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就活メールの返信マナー|状況別のお礼の例文・件名の書き方

更新日:2020年08月20日

就活でメールの返信をしたことはありますか?就活では企業とメールをする機会も多く、企業から送られてきたメールに対して返信が必要な場合もあります。就活ではメールの返信も評価の対象となっており、正しいマナーで返信することが大切です。

就活メールの返信マナーは?

就活を攻略するためには、さまざまな対策が必要です。業界研究や企業研究、自己分析などを行わなければなりませんし、会社説明会に参加したり、履歴書の作成などやらなければならないことがたくさんあります。

また就活では面接の対策も必須です。就活は面接の評価が大半ですので、しっかりと対策しておかなければなりません。就活を攻略するためには、さまざまなことをしておかなければなりませんが、メールの返信マナーも重要です。

就活では企業とメールでやりとりをする機会も多く、企業からのメールに返信が必要な場合も多いです。返信のマナーによっても評価は違ってきますし、マナーが守れていないとマイナスの印象を与えてしまいます。就活攻略のためにはメールの返信マナーを身に付けることも大切ですので、正しいメールマナーを知っておきましょう。

引用

就活メールの返信マナーとしては、企業からのメールの本文をすべて引用して返信するということが挙げられます。就活メールでは何度もやりとりが続く場合もありますし、企業では一日にたくさんのメールが届きます。

以前に送信した内容をすべて覚えることはできませんし、本文の引用がなければ就活生からの返信を見て、さらに以前に送った内容を確認しなければならないことになります。それでは二度手間ですし、不親切ですのでマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。

本文を引用してメールを返信することで、企業もどんな内容を送ったのか簡単に確認することができますし、メールのやりとりもスムーズになります。これは就活だけではなく、社会人になってからも必要な返信マナーですので、しっかりと身に付けておきましょう。

時間

就活メールに返信する場合は、返信の時間にも注意が必要です。メールはいつでもどこでも確認することができ、自身の都合の良いタイミングで返信することができるため、非常に便利です。

電話のように受け取り手がいない深夜や早朝などでもメールを送信することは可能ですし、必要な内容を伝えることができます。しかしいつでも返信できるからといって、真夜中や早朝などの時間に返信してしまうと非常識だと思われる可能性がありますので注意しなければなりません。

就活メールに返信する場合は、基本的には日中に行うのがマナーです。日中に行うことで、企業とのメールのやりとりもスムーズに進みますし、常識的な時間に送ることが大切ですので、返信時間に注意しましょう。

こない

就活では企業からのメールに対して返信をしたとしても、企業からさらに返信が返ってこない場合もあります。企業では毎日何通ものメールが届きますし、そのすべてに返信している余裕はありません。

返信がなかなかこないのは他の業務が忙しく、メールがチェックできていない場合もありますが、それだけではなく返信の必要がないと考え、あえて返信していな場合もあります。企業からの返信メールが返ってこないからといって、不安に感じる必要はありませんし、企業に催促のメールを送る必要はありません。

催促のメールを送ってしまうと失礼にあたる可能性がありますので注意が必要です。もちろん返信が必須の内容であり、企業から返信が返ってこない場合は連絡ミスの可能性もありますので問い合わせるようにしましょう。

しない

就活では企業からの返信メールが返ってこない場合もありますが、企業からのメールに対して、就活生が返信しない場合もあります。企業からのメールはきちんと返信しておくに越したことはありませんが、すべてのメールで必ずしも返信が必要なわけではありません。

内容によっては返信不要であり、返信しなくてもマイナスの印象とならない場合もありますし、メールによっては返信不要と書かれている場合もあります。返信不要のメールに対して返信してしまうと、指示が守れていないとマイナスの印象になってしまう可能性がありますので、注意しましょう。

面接の案内メールであったり、説明会の予約完了メールなどには返信の必要がない場合もありますので、余裕がなければ無理に返信する必要はありません。

返信の返信

就活メールで最も困るのは企業から返信がこない場合や返信の必要の有無がわからない場合ではなく、返信の返信をしなければならないかということです。企業からメールが送られてきて、そのメールに対して返信、企業からさらに返信が返ってきてどこで終わればいいのかわからない場合も多いです。

就活のメールは評価の対象となってしますし、企業からのメールに返信をしないと印象が悪くなると考える人も多いですが、返信の返信など、返信の必要性の薄いものであれば返信しなくても構いません。

もちろん返信しても構いませんし、返信すればそこでやりとりは終了となり場合もあります。特に内容が持ち込まれておらず、返信が難しいようであれば、就活のメールであっても必ずしも返信の必要はないと覚えておきましょう。

了解

就活メールが企業から送られてくる場合は、面接の予定などを尋ねるメールが多く、就活生に対して面接の参加が可能かどうか、面接以外でも何らかのイベントへの参加が可能かどうかを問うメールが送られてくることが多いです。

イエスかノーかで答えなければならず、イエスの場合は「了解です」と送ってしまう人が多いですが、これは間違いです。就活では正しい言葉遣いができているかも評価の対象であり、それはメールであっても同じです。

就活メールでも言葉遣いが正しくできていなければマイナスの評価となってしまい、了解は間違った言葉遣いですので注意しましょう。正しい言葉遣いは「承知しました」などです。慣れていないと堅苦しく感じますが、社会人ではよく使われる言葉ですので、就活のうちに慣れておきましょう。

状況別の就活メールの返信のお礼の例文は?

就活では企業とメールのやりとりをする機会が多く、メールに対して返信しなければならないことも多いです。就活でのメールの種類はさまざまであり、就活に関係する事務的なやりとりの場合もあれば、企業に対してお礼のメールを返信する場合もあります。

企業に対してお礼のメールを返信しておくことは大切なことであり、お礼メールを送信しておくことで好印象を与えられる場合もあり、就活をスムーズに進めることができます。お礼メールは必ずしも必須のものではありませんが、就活をより有利に進めるためには必要です。

お礼メールを送るシーンはさまざまであり、状況に合わせて内容を変えることが大切です。就活での状況別のお礼メールの例文を参考にして、上手にお礼の気持ちを伝えていきましょう。

企業

○○株式会社人事部採用担当チーム○○様

いつも大変お世話になっております。○○大学文学部英文学科○○と申します。先日は会社を訪問させて頂きありがとうございました。実際に職場を見せていただくことで、仕事への理解も深まりましたし、社員の方々の雰囲気なども感じ取ることができました。

御社で働く姿もイメージすることができ、入社への意欲がますます高まりました。特に○○様からお話しして頂いた、社会人として気をつけるべきことは電話のマナーであるというお話しが非常に印象に残っています。

社会人として必要な知識やスキルなどをさらに学び、選考に向けて精進していきたいと考えいます。取り急ぎメールにてお礼の気持ちを伝えたくご連絡致しました。

面接

初回公開日:2018年01月16日

記載されている内容は2018年01月16日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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