申込書の書き方・契約書との違い・送付状は必要？保管期間は？
更新日：2024年01月31日
申し込みをする人が申込書を作成するときのポイントを2つご紹介いたします。ポイントの1つ目は、何を申し込んでいるのかが具体的に伝わるようにすることです。
申込書が用意されていないということは、どんな契約をしたいのかを柔軟に提案できるということでもあります。こちらの目的が何で、相手にして欲しいことは何かが具体的に伝わるように記載しましょう。
ポイントの2つ目は、こちらの情報をしっかりと伝えることです。予想外の申込書が送られてきた場合、相手の情報がわからないと契約を躊躇するのが普通です。お互いに信頼関係を築いていけるように、自分の名前、会社名や会社情報、役職、連絡先などを伝えておくとスムーズに進めることができるでしょう。
申し込みを待つ人が作成する場合
申し込みを待つ人が申込書を作成する場合のポイントも2つご紹介いたします。1つ目は、どんな申し込みの内容かがわかるようにすることです。申し込めるサービスが複数ある場合は、丸をつけるなど、手軽に選択できるようにする配慮も必要です。
ポイントの2つ目は、記載する内容を少なくすることです。一般的に申し込みを待っている場合は、相手はお客様です。記載内容が多く、書くのが面倒だと申し込みを辞めてしまうことがないように配慮する必要があります。さらに、申込書の文字の大きさや読みやすさ、記入欄の記載しやすさも配慮できれば、なおよいでしょう。
申込書は郵送してもよいか
申込書を郵送でやり取りすることは、一般的によくあります。例えば企業からのダイレクトメールにも申込書が同封されていて、記入して返送すると申し込みができるようになっていることもあります。
営業として、お客様や見込み客のところに足繁く通っているような場合は、郵送ではなく対面で記入してもらうことが多くなります。特に、期日までは取り消せるので、とりあえず申込書に記載をお願いするという方法は、よく利用されている営業の手段です。
申込書を郵送すること自体は悪いことではありませんので、相手にとって失礼にならないかを意識して臨機応変に対応しましょう。
申込書在中の意味と使い方
申込書を同封するときには、封筒に「申込書在中」と記載しておくと便利です。特に会社宛ての場合は、毎日大量の封筒が届きますので、ひと目で内容がわかるように配慮しておくとよいでしょう。
「申込書在中」とは、封筒の中に申込書が入っていますという意味になります。申込書の他にも「請求書在中」や「履歴書在中」など、いろいろな場面で使われています。
封筒に記載する文字の色に指定はありませんが、申込書在中と記載する場合は赤で書かれることが多いです。記載する位置は、宛名の面で、縦書きの場合は左下、横書きの場合は右下になります。
申込書在中の周りを四角で囲んでおくと、さらに見やすくなります。市販のスタンプもありますので、スタンプを利用してもよいでしょう。
申込書には送付状をつけるべきか
一般的にビジネス文書のやり取りには、送付状をつけるのがマナーです。同封したと思っていた書類を入れ忘れていたなど、トラブルを防止するために、送付状をつける習慣を身につけておきましょう。
申込書を封筒に同封する場合も送付状はつけます。ただし、依頼状のようなビジネス文書の形で申し込みをする場合は、送付状は必要ありません。
申込書と送付状の例文
申込書や送付状の書き方は、申し込みの内容や相手との関係によってさまざまです。ここでは、状況別で例文をご紹介いたします。
申込書も送付状も、大切なのは相手に好印象を与えて、スムーズに仕事ができるようにする配慮です。作成した申込書や送付状は、受け取った側の視点で見直してみましょう。
新規の取引を申し込む場合
新規の取引を申し込むビジネス文書です。申し込む側が記載する申込書で、申込状ということもあります。
ビジネス文書ですので、左上に宛名、その次の行の右側に自社や自分の名前を記載しましょう。タイトルは「新規取引のお願い」となります。
新規取引申込状の例
新規お取引のお願い
拝啓、〇〇の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、突然でまことに失礼と存じますが、弊社と新規にお取引をお願いしたく、本状を差し上げます。
弊社は、〇〇年に創業いたしまして、主たる事業として〇〇の製造と販売を行っております。このたび、事業のさらなる発展のため、〇〇地方にも新規の取引先をお願いしたいと考えていたところ、〇〇様から成長著しく信頼度の高い企業として貴社のご紹介を受けました。
唐突で大変恐縮ではございますが、ぜひともお取引願いたいと、新規お取引のお申込みをいたす次第でございます。
弊社の事業内容につきましては、会社案内書を同封させていただきました。ご検討のうえ、お返事いただければ幸いです。
まずは、略儀ながら書中をもってお願い申し上げます。敬具
セミナーの申込書を同封する場合
初回公開日：2018年02月14日
記載されている内容は2018年02月14日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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