくなります。このため、メールの返信は早めに返すことをお勧めします。就活中は返信メールに限らず、何事も早めに行った方が多くの企業の面接が受けられ、就活を有利に進められます。

早い時間帯にメールをすることのデメリット

午前中というのは企業側が最も慌ただしく、忙しい時間帯になります。午前中は前日の営業時間外に届いたメールの処理をしなければいけません。また、確認の取れなかったメールの返信や、資料を作成したり、そのほかにも朝礼やミーティングといった仕事に費やされます。

そのような忙しい時間帯に就活メールを送っても後回しにされますので、どうせなら昼食後や午後に送った方が、早い対応をして頂ける可能性が高いです。午前中は、主に重要度の高いメールを処理していますので、就活中にすぐにでもお返事が必要だからと言って、午前中の早い時間にメールを送信しても、返事は午後になる可能性が高いということを覚悟しておきましょう。

採用担当の方にとって、就活時期というのは大変忙しい期間です。そのため、どんな時間帯であろうと気にされている方というのは、まずいらっしゃらないでしょう。そのため就活メールに関しては、時間帯よりも分りやすい文章と、正しい件名を書くことに意識しましょう。

就活中に常に注意しておく必要がある内容は

就活中に、企業側に送るメールとして常に注意しておきたいこととは、読みやすい文章やわかりやすい件名、敬語の使い方です。

学生の内から敬語を完璧にマスターしている方は少ないでしょうが、明らかに間違った言葉遣いは、減点の対象になってしまいます。友達や、大学の先輩にお話しするような言葉で、企業にメールを送らないよう注意しましょう。

面接の御礼の書き方と例文・返信メールを出すのが遅れた場合の対処法

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

就活中は、面接でお世話になった後にお礼状やお礼のメールを出す必要があります。これは必須というわけではありませんが、社会人としてのマナーですので、一言ご挨拶をした方が良い印象をもたれます。

それでは面接をして頂いた後にはどういった内容のメールを送るのが良いか、その書き方と返信が遅れた場合にはどういった対処をしなければならないかについてお話しします。

メールでお礼をするメリット

お礼状としてお手紙を送ることのメリットは、手紙という手間をかけることによって、相手に誠意を伝えられることです。また手紙には、より丁寧な印象を相手に与えられるというメリットもあります。

では就活中にメールでお礼を述べるということには、どういったメリットがあるのでしょうか。メールは、当日でも送った瞬間、すぐに相手の方に届けられるというメリットがあります。就活で面接をした相手の名前や顔を確実に覚えているとは言えませんが、面接の後すぐにメールを送っておけば、相手の方にとって良いイメージを印象づけられます。

お礼はいつまでに送るのが正しいか

主勝中に面接を受けた後、そのためのお礼を返信するのであれば、なるべく早く出すのが正しいマナーです。どうしてもメールを送れない状況だった時でも、翌日の午前中までにはお礼のメールを返信して下さい。

採用担当の方は、人を見る目に優れ、相手の方の顔や名前を覚えるのが得意という方が多くいらっしゃいます。必ずあなたの顔と名前を覚えているとは言えませんし、お礼のメールをしたからと言って、それで就活が有利に運ぶというわけではありませんが、次の選考のためにもお礼を述べるというマナーはきちんと守り、社会人としてのマナーが身に付いているという事をアピールしましょう。

ひょっとしたら一緒に仕事をする相手になる可能性もありますので、良い印象をもたれる行動を取りましょう。

お礼のメールを返信するためのポイント

就活中に面接をしていただいたお礼のメールを返信する場合には、宛先をどこにして送ったら良いのか分からない、という方も中にはいらっしゃるでしょう。面接して頂いた方の個人のメールアドレスに、直接メールを返信するというわけにはいきません。

そこで、面接のお礼を述べる際の宛先ですが、これは採用担当者用のメールアドレスに返信します。採用担当者用のメールアドレスは、その会社ごとに必ず用意されています。そのため、ほとんどの企業で採用担当者用のメールアドレスを公開しています。また採用担当者用のメールアドレスは、企業から返信されるメールにも記載されてありますし、企業のホームページでも公開されていますので、確認してみましょう。

分からないからと言って、確認しない内から採用担当者に電話で問い合わせるのは控えましょう。

お礼のメールの件名は

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

メールの基本でもありますが、就活中にお礼をする場合も、件名は用件がはっきりと、わかりやすく書いてください。就活性のお礼のメールを受け取る相手の方は、もちろん採用担当者です。

面接を行っている期間中、採用担当者の方は非常に忙しいので、わかりやすい件名のメールで返信しなければいけません。件名があやふやなメールは見てもらえないか、後回しにされてしまいます。

また迷惑メールと間違われてしまう可能性もありますので、件名を読んだだけで、誰からきたもので、用件がなんであるかということが、すぐにわからなくてはいけません。

面接のお礼を返信するには、その日のうちに行われた面接であっても何月何日の面接であるかも忘れずに書いておきましょう。

お礼のメールのあて名書き

ビジネスメールのマナーとして注意しなければならないのは、まず用件から先に書かないということです。正しいメールの書き出しは、相手の方の会社名と部署名、面接をしていただいた方のお名前を正確に描きいれます。会社名は省略せず、正式な名称を正しく書いてください。

最後まで気を抜かないこと

就活メールは誤字脱字といった間違いがないことを確認してから送信しましょう。メールの文章にあまり間違いが多いと、だらしのない不注意な人と思われてしまいます。感謝の気持ちを伝えるためのメールを返信したのに、マイナスイメージをもたれてしまわないよう、メールを書き直したら必ずチェックをする癖をつけて下さい。

お礼のメールに心遣いを

お礼を述べて不愉快に思う方はいません。ですが、忙しい時期に返信をしなければならないとなると、返答が必要な場合は返信しなければならないため、相手の方に負担をかけてしまいます。

また、お礼のメールに返信を返してくれる面接官もいらっしゃるでしょうから、お礼のメールを返信するときには、メールに返信しなくても良いということを一言つけ加えておきましょう。

メールに返信不要と書いておくことで、気持ち的にも時間的にも、受け取った方の負担を減らせます。お礼のメールを返信する際にはそういった心遣いが必要です。

返信が来たらどうするの

お礼のメールに返信が返ってくるということはほとんどありませんので、お返事を期待してはいけません。とはいえ、まれにお礼のメールに対して返信を返してくれる面接官もいらっしゃいます。

お礼に対する返信のメールを頂いた時は、必ず再度メールを返して下さい。この場合は、お礼のメールに対してわざわざ返信を返してくれたことについての感謝の言葉を伝えます。

返信に対するお返事のメールに関しても、24時間以内にお返事をしましょう。目上の方からのメールに対して、あなた側からメールが終わってしまわないようにするのがマナーです。

礼儀を忘れない

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

お礼のメールを送ったとしても、それで選考に何らかの影響が及ぶことはありません。とはいえ面接をして頂いた方に好印象を持ってもらえる可能性があります。

返信が返ってこなかったとしても、日ごろからお礼を述べたり、マナーを守るよう心掛けておかないと、とっさの時にボロが出ます。言葉遣いや相手に対する気遣いをするということに慣れておきましょう。

メールの返信はその日のうちに

何度もお話ししましたが、メールの返信は、メールを受け取ってから 24時間以内にお返事を返すのが基本です。就活中は、何社も応募をしているため、なかなかすぐにメールを返すのが難しいという場合もあるでしょう。

とはいえ、忙しいということに甘えてしまってはいけません。応募しておいて、そのあとの対応がほったらかしでは、どの企業も良い印象は受けないでしょう。メールは常にチェックをしておき、確認漏れや返信していないメールがないかどうか確認して下さい。

メールは24時間以内に返信するのがマナーではありますが、返事が必要なメールを返す場合には、朝の早い時間帯や深夜にメールを送信するのはマナー違反になる場合があります。夜は遅くても営業時間が終わってから2、3時間後を目安にし、それまでに済ませるように心掛けます。あまり遅くなるようであれば、翌日送信するようにして下さい。

朝はどうしても企業側が朝礼やミーティングと忙しく、対応している時間がとれないため、あまり早い時間帯にメールを送ると相手の方に気を使わせてしまいます。

返事が遅れてしまった場合はどうするの?

人間ですから、ついうっかり、ということは誰にでもあります。もしもメールの返信が遅れてしまった場合に備え、遅れてしまった場合にはどうするかについて対策方法を考えておきましょう。

すぐに返信しよう

メールを受けていたことに気付くのが遅れてしまい、お返事できなかったという場合には、気がついたときに、すぐメールの返信をして下さい。たとえ返信が遅れてしまったとしても、相手の方に誠意のある行動を示さなければいけません。

たとえ、第1志望とは別の企業からのメールであった場合でも、ほかの企業に勤めてから、その企業と取引きすることもありえることです。ビジネスシーンでは日ごろから相手の方に礼儀を損なわないということが重要になりますので、就活中とは言え、そうしたマナーはきちんと守って下さい。

お詫びの言葉を忘れないこと

就活中にメールの返信が遅れてしまった場合には、返信メールの本文の冒頭に、お詫びの言葉を書き入れます。メールの返信をするにあたり、返信が遅れてしまっているのに、用件から話すのでは相手の方に大変失礼に当ります。

まず最初に、申し訳ないことをしてしまったというお詫びの言葉を述べましょう。用件をお話しするのはその次になります。

お詫びとお礼は別々に

就活中に企業側から頂いたメールが日程のお知らせであり、そのメールに対する返信を頂いたという場合には、通常お礼の言葉を先に述べるのがマナーです。ですが、メールの返信が遅れてしまった場合、お礼の言葉に続けてお詫びの言葉を書いてはいけません。

お礼とお詫びは全く別の意味をもつ言葉です。感謝の気持ちを述べるということは、もちろん社会人として大切なマナーではありますが、お礼の言葉と、お詫びの言葉を同じメールで済ませてしまうと、紛らわしい文章になってしまいます。

お詫びとお礼を同時に述べて、怒るという方はいらっしゃらないでしょうが、お詫びをするつもりなのであれば、お詫びの言葉だけを書き入れてください。

件名:○月○日の面接のお礼【○○大学・名前】

○○株式会社
人事部○○課
採用担当 ○○様
○○大学○○学部○○学科の○○と申します。
本日は、面接の機会をいただき、
誠にありがとうございます。
貴社の熱意ある社員の方に
直接お話しをさせていただくことができ、
改めて入社したいという思いがさらに大きくなりました。
今後も企業研究を進め、
貴社に対する理解を深めていきたいと思います。
取り急ぎ、本日の面接のお礼とさせていただきます。
末尾ながら、貴社のますますのご発展と
社員皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

出典: http://shuukatsu-mailbunrei.com/22/menore/ |

返信メールの確認を忘れない

就活中にメールを返信するときは、相手からのメールの本文を消さずに残しておき、そのままでメールを返信するのが基本的なマナーとなります。

この時、日程のお知らせといった内容のメールであった場合には、お知らせをいただいた日程や場所を、あなたの返信メールの本文にも書き入れます。日程をもう一度繰り返し書くことによって、相手側のお話しを理解したということを伝えられ、勘違いを防げます。

企業側に送るメールアドレスの注意

就活中は企業用に、新たにそれ専用のメールアドレスを考えておくことをお勧めします。企業側と連絡を取り合うためには、社会人としてそれにふさわしいメールアドレスを考えておきましょう。

お友達同士でやりとりをするメールアドレスには、ペットやキャラクターの名前でも自由に作っていただいても構いませんが、就活中に企業とやり取りをするにあたって、そういったメールアドレスはふさわしいものではありません。

企業に電話をする場合のマナーは

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

電話での会話は一発勝負ですので、失敗はできません。相手の方が電話口に出られたら、まず「今お時間もよろしいでしょうか」と一言述べてから、本題に入ります。事前に用意しておいた、用件をまとめておいたメモがあれば、それに沿って話していきましょう。

用件を伝え終えたら、いつまでも長話をせず、電話を切ります。電話を切る前には、「お忙しいところありがとうございました」と挨拶をして、相手の方が受話器を置いたのを確認してから電話を切ってください。

就活中の会話中のマナー

会話中は相手の方が聞き取りやすいように、はっきりと明るく元気な声でお話ししましょう。とはいえ、大声で話すということではありません。

スマートフォンで話すと、相手の方の声が聞き取りにくくなる場合があります。就活中は、どうしてもスマートフォンで話さなければならない状況にあることが多いでしょうから、電波状況の良い静かな場所を選べば、故障でもない限り聞き取れないということはありません。また話し方にも注意が必要です。会話中は正しい敬語を使ってください。

就活中は転送機能を使おう

エントリーシートには、スマートフォンのメールアドレスとパソコンのメールアドレスの両方を書いておきましょう。就活中は携帯のメールアドレスをパソコンのメールアドレスを連携させておいた方が良いでしょう。

パソコンからスマートフォンにメールの転送が設定してあれば、大事なメールを見逃す心配がなくなります。

就活メールの返信の期日

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

就活メールはすぐに返信を返すということが必須です。企業側から返信を求められた場合、返信メールをいつまでに、といった具合に返信メールに期日を設けている場合もあります。返信の期日があるからと言って、返信するまでの時間に余裕があるとは限りません。

返信期日が翌日や当日といった場合には、間に合わないということも多いでしょう。そういった場合、返事をせずにそのままにしておくと、辞退するものとして判断されてしまいます。

また、返信を催促する確認の電話がくる場合があります。企業側からの連絡が来る前に、必ずこちら側からお返事が遅れるということを一言伝えておきましょう。

確認が遅れてしまい、メールを返信するのが遅くなってしまった場合でも、そこで焦ってしまわずに、確認が遅れてしまったということをきちんと企業側に伝え、誠意をもって謝罪をして下さい。

電話がした方がいい場合はどんな時?

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

就活中でもメールではなく、電話で連絡をした方がいい場合があります。就活にメールで連絡をするべきかメールにしておいた方が良いかの判断は、急いで相手方に知らせなければならないことがあるかどうかによって判断します。

この時期の採用担当の方は、面接会場へ出向いていることが多く、席を外していることが多いので、ちょうどよく電話に出られない場合もあります。相手が今、電話で対応可能な状況にあるかどうか、ということも良く考えてください。

採用担当の方が対応しなければならない応募者は大勢いらっしゃいますので、相手の状況といった相手の立場に立って考えるということが大切です。期日が迫っている場合や、すぐにでも連絡を取らなければ、相手の方にご迷惑になってしまう場合は、どちらがすぐに連絡がつくかどうかを見極めましょう。

お約束をしていた時間に間に合わない、といったことであれば、その時間が迫っていている場合であれば、当然電話で連絡をした方が良いということになります。体調不良や交通手段の遅れ、道路状況といった理由で、面接会場や約束の時間に間に合わないということは十分考えられますので、そういった場合には、電話での連絡が必要になります。

約束の時間に、まだ余裕がある場合には、メールを使っての連絡方法を選びましょう。体調管理は大切ですが、就職活動で忙しく体調を崩してしまう、という場合もあるでしょう。そういった場合、面接までの時間にまだ余裕がある場合には様子を見ておきますが、どうも直りそうもない、という場合には、早めに採用担当の方に連絡を取りましょう。その場合はメールを使って連絡をします。

就活中に企業に電話をする場合

就活中に企業側に電話で連絡をする場合は、必ず静かな場所で電話をすることです。また電話をかける前には、聞き逃しや電話の内容を忘れてしまうということがないように、メモをとる準備をしてから電話をかけてください。

また、日時や場所の確認は、相手の方から教えていただいた情報副賞し、間違いがないかということを確認します。

就活中に企業の代表電話にかける場合は、必ず相手の方が電話に出るというわけではありません。企業の規模が大きければ、代表電話にかけて、まず始めに電話口に出られるのは、受付の方か電話交換手という可能性があります。

偶然電話に出られた方が、ご本人という場合もありうることです。まず相手の方が電話口に出られたら、相手の方の所属部署や、お名前を電話口の方に伝えます。相手の方が電話に出てしまってから、どこに電話をかけたらいいのか分からない、ということがないように、あらかじめ連絡をする方の所属部署や、お名前を確認しておきましょう。

電話応対が苦手という方は少なくないでしょう。電話をかけてしまってからしどろもどろになってしまわないように、事前に話す内容を箇条書きにしてまとめておくと話しやすいです。

ポイントを押さえて就活を成功させよう

就活時の返信メールの書き方とマナー・文例・返信が遅れた際の対処法

ビジネスメールの基本は、ルールを守ることが大切です。企業側への連絡方法など、少しでも分からないことや、疑問に思ったことは、あらかじめ下調べをしておきましょう。

就活メールの件名や本文は、長くなり過ぎないようにすることを心掛け、就活メールを受け取った相手の方が読みづらくないかどうか、ということも考えます。何事においても、相手の立場に立って物事を考えられるかどうかが、就活を成功させられるかどうかのカギになります。

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