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就職・就活のメールで使用する署名の文例集|ビジネスメールの署名の書き方【テンプレート】

初回公開日:2017年11月19日

更新日:2020年07月15日

記載されている内容は2017年11月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネスメールに限らず、就活においても、メールの末尾に署名は必要です。では、どのような署名を用いたらいいでしょうか。ビジネスメールでも使う署名の作成のポイントから罫線(ライン)なども紹介します。署名は大切なマナーですので、就活に向けてしっかりと準備しましょう。

ビジネスメールでの署名の基本マナー

社会人にとって最も重要な連絡手段のひとつであるビジネスメールの署名は会社名や住所などの情報を知らせるだけではなく、アピールしたい情報を宣伝したり、相手にいい印象を与えたりする役割も持っています。

ビジネスメールで署名のないものはマナー違反と判断されてしまいますので、取引先や顧客とのメールには忘れずに署名をしましょう。

署名の基本的な構成

署名はビジネスでメールのやり取りをする際に、受け取る側に自身が何者なのかを伝える役割を持っています。ビジネスの場では署名がないとマナー違反と判断されるため、ビジネスメールに必須となってくる署名に必要な項目をまずは確認しましょう。

メールを送る相手や働いている会社によっては必要のない項目もありますが、ビジネスメールを作成する際の基礎知識として押さえておきましょう。

  • 会社名
  • 住所
  • 所属部署・課
  • 担当者の役職・肩書き
  • 担当者の指名
  • 固定電話番号
  • FAX番号
  • メールアドレス
  • 携帯電話番号
  • WebサイトなどのURL(ある場合)
  • 必要な場合はお知らせ

就職・就活でメールに署名を付けて送るときの基本マナー

就職・就活のメールで使用する署名の文例集|ビジネスメールの署名の書き方【テンプレート】
※画像はイメージです

ビジネスメールに必須となっている署名ですが、就職活動中のメールにおいても署名は必要です。署名の作成によって、メールを作成する時間の短縮にもなり、人目を引くような署名が作れたら名前を覚えてもらいやすく、アピールポイントになる可能性もあります。

署名には、名前・電話番号・メールアドレス・住所などを入れて、その周りに記号や文字を配置して装飾することもありますが、就職活動中はシンプルなものを心がけましょう。

就職・就活のメールに付ける署名の基本的な構成

ビジネスメールで使用するような構成とは違い、就職活動中のメールに使用する署名に必要な項目は採用担当者などが、誰からのメールなのかを理解できるものだけが必要になってきますので、あまり余計な項目はつけずにシンプルな構成を意識しましょう。

学生の場合は大学・学部・学科・氏名・住所・連絡先といった構成になります。

  • 所属大学・学部・学科
  • 氏名(読み方が分かるように)
  • 住所
  • メールアドレス
  • 携帯電話の番号
  • 自宅の電話番号

就職・就活のメールに付ける署名の作成のポイント

就職・就活のメールで使用する署名の文例集|ビジネスメールの署名の書き方【テンプレート】
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署名の基本的な構成を押さえていれば問題はありませんが、他に意識しておくべきポイントも確認しておきましょう。

「---------」のような罫線で区切って見やすくします。また就職活動に関連するやりとりをメールでする場合は、必ずPCのメールアドレスを利用するようにします。そして作成した署名は、自動挿入できるようにGmailやOutlook(アウトルック)などの各種設定方法も確認も必要となってきます。

  • メールの本文と署名を「-----------」で分ける
  • 就職活動で利用するメールアドレスはPCのもの
  • 作成した署名はデフォルトで設定しておく

就職・就活メールの署名の作り方

就職・就活のメールで使用する署名の文例集|ビジネスメールの署名の書き方【テンプレート】
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署名はある意味名刺の代わりになるものでので、メールを送った相手に、いい印象を与えるように心掛けましょう。就活メールに必要最低限な要素は、学生の場合は大学・学部・学科・氏名・住所・連絡先といった構成になります。

もしも、名前の読み方が特殊だったりする場合は、ふりがなかローマ字表記も入れておくと親切です。

就職・就活メールの署名の作り方1:メールアドレスや住所は必要?

メールアドレスと電話番号は、企業側があなたにコンタクトを取る上で最低限必要な情報ですので必ず記載しましょう。また、住所も記載するようにします。

住所は郵便番号から記載するのが一般的で、マンション名や建物名なども省略せずに書きましょう。見やすさを優先するので、番地などの数字は漢数字ではなくアラビア数字を使って記載します。

就職・就活メールの署名の作り方2:署名を入れ忘れてしまったら?

メール本文の中で大学名や自分の名前などを名乗るのがマナーで、送信されたアドレスに返信すると考えるとメールアドレスの記載がないのも一見問題ないようにも思えますが、マナー違反と判断されます。

誤って送信したメールを引用返信にして、冒頭に名乗りと、「先ほどは署名を入れずにメールを送信してしまい、申し訳ありませんでした」という謝りの一文を入れましょう。

就職・就活メールの署名の作り方3:署名は毎回必要なのか?

就職活動においてのメールに限らず、ビジネスメールで署名のないものはマナー違反と判断されてしまいますので、必ずメールの末尾に署名を入れましょう。

メールが長くなりすぎて、相手が読みづらいのではないかと気になる場合は、「新規メール用」と「返信メール用」で署名の内容を分ける(返信用は自分の名前・自分のメールアドレス・電話番号といった必要最小限の情報)という工夫もできます。

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