申込書の書き方・契約書との違い・送付状は必要？保管期間は？
更新日：2024年01月31日
自社が主催するセミナーの申込書を郵送する場合です。申込書と送付状の例をご紹介いたします。一般的にセミナーの案内状を同封します。
相手がスムーズにセミナーに参加できるようにしましょう。案内状もビジネス文書ですので、左上に宛名、その右下に自社の名前を記載します。
セミナー申込書の案内状例
〇〇セミナーのご案内
拝啓、〇〇の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は、私ども○○にご理解とご支援を賜りまして厚くお礼申し上げます。
さて、この度、〇〇では、広く〇〇について知っていただく機会を設けようと、講師をお呼びして〇〇セミナーを下記のとおり開催することといたしました。
お忙しい折、恐れ入りますが、ぜひご出席賜りますようご案内申し上げます。
なお、準備の都合上、同封の申込書にてお申込みいただければ幸いです。敬具
この下に、日時、場所、講師やセミナー内容などを記載しましょう。
セミナー参加申込書
記入欄を作成するとよいでしょう。タイトルは「〇〇セミナー参加申込書」となります。日付や会場も記載しておきましょう。
記入欄は、セミナーの内容にもよりますが、個人向けの場合は住所、氏名、連絡先が一般的です。年齢や性別もあればなおよいでしょう。参加者の情報がわかれば、セミナー講師も参加者にあわせて内容を考慮してくれることがあります。
会社の担当者や経営者向けのセミナーの場合は、会社名や業種、従業員数などもあると便利です。会社向けの場合は、1社から複数名参加されることもあるので、会社名の記入欄1つに対して、参加者名の欄を複数用意しておきましょう。
団体への加入を申し込む場合
〇〇組合や、〇〇団体など、社会にはたくさんの団体が存在します。今回はその団体に加入のお願いをする場合の申込状をご紹介いたします。
申込状を送った後に、別途、加入申込書に記入するように言われることも多いです。まずは第一印象がよくなるように、マナーを守って連絡をとりましょう。加入の申し込みもビジネス文書です。宛名や自社の名前、日付など、忘れずに記入しましょう。
また、加入申込書の記載内容例もご紹介いたします。会社が団体に加入する場合は記載内容が多くなりますので確認しておきましょう。
団体加入の申込状例
貴団体（組合など）加入のお申込み
拝啓、貴団体にはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、このたびは、貴団体の新規加入をお願いいたしたく、ご連絡させていただきました。
弊社は、創業〇〇年、〇〇の製造と販売を行っております。ぜひとも、貴団体に加入させていただき、いろいろとご教示願いたく存じます。
つきましては、弊社の会社案内を同封いたしますので、ご検討いただき、なにとぞご許可いただきますようお願い申し上げます。敬具
団体加入申込書
企業が団体に加入するときの、加入申込書の記載内容もご紹介いたします。タイトルは〇〇団体（組合や協会など）加入申込書となります。すぐに記入できるように、記入欄を作成しておきましょう。
記載内容としては、企業名、代表者名、所在地、電話番号、FAX番号、メールアドレス、ホームページアドレス、資本金、従業員数、業種、設立年月日、担当者名、担当者の連絡先が一般的です。
申込書に収入印紙は必要か
収入印紙とは、1つの税金の形です。重要な取引を行う文書には、収入印紙を購入して貼るように法律で定められています。
収入印紙を貼る必要のある書類は主に5つあり、不動産の売買契約書、手形の発行、会社設立時の定款、継続的な取引の契約書、領収書（5万円以上）です。申込書は含まれていません。
収入印紙は、一般的に大きな金額が関係する文書に必要になっています。申込書の場合は、これから契約をする前段階に過ぎませんので、収入印紙は必要ではありません。申し込みの内容によっては、その後の「契約書」に収入印紙が必要になることがありますので注意しておきましょう。
申込書の保管期間
個人事業主の場合は「取引に関して作成、または受領したその他の書類」を5年保存する義務があります。また、会社の場合は、「その他取引に関する書類」を7年保存する義務があります。申込書はここに含まれる可能性が高いので、事業をされている個人の方は5年、会社の場合は7年となるでしょう。
事業をされていない個人の方に保存義務はありません。しかし、トラブルになったときにすぐに確認できるように、契約が終わるまでは保管しておくと安心です。
相手への配慮を大切に
今回は、申込書の書き方や契約書との違い、送付状や保管期間など、申込書についてご紹介いたしました。いかがでしょうか。ちょっとしたサービスや商品の購入でも記載することのある申込書ですが、意外と詳しく知らない方も多かったのではないでしょうか。
申込書も、他のビジネス文書と同じく、相手が気持ちよく利用できるように配慮して作成することが大切です。また、トラブル防止のためにも、きちんと保管しておきましょう。
今後仕事をしていく上で、申込書を作成したり、やり取りをするときに参考にしていただけると光栄です。
初回公開日：2018年02月14日
記載されている内容は2018年02月14日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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