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就職・就活のメールで使用する署名の文例集|ビジネスメールの署名の書き方【テンプレート】

初回公開日:2017年11月19日

更新日:2020年03月04日

記載されている内容は2017年11月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネスメールに限らず、就活においても、メールの末尾に署名は必要です。では、どのような署名を用いたらいいでしょうか。ビジネスメールでも使う署名の作成のポイントから罫線(ライン)なども紹介します。署名は大切なマナーですので、就活に向けてしっかりと準備しましょう。

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ビジネスメールでの署名の基本マナー

社会人にとって最も重要な連絡手段のひとつであるビジネスメールの署名は会社名や住所などの情報を知らせるだけではなく、アピールしたい情報を宣伝したり、相手にいい印象を与えたりする役割も持っています。

ビジネスメールで署名のないものはマナー違反と判断されてしまいますので、取引先や顧客とのメールには忘れずに署名をしましょう。

署名の基本的な構成

署名はビジネスでメールのやり取りをする際に、受け取る側に自身が何者なのかを伝える役割を持っています。ビジネスの場では署名がないとマナー違反と判断されるため、ビジネスメールに必須となってくる署名に必要な項目をまずは確認しましょう。

メールを送る相手や働いている会社によっては必要のない項目もありますが、ビジネスメールを作成する際の基礎知識として押さえておきましょう。

  • 会社名
  • 住所
  • 所属部署・課
  • 担当者の役職・肩書き
  • 担当者の指名
  • 固定電話番号
  • FAX番号
  • メールアドレス
  • 携帯電話番号
  • WebサイトなどのURL(ある場合)
  • 必要な場合はお知らせ

就職・就活でメールに署名を付けて送るときの基本マナー

ビジネスメールに必須となっている署名ですが、就職活動中のメールにおいても署名は必要です。署名の作成によって、メールを作成する時間の短縮にもなり、人目を引くような署名が作れたら名前を覚えてもらいやすく、アピールポイントになる可能性もあります。

署名には、名前・電話番号・メールアドレス・住所などを入れて、その周りに記号や文字を配置して装飾することもありますが、就職活動中はシンプルなものを心がけましょう。

就職・就活のメールに付ける署名の基本的な構成

ビジネスメールで使用するような構成とは違い、就職活動中のメールに使用する署名に必要な項目は採用担当者などが、誰からのメールなのかを理解できるものだけが必要になってきます。

ですので、あまり余計な項目はつけずに、シンプルな構成を意識しましょう。学生の場合は大学・学部・学科・氏名・住所・連絡先といった構成になります。

  • 所属大学・学部・学科
  • 氏名(読み方が分かるように)
  • 住所
  • メールアドレス
  • 携帯電話の番号
  • 自宅の電話番号

就職・就活のメールに付ける署名の作成のポイント

署名の基本的な構成を押さえていれば問題はありませんが、他に意識しておくべきポイントも確認しておきましょう。

「---------」のような罫線で区切って見やすくします。また就職活動に関連するやりとりをメールでする場合は、必ずPCのメールアドレスを利用するようにします。そして作成した署名は、自動挿入できるようにGmailやOutlook(アウトルック)などの各種設定方法も確認も必要となってきます。

  • メールの本文と署名を「-----------」で分ける
  • 就職活動で利用するメールアドレスはPCのもの
  • 作成した署名はデフォルトで設定しておく

就職・就活メールの署名の作り方

署名はある意味名刺の代わりになるものでので、メールを送った相手に、いい印象を与えるように心掛けましょう。就活メールに必要最低限な要素は、学生の場合は大学・学部・学科・氏名・住所・連絡先といった構成になります。

もしも、名前の読み方が特殊だったりする場合は、ふりがなかローマ字表記も入れておくと親切です。

就職・就活メールの署名の作り方1:メールアドレスや住所は必要?

メールアドレスと電話番号は、企業側があなたにコンタクトを取る上で最低限必要な情報ですので必ず記載しましょう。また、住所も記載するようにします。

住所は郵便番号から記載するのが一般的で、マンション名や建物名なども省略せずに書きましょう。見やすさを優先するので、番地などの数字は漢数字ではなくアラビア数字を使って記載します。

就職・就活メールの署名の作り方2:署名を入れ忘れてしまったら?

メール本文の中で大学名や自分の名前などを名乗るのがマナーで、送信されたアドレスに返信すると考えるとメールアドレスの記載がないのも一見問題ないようにも思えますが、マナー違反と判断されます。

誤って送信したメールを引用返信にして、冒頭に名乗りと、「先ほどは署名を入れずにメールを送信してしまい、申し訳ありませんでした」という謝りの一文を入れましょう。

就職・就活メールの署名の作り方3:署名は毎回必要なのか?

就職活動においてのメールに限らず、ビジネスメールで署名のないものはマナー違反と判断されてしまいますので、必ずメールの末尾に署名を入れましょう。

メールが長くなりすぎて、相手が読みづらいのではないかと気になる場合は、「新規メール用」と「返信メール用」で署名の内容を分ける(返信用は自分の名前・自分のメールアドレス・電話番号といった必要最小限の情報)という工夫もできます。

就職・就活メールの署名の作り方4:氏名のふりがなが平仮名の場合

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○○大学○○学部○○学科○年
山田太郎(やまだ たろう)
〒○○○-○○○○
東京都渋谷区○○○○○
メールアドレス:Tarou-Yamada@××.com
携帯電話:090-××××-××××
自宅電話:○○○
---------------------------------------------------

就職・就活メールの署名の作り方5:氏名のふりがながローマ字の場合

--------------------------------------------------
○○大学○○学部○○学科○年
山田太郎(Tarou Yamada)
〒○○○-○○○○
東京都渋谷区○○○○○
メールアドレス:Tarou-Yamada@××.com
携帯電話:090-××××-××××
自宅電話:○○○
---------------------------------------------------

就職・就活メールの署名の作り方6:署名の位置

署名はメールの末尾に入れるもので、メールソフトで作成した場合は、大抵はデフォルトで本文の一番下に入ります。

返信の際に署名を入れる位置については、「本文→引用→署名」とするのか「本文→署名→引用」とするのかという決まりはありません。引用した文章の量などによって臨機応変に対応できると考えた場合、全文引用するのなら「本文→署名→引用」という署名の位置が好ましいです。

就職・就活メールの署名に使う罫線(ライン)のコツと例

就職活動中のメールの本文と署名部分を分ける罫線(ライン)は基本的にシンプルな「---------」のような罫線を選びます。

分かりやすく区切るといっても「☆☆☆」や、「♤♤♤」「♡♡♡」など、いい印象を与えないマークで区切ってはいけません。あくまで点線や直線など、シンプルなものを選ぶようにしましょう。

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罫線(ライン)別の就職・就活メールの署名の作成例(テンプレ)

罫線の種類にはさまざまなものがあり、罫線の工夫をすれば、ビジネスメールなどの署名部分で使用する際に相手に自分の印象を伝える手段にもなります。

しかし、就職活動中のメールの本文と署名部分を分ける罫線(ライン)は基本的にシンプルなものを選びましよう。「おしゃれな署名」「かっこいい署名」「かわいい署名」は必要ありません。ここでは、実際に就活で使える署名のテンプレートを紹介します。

罫線(ライン)別の就職・就活メールの署名の作成例(テンプレ)1

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○大学○○学部○○学科○年
山田太郎(やまだ たろう)
〒○○○-○○○○
東京都渋谷区○○○○○
メールアドレス:Tarou-Yamada@××.com
携帯電話:090-××××-××××
自宅電話:○○○
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

罫線(ライン)別の就職・就活メールの署名の作成例(テンプレ)2

===========================
○○大学○○学部○○学科○年
山田太郎(やまだ たろう)
〒○○○-○○○○
東京都渋谷区○○○○○
メールアドレス:Tarou-Yamada@××.com
携帯電話:090-××××-××××
自宅電話:○○○
===========================

罫線(ライン)別の就職・就活メールの署名の作成例(テンプレ)3

―――――――――――――――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科○年
山田太郎(やまだ たろう)
〒○○○-○○○○
東京都渋谷区○○○○○
メールアドレス:Tarou-Yamada@××.com
携帯電話:090-××××-××××
自宅電話:○○○
―――――――――――――――――――――――――――

罫線(ライン)別の就職・就活メールの署名の作成例(テンプレ)4

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○○大学○○学部○○学科○年
山田太郎(やまだ たろう)
〒○○○-○○○○
東京都渋谷区○○○○○
メールアドレス:Tarou-Yamada@××.com
携帯電話:090-××××-××××
自宅電話:○○○
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罫線(ライン)別の就職・就活メールの署名の作成例(テンプレ)5

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○○大学○○学部○○学科○年
山田太郎(やまだ たろう)
〒○○○-○○○○
東京都渋谷区○○○○○
メールアドレス:Tarou-Yamada@××.com
携帯電話:090-××××-××××
自宅電話:○○○
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

ビジネスメールでメールに付ける署名に使う罫線(ライン)の例

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○株式会社 ○○部 ○○課 主任
山田太郎(Tarou Yamada)
〒○○○-○○○○ 東京都渋谷区○○○○○
TEL:○○○ FAX:○○○
Email:××@××.com
URL:(自社サイトのURL)
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
ビジネスメールの基本構成に、目的ごとの罫線を使用してみましょう。

女性らしさ・かわいさを出したいとき署名に使う罫線(ライン)の例

・………・………・………・………・………・………・………・
○○株式会社 ○○部 ○○課 主任
山田花子(Hanako Yamada)
〒○○○-○○○○ 東京都渋谷区○○○○○
TEL:○○○ FAX:○○○
Email:××@××.com
URL:(自社サイトのURL)
・………・………・………・………・………・………・………・

  • +-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+
  • +‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥+
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ビジネスメールでインパクトを出したいとき署名に使う罫線(ライン)の例

___/ ̄___/ ̄___/ ̄___/ ̄___/ ̄___/ ̄___/ ̄___/ ̄___/ ̄
○○株式会社 ○○部 ○○課 主任
山田太郎(Tarou Yamada)
〒○○○-○○○○ 東京都渋谷区○○○○○
TEL:○○○ FAX:○○○
Email:××@××.com
URL:(自社サイトのURL)
___/ ̄___/ ̄___/ ̄___/ ̄___/ ̄___/ ̄___/ ̄___/ ̄___/ ̄

  • _/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/
  • __/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/
  • ___/___/___/___/___/___/___/___/___/___/___/___/___/___/
  •  ̄\____ ̄\____ ̄\____ ̄\____ ̄\____ ̄\____ ̄\____
  •  ̄\__ ̄\__ ̄\__ ̄\__ ̄\__ ̄\__ ̄\__ ̄\__ ̄\__ ̄\__

ビジネスメールで個性を出したいとき署名に使う罫線(ライン)の例

┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬
┴┬┴○○株式会社 ○○部 ○○課 主任
┬┴┬山田花子(Hanako Yamada)
┴┬┴〒○○○-○○○○ 東京都渋谷区○○○○○
┬┴┬TEL:○○○ FAX:○○○
┴┬┴Email:××@××.com
┬┴┬URL:(自社サイトのURL)
┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴
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就活メールの件名のコツと例文

メールを受信して最初に目に留まるのが件名ですので、メールの件名は簡潔にまとめて大学名と氏名を付けるのがポイントになります。丁寧にしようと、件名にお礼や挨拶を入れると用件が分かりづらくなるので控えましょう。

先方からのメールに返信する際には「Re」の扱いに迷うでしょうが、返信メールだと一目でわかるように「Re」は付けたまま返信します。

  • 件名には要件と大学名と氏名を記載する
  • 件名が長くなると最後まで表示されず分かりづらくなるため注意
  • 先方からのメールに返信する際には件名は変えない
  • 返信メールだと一目で分かるように「Re」は付けたまま返信
  • 曖昧で抽象的な件名は控える

就活メールの宛名の書き方

宛名はメールの文頭に置いて、誰に宛てたメールかを示すもので、基本的に宛名は「相手の所属企業」「相手の所属部署」「相手の氏名」で構成されます。

情報がすべてわかる場合は、記載しますが、状況によっては「相手の所属部署」や「相手の氏名」がわからないこともあります。そのような場合は部署を省略したり、相手の氏名を「新卒採用担当者様」といったかたちにして宛名を入力します。

メールの宛名の例:部署が分からない場合

○○株式会社

○○ ○○様



‌メールの宛名の例 :相手の氏名が分からない場合

○○株式会社

人事部

新卒採用担当者様

就活メールの締めの文章

締めの文章は、そのメール全体の印象に影響しますのでしっかりと考えましょう。メールに締めの言葉が入っていないと、社会人としてのマナーに欠ける人だと思われてしまう可能性もあります。

「お願いをしたとき」「質問をしたとき」「謝罪したとき」「お礼を伝えるとき」「報告をしたとき」など、送るメールの内容にあわせて締めの文章を入力しましょう。

  • 何卒よろしくお願いいたします
  • お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます
  • お手数ですが、ご返事いただければ幸いです
  • ご意見を頂戴できれば幸いです
  • ご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます
  • 大変恐れ入りますが、まずはメールにてお詫び申し上げます
  • メールにて恐縮ではございますが、お礼申し上げます
  • 貴社の益々のご発展を、お祈り申し上げます
  • 取り急ぎ、ご報告申し上げます
  • 何かご不明な点がありましたらお知らせいただければ幸いです

就職・就活メールの署名の注意点

署名を作成したら「文字化けしている文字はないか」「無駄な改行や記号がないか」「就職活動のメールに合わない顔文字や過度な装飾はないか」など、まずは自分宛てにメールを送って表示された内容を確認します。

PCの表示だけでなく、スマホでも綺麗にて表示されるかどうかを確認することも大切です。また記載する情報が変わった際には、署名の変更・更新をすることを忘れないようにしましょう。

  • 文字化けしている文字はないか
  • 無駄な改行や記号がないか
  • 就職活動のメールに合わない顔文字や過度な装飾はないか

就職・就活メールの署名のNG例

例えば、以下のようなデザインは、せっかく作っても環境によって崩れたり、相手によってはマナーを疑われますので、就職活動のメールの署名にあまり向かなものは控えましょう。

∩ ∩
(・ω・)
┏ ━━━○━○━━━
┃ Hanako Yamada
┃ 090-××××-××××
┃ hanako@××.com
┗ ━━━━━━━━━

  • 連絡先を書いていない
  • 誤字脱字がある
  • 派手な装飾や顔文字や絵文字を入れる行為
  • 携帯電話のメールアドレス
  • メールアドレスが氏名のローマ字表記で無いもの

署名はビジネスメールでも使う大切なマナー!

署名はビジネスマナーの一環ですので、就職活動中のメールにも署名を付けて送ることが大切です。

就職活動中に正しい知識を身に付けておけば、就活だけではなく、就職後もスムーズにメールが作成できます。メールのマナーは署名だけではなく、注意すべき点が他にもたくさんありますので、正しいメール作成のポイントも理解して好印象を与えるようなメールを作成しましょう。

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