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2018年10月23日

就活での質問メールの書き方・例文|お礼/件名/相手別/内容別

今回は、質問メールを作成するポイントと共に、就活に役立つ情報をピックアップしてご紹介します。大学を卒業する前の就活生にとっては、企業先へどのような質問メールを送るべきか迷います。就活中の質問メールのやりとりのポイントを掴み、ぜひ、就活に役立ててみて下さい。

就活での質問回答メールへのお礼の仕方

就活での質問メールの書き方・例文|お礼/件名/相手別/内容別

就活中に希望する企業へ質問をしたとき、回答メールがあったときは必ずお礼のメールを返信するのが礼儀です。ここからは、どのようにお礼を伝えるのが一番最適なのかについてご紹介します。

翌日までには返信

質問をして担当者から回答がきた場合、翌日までには返信するのが理想的です。企業の採用担当者は、採用時期は多忙になります。その間、就活している人へのメール返信も膨大です。この間、時間を割いて返信をしてくれたことへのお礼をなるべくすぐに伝えます。

質問回答を受けた後にすぐ返信をすると「あの質問をしてきた人か」と記憶に残りやすいためおすすめします。また、とても丁寧な印象が残るため、面接を受ける前には特に効果的です。

箇所別就活での質問メールの書き方

就活での質問メールの書き方・例文|お礼/件名/相手別/内容別

就活での質問メールの書き方を、各箇所別に具体的にどのように記載すればいいのかのポイントをご紹介します。各箇所の書き方をマスターすることで、よりよい質問回答へのお礼メールを作成できます。

件名

質問メールの件名のポイントは、わかりやすくシンプルなタイトルにすることです。質問への回答をしてくれた担当者は多忙なため、件名でどういう内容なのかを確認したいというのが本音です。

一度面談した後に質問する場合、「【4/5面談:鈴木太郎】採用条件について」と記載することで、あの時に面談した就活生だなと採用担当者に覚えて貰うようにします。会う前でも、自分の名前を入れることで、採用担当者と会った時に「質問をくれた人」と記憶に残るように心がけます。

採用担当者と同じ件名で返信

採用担当者が回答時に、件名を変えて返信してきた場合は、件名を変えずに送ります。採用担当者の人は、新しいメンバーを採用する時期には、膨大なメールを受信しています。スレッドを変えずに、そのまま返信することで担当者の人が確認しやすいように心がけます。

相手別就活での質問メールの例文

就活での質問メールの書き方・例文|お礼/件名/相手別/内容別

就活で質問メールを相手別に送るときの例文をご紹介します。相手別なので、相手の立場や企業の特徴を捉えてから文面を作成します。ここでは、いくつか相手別の例文を挙げます。

企業

企業向けにメールを送る際は、一番頭に宛先、挨拶、質問内容、締めくくりの言葉、署名という順番で文章を作成します。相手の宛先は「〇〇株式会社△△部‌人事担当××様」と記載し、自己紹介と続きます。新卒の場合「お世話になっております。‌‌△△大学〇学部〇学科の××と申します。」と記載します。中途採用の場合、名前のみで問題ありません。

本文の質問の例文は「本年度の会社説明会の有無について、ご連絡させていただきました。貴社への転職を希望しておりますため、開催の予定がございましたら、ぜひ参加させて頂きたいと考えております。」というように目的をはっきりと明記します。

締めくくりの書き方について

文章の締めくくりには「‌お手数をおかけいたしますが、ご回答のほど‌何卒よろしくお願いいたします。」と相手に対する労いの言葉を添えるとともに、回答を求めている意思を伝えます。一番下には署名を記載すると、採用担当者が連絡しやすいためおすすめです。

記載する署名の内容は「‌△△大学〇学部〇学科」と大学名を記載し、名前は「鈴木太郎(Suzuki Taro)」というように読み仮名がわかるようにします。また、連絡先はメールと携帯番号は最低限記載しておくとよいです。

内容別就活での質問メールの例文

就活での質問メールの書き方・例文|お礼/件名/相手別/内容別

就活中の質問メールで内容ごとの例文を挙げます。入社前には面接だけではなく、会社説明会など事前に企業の情報を得られる場所を設ける会社が増えています。その際、企業側へ日程、場所、持ち物などを事前に確認することがあるため、その時の確認メールを例にします。

日程

就活中は、日程調整が頻繁に行われます。今回の日程調整メールの事例として、面接の日程調整メールをご紹介します。面接の日程調整をするケースでも、採用担当者から候補日をいくつかもらって1つをピックアップして連絡するケースを例にとります。

まずは、面接日程の連絡へのお礼を述べた後「下記の日程でお伺いさせて頂きます。」と伝えて、その下に月日と曜日、時間帯を記載して採用担当者との認識がずれないようにします。

逆に、採用担当者から日程をいくつか貰いたいという依頼があった場合は、3日まで記載します。複数あると採用担当者が迷ってしまうからです。このように、日程調整をきちんとすり合わせることが大切です。

持ち物

‌次は、持ち物についての質問メールについてです。持ち物の質問メールは、持参すべきものがメールに記載されていない時に確認する場合の例文をご紹介します。例えば、面談日程が決まっている場合は「当日、持参すべきものはございますでしょうか。」とシンプルに質問をします。

もし、記載以外のもので持参すべきかどうか迷う時は大抵履歴書などが多いですが、特に記載がなければ持参しなくても大丈夫です。

シーン別就活での質問メールへの返信方法

就活で質問メールへのシーン別の返信方法についてご紹介します。始めての時など、状況に応じてメールの文面を変えて返信します。

初めて

初めてメールを送る時は「自分は初めてメールを送り、質問がありメールしました」という明確な意識表示を伝えることが大切です。

まず、メールの冒頭には「はじめまして。」と入れることで初めてのメールであることを伝えます。続いて、在学中の大学の学生であることを記載したりして、自分の所在を明確にすることで相手に安心感を持ってもらいます。

また、初めてメールを送る理由の一部に「貴社に興味があり質問メールをしています」という内容を明確に伝えることで、目的意識が的確に伝えることができるのでおすすめです。

面談後

面談など採用担当者に会った後に質問メールを送る場合の例文をご紹介します。面談へ進む場合は、書類選考の後なので就活を一歩進めたことになります。こういう時のメールはとても重要です。採用担当者が時間を割いて会ってくれたことへのお礼を伝えるとともに、面談時に発生した質問をシンプルに伝えます。

「貴重なお時間の中、先日はご面談頂きまして誠にありがとうございました」というように、採用担当者へお礼を伝えます。続けて、「実際に貴社へお伺いして就業したい意思が益々強まりました」という前向きな内容も添えながら、質問内容を記載するととても印象がよくなります。

就活の質問メール作成に役立つ書籍

就活での質問メールの書き方・例文|お礼/件名/相手別/内容別

続いては、就活の質問メール作成に役立つ書籍をご紹介します。就活中には採用担当者へどのような文面でメールを送るのかとても不安になります。その不安を解消して自分のメールに自信が持てるようになる書籍をピックアップしました。ぜひ、参考にしてみてはいかがでしょうか。

最強こう書けば必勝だ エントリーシート

「最強 こう書けば必勝だ エントリーシート・自己PR・志望動機・履歴書・Eメール」には、エントリーシートや自己PRの例文がたくさん載っているで、どういうことを書けばいいか迷った人におすすめです。レイアウトもとてもみやすいので、短時間でポイントをつかむのにとても役立ちます。

また、今回のように、Eメールをどのように書けばいいか結構悩みます。そういった時に、例文がいくつか記載されているのでとても参考になります。

この書籍1つ購入すれば「エントリーシート、自己PR、志望動機、履歴書、Eメール」を網羅しているため、就活プロセスの一連について理解を深めることができます。

時間がない就活中、これならスラスラ読めて参考になるので有り難い。特に、ある内定者のエントリーシートが何パターンも公開されている点が良い。学生が、初めて書いたもの(PRや志望動機など)から2回目、3回目のものと上達の具合を段階を経て紹介している点、後にボツになるネタの紹介など、他の参考書ではなかなか見られない、取り上げていない内容が充実している。また、それぞれの章に出てくるキャッチフレーズに笑い、つっこみポイントが沢山あるのも興味深い。

出典: https://www.amazon.co.jp/gp/customer-reviews/R1FTX589JAV8... |

もうダメだと思ったときから始まる「就活」大逆転術

「もうダメだと思ったときから始まる「就活」大逆転術」には、現役のコンサルタントの著者が就活の必勝方法について紹介している本です。口コミで多い意見にもあるように、短時間で熟読できるほど、読みやすく短時間で理解しやすい内容というのがおすすめポイントです。

現役の社会人からノウハウについて話が聞けるチャンスはなかなかありません。大学で社会人による講演会を設けたとしても、実践的なノウハウを熟考して身につけることが就活への勝利の方程式です。

読みやすく、3時間もあれば1冊読めます。立場上採用も担当していますが、同じ年齢にもかかわらず女性に比べて男性の就活に対する準備不足を実感しています。特にこれから就活する男子学生には繰り返し読んで実践していただきたい良書です。

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就活の質問メールに役立つアプリ

就活での質問メールの書き方・例文|お礼/件名/相手別/内容別

就活中に応募した求人結果を確認するのにとても役立つ就活の質問メールに役立つアプリをご紹介します。就活する時は、膨大なメールを受信し、どの企業に何を返信したのかを素早くチェックする必要があります。多忙な就活期間こそ、役立つアプリをピックアップしました。

Microsoft Outlook

就活の質問メールに役立つアプリMicrosoft Corporation「Microsoft Outlook」をご紹介します。Outlookは、ユーザアカウントとパスワードで簡単にログインすることができるため、多忙な就活中にとても便利です。他のアプリで設定が面倒くさいものがたくさんありますが、このアプリはメール設定が簡単だという点がメリットの1つです。

就活中にOutlookを利用する最大のメリットは、他のアプリケーション(Word、Excel、PowerPoint)と連動性があるためとても便利です。例えば、Wordで履歴書を作成した時に、Wordからメールをすぐに送ることができます。

いろいろなメールアプリを使いましたが訳がわからなく繋げなかったり、使い勝手が悪かったり難儀したのですが、これはアカウントとパスワードをいれるだけでいけました。シンプルで使いやすいです。fireタブレットでpcメールをチェックしたかったので大変助かりました。

出典: https://www.amazon.co.jp/gp/customer-reviews/R3K04MS9K4ID... |

MailTime

「MailTimeチャット形式のEメールアプリ」は、複数のメーラーと連動性があり、チャット形式でやりとりできるので、就活中のリアルタイムのやりとりにとても便利です。グループでチャットで、質問を投げ合う時にもとても便利です。チャットはとてもみやすいので、ぜひ就活で使ってみてください。

メーラーは、Googleメール、cloudメール、Office365、Yahoo!メール、AOLメール、IMAPなどと連動性のあるアプリです。他にメーラーを使っている時にはとても便利なアプリです。

就活メールはすぐに、明確に出す

就活での質問メールの書き方・例文|お礼/件名/相手別/内容別

採用担当者は毎日膨大なメールをみているため、相手のことを考えシンプルに明確に伝える文面で就活メールを送ることが大切です。そのためには、言葉をシンプルに、メールの目的をしっかりと伝えることが重要になります。

今回は、就活での質問メールの書き方、例文をご紹介しました。いかがでしたでしょうか。就活中、質問メールの文面を考えるだけでも悩むことがあります。そういう時に役立てる情報をピックアップしました。ぜひ、就活の質問メールに役立ててみてはいかがでしょうか。

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