申込書の書き方・契約書との違い・送付状は必要？保管期間は？

更新日：2024年01月31日

申込書や契約書は、普段よく耳にする言葉ですが、意外と2つの違いを知っている方は少ないのではないでしょうか。今回は、申込書と契約書の違いや、申込書の書き方、申込書の扱い方の注意点をご紹介いたします。申込書について知り、仕事をスムーズに進めましょう。

申込書を作成する人

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商品やサービスを申し込む時に、「こちらの申込書に記入をお願いいたします。」と言われることがあります。申込書と聞いて、最初にイメージされるのは、名前や住所などを記入する用紙ではないでしょうか。

申込書は、その名のとおり、申し込みをする書類です。実は、申し込む人が作成することもあれば、申し込みを待っている人が作成することもあります。

例えば、Aさんが弁当屋のBさんに「弁当を会社に届けて欲しい」と申し込みをするとしましょう。このときに、Aさんが独自に申込書を作成してBさんに渡すこともありますが、Bさんが申込書を用意していて、名前や日付、弁当の個数を記入するだけで良いこともあります。

申し込みを待つ人が作成する申込書

日常でよく見かける申込書は、申し込みを待つ人が作成しています。先程の例で言えば、弁当屋のBさんが用意していた申込書です。

新聞、電気やガス、携帯電話やインターネットなどを申し込むときには、事前に用意された申込書に、名前や住所を記入します。申し込みをする私達にとっては、内容を細かく記載する必要がありませんし、手軽に申し込みができます。

逆に、新聞会社などの申込書を作成した方は、申し込みを常に待っている状態です。お客様が、手続きが面倒だからと申し込みを辞めないように、できるだけ手軽に申し込みができるように申込書を作成して準備をしています。

また、毎日たくさんの方が利用するサービスにおいては、個人ごとにサービスの内容が異なると仕事がとても煩雑になり、トラブルも発生しやすくなります。決まった申込書に記載して申し込んでもらうことで、提供するサービスを一律にすることができます。

申し込む人が作成する申込書

新聞会社のように、顧客が多く、一律のサービスを提供している会社の場合であれば、申込書は用意されていますが、ビジネスの場では、申込書が用意されていないことも多々あります。

例えば、紹介してもらった会社へ、新しく自社と取引きをしてもらえるように申し込みをする場合などは、独自に申込書を作成することがあります。また、小さな規模で行っている個人経営の店の場合は、申込書を用意していないことも多いので、記録として残したい場合は独自に作成して渡す必要があります。

申込書と契約書の違い

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申込書を記入した後に、やっぱり購入をやめたいと思う方もいらっしゃるでしょう。このときに気になるのが、やめることができるのかどうかです。

申込書ではなく契約書の場合には、やめたいと思った場合の対応について書かれていることが多いです。内容によってはやめることができなかったり、違約金がかかることもあります。

しかし、申込書はあくまで申し込みをする書類ですので、相手が承諾していなければ取り消すことができます。

実は、申込書と契約書は異なります。ここでは、申込書と契約書の違いをご紹介いたします。

契約とは何か

契約書は契約をするための書類ですが、では契約とは何でしょうか。簡単にいえば「約束」です。正確には、契約は「申し込み」と「承諾」という2つの意思表示で成り立つとされています。Aさんが申し込みをし、Bさんがその申し込みを承諾した時点で契約成立です。

契約書には、するべきことの具体的な内容や、トラブル発生時の対処法、解約するときについてなど、互いの約束を自由に記載することができます。

実は、契約は契約書がなくても、申し込みと承諾があれば成り立ちます。ただし、契約書がない状態での契約は、後からトラブルに発展することが多くなり、言った言わないの水掛け論になると、解決が難しくなります。極力残しておくようにしましょう。

申し込みとは何か

契約は、「申し込み」と「承諾」で成り立つとお伝えしました。契約する前に、「このような内容で約束したいです。」と伝えることが「申し込み」です。相手の「承諾」がなければ、契約は成立しません。

申し込みをした後に、やはり辞めたいと思ったときには、相手の承諾がされていなければ取り消すことができます。申込書に記入するときに、その場にいる担当の方が「取り消すときには、今週中にご連絡ください」などの期限を伝えることがあります。これは「今週中はまだ承諾しないので、契約は成立しません」ということを暗に伝えていると言えます。

しっかりと言葉や文字にして伝えてもらった方が後のトラブルの防止になりますので、申し込みを取り消す可能性があるときは、事前にしっかり確認しておきましょう。

申込書よりも契約書が重要

お伝えしたように、申し込みの後に契約が成立しますので、申込書よりも契約書の方が重要となります。どちらかが自由に記載した申込書と違い、両方が合意した契約書は、ある程度拘束力を持ちます。

何かトラブルが発生して裁判になった場合には、契約書で契約内容を証明することで、相手に約束を守らせることができますし、時には相手から損害賠償の請求ができることもあります。

申込書や契約書は、普段からよく耳にする言葉ですが、違いを知らなかった方も多いのではないでしょうか。これからは、申込書や契約書に記入するときに意識して、間違えないように気をつけましょう。