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選考辞退のメールの例文とマナー・失礼にならない理由の書き方

初回公開日:2017年10月22日

更新日:2017年10月22日

記載されている内容は2017年10月22日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

選考辞退のメールの書き方がわからないと困っていませんか。またメールしなくてもいいのか、電話のほうがいいのかと悩むこともあるでしょう。ここでは選考辞退のマナーや書き方を紹介します。選考を辞退しなければならないときの参考にしてください。

選考辞退メールの書き方

選考辞退のメールの例文とマナー・失礼にならない理由の書き方

就職活動をするうえで、新卒であっても転職者であっても一社のみを受けるということはあまりないです。数社、時には数十社を同時並行で進めて、内定を目指すということもあります。

しかしそうなってくるといささか問題になってくるのは、複数の会社の日程が重なることです。柔軟に対応して予定をずらしてくれる会社もあればその日しか受け付けていないところもあります。そうなると、選考を辞退する旨を伝えることになります。

ここまでやってきてもったいないという気持ちもあるでしょう。また会社に対して申し訳なく感じてしまうこともあるでしょう。選考の段階にもよりますが、多くのケースでメールで辞退することになります。

その会社に行かないからどうでもいいということはありません。マナーとして当然のことですし、さらに社会人になってから縁に恵まれてまた会うということだってあります。そんな時に悪い印象を持たれないようにしっかりと辞退の旨を伝えることが大切です。まずは辞退する人の立場ごとに見ていきます。

新卒の場合

新卒の人は、就職活動がニュースで取り上げられるように、何社も選考を受ける中でとりあえず一社でも内定をもらっておきたいという気持ちを持っています。また就職活動の解禁の時期が定められているため、日程がかぶるということも多々あります。

特に、説明会の時点で急な面接の予定が入ったり、学業で忙しいということはあります。新卒の人は大勢受けているし面接なわけではないから辞退することをメールしなくてもいいかと考えがちです。しかし会社側は人数の把握をしたり、予約待ちの人にメールで連絡する必要があるケースもあります。辞退を伝えないことは避けましょう。

メールの書き方

件名に選考の辞退をすることを明記しましょう。本文の書き出しは、メールを送る相手の会社名とその部署の名前です。その後、自身の名前と所属、ある場合は選考用のIDも伝えると確実です。

そこまで書いて本題に入ります。いつ予定している何を辞退するのかをしっかりと明記します。企業によっては説明会の傍ら面接に挑んでいる新卒もいます。選考を辞退すると伝えるだけでは、相手の手間が増えます。特にすでに予定として面接や説明会が入っている場合はそれを伝えることで相手側が楽に作業できます。

理由を明記します。ここでうそをつく必要はありません。ほかの会社と被っているならばその旨を言っておきましょう。予定が入った場合はまれにではありますが、相手側が違う日を提案することもあります。そのため辞退の理由を書くことは必要です。意思がないのか、都合がつかないのかは意外と大切です。

最後に感謝の気持ちを伝えて選考の辞退をメールします。

中途採用

中途採用の場合は、そもそもの選考に挑んでいる母体数が新卒とは変わってきます。なるべく早い段階で選考の辞退をメールしましょう。電話のほうが望ましい場合もありますが、手違いや担当者の不在などでスムーズに伝わらないこともあるため、メールでも問題ありません。

理由もごまかしたりうそをつかずにはっきりと伝えましょう。残念がることはあっても、変異起こったり軋轢が生まれることはほとんどありません。

中途採用の場合は担当の人の名前なども明記しておくとよりいい印象を与えます。

転職

転職であってもタイミングが合わなかったり、ほかの会社から内定をもらって辞退をすることもあるでしょう。その場合もやはりメールでしっかりと辞退の旨を伝えましょう。転職者は転職サイトなどで担当官や就職エージェントを通している場合があります。その人に伝えるのを忘れないようにしましょう。

選考辞退メールの失礼にならない理由の書き方

選考辞退のメールの例文とマナー・失礼にならない理由の書き方

選考の辞退をメールするときには、理由を明記することが必要です。どうして辞退するのかは当然気になるところです。会社側が欲しい人材だと考えていれば、理由によっては再び声をかけてくるということだってあり得ます。

いざ声を掛けたらもう内定をいただいていますといわれたら、時間の無駄使いです。悪い印象に代わってしまうことだってあります。そんなことを避けるためにも理由は書きましょう。いくつか理由の例を見ていきます。

他社内定

他社の内定をもらったから選考を辞退するというのは、一般的な辞退のメールに使われる理由でしょう。理由としては妥当です。しかしかきかたを間違えると相手を刺激してしまい、また不快にさせます。

他社を選んだということは当然そちらの魅力があるのですが、辞退する会社と比較して理由にし、メールするのは避けましょう。悪意がなくてもよい印象になりません。メールではイントネーションやニュアンスは伝わりません。誤解されるような書き方は避けましょう。

一身上の都合

一身上の都合により辞退します、というメールは一見すると問題無いようですが、実はここにはある配慮が欠けています。それは機会があれば再び選考を受けたいと考えているのか、それとももう選考を受けたいという意思もないのかです。

一身上の都合というのはあなたが辞退する理由ですが、そこに意思は現れません。あなたの石も併せて明記しましょう。特に中途採用や転職者の場合、人数が少ないため会社側もサイドアプローチすることがないわけではありません。無駄な手間とならないように注意してメールしましょう。

面接の前日・当日に辞退する場合

選考辞退のメールの例文とマナー・失礼にならない理由の書き方

選考の辞退をする場合、わかった段階でなるべく早く辞退するのがマナーです。新たな人材確保に動いたり、予約待ちの人にメールをしたりと会社側でも動きが発生します。特に面接の場合、面接官の日程が調整されていたり、そのためにわざわざ社長が予定を開けることだってあります。

しかし、直前になって面接を辞退するということもないわけではありません。その場合、気まずいですし、連絡しにくいでしょう。それでもしっかりと連絡するのが社会人としてのマナーです。

メールではなく電話で連絡

前日や当日に面接を辞退する場合は、メールではなく電話で連絡しましょう。これは前日や当日ではすぐにメールを確認してくれるとは限らないからです。会社は日々の業務に追われていますし、その日は何か別のようで忙しいこともあります。

会社から電話が来てしまうこともあるのでそういった場合を考えると、やはりメールよりも電話がいいでしょう。

電話をする場合、朝の朝礼時間や昼休憩の時間はさけるのが無難です。忙しくないような時間を見計らいましょう。

選考段階ごとの選考辞退メールのマナー

選考の辞退をする段階ごとに例やマナーを見ていきましょう。

筆記試験

筆記試験の段階では、たいてい多くの選考者がいます。名前と所属そして、IDもあれば確実に明記しましょう。どの筆記試験を辞退するのか伝えます。この段階では理由を詳しく明記する必要は特にありません。もちろんかいても大丈夫です。以下が例文になります。

「採用担当様
お世話になっております。○○です。○月○日の筆記試験を予定していましたが、一身上の事情により辞退させていただきます。お手数をお掛けし、誠に申し訳ございませんが、 何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。」

面接

面接の選考を辞退するメールをする場合は早い段階で伝えましょう。特に集団面接の場合、人数の変更は会社側も早めに把握しておきたい情報です。この段階では辞退の理由も記載することが望ましいです。例文は以下になります。

「採用担当の○○さま
○○です。○月○日の○○時から予定していた面接ですが、他社から内定をいただいたため、お手数をお掛けし、誠に申し訳ございませんが、辞退させていただきます。 何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。 」

最終面接

最終面接ではほとんどの会社が役員や社長が面接に立ち会います。そのためその人たちの予定を変更させているということを意識しましょう。

とはいえ、メールの内容自体は面接の辞退をするメールと変更点はありません。

内々定

内々定をいただいてから他社の条件が良くて辞退すること、どうしてもほかの会社に挑戦したくて選考を辞退することもあるでしょう。

その場合は、なるべく電話で伝えましょう。内々定を出している会社は辞退された段階で新たに選考を受け付けるか採用人数を減らすかも決めなければなりません。またここまで選考をしてきて断られるのは会社と言えでも多少のショックはあります。

それでもメールで辞退する場合は、理由をしっかり明記するとともに、その会社に就職する意思がないこと、申し訳ないと考えていることを述べます。選考を辞退するということだけを伝えるのはマナー違反です。

選考辞退メールの宛先別の書き方

選考辞退をメールする先は階差yだけとは限りません。宛先別に書き方を見ていきます。

OB

新卒の場合は特に、OB訪問をしていたり、OBに紹介してもらって選考を受けることもあります。礼儀としてOBにも選考を辞退することを伝えておきましょう。

○○さんに紹介していただきましたが、このたび他社から内定をいただいたため申し訳ありませんがこちらの企業は辞退することにしました。お手数おかけしますが、申し訳ありません。

リクルーター

リクルーターを通している場合は、伝え方を気をつけましょう。あなたは一度以上お世話になった相手です。他社から内定をいただいたことを伝えるのはいいですが、フランクに話したり、相手を悪く言うのは禁物です。

この度、他社から内定をいただいたため選考を辞退させていただきます。お世話になりました。

のようにシンプルでもしっかりと伝えましょう。

企業

企業の場合は、なるべく早い段階で辞退の旨を伝えます。その際、お世話になったことへの感謝の気持ちと辞退することの申し訳ないという気持ちを合わせて伝えましょう。

転職エージェント

エージェントにメールを送る場合、どこの企業の内定をもらってどうして断るのかも伝えましょう。エージェントはそれを仕事としているため、データとして必要ですし、提案があっていたかどうかの成長につながります。

選考辞退メールの正しい件名の書き方

件名を記載しないで送るという人がまれにいますが、それでは用件が一目で伝わらないためやめましょう。

件名としては「選考辞退」「選考辞退の連絡」などのように用件が一目でわかるようにしましょう。また場合によっては名前も入れましょう。これは最終面接などのように先行者が減った段階ではおすすめです。

お詫び

件名を「お詫び」だけにしてしまうとメールをもらった側は何のことかわかりません。「選考辞退とそのお詫び」のように、辞退することが一目でわかるようにしましょう。

選考を辞退するのは悪いことではない

選考辞退のメールの例文とマナー・失礼にならない理由の書き方

選考を辞退すること自体は、悪いことではありません。もちろん断られる側としては残念ですがそれはそれで縁としてとらえます。

しかし選考を辞退することを伝えないと、何かあったのではないかと連絡をしたり、突然伝えられて会社側があわただしくなることもあります。選考にも費用が掛かっていることを意識して、はやめはやめに選考の辞退を伝えましょう。

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