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内定メールの返信の書き方|お礼/辞退/入社日/給与交渉

更新日:2020年08月20日

就職活動における内定メールの返信は何に注意すれば良いでしょう。色々なケースを想定して記事にしてみたので参考にしてみて下さい。実際に入社する時の内定メールへの返信と、内定辞退をする時のメールとではどのようなポイントの違いがあるか紹介します。

転職での面接後内定通知の受諾やお礼メール返信の書き方

転職での面接後の内定通知受託やお礼のメール返信の書き方としては、少しでも早いタイミングで返信できると良いでしょう。また、内容としては入社する意志がある会社であれば、「今後ともよろしくお願いいたします」といった内容を入れるとより好印象です。

大切なことは、内定の通知をもらっても油断することなくお世話になる会社に対してしっかりとした内容の返信が送れるかどうかです。場合によっては、入社後の自分の目標なども記載してやる気を見せても良いです。

内定を受託する意思を伝える時は、「ぜひ入社させていただきたいと考えております。」とはっきりと伝えましょう。お礼の伝え方は、「この度は、内定をいただきまして誠に有難うございます。」と記載すれば問題ないです。

件名の書き方

内定についてのメールの返信の件名は、シンプルな内容で良いでしょう。例えば、「内定をいただきまして有難うございます。」などでも印象が良いです。あえて難しい内容にする必要もなく件名としては、必要最小限の内容にするのが普通の返信の仕方です。

してはいけない内定通知返信の件名の例としては、ながながと自分の言いたいことを記載している件名やめましょう。読んでいる方も長くて分かりづらいです。一般常識ですが、件名は本文で何が記載されているか大体わかるようなものにするのが一般的です。

本文などについて

内定通知の返信メールの本文については、一番最初に内定をくれた会社の会社名、部署、担当者の名前を記載します。その後に大切な本文に入りますが、ポイントとしては、はじめに用件をしっかり記載しましょう。

具体的には、「御社を志望している田中と申します。この度は、内定をいただきまして誠にありがとうございます。今後とも全力で頑張ってまいりますのでよろしくお願いいたします。」となります。

また、内定後の予定などについて聞きたい時は、同じメールで聞いてしまっても良いでしょう。この場合は、単刀直入に聞きたいことを短めの文章で記載しておけば相手も答えてくれます。

内定先への内定後の辞退のメールの書き方・例文

内定先への内定後の辞退メールを書く時は慎重に書くようにしましょう。このメールは非常に大事なメールであって一度辞退することを相手に伝えれば撤回することが難しくなることもあります。採用担当者は、忙しい時間の中たくさんの応募者を管理しています。

そのような時に内定辞退があれば、大きな問題になることもあるので、辞退をする時は慎重に考えましょう。また、辞退のメールの書き方としては、「誠に申し訳ござませんが、この度内定をいただきましたが、熟慮した結果御社の内定を辞退することに致しました。」と分かりやすく書けば良いです。

件名の書き方

件名については、短めの文章で分かりやすい内容であれば良いです。具体的には、「御社の内定について」と書いても良いです。件名については、本文の内容がおおむねわかるような内容であれば良いので、あまり考え過ぎない方が良いです。

また、自分としては内定辞退についてはあまり件名で言いたくない時は、ふれなくても良いですが本文はしっかりとメールで内定辞退を伝える必要はあります。内定辞退とは、採用担当者からした場合結構あることなので、特に心配することはないです。

ですが、内定辞退を相手に伝えることは一生も変えることにもなり得ることなので良く考えて内定辞退を決めましょう。

本文など

メールで内定辞退の意思を採用担当者に伝えるための本文としては、辞退についてなのであまり言いたくないようことですが、しっかりと伝えるところは記載するようにしましょう。もしもあいまいなメールを送信してしまえば、採用担当者から質問のメールがくることになります。

二度手間を防ぐためにも、辞退の意思をメールでしっかり伝えることは大切です。例としては、「この度貴重なお時間を割いていただき私を採用していただきましたが、私ごとで大変恐縮ですが内定を辞退させていただくことになりました。」と記載します。

内定者懇親会のお礼メールの書き方

内定者懇談会でのお礼のメールも早めに送信した方が印象が良いです。メールの内容としては、「内定者懇談会に出席させていただいてありがとうございます。」と言った内容と、「入社後もご指導の程よろしくお願いいたします。」と記載すると好印象です。

あまり長いメールは必要ありませんが、内定懇談会出席後でも入社の意思が変わらないことを相手に伝えることも大切なことです。また、内定懇談会で色々なものをもらったり美味しいものをいただく機会があったなら、それらに対して感謝の気持ちを記載することも良いです。

内定の採用メールへの調整の返信方法

内定のメールでは、その後の予定について記載されたものが送られてくる時があります。これらに対しては、どうしても不明な点があったりするので、日程調整なども含めてメールで返信して質問しましょう。あまり考えていても答えは出ません。

このように内定後の日程調整などについてのメールを送ることは常識的なことであり失礼になることはないので、気になることはメールで明確にしておくことが重要です。入社前にすっきりとした気分で過ごすためにも気になることは早めにメールで確認しましょう。

研修の場合

内定後の研修の日程調整のメールでは、自分の都合がどうしても悪い時は率直に言っても良いでしょう。あくまでも研修に日程は内定者と調整して決まるのが普通です。それでも会社によっては、決められた日に必ず研修を受けるようにと言ってくる企業もあります。

このような時は、できる限り会社に合わせましょう。研修というものは、本当に入社の意思のある人は無理をしてでも参加するものです。そのため、研修を休むことだけは避けましょう。

また、研修の日程調整の件でメールで相談すること自体は何も問題がないので、どうしても日程調整が必要な時はまず担当者にメールをしてみることです。

入社日について

初回公開日:2017年12月12日

記載されている内容は2017年12月12日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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