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就活メールの返信マナー|状況別のお礼の例文・件名の書き方

更新日:2020年08月20日

就活でメールの返信をしたことはありますか?就活では企業とメールをする機会も多く、企業から送られてきたメールに対して返信が必要な場合もあります。就活ではメールの返信も評価の対象となっており、正しいマナーで返信することが大切です。

○○株式会社人事部採用担当チーム○○様

いつも大変お世話になっております。○○大学文学部英文学科○○と申します。先日はお忙しい中、貴重な時間を面接に割いていただき、誠にありがとうございました。面接では緊張しましたが、○○様が優しく声をかけてくれたおかげで落ち着くことができ、実力をしっかりと発揮することができました。

面接をとおして御社の雰囲気の良さが伝わり、ますます御社で働きたいという気持ちが強くなりました。取り急ぎメールにてお礼の気持ちを伝えたくご連絡致しました。本当にありがとうございました。

説明会

○○株式会社人事部採用担当チーム○○様

いつも大変お世話になっております。○○大学文学部英文学科○○と申します。先日はお忙しい中、会社説明会を開催していただき、誠にありがとうございました。説明会では御社についての説明だけではなく、業界についての説明もしていただき、より就活に役立てることができたと感じています。

また御社の新たなビジネスモデルについても大変興味が湧き、選考に向けて意欲が高まるのを感じました。選考に向けてさらに御社への理解を深め、万全の準備で臨みたいと考えています。

取り急ぎメールにてお礼の気持ちを伝えたくご連絡致しました。本当にありがとうございました。

就活ではメールと電話どっちがいい?

就活では企業と連絡のやりとりをしなければならないことも多く、メールでのやりとりが主になります。しかし企業によってはメールではなく、電話で連絡をする場合もありますし、連絡手段としてはメールと電話の両方が挙げられます。

電話もメールもそれぞれ利用するメリットがありますし、反対にデメリットも存在しています。どちらを使用したから必ずしもいいというわけではなく、またどちらを使用したからといって悪いものでもありません。

就活の連絡手段として電話もメールも両方使用されることはありますし、結局どちらで連絡をすればいいのか、より好印象になるのかと悩む人は多いです。就活の連絡手段では電話とメールのどちらを使用するのがいいのでしょうか。

基本的にはどちらでもOK

就活の連絡手段としては、メールを使用するのか電話を使用するのか迷ってしまう人は多いですが、基本的にはどちらを使用しても問題はありません。電話を使用したからといってマイナスの印象を与えることはありませんし、メールを使用したから必ずしも好印象を与えらえれるというものでもありません。

電話を使用することで、より詳細な内容まで確実に伝えることができ、連絡ミスをしてしまう心配はほとんどありません。しかし電話が必ずしもつながるとは限りませんし、担当者の手を止めてしまうことになります。

メールであれば担当者の手を止めることなく、自由な時間で連絡できますが、連絡ミスが起きる可能性はあります。どちらもメリット・デメリットがありますので場合によって使い分けることが大切です。

緊急時は電話

就活の連絡ではメールでも電話でも基本的にはどちらを使用しても問題はありません。しかし緊急時に限ってはメールではなく、電話で連絡することが大切です。就活では予期せぬトラブルが起こったり、巻き込まれるなどして企業に対して緊急の連絡が必要になる場合もあります。

緊急時にメールで連絡をしても、企業の担当者も常にメールをチェックしているわけではありませんし、場合によっては連絡がつかない場合もあります。メールの場合はすぐに連絡がつくかどうかは賭けであって、確実性はありません。

確実性のある連絡手段は電話ですので、緊急時に限っては電話での連絡がベストです。必ず担当者に連絡しなければならない場合は、電話で連絡するようにしましょう。

当日の欠席など

就活で想定される緊急時の連絡としては、会社説明会や面接などへの当日の欠席が挙げられます。欠席の連絡は1週間前から3日前程度であればメールでも構いませんが、前日や当日などメールが確認されるかどうかわからない場合は、電話で連絡をする必要があります。

電話で連絡をする場合は、当日に欠席しなければならないことを謝罪し、なぜ欠席することになるのかを伝える必要があります。直接伝えるのが嫌だからと、メールで連絡をしてしまうと欠席の旨が伝わらず、無断欠席になってしまう可能性があります。

無断欠席は企業に大きく迷惑をかけてしまいますし、印象も最悪になってしまいます。無断欠席にならないためにも、確実に連絡が取れる電話を使用しましょう。

誠実さが必要な場合は電話

就活の連絡では緊急性が高い内容の場合は、メールではなく電話で連絡をする必要がありますが、それ以外の場合でも電話で連絡した方がいい場合もあります。それは誠実さが必要な場合であり、誠実な対応が求められる場合はメールではなく、電話で連絡するようにしましょう。

メールで連絡しても問題があるわけではありませんが、どうしても事務的に感じられますし、温かみなどが感じられません。電話であればより丁寧な印象が伝わりますし、誠実さも伝わりますので、企業からの評価が上がる可能性もあります。

就活では企業に対して誠実でいることが大切ですし、連絡において誠実さが必要とされることも多いです。誠実さが必要な場合も、極力電話で連絡するようにしましょう。

内定辞退など

就活の連絡で誠実さが必要な場合としては、内定辞退の連絡などが挙げられます。就活は企業からの内定を目指して選考を進めていきますが、内定をもらったからといって、必ずしもそれを承諾しなければならないわけではありません。

選考をとおして合わないと感じたり、他の企業に興味が湧いている場合は内定を辞退しても構いませんし、その場合は企業に対して誠実さを持って辞退の旨を連絡する必要があります。メールで連絡をしても問題はありませんが、最もなのは電話での連絡です。

電話で内定辞退の連絡をするのは勇気がいりますし、伝えづらいことでもありますが、直接伝えることで誠意がアピールできますので、伝えづらくても電話で連絡するのがです。

就活メールは余裕を持って返信する

就活の連絡では緊急時や誠意が必要な場合にはメールではなく、電話で連絡をする必要があり、場合によって連絡の手段を使い分けることが大切です。電話で連絡する場合は、必ず直接伝えなければならない場合という条件がありますが、メールで連絡する場合も余裕を持って連絡できることが条件ですので、しっかり覚えておきましょう。

就活中は企業も忙しいですし、メールで連絡してもなかなか企業がメールをチェックできない場合もあります。重要な連絡が見落とされてしまっては大変なことがありますし、チェックまで時間がかかることも考えれば、メールで連絡する場合は余裕を持っておくことが大切です。

万が一の場合は電話での連絡にも切り替えることができますし、メールでの連絡は必ず余裕を持って行いましょう。

就活メールの返信の件名の書き方は?

就活メールで企業に対して返信する場合は、内容だけではなく件名も重要です。就活のメールは件名まで評価の対象となっており、件名がしっかりと設定されていなければマイナスの印象を与えてしまいますので注意しましょう。

件名は最初に見るものですし、件名の時点でマナーが守れていなければ、印象が悪い状態で本文も見られることになります。よりチェックが厳しい状態で本文も見られることになりますので、細かいミスなどを見つけられれば、さらに印象が悪くなってしまいますので注意しなければなりません。

就活メールは件名が肝心であり、細部までこだわることが大切です。細かい点までしっかりとこだわって就活メールを攻略していきましょう。

初回公開日:2018年01月16日

記載されている内容は2018年01月16日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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