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2018年01月11日

メールの返信のマナー・就活の際のメールのマナー・例文

正しいメールマナーはご存じでしょうか?メールはビジネスにおいて必須の連絡手段であり、便利なものですが、さまざまなマナーがあります。マナーが守れていないと常識がないと思われてしまいますので注意しなければなりません。今回はメールマナーについてご紹介します。

メールの返信のマナーは?

メールの返信のマナー・就活の際のメールのマナー・例文

ビジネスにおける連絡の手段はさまざまありますが、その中でもメールは特に利用頻度も高く、利便性の高いです。メールであれば長文であっても問題なく伝えることができますし、記録として残りますので、メモ代わりとしても使うことができます。

加えて送信時間などを気にしなくてもいいですし、電話のようにリアルタイムで相手の時間を奪うこともありません。担当者がいない場合でもメールを出しておけば連絡は可能ですし、ビジネスを有効に進めていく上では欠かすことのできません。

メールは送るだけではなく、相手に送られてくることもありますし、それに対して返信しなければならないこともあります。メールのマナーはさまざまですが、返信の際にも細かいマナーがありますので、それらを正しく理解しておきましょう。

早めに返信する

メールの返信マナーとしては、とにかく早めに返信をすることが挙げられます。メールは時間を気にせずに送信することができますし、連絡手段としての利便性は高いですが、電話のようにリアルタイムで情報を伝えることはできません。

送信してしまえば相手がメールを読んだかどうかもわかりませんし、場合によっては内容だけ確認して返信は後回しとすることもできます。返信を急がなくてもいいことはメールの便利な部分でもありますが、マナーを考えるのであれば、早めに返信することが大切です。

返信のマナーとしては返信時間が早ければ早いほどいいですが、数時間以内での返信が難しい場合は、遅くとも当日中、あるいは翌日の午前中までには返信するようにしましょう。二日以上経過するとマナー違反ですので、注意が必要です。

件名は変えない

メールの返信のマナー・就活の際のメールのマナー・例文

ビジネスメールでは件名なしで送信するのはマナー違反であり、必ず何かしらの件名をつけなければなりません。件名をつけるのに悩む人は多いですが、返信の場合はそれほど難しく考える必要はありません。

返信の場合は相手から送られてきたメールにそのまま返信しますので、件名は変えずに送信するのはマナーです。また返信すると件名にRe.がつきますが、これもそのまま残しておくことがマナーです。

返信したことを記すRe.を消してしまうと相手とどこまでやりとりが進んでいるのかがわかりにくくなってしまいますし、マナーとしてもよくありません。。何度も返信が続けばRe.は増えていきますので、多くなり過ぎた場合のみ少しずつ消すようにしましょう。

本文を引用して返信

メールの返信マナーとしては、本文を引用して返信することも大切です。返信の場合は本文を新規で作成する場合と引用して送信する場合の二つに分かれます。新規で作成した方が文面も短くなりますし、すっきとしていいのではないかと感じる人もいます。

実際にメールは簡潔に記すこともマナーですので、文面をすっきりさせること自体は間違いではありません。しかし返信におけるマナーとしては、文面を少なくすることも大切ですが、本文を引用して何に対しての返信かを明らかにすることが大切です。

本文が引用されていないと何に対しての返信なのかわからなくなってしまいますし、話の流れが読み取りづらくなります。送信したメールを見返すのも手間になりますので、本文はそのまま引用して返信するのが正しいマナーです。

就活の際のメールのマナーは?

メールの返信のマナー・就活の際のメールのマナー・例文

メールはビジネスにおいて必須のものであり、ビジネスマンが多く使用しているというイメージも多いですが、メールを使うのはビジネスマンだけではありません。就活の場合にもメールは使用しますし、企業とのやりとりで頻繁に使われます。

就活で使用するメールにも当然マナーがありますので、しっかりと身に付けておかなければなりません。就活で評価対象となるのは面接本番だけではなく、企業とのメールのやりとりも評価の対象になります。

メールのマナーができていなければマイナスの印象を与えてしまいますし、選考でも不利になってしまいます。面接で高評価を得られてもメールマナー次第ではすべてが台なしになってしまう可能性もありますので、正しいメールマナーを身に付けて就活を攻略していきましょう。

基本的なマナーはビジネスと同じ

就活でのメールマナーに悩む人は多いですが、基本的にはビジネスマナーと同じです。就活独自のマナーがあるわけではなく、ビジネスマナーが就活にも適用されていますので、ビジネスマナーをしっかりと身に付けておくことが大切です。

就活生は学生ですし、ビジネスマナーについては知らない人も多いですが、これがきちんと身に付いていなければ高評価を勝ち取ることはできません。ビジネスマナーを身に付けておけば就職後にも役立ちますし、無駄になるものではありませんので、早めに身に付けておくことが大切です。

メールマナーは細かい点も多いですが、慣れてしまえばそれほど難しいものではありません。ビジネスマナーを意識しながらとにかく数をこなして慣れることが大切です。

署名をつける

メールの返信のマナー・就活の際のメールのマナー・例文

就活のメールマナーとして忘れがちなのが、本文の最後には署名をつけることです。件名や文面などにこだわりすぎて、最後の最後に大切なことを忘れてしまう人は多いので注意しましょう。署名は自身の名前だけを記したものではなく、大学名、所属学部、氏名、住所、電話番号、アドレスなど連絡先を記載します。

就活のメールでは基本的には必要なものですし、ビジネスメールでも必要なマナーですので事前に作成し、メールには必ずつけるようにしましょう。メールの度にいちいち署名を作成するのは面倒ですので、メール機能に登録させておくと便利です。

署名を作成して登録しておけば、メールを作成すれば自動的につけることができますし、必要なポイントだけを修正すれば社会人になってからも使うことができます。

信用できるドメインを使う

就活のメールでは使用するアドレスのドメインにも注意が必要であり、信用度の高いドメインを使用しなければなりません。ドメインとは@マークの後ろについているものであり、yahoo.co.jpやgmail.comなどのことを指します。

就活で使用するメールはフリーメールでも構いませんが、ヤフーやGoogleなど知名度の高いものを使うことが大切です。知名度の低いドメインを使っていると信用度がわかりませんし、場合によっては迷惑メールとして対処されてしまう可能性もあります。

マナー以前にメールを読んでもらえなければ意味はありませんので、注意が必要です。就活に使用するアドレスであれば、大学指定のものもおすすめです。大学指定のアドレスはドメイン名にも信用がありますし、どこの大学の学生かがすぐにわかりますので、利便性も高いです。

メールアドレスにも注意

メールの返信のマナー・就活の際のメールのマナー・例文

就活では使用するメールアドレスにも注意しなければなりません。アドレスは連絡が取れれば何でもいいわけではなく、ウケを狙ったふざけたアドレスや恋人の名前が入ったようなアドレスは原則使用しないのがマナーです。

ビジネスとプライベートはわけなければなりませんし、プライベートで使用しているものを就活でも使用するのはおすすめできません。単にマナー違反になるだけではなく、プライベートのメールと就活のメールが混在してしまい、管理も面倒になりますし、就活のメールを見落としてしまう危険性もあります。

より便利にメールを使いたいのであれば、就活用にアドレスを持っておくのがおすすめです。マナーとしてもアドレス名は大切ですので、就活用のアドレスを作成しておくといいでしょう。

メールのマナーをまもった例文は?

メールの返信のマナー・就活の際のメールのマナー・例文

○○株式会社営業部営業担当○○様いつもお世話になっております。○○株式会社営業担当の○○でございます。本日は弊社の新製品○○の件でご連絡させて頂きました。以前よりお話を頂いておりました、○○の製品化がついて可能になりまして、契約などの詳細なお話をさせて頂きたいと存じます。

つきましては御社にお伺いしますので、ご都合の良い日をお聞かせいただけますでしょうか?今週であれば水・金曜日以外であればスケジュールの調整が可能であり、来週では月曜日以外はお伺いすることが可能です。

ご多忙の中大変恐縮ではございますが、何卒ご連絡お待ち申し上げております。また上記以外のスケジュールでも可能ですので、ご希望がございましたがご相談ください。

メールでお願いする時のマナーは?

メールの返信のマナー・就活の際のメールのマナー・例文

メールでは相手に何かをお願いする場合もあり、お願いするときのマナーもあります。マナーが守れていないと印象が悪くなるのはもちろん、お願いを聞き入れてくれない場合もありますので、注意しなければなりません。

電話の場合であればお願いをすることもそれほど難しくはありませんが、メールの場合は文章にしなければなりませんので、本文の作成自体も難しいですし、慎重に作成する必要があります。

もちろんメールのマナーを守っていたからといって、必ずしもお願いを聞き入れてもらえるとは限りませんし、完璧なマナーであってもお願いを断られることもあります。しかしマナーがしっかりとできていればお願いを聞いてもらえる確率は必ず上がりますので、正しいマナーを身に付けておきましょう。

相手の都合を伺う

メールで相手に何かをお願いする場合は、相手の都合を伺うことが大切です。いきなりお願いをしても聞き入れてもらえる可能性は低いですし、相手の都合を考えずに一方的にお願いするのはマナー違反でもあります。

自己中心的な印象を与えてしまいますし、印象が悪くなるのでマイナスに働いてしまう可能性は高いです。お願いをする場合は必ず相手の都合を伺い、いつであれば都合がつきそうかなどを確認することが大切です。

また日程変更などのお願いをする場合は、自身の都合のいい日程を複数提示するのもマナーです。単に日程を変更してほしいというだけでは、いつであれば都合がいいのかわかりませんし、やりとりに時間もかかります。素早くやりとりを終えるためにも少なくとも三つくらいは日程を提案することが大切です。

メールの改行のマナーは?

メールの返信のマナー・就活の際のメールのマナー・例文

メールでは本文の作成にもさまざまなマナーがあり、改行の仕方もマナーの一つです。改行の仕方が悪いからといって必ずしもマイナスの印象を与えるわけでもありませんし、改行についてはそれほど詳細までは決められていませんので、マナーというよりはあくまで相手への配慮という意味合いが強いです。

しかし改行の仕方によって文章の読みやすさは変わりますし、読みやすいものであれば相手に余計なストレスを与えることもありません。同じ内容であっても改行の仕方によって読みやすさは違ってきますし、同じ内容であっても読みやすいことに越したことはありません。

相手に対してきちんと思いやりの気持ちを持つこともマナーの一つですので、正しい改行の仕方を身に付けておきましょう。

読みやすいようにこまめに改行

メールの返信のマナー・就活の際のメールのマナー・例文

改行のマナーとしては、読みやすいようにこまめに改行することが大切です。文章が詰まってしまうとどうしても読みづらくなってしまいますし、読み間違いをしてしまう可能性もあります。ビジネスメールは簡潔に記すことが大切ですが、内容によっては長くなってしまう場合もありますし、適切に改行して少しでも読みやすく工夫することが大切です。

改行する場合は基本的には一行の改行ですが、内容が変わる場合は二行以上改行するなどして、わかりやすくしておきましょう。またメールの場合は改行しても文頭を一文字落とす必要はありません。

作文などの場合は改行すれば文頭を一文字落とす必要がありますが、メールの場合はその必要はありませんので、それも覚えておきましょう。

改行が多すぎるのもNG

メールは読みやすくするためにこまめに改行することがマナーですが、こまめに改行するからといって、あまりに過剰に改行しすぎるのはNGです。改行があまりにも多いと文章がぶつぎれになってしまい、意味を理解するのが難しくなりますし、何より不自然な印象を与えてしまいます。

こまめに改行はするものの、基本的には意味の塊で改行します。ただ改行すればいいわけではありませんので、どこで改行するかもしっかり考えておきましょう。目安としては二、三文で一回改行するのがおすすめです。

一文が長い場合は一文で改行しても構いませんが、ある程度は意味のつながりも出した方がいいので、二文か三文程度続いたところで改行するようにしましょう。

メールでお礼する時のマナーは?

メールの返信のマナー・就活の際のメールのマナー・例文

メールでは相手に対して何かのお礼をする場合もあります。お礼をする場合は感謝の気持ちを伝えればそれでOKですが、メールの場合は細かいマナーもありますので、注意しましょう。お礼をする場合はまずは件名から注意しなければなりません。

件名は「○○のお礼」などお礼のメールであることを明確に伝えることが大切です。本文の構成は基本的には他のメールと変わりません。お礼の言葉を伝えるときは、何に対してのお礼なのか、何が良かったのかなどを詳細に記すことが大切です。

難しく考える必要はなく、そのときに感じた正直な気持ちを文章に乗せるようにしましょう。お礼は丁寧に、具体的に伝えることでより好印象を与えることができます。

メールの件名のマナーは?

メールの返信のマナー・就活の際のメールのマナー・例文

メールを作成する場合は本文ばかりに注意がいきがちですが、大切なのは本文だけではありません。メールのマナーとしては件名も大切であり、件名が正しくつけられていないとマナー違反となり、本文に対する印象も悪くなってしまう可能性があります。

返信の場合は件名は変えずにそのまま使用するのがマナーですが、返信ではなく新規で作成して送信する場合は、自身で何らかの件名をつけなければなりません。件名次第ではマイナスの印象を与えてしまうだけではなく、場合によっては迷惑メールなどど間違えられて読んでもらえない可能性もあります。

メールは件名によって印象が決まりますし、しっかりと考えて正しいマナーで件名をつけるようにしましょう。

内容を簡潔に記す

メールで件名をつける場合は、内容を簡潔に記した件名にすることが大切です。ビジネスにおけるメールの場合には件名なしはNGですし、内容とは関係のない件名をつけてしまうと必要のないメールだと思われ、削除されてしまう可能性があります。

ビジネスマンは忙しいですし、毎日たくさんのメールに目を通さなければなりませんので、件名をみただけで瞬時に内容を把握できることが大切です。また件名が長すぎるのもよくありませんので、件名自体も短く簡潔に記すようにしましょう。

件名についてはそれほど難しく考える必要はありません。「○○の件」や「○○について」で基本的にはOKであり、○○の部分に用件を記入しましょう。

メールの宛名のマナーは?

メールの返信のマナー・就活の際のメールのマナー・例文

メールはアドレスを指定して送信すれば個人に対して連絡をすることができますが、企業などでは部署ごとにアドレスを持っており、複数の人が共有して一つのアドレスを使用している場合が多いです。

そのため個人に対して連絡する場合には、その人宛てであることを示さなければなりませんし、メールであっても宛名を記入しておかなければなりません。宛名の記入にもマナーがありますし、正しく守れていないとマナー違反となってマイナスの印象を与えるだけではなく、メッセージが正しく届かない場合もあります。

宛名の設定もビジネスメールにおいては重要なことですので、正しい宛名を設定して間違いのないように連絡していきましょう。

敬称に注意

メールで宛名を記入する場合は、基本的には会社名、部署名、わかる場合は担当者名まで記します。会社の名前は正しく記入しなければなりませんし、(株)と略すのもNGです。略さずに株式会社と正しく記すようにしましょう。

宛名で注意しなければならないのが敬称です。最終的な宛先によって必要な敬称は変わりますので注意しましょう。最終的な宛先が企業名、あるいは部署名やプロジェクトチームになる場合は御中とします。

グループに対して送る場合は御中を使いますので覚えておきましょう。最終的な宛先がグループではなく、個人になる場合は個人名の後に様をつけます。敬称がきちんとできていないとマナー違反になるだけではなく、常識がないと思われますので注意しましょう。

メールで挨拶するときのマナーは?

メールの返信のマナー・就活の際のメールのマナー・例文

メールではいきなり本題を切り出すのはマナー違反であり、最初は導入文として挨拶から始めなければなりません。挨拶文を飛ばしてしまうとマナー違反となりますので、充分に注意しましょう。

メールにおける挨拶も「おはようございます」や「こんにちは」などではなく、ビジネスに即したものを使用しなければなりません。ビジネスにおける挨拶の表現を知っておき、正しいメールを送信しましょう。

定型表現

メールの挨拶としておすすめなのが、「いつもお世話になっております」です。これは誰に対しても使えるものであり、挨拶の定型表現としては優れています。目上、目下に関係なく使用することができますし、初対面であっても使用することができて便利です。

さらに丁寧さを加えたいのであれば、「いつも大変お世話になっております」などでもいいでしょう。定型表現として便利に使うことができますし、そこから派生してさまざまな用途で使うことができます。

利便性が高いですし、ビジネスでは頻出のワードでもありますので、しっかりと覚えておきましょう。

メールマナーを正しく守って社会人として活躍しよう

メールの返信のマナー・就活の際のメールのマナー・例文

さまざまなメールマナーについて紹介しましたが、メールは社会人にとっては欠かせない連絡手段であり、利用する頻度も高いです。メールのやりとりだけでもその人の人柄はわかりますし、マナーができているかどうかで評価も違ってきます。

マナーができていないと失礼になるだけではなく、相手からの信用を損なう可能性もありますので注意が必要です。正しいメールのマナーを身に付けて、ビジネスマンとして大きく活躍していきましょう。

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