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就活での質問メールの書き方・例文|お礼/件名/相手別/内容別

更新日:2020年08月20日

今回は、質問メールを作成するポイントと共に、就活に役立つ情報をピックアップしてご紹介します。大学を卒業する前の就活生にとっては、企業先へどのような質問メールを送るべきか迷います。就活中の質問メールのやりとりのポイントを掴み、ぜひ、就活に役立ててみて下さい。

就活での質問回答メールへのお礼の仕方

就活中に希望する企業へ質問をしたとき、回答メールがあったときは必ずお礼のメールを返信するのが礼儀です。ここからは、どのようにお礼を伝えるのが一番最適なのかについてご紹介します。

翌日までには返信

質問をして担当者から回答がきた場合、翌日までには返信するのが理想的です。企業の採用担当者は、採用時期は多忙になります。その間、就活している人へのメール返信も膨大です。この間、時間を割いて返信をしてくれたことへのお礼をなるべくすぐに伝えます。

質問回答を受けた後にすぐ返信をすると「あの質問をしてきた人か」と記憶に残りやすいためします。また、とても丁寧な印象が残るため、面接を受ける前には特に効果的です。

箇所別就活での質問メールの書き方

就活での質問メールの書き方を、各箇所別に具体的にどのように記載すればいいのかのポイントをご紹介します。各箇所の書き方をマスターすることで、よりよい質問回答へのお礼メールを作成できます。

件名

質問メールの件名のポイントは、わかりやすくシンプルなタイトルにすることです。質問への回答をしてくれた担当者は多忙なため、件名でどういう内容なのかを確認したいというのが本音です。

一度面談した後に質問する場合、「【4/5面談:鈴木太郎】採用条件について」と記載することで、あの時に面談した就活生だなと採用担当者に覚えて貰うようにします。会う前でも、自分の名前を入れることで、採用担当者と会った時に「質問をくれた人」と記憶に残るように心がけます。

採用担当者と同じ件名で返信

採用担当者が回答時に、件名を変えて返信してきた場合は、件名を変えずに送ります。採用担当者の人は、新しいメンバーを採用する時期には、膨大なメールを受信しています。スレッドを変えずに、そのまま返信することで担当者の人が確認しやすいように心がけます。

相手別就活での質問メールの例文

就活で質問メールを相手別に送るときの例文をご紹介します。相手別なので、相手の立場や企業の特徴を捉えてから文面を作成します。ここでは、いくつか相手別の例文を挙げます。

企業

企業向けにメールを送る際は、一番頭に宛先、挨拶、質問内容、締めくくりの言葉、署名という順番で文章を作成します。相手の宛先は「〇〇株式会社△△部‌人事担当××様」と記載し、自己紹介と続きます。新卒の場合「お世話になっております。‌‌△△大学〇学部〇学科の××と申します。」と記載します。中途採用の場合、名前のみで問題ありません。

本文の質問の例文は「本年度の会社説明会の有無について、ご連絡させていただきました。貴社への転職を希望しておりますため、開催の予定がございましたら、ぜひ参加させて頂きたいと考えております。」というように目的をはっきりと明記します。

締めくくりの書き方について

文章の締めくくりには「‌お手数をおかけいたしますが、ご回答のほど‌何卒よろしくお願いいたします。」と相手に対する労いの言葉を添えるとともに、回答を求めている意思を伝えます。一番下には署名を記載すると、採用担当者が連絡しやすいためです。

記載する署名の内容は「‌△△大学〇学部〇学科」と大学名を記載し、名前は「鈴木太郎(Suzuki Taro)」というように読み仮名がわかるようにします。また、連絡先はメールと携帯番号は最低限記載しておくとよいです。

内容別就活での質問メールの例文

就活中の質問メールで内容ごとの例文を挙げます。入社前には面接だけではなく、会社説明会など事前に企業の情報を得られる場所を設ける会社が増えています。その際、企業側へ日程、場所、持ち物などを事前に確認することがあるため、その時の確認メールを例にします。

日程

就活中は、日程調整が頻繁に行われます。今回の日程調整メールの事例として、面接の日程調整メールをご紹介します。面接の日程調整をするケースでも、採用担当者から候補日をいくつかもらって1つをピックアップして連絡するケースを例にとります。

まずは、面接日程の連絡へのお礼を述べた後「下記の日程でお伺いさせて頂きます。」と伝えて、その下に月日と曜日、時間帯を記載して採用担当者との認識がずれないようにします。

逆に、採用担当者から日程をいくつか貰いたいという依頼があった場合は、3日まで記載します。複数あると採用担当者が迷ってしまうからです。このように、日程調整をきちんとすり合わせることが大切です。

持ち物

‌次は、持ち物についての質問メールについてです。持ち物の質問メールは、持参すべきものがメールに記載されていない時に確認する場合の例文をご紹介します。例えば、面談日程が決まっている場合は「当日、持参すべきものはございますでしょうか。」とシンプルに質問をします。

もし、記載以外のもので持参すべきかどうか迷う時は大抵履歴書などが多いですが、特に記載がなければ持参しなくても大丈夫です。

シーン別就活での質問メールへの返信方法

就活で質問メールへのシーン別の返信方法についてご紹介します。始めての時など、状況に応じてメールの文面を変えて返信します。

初めて

初回公開日:2018年10月23日

記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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