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2017年11月10日

就活時の面接日程調整メールへの返信の仕方・面接後に送るメール

就活では企業と面接の日程などでメールのやり取りをする機会も多いです。就活は面接だけで評価が決まるわけではなく、事前のメールなどでも評価されます。メールのマナーも面接同様に大切ですので、就活を攻略するためにも正しいマナーを身に付けていきましょう。

就活時の面接日程調整メールへの返信の仕方は?

就活時の面接日程調整メールへの返信の仕方・面接後に送るメール

就活では企業から面接の日程調整についてメールが送られてくる場合があります。企業から面接実施日の候補がいくつか送られてきて、それに対して希望日を指定して返信することになりますが、このときに面接の候補日は一つに絞るのではなく、複数の候補を記載してメールに返信するのがマナーです。

できれば3つ以上は候補を記してメールに返信しましょう。可能であればそれ以上の候補日を記載しても構いません。企業は就活生の面接のスケジュール管理に苦労している場合も多く、一つでも多くの候補日が挙げられている方が日程も組みやすいです。

候補をたくさん挙げている方が好印象になる可能性も高いので、参加可能な日程が多いのであれば複数の候補をメールに記載しましょう。

就活の面接後に送るべきメールは?

就活時の面接日程調整メールへの返信の仕方・面接後に送るメール

就活では面接が終わればそこで企業とのやり取りは終わりではありません。面接をすればその結果が通知されますし、面接の結果を待って次の選考に進むことができるか、あるいはそこで不採用となるかが決まります。

面接の結果を待っている瞬間は就活の中でも特に緊張する瞬間ですが、その間ただ待っているだけで就活生は何もできないわけではありません。面接の結果待ちの状態であってもできることはあり、それが面接のお礼メールです。

面接後には面接をしてくれたお礼、時間と取ってくれたお礼として企業に対してお礼メールを送信する場合があります。お礼メールにも書き方のマナーなどは最低限ありますので、印象の良いメールの書き方を覚えておきましょう。

お礼メールの書き方・例文

お礼メールの書き方としては就活一般のメールマナーを守っていればそれほど難しいものではありません。

○○会社○○部採用担当○○(名前)様
お世話になっております。〇月〇日に面接を受けさせて頂いた○○大学○○学部○○と申します。先日は面接の機会を頂き誠にありがとうございました。緊張しましたが、○○様が優しくお声がけをしてくださったことで落ち着いて面接に臨むことができました。

面接で感じた空気感などからもぜひ御社の一員として働きたいという気持ちが強くなりました。ぜひ御社の一員として働けたらと考えております。取り急ぎ、メールにて面接のお礼を申し上げます。

基本的なマナーに加えて面接で感じたこと、お礼の気持ちを述べましょう。

面接後のお礼メールは必要なのか?

就活時の面接日程調整メールへの返信の仕方・面接後に送るメール

就活では面接後にお礼メールを送る習わしがあり、実際に面接後などにお礼のメールを送っている就活生は多いです。しかし一方でお礼メールは一度も送ったことがなく、にも関わらず内定を勝ち取り、就職して企業で活躍している人もいます。

就活ではお礼メールをしたからといって面接で必ず合格するわけではありませんし、お礼メールを送らなかったからといって必ずしも面接に落ちるわけでもありませんし、就活にはお礼メールは必要なのでしょうか。

必須ではないがあればなお良い

結論から言えば、面接のお礼メールは必須ではありませんが、あればなお良いという程度です。お礼メールを送れば必ずしもプラスの評価になるわけではありません。場合によっては流し読みをする、あるいは読まずにスルーされてしまう場合もありますし、それが大きく評価されるものでもありません。

しかしお礼メールを送ったことがマイナスの評価につながることは決してなく、基本的にはゼロかプラスになります。他の就活生と評価が僅差の場合などにお礼メールがあることで印象が良くなり合格するケースもありますし、お礼メールはあくまでプラスアルファのものではありますが、送っておくに越したことはありません。

お礼メールで志望度の高さもアピールできますので、志望度の高い企業には送っておきましょう。

就活の面接日程を変更したいときのメールの送り方は?

就活時の面接日程調整メールへの返信の仕方・面接後に送るメール

就活はスケジュール管理が難しく、予定していた面接などに他の予定がかさなってしまい、参加が難しくなってしまう場合があります。その場合はすぐに諦めるのではなく、企業に面接の日程を変更できないかメールを送ってみましょう。

日程変更のメールはまずは謝罪の気持ちを伝えることが大切です。なぜ日程を変更してほしいのか、理由を明確にし、この日であれば確実に参加できるという日程を最低3つは提示しましょう。

面接の日程は企業にも都合がありますので、場合によっては都合がつかない場合もあります。その場合は面接辞退か他の予定をキャンセルしなければなりませんが、日程を変更できる可能性もありますので、まずは企業に相談してみましょう。

就活時の面接をキャンセルしたいときのメールの送り方は?

就活時の面接日程調整メールへの返信の仕方・面接後に送るメール

面接の日程変更ではなく、キャンセルしたい場合はさらに謝罪の気持ちを強く表現してメールを送りましょう。一度辞退した企業の面接は受けることができませんので、面接辞退は慎重に行う必要があります。

面接をキャンセルする場合は、自身の名前、いつの面接をキャンセルするのか、なぜキャンセルするのかなどを明確に記す必要があります。面接を辞退する、キャンセルするなどの言葉を使って、確実にキャンセルの旨を伝えましょう。

言葉を濁して曖昧にしてしまうとキャンセルの旨が伝わらず企業に迷惑をかける可能性もありますので、明確な言葉を使う必要があります。またキャンセル理由についてはオブラートに包んで、諸般の事情によりなどでも構いません。

就活の面接時のメールの件名の付け方は?

就活時の面接日程調整メールへの返信の仕方・面接後に送るメール

就活のメールでは件名にも工夫が必要です。件名は要件、自身の名前と大学名が基本です。件名を見れば誰が何の用事でメールを送ってきたのかがわかるようにしましょう。また企業からのメールに返信する場合はRE.マークは消さずに返信します。

件名も基本的にはそのまま使用しましょう。Re.マークを消したり、件名を変えてしまうとどの要件の続きかわかりづらくなりますので、返信の場合は基本的には件名はいじらずにメールを送りましょう。

就活の面接に参加を伝えるメールの書き方は?

就活時の面接日程調整メールへの返信の仕方・面接後に送るメール

面接の参加をメールで伝える場合には自身の名前、大学名、何月何日のいつから開催される面接に参加するのかを記しましょう。また場所がわかっているのであれば、どこで開催される面接であり、何次試験であるのかも記すことが大切です。

企業によっては複数の場所で同時に面接を行っている場合もありますし、1次選考、2次選考などを並行して行っている場合もあります。いつ、どこで、どの試験であるかを明記して企業にメールを送りましょう。

就活の面接日程調整でメールが来ないときの対処法は?

就活時の面接日程調整メールへの返信の仕方・面接後に送るメール

面接の日程調節のメールに返信しても、企業から日程確定のメールが帰ってこないということも稀にですがあります。就活中は企業も忙しいので、返信が遅れているだけの場合もありますが、あまりにも遅い場合はこちらで対処しなければなりません。

放置していても事態は動きませんし、自身で行動し、トラブルにも対処しましょう。

電話などで問い合わせる

企業から日程調節のメールがこない場合は、電話などで企業に問い合わせましょう。日程調節の件はどうなっているのか、また日程調節のメールに対して返信したのであれば、その答えはいつ帰ってくるのかなどを問い合わせましょう。

すでに返信しているのであれば、企業にメールが届いているか確認してもらうことも手です。または電話中にその場でメールを送り、企業に届くかを確認してみるのもいいでしょう。とにかく企業とコンタクトを取り、現状ではどうなっているかを確認することが大切です。

メールマナーはビジネスマンの基礎

就活時の面接日程調整メールへの返信の仕方・面接後に送るメール

就活時の面接日程調整メールへの返信の仕方や面接後のお礼メールは必要なのか、就活の面接日程調整でメールが来ないときの対処法などを紹介しましたが、メールのマナーはビジネスマンの基本的なスキルの一つです。

社会人になればさまざまな場面でメールを使用しますので、就活生のうちから最低限のマナーは覚えておきましょう。メールでのマナーがきちんとできていれば、社会人になる準備ができているとして好印象につながる場合もあります。

こまかいマナーも多いですが、就職後のためにも就活中にメールマナーは身に付けておきましょう。

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