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2017年11月10日

面接の日程調整メールへの返信の仕方と例文・返信が来ない場合

面接の日程調整メールに対して返信をしたことはありますか。面接の日程が候補として出され、企業からメールが送られてきた場合、どの日程であれば参加できるかを伝えるためにメールに返信する必要があります。今回は面接の日程調整メールへの返信についてご紹介します。

面接の日程調整メールへの返信の仕方は?

面接の日程調整メールへの返信の仕方と例文・返信が来ない場合

就活では企業によって採用スケジュールが違い、選考の進め方なども違っていることが多いです。面接の日時などについても企業から就活生に対して日付と時間を指定する場合もあれば、いくつもあるうちから希望日を選び、ネットなどで予約する場合もあります。

面接の日程の決め方についてもさまざまな方法がありますが、企業によっては日程を調整するために面接の候補日と時間をいくつか提示し、それを就活生に選ばせる場合もあります。企業から面接の日程調整メールが送られてきた場合は、そのメールに対して返信する必要がありますが、その返信の仕方にもマナーがあります。

日程調整のメールであっても返信の仕方を間違えればマイナスの印象を与えてしまいますので、充分に注意しましょう。

日程候補

企業から面接の日程調整についてのメールが送られてきた場合は、どの日程であれば面接に参加することができるかを記載してメールを返信する必要があります。マナーとしてはどの日がいいのかこちらから指定するのではなく、あくまで参加できる日程の候補を上げ、それを企業に選んでもらいましょう。

日程がどうしても一つしか合わない場合は、一つを指定して面接の日程を申し出ましょう。その場合もどうしてもその日しか参加できないということを伝えることが大切です。候補日はできればいくつかを指定して、返信メールに記載しましょう。

いつでもいい場合など

面接の日程調整に対して希望日が特にない、あるいはどの日程でも参加が可能な場合でも、日程をいくつか指定して候補を挙げましょう。面接はいつでもいいですというのは企業によってはマイナスの印象を与えてしまう可能性がありますし、日程を投げやりにして完全に企業任せにするのは印象があまり良くありません。

どの日程でも都合がいい場合でも、いくつかの候補日を指定して、メールを返信しましょう。

面接の日程調整メールへ返信する際の例文は?

面接の日程調整メールへの返信の仕方と例文・返信が来ない場合

企業からの面接の日程調節のメールに対して返信する例文は次のとおりです。

お世話になっております。○○大学○○学部の○○(名前)と申します。面接の希望日程をお送りしますので、ご確認よろしくお願いいたします。下記の日程であればお伺いできますので、ご調整よろしくお願いいたします。
・〇月〇日〇時~〇時
・〇月〇日〇時~〇時
署名

面接の希望日程だけを返信するのではなく、しっかりと前後の挨拶なども含めてメールを返信しましょう。また面接の日程調節のメールであっても最後に署名を付けるのは必須です。就活では基本的にはどのメールでも署名は必要です。これは自身から送信する場合も、企業からのメールに返信する場合でも同じですので、覚えておきましょう。

面接の日程調整メールの返信が来ないときの対処方法は?

面接の日程調整メールへの返信の仕方と例文・返信が来ない場合

企業から面接の日程調整メールが届けば、それに返信して、面接の希望日を提出する必要があります。メールに返信すれば後は企業からの日程の確定メールを待つだけですが、まれにその確定メールがいつまで経っても届かない場合があります。

企業によってメールの返信速度は異なりますし、就活中は企業も忙しいので返信が遅くなってしまうこともあります。しかしそれらを踏まえてもあまりにも面接の日程確定のメールが遅い場合は、こちらから対処しなければなりません。

一定期間以上企業からの返信メールが来ない場合はいくら待っても返信が来ない場合もありますので、自身で行動し、それに対処していきましょう。

電話などで問い合わせる

企業から面接の日程調整の確定メールが来ない場合は、企業に電話をするなどして問い合わせる必要があります。返信のメールが遅い理由としては単に忙しいことも挙げられますが、それだけではなく返信メールを出すのを忘れていたり、何かの不具合でメールの送信エラーが出ている場合があります。

そのままにしておけば面接の日程はわからないままですし、場合によってはその企業の面接を受けられなくなる可能性もあります。連絡ミスで面接が受けられなくなるのは非常に勿体ないことですので、企業に電話などで問い合わせましょう。

電話をする前に企業にメールを再送し、本当に届いているのかを確認するのもいいですし、とにかく何らかの方法で企業に問い合わせることが大切です。

面接の日程調整の確定メールには返信すべき?

面接の日程調整メールへの返信の仕方と例文・返信が来ない場合

面接の日程調整メールに返信し、確定のメールがくれば面接の予定が決まりますので、一安心ですが、この確定メールに対して返信すべきかどうかを悩む就活生は多いです。確定メールが届いた時点で面接の予定は決まっていますし、返信するしないに関わらず、指定された時間で面接は行われます。

確定メールに返信しなければ失礼なのではないかと考える人もいれば、反対に余計なメールに返信して企業の手間を煩わせるのはよくないと考える人もいます。確定メールは返信せずとも面接は行われますが、返信は必要なのでしょうか。

返信した方が印象が良い

面接の日程調整の確定メールへの返信は必須ではありませんが、返信した方が印象は良いです。こちらから返信することで面接に参加する意思を示すことができますし、企業としても問題なくメールが届いたことを確認することができます。

確定メールであっても返信しておくことで真面目な印象、誠実な印象を与えることができますし、メールの文章を工夫すればさらに好印象を与えることができます。面接の日時を確認したという旨だけを返信するのではなく、面接の日時を確認したこと、そして面接に意欲を持って臨みたいと考えていることを伝えていきましょう。

面接の日程調整メールの件名の付け方は?

面接の日程調整メールへの返信の仕方と例文・返信が来ない場合

面接の日程調整メールに返信する場合は、メールの本文だけではなく、件名も工夫する必要があります。就活のメールは件名を見ればすぐに内容がわかることが大切ですので、メールの要件、自身の名前や大学名などで件名をつけましょう。

「面接日程調整について○○大学○○(名前)」などがわかりやすくておすすめです。また企業からのメールに返信する場合はRe.マークは消さずにそのまま使用します。Re.マークを消してしまうと何のメールかわからなくなってしまう場合がありますので、消さずに返信しましょう。

また件名を付け直さず、企業からのメールを件名そのままで返信するという方法でも問題ありません。

面接の日程調整メールの候補はいつまで送るべきか?

面接の日程調整メールへの返信の仕方と例文・返信が来ない場合

面接の日程調節のメールでは複数の日程の候補を送ることが大切ですが、それをどこまで送ればいいのかわからないという人は多いです。参加可能な候補が一つしかない場合などはその日程だけを記すしかありませんが、参加可能な候補が複数ある場合には複数の候補を上げる必要があります。

企業が指定してきた日数が多く、自身の参加できる日程も多い場合はたくさんの候補を記載して返信することになりますが、日程の候補はいくつ送るのが正しいのでしょうか。

可能な限り

日程調整の候補は可能な限り記載して返信することがベターです。候補は一つでも多い方が企業としてもありがたいですし、日程を調整しやすくあります。候補を多く出したからといって企業からの評価が上がるとは限りませんが、少なくとも企業の負担は減りますし、場合によってはそれがプラスの印象につながる場合もあります。

またあまりにも多く記載しすぎるとメールがごちゃごちゃして読みづらいと感じるのであれば、候補を3つ程度に絞っても問題ありません。基本的には候補は3つあれば問題ありませんので、メールの読みやすさも考えながら候補日を伝えていきましょう。

メールのマナーも評価対象

面接の日程調整メールへの返信の仕方と例文・返信が来ない場合

面接の日程調整メールへの返信の仕方や面接の日程調整メールの返信が来ないときの対処方法などを紹介しましたが、就活ではメールマナーも評価対象ですので、正しいマナーを身に付けることが大切です。

事務的なメールであっても返信の仕方次第では評価が良くも悪くもなりますので、メールには細心の注意を払う必要があります。メールは記録にも残りますので、後で見返されても困らないように、正しいマナーで返信しましょう。

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