就活メールの返信マナー｜状況別のお礼の例文・件名の書き方

就活メールの返信マナーは？

就活を攻略するためには、さまざまな対策が必要です。業界研究や企業研究、自己分析などを行わなければなりませんし、会社説明会に参加したり、履歴書の作成などやらなければならないことがたくさんあります。

また就活では面接の対策も必須です。就活は面接の評価が大半ですので、しっかりと対策しておかなければなりません。就活を攻略するためには、さまざまなことをしておかなければなりませんが、メールの返信マナーも重要です。

就活では企業とメールでやりとりをする機会も多く、企業からのメールに返信が必要な場合も多いです。返信のマナーによっても評価は違ってきますし、マナーが守れていないとマイナスの印象を与えてしまいます。就活攻略のためにはメールの返信マナーを身に付けることも大切ですので、正しいメールマナーを知っておきましょう。

引用

就活メールの返信マナーとしては、企業からのメールの本文をすべて引用して返信するということが挙げられます。就活メールでは何度もやりとりが続く場合もありますし、企業では一日にたくさんのメールが届きます。

以前に送信した内容をすべて覚えることはできませんし、本文の引用がなければ就活生からの返信を見て、さらに以前に送った内容を確認しなければならないことになります。それでは二度手間ですし、不親切ですのでマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。

本文を引用してメールを返信することで、企業もどんな内容を送ったのか簡単に確認することができますし、メールのやりとりもスムーズになります。これは就活だけではなく、社会人になってからも必要な返信マナーですので、しっかりと身に付けておきましょう。

時間

就活メールに返信する場合は、返信の時間にも注意が必要です。メールはいつでもどこでも確認することができ、自身の都合の良いタイミングで返信することができるため、非常に便利です。

電話のように受け取り手がいない深夜や早朝などでもメールを送信することは可能ですし、必要な内容を伝えることができます。しかしいつでも返信できるからといって、真夜中や早朝などの時間に返信してしまうと非常識だと思われる可能性がありますので注意しなければなりません。

就活メールに返信する場合は、基本的には日中に行うのがマナーです。日中に行うことで、企業とのメールのやりとりもスムーズに進みますし、常識的な時間に送ることが大切ですので、返信時間に注意しましょう。

こない

就活では企業からのメールに対して返信をしたとしても、企業からさらに返信が返ってこない場合もあります。企業では毎日何通ものメールが届きますし、そのすべてに返信している余裕はありません。

返信がなかなかこないのは他の業務が忙しく、メールがチェックできていない場合もありますが、それだけではなく返信の必要がないと考え、あえて返信していな場合もあります。企業からの返信メールが返ってこないからといって、不安に感じる必要はありませんし、企業に催促のメールを送る必要はありません。

催促のメールを送ってしまうと失礼にあたる可能性がありますので注意が必要です。もちろん返信が必須の内容であり、企業から返信が返ってこない場合は連絡ミスの可能性もありますので問い合わせるようにしましょう。

しない

就活では企業からの返信メールが返ってこない場合もありますが、企業からのメールに対して、就活生が返信しない場合もあります。企業からのメールはきちんと返信しておくに越したことはありませんが、すべてのメールで必ずしも返信が必要なわけではありません。

内容によっては返信不要であり、返信しなくてもマイナスの印象とならない場合もありますし、メールによっては返信不要と書かれている場合もあります。返信不要のメールに対して返信してしまうと、指示が守れていないとマイナスの印象になってしまう可能性がありますので、注意しましょう。

面接の案内メールであったり、説明会の予約完了メールなどには返信の必要がない場合もありますので、余裕がなければ無理に返信する必要はありません。

返信の返信

就活メールで最も困るのは企業から返信がこない場合や返信の必要の有無がわからない場合ではなく、返信の返信をしなければならないかということです。企業からメールが送られてきて、そのメールに対して返信、企業からさらに返信が返ってきてどこで終わればいいのかわからない場合も多いです。

就活のメールは評価の対象となってしますし、企業からのメールに返信をしないと印象が悪くなると考える人も多いですが、返信の返信など、返信の必要性の薄いものであれば返信しなくても構いません。

もちろん返信しても構いませんし、返信すればそこでやりとりは終了となり場合もあります。特に内容が持ち込まれておらず、返信が難しいようであれば、就活のメールであっても必ずしも返信の必要はないと覚えておきましょう。

了解

就活メールが企業から送られてくる場合は、面接の予定などを尋ねるメールが多く、就活生に対して面接の参加が可能かどうか、面接以外でも何らかのイベントへの参加が可能かどうかを問うメールが送られてくることが多いです。

イエスかノーかで答えなければならず、イエスの場合は「了解です」と送ってしまう人が多いですが、これは間違いです。就活では正しい言葉遣いができているかも評価の対象であり、それはメールであっても同じです。

就活メールでも言葉遣いが正しくできていなければマイナスの評価となってしまい、了解は間違った言葉遣いですので注意しましょう。正しい言葉遣いは「承知しました」などです。慣れていないと堅苦しく感じますが、社会人ではよく使われる言葉ですので、就活のうちに慣れておきましょう。

状況別の就活メールの返信のお礼の例文は？

就活では企業とメールのやりとりをする機会が多く、メールに対して返信しなければならないことも多いです。就活でのメールの種類はさまざまであり、就活に関係する事務的なやりとりの場合もあれば、企業に対してお礼のメールを返信する場合もあります。

企業に対してお礼のメールを返信しておくことは大切なことであり、お礼メールを送信しておくことで好印象を与えられる場合もあり、就活をスムーズに進めることができます。お礼メールは必ずしも必須のものではありませんが、就活をより有利に進めるためには必要です。

お礼メールを送るシーンはさまざまであり、状況に合わせて内容を変えることが大切です。就活での状況別のお礼メールの例文を参考にして、上手にお礼の気持ちを伝えていきましょう。

企業

○○株式会社人事部採用担当チーム○○様

いつも大変お世話になっております。○○大学文学部英文学科○○と申します。先日は会社を訪問させて頂きありがとうございました。実際に職場を見せていただくことで、仕事への理解も深まりましたし、社員の方々の雰囲気なども感じ取ることができました。

御社で働く姿もイメージすることができ、入社への意欲がますます高まりました。特に○○様からお話しして頂いた、社会人として気をつけるべきことは電話のマナーであるというお話しが非常に印象に残っています。

社会人として必要な知識やスキルなどをさらに学び、選考に向けて精進していきたいと考えいます。取り急ぎメールにてお礼の気持ちを伝えたくご連絡致しました。

面接

○○株式会社人事部採用担当チーム○○様

いつも大変お世話になっております。○○大学文学部英文学科○○と申します。先日はお忙しい中、貴重な時間を面接に割いていただき、誠にありがとうございました。面接では緊張しましたが、○○様が優しく声をかけてくれたおかげで落ち着くことができ、実力をしっかりと発揮することができました。

面接をとおして御社の雰囲気の良さが伝わり、ますます御社で働きたいという気持ちが強くなりました。取り急ぎメールにてお礼の気持ちを伝えたくご連絡致しました。本当にありがとうございました。

説明会

○○株式会社人事部採用担当チーム○○様

いつも大変お世話になっております。○○大学文学部英文学科○○と申します。先日はお忙しい中、会社説明会を開催していただき、誠にありがとうございました。説明会では御社についての説明だけではなく、業界についての説明もしていただき、より就活に役立てることができたと感じています。

また御社の新たなビジネスモデルについても大変興味が湧き、選考に向けて意欲が高まるのを感じました。選考に向けてさらに御社への理解を深め、万全の準備で臨みたいと考えています。

取り急ぎメールにてお礼の気持ちを伝えたくご連絡致しました。本当にありがとうございました。

就活ではメールと電話どっちがいい？

就活では企業と連絡のやりとりをしなければならないことも多く、メールでのやりとりが主になります。しかし企業によってはメールではなく、電話で連絡をする場合もありますし、連絡手段としてはメールと電話の両方が挙げられます。

電話もメールもそれぞれ利用するメリットがありますし、反対にデメリットも存在しています。どちらを使用したから必ずしもいいというわけではなく、またどちらを使用したからといって悪いものでもありません。

就活の連絡手段として電話もメールも両方使用されることはありますし、結局どちらで連絡をすればいいのか、より好印象になるのかと悩む人は多いです。就活の連絡手段では電話とメールのどちらを使用するのがいいのでしょうか。

基本的にはどちらでもOK

就活の連絡手段としては、メールを使用するのか電話を使用するのか迷ってしまう人は多いですが、基本的にはどちらを使用しても問題はありません。電話を使用したからといってマイナスの印象を与えることはありませんし、メールを使用したから必ずしも好印象を与えらえれるというものでもありません。

電話を使用することで、より詳細な内容まで確実に伝えることができ、連絡ミスをしてしまう心配はほとんどありません。しかし電話が必ずしもつながるとは限りませんし、担当者の手を止めてしまうことになります。

メールであれば担当者の手を止めることなく、自由な時間で連絡できますが、連絡ミスが起きる可能性はあります。どちらもメリット・デメリットがありますので場合によって使い分けることが大切です。

緊急時は電話

就活の連絡ではメールでも電話でも基本的にはどちらを使用しても問題はありません。しかし緊急時に限ってはメールではなく、電話で連絡することが大切です。就活では予期せぬトラブルが起こったり、巻き込まれるなどして企業に対して緊急の連絡が必要になる場合もあります。

緊急時にメールで連絡をしても、企業の担当者も常にメールをチェックしているわけではありませんし、場合によっては連絡がつかない場合もあります。メールの場合はすぐに連絡がつくかどうかは賭けであって、確実性はありません。

確実性のある連絡手段は電話ですので、緊急時に限っては電話での連絡がベストです。必ず担当者に連絡しなければならない場合は、電話で連絡するようにしましょう。

当日の欠席など

就活で想定される緊急時の連絡としては、会社説明会や面接などへの当日の欠席が挙げられます。欠席の連絡は1週間前から3日前程度であればメールでも構いませんが、前日や当日などメールが確認されるかどうかわからない場合は、電話で連絡をする必要があります。

電話で連絡をする場合は、当日に欠席しなければならないことを謝罪し、なぜ欠席することになるのかを伝える必要があります。直接伝えるのが嫌だからと、メールで連絡をしてしまうと欠席の旨が伝わらず、無断欠席になってしまう可能性があります。

無断欠席は企業に大きく迷惑をかけてしまいますし、印象も最悪になってしまいます。無断欠席にならないためにも、確実に連絡が取れる電話を使用しましょう。

誠実さが必要な場合は電話

就活の連絡では緊急性が高い内容の場合は、メールではなく電話で連絡をする必要がありますが、それ以外の場合でも電話で連絡した方がいい場合もあります。それは誠実さが必要な場合であり、誠実な対応が求められる場合はメールではなく、電話で連絡するようにしましょう。

メールで連絡しても問題があるわけではありませんが、どうしても事務的に感じられますし、温かみなどが感じられません。電話であればより丁寧な印象が伝わりますし、誠実さも伝わりますので、企業からの評価が上がる可能性もあります。

就活では企業に対して誠実でいることが大切ですし、連絡において誠実さが必要とされることも多いです。誠実さが必要な場合も、極力電話で連絡するようにしましょう。

内定辞退など

就活の連絡で誠実さが必要な場合としては、内定辞退の連絡などが挙げられます。就活は企業からの内定を目指して選考を進めていきますが、内定をもらったからといって、必ずしもそれを承諾しなければならないわけではありません。

選考をとおして合わないと感じたり、他の企業に興味が湧いている場合は内定を辞退しても構いませんし、その場合は企業に対して誠実さを持って辞退の旨を連絡する必要があります。メールで連絡をしても問題はありませんが、最もおすすめなのは電話での連絡です。

電話で内定辞退の連絡をするのは勇気がいりますし、伝えづらいことでもありますが、直接伝えることで誠意がアピールできますので、伝えづらくても電話で連絡するのがおすすめです。

就活メールは余裕を持って返信する

就活の連絡では緊急時や誠意が必要な場合にはメールではなく、電話で連絡をする必要があり、場合によって連絡の手段を使い分けることが大切です。電話で連絡する場合は、必ず直接伝えなければならない場合という条件がありますが、メールで連絡する場合も余裕を持って連絡できることが条件ですので、しっかり覚えておきましょう。

就活中は企業も忙しいですし、メールで連絡してもなかなか企業がメールをチェックできない場合もあります。重要な連絡が見落とされてしまっては大変なことがありますし、チェックまで時間がかかることも考えれば、メールで連絡する場合は余裕を持っておくことが大切です。

万が一の場合は電話での連絡にも切り替えることができますし、メールでの連絡は必ず余裕を持って行いましょう。

就活メールの返信の件名の書き方は？

就活メールで企業に対して返信する場合は、内容だけではなく件名も重要です。就活のメールは件名まで評価の対象となっており、件名がしっかりと設定されていなければマイナスの印象を与えてしまいますので注意しましょう。

件名は最初に見るものですし、件名の時点でマナーが守れていなければ、印象が悪い状態で本文も見られることになります。よりチェックが厳しい状態で本文も見られることになりますので、細かいミスなどを見つけられれば、さらに印象が悪くなってしまいますので注意しなければなりません。

就活メールは件名が肝心であり、細部までこだわることが大切です。細かい点までしっかりとこだわって就活メールを攻略していきましょう。

返信メールは件名を変えない

就活メールで返信する際には、基本的には件名を変えずに返信することが大切です。返信メールの場合は本文を引用して返信しますが、件名の場合もそれは同じです。件名を変えてしまうと、何のメールかわからなくなってしまいますので、基本的には件名はそのまま使用します。

また返信すると返信したことを表すRe.のマークがつきますが、これも付けたまま送信します。これが付いていることで返信メールであることがわかりますし、やりとりもよりスムーズに行うことができます。

何度も返信が続けばRe.マークが増えてしまいますが、あまりに増えすぎた場合のみ適宜消すようにし、必ず一つは残して返信メールであることをわかるようにしておきましょう。

内容を簡潔に

返信メールの場合は、基本的には件名はそのまま使用しますが、返信の内容が大幅に変わっていたり、重要を伝えなければならない場合は件名を変える場合もあります。件名を変えてつける場合は、本文の内容を簡潔にしたものをつける必要があります。

件名は見ればすぐに内容がわかることが大切ですので、凝ったものをつけるのはNGです。難しく考える必要はなく、シンプルなものを設定していれば問題ありません。返信メールに限らず、就活のメールで件名を付ける場合は、シンプルなものを付けるようにしましょう。

就活メールは件名なしはNG

就活メールは返信かどうかに関わらず、件名なしで送信するのはNGです。企業では毎日たくさんのメールが届きますし、メールの対応だけで長時間割かれてしまうことも少なくありません。そのため素早く確認しなければならず、迷惑メールなどは読まずに削除していきます。

ビジネスメールでは件名を付けなければなりませんので、件名のないメールはそれだけで読む対象外とされ、後回しにされてしまう可能性があります。最悪の場合は迷惑メールと判断されて読まずに削除されてしまいますし、必要なメールであることを伝えるためにも件名は必ずつけなければなりません。

就活で企業に対してメールを送る場合は、必ず件名をつけて送信するようにしましょう。

メールの返信で就活を攻略しよう

就活メールの返信マナーや例文、件名の付け方などを紹介しましたが、就活ではメールの返信まで評価の対象となっていますので、正しいマナーを身に付けておかなければなりません。面接などの評価が良かったとしても、メールのマナーができていなければマイナスの印象を与えてしまいますし、それが原因で選考でも不合格になってしまう可能性もあります。

メールマナーは就活中だけではなく、就職してからも役立つものですし、就活中に身に付けておくことが大切です。正しいメールマナーを身に付けて、就活を攻略していきましょう。