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会社説明会のメールの書き方|例文・マナー・注意点

初回公開日:2017年11月25日

更新日:2017年11月25日

記載されている内容は2017年11月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

会社説明会に参加したいけどどうやってメールを送ればいいのか、社会人としてメールを送る時のマナーにはどんなものがあるのか疑問に思う事はありませんか?今回は基本的なメールマナーから、会社説明会への参加依頼や欠席時の連絡など、場面に応じた例文を紹介していきます。

会社説明会のメールの書き方と例文

就職活動をする上で、会社説明会はぜひ参加しておきたいイベントのひとつです。説明会に参加する時の申し込みや参加後のお礼、あるいは欠席しなければならなくなった時など、企業に宛てたメールを書く必要があります。

就職活動中の学生とはいえ、企業側はこれから社会人として働くに値する人材を求めています。ここでは会社説明会に関するメールの注意点や例文を紹介していきますので、社会人としての意識を持って企業とのやりとりに臨みましょう。

会社説明会のメールを送る時の注意点・マナーとは?

会社説明会のメールのマナーは、社会人としてのメールのマナーに通じます。言葉づかいに気を付けるだけでなく、基本的なビジネスメールの構成に基づいて作成する事が必要です。

構成の具体的な内容と件名

本文に「宛名」「挨拶・自己紹介」「用件」「結び」「署名」の流れを、そして一目で内容がわかりやすい「件名」が必要となります。特に、企業でひとつのアドレスを共有している場合のメールでは、本文内にも「宛名」を記す事で間違いを防ぎます。

そして毎日たくさんのメールを見なければならないビジネスマンにとって「件名」がある事で、見落とし防止につながる事を覚えておきましょう。今回で言えば「会社説明会」に関する内容である事が一目でわかる件名をつける事が必要です。

パソコンを使用する

企業とのメールにはパソコンを使用する事もひとつのマナーです。スマホや携帯から送信されたメールは設定によってパソコンで開くと画面構成が崩れてしまったり、企業側からのメールが受信設定によって受け取れないなどのハプニングが起こり得るからです。

メールの送信・返信のタイミング

社会人は基本的は就業時間中にメールチェックをしますので、どの時間帯がよくない、といったことはありません。午前中からお昼にかけてメールをしておく事で、早い返信が期待できる場合もあります。

ただし企業からのメールに対する返信は、1日以内にするようにします。見落とす事のないよう心掛けましょう。

自分のアドレス

会社説明会の参加依頼で初めてビジネスメールを送る方も多いです。これを機に、ビジネス用のアドレスを用意する事も考えましょう。「署名」欄に自分のアドレスを記載する事になりますので、「love-abc@~」などのプライベート感丸出しのアドレスは使わない方が好印象と言えます。

申し込みメールの書き方は?

会社説明会への参加申し込みは、就職サイトなどでフォーマットを使ってできる事も多いですが、企業に直接メールを送る必要がある場合もあります。基本的な構成に当てはめると例文のような流れになりますが、必要なことがあればここに加えます。例えば説明会以前に会っていたり、なんらかのやりとりがあった場合、そのお礼や挨拶があると相手にとってもわかりやすく、気持ちの良いメールとなります。

<例文>
件名:【〇月〇日会社説明会への参加申し込みについて(大学名・氏名)】

株式会社○○
人事部 採用担当○○様

突然のメール失礼いたします。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇(氏名)と申します。現在、就職活動を行っています。
この度は〇月〇日の〇〇会場にて開催予定の貴社説明会に参加させて頂きたく、メール致しました。
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

『○○会場○月○日○時(希望会場、日時を記載)に参加希望です』

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名:〇○ ○○
住所:〇〇県〇〇市〇〇〇〇
電話番号:〇〇ー〇〇〇ー〇〇〇
e-mail:〇〇〇〇〇〇@〇〇○

参加案内への返信メールの書き方は?

企業から会社説明会への参加案内がメールで届いたら、お礼のメールをします。マナーとしては1日以内の返信が望ましいので、メールの見落としがないよう心掛けましょう。逆に「返信不要」などの記載があった場合は、お礼メールが失礼にあたる場合もありますので、内容はよく読むようにしてください。

<例文>
件名:【説明会日程のご連絡のお礼 (大学名・氏名)】

株式会社○○
人事部 採用担当○○様

○○大学○○学部の○○(氏名)と申します。
この度は会社説明会の日程をご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
○月○日、○○会場へ必要書類を持参の上お伺いいたします。
当日はよろしくお願い申し上げます。

(以下に署名記載)←テンプレートを作っておくと便利です。

説明会参加後にもメールは必要?

会社説明会が終わった後、必ずしもお礼のメールを送る必要はありませんが、送った事で人事の人に名前を覚えてもらえたり、その後の面接で会話の材料になるケースもあります。ただしあまりにもテンプレートな内容だと「形だけ送った」という感じがしますので、やはり自分の言葉を使った文章を入れたり、この会社説明会だったからこそ学べた内容を入れるのが良いでしょう。

<例文>
件名:【○月○日説明会参加のお礼(大学名・氏名)】

株式会社○○
人事部 採用担当○○様

件名:【○月○日会社説明会参加のお礼】○○大学○○○○(氏名)

株式会社○○ 人事部 ○○様

本日、貴社の会社説明会に参加させていただいた○○大学○○学部の○○(氏名)と申します。
この度はご多忙の中、お時間を割いていただき誠にありがとうございました。

(○○~や○○~といった、具体的な仕事内容や社風を知る事ができ、より貴社で働きたいと感じました。)
(○○~といった内容で、自身の○○という経験を活かしたいと~)
↑当日感じた、具体的な感想やその会社ならではのポイントなど

今回頂いた資料と学んだことを元に、より一層貴社の理解を深めて参ります。

本日は貴重な場を設けてくださりありがとうございました。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を祈念しております。

(署名)

欠席やキャンセルする場合のメールの書き方は?

会社説明会を欠席・キャンセルする場合、当然事前連絡が必要です。どんな理由であれ、早めにわかっているのであれば文章として残す事のできるメールで連絡をするのが良いでしょう。その際、欠席の理由を細かく記す必要はありません。欠席となる事実をしっかり伝える事と、メールのタイミングに配慮する事が重要です。

欠席をメールで伝える場合は前日の会社の営業時間内までに送りましょう。会社説明会の前日、担当者は準備に追われている可能性がありますので、前日になるのであれば早めの時間にしたほうが良いです。

もし営業時間ぎりぎりに送ったり、営業時間外になってしまった場合、当日に改めて電話連絡を入れ、再度欠席となる旨とメールの時間が遅くなってしまったことについての謝罪を一言添えると良いでしょう。

また、当日になって欠席しなければならなくなった際は電話連絡が必須です。当日は担当者がメールチェックできない可能性が高いからです。

<例文>
件名:【○月○日説明会キャンセルのお願い(○○大学・氏名)】

株式会社○○
人事部 採用担当○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○(氏名)と申します。

この度は○月○日開催の御社説明会へ参加を予約しておりましたが、諸般の事情からキャンセルさせて頂きたく連絡した次第です。

ご多忙の中お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、ご了承の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

(署名)

遅刻する場合のメールの書き方は?

会社説明会とはいえ社会人として遅刻はしたくないものですが、当日になって電車の遅延や天候による交通障害などで遅刻になってしまうケースも考えられます。当日の場合は電話での連絡が望ましいですが、状況的に電話ができなかったり、会社にかけたが既に担当者には伝わらない、担当者が準備などで電話に出られない場合もあります。

事前に重なっている予定の時間変更・延長などであらかじめ遅れてしまう事がわかっている場合は欠席の連絡同様、早めにメールにて途中参加の可否を伺いましょう。

<例文>
件名:【貴社説明会への途中参加のお願い(○○大学・氏名)】

株式会社○○
人事部 採用担当○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○(氏名)と申します。

本日○時からの貴社説明会への参加予約をしておりましたが、
○○(事情)により到着時間が○時頃となってしまいそうです。
(本社へ電話がつながっていれば)→貴社人事部へも電話連絡させて頂きましたが、ご不在との事でしたので伝言をお願いするとともにメールを送らせて頂いた次第です。
(どこへも電話連絡できていない場合)→お忙しい中大変恐縮ではありますが、途中参加の可否についてお教え頂けますでしょうか。

ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
何卒よろしくお願い致します。

(署名)

会社説明会のメールで良い印象を残すには?

会社説明会での場面に応じたメールを例文つきで紹介してきました。メールだけで判断されるものでもありませんが、しっかりとしたメールのやりとりをする事によってできるだけ良い印象を持ってもらえたらそれに越した事はありません。

基本スタンスとしては「良い印象を持ってもらおう」というよりは「不快感を与えないようにしよう」と考えると不自然な文章にならずに済みます。良い印象を、と思うあまりに自己アピールが過ぎる文章を加えてしまったり、変にへりくだった言葉遣いをしないように心掛けましょう。社会人としてのマナーやルールの基礎が守られているだけでも十分です。

会社説明会のメールの失敗例

会社説明会や面接など、就活の際に初めてビジネスメールのやりとりをするといった学生も少なくありません。ここでは特に学生がしてしまいがちな失敗例を紹介しますので、メール作成の際の参考にしてください。

返信の際件名を変更してしまう

メールのやりとりが続くと件名に「Re:」と表示されるため、このままでは失礼だと考えて毎回新規メールにて返信する方が少なくありません。

しかしたくさんのメールを受け取る社員の方にとっては、返信メールである事が一目でわかるのと同時に、件名で素早く内容を把握したり、場合によっては返信メールがスレッド形式で表示されやりとりの流れがわかりやすくなるメリットがあります。何度もやりとりをするうちに「Re:」が多くなってきた場合には、ひとつ残して消す、くらいの対応はしても良いでしょう。

返信のメール本文を消してしまう

パソコンで返信メールを作ろうとした場合、メール本文に以前のやりとりがそのまま記載されますが、これも「消さないと失礼」と考えて消してしまう方が多いです。先に述べたスレッド形式と同じ事が言えますが、会社員の方がたくさんのメールを受け取る中で「この人とはどんなやりとりをしていたか?」を把握するのに必要な情報となりますので、返信の際の本文は削除しない方が良いです。

テンプレートの丸写し

会社説明会の参加依頼メールなど、初めて形式に基づいたメールをする際は特に就活記事からテンプレートを用いて本文作成する事もあるでしょう。しかし送信の前には必ず内容や誤字脱字の確認をしてください。

この記事でも使われているような「○○」という部分が残ったままになっていたり、テンプレートの文章が消されず、少しだけ変えたオリジナルの文章と一緒に送ってしまったりという恥ずかしい事になりかねません。

マナーを守ったメールを送り好印象をゲットしよう

会社説明会ひとつとっても、さまざまなマナーがあります。これから面接や選考会など、就活のいろいろな場面でメールが必要なになってきますので、今回紹介したマナーを守って、ぜひ会社説明会の段階から好印象をゲットしてください。

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