【社内・社外別】顛末書の書き方・例文｜遅刻/紛失/事故

決まりがない場合

企業によっては、どういった方法により顛末書を作成するのかを決められている場合があります。ですが、顛末書の様式が用意されていない場合もあります。その場合はどういった方法により顛末書を作成すれば良いのか頭を悩ませてしまいます。

顛末書の書き方について困った場合には、上司の方にその方法について尋ね、正しい方法により顛末書を作成しましょう。反省の意思を伝えるために、顛末書の書き方を知りたいという理由であれば、上司の方も悪く考えることはありません。

縦書きと横書き

特にその企業で定められていない場合には、顛末書を縦書きにしても横書きにしても構いません。日本においては正式な文書は縦書きの方がふさわしいとされているため、顛末書を手書きで作成する場合には縦書きで作成することをおすすめします。ですが、パソコンで顛末書を作成するのであれば、横書きで作成しても構いません。

顛末書の文体について

顛末書を作成する場合には、お手紙やメールとは異なり、報告書の意味合いが強いため「だ」、もしくは「である」といった文体でも構いません。もしも、今後同じようなミスを起こさないという意志と謝罪を述べる必要がある場合には、「です」または「ます」で言葉を締めくくりましょう。

種類別顛末書の例文

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顛末書は、社内に提出するものと車外に提出するものの2種類のものがあります。社内に提出する顛末書と車外に提出するものとではその書き方も異なりますので、顛末書を書く必要がある場合に備え、次の例分を参考にしてみましょう。

社内向け顛末書の例文

社内向けの顛末書は、次のものになります。まず始めに、左寄せで日付を記載し、誰にあてたものであるか、その方の所属とお名前を右揃えで記載します。次にご自分の所属とお名前を、今度は右揃えで書き入れた後に押印をします。その数段空けた下の行に、それが何の文書であるかを記載しましょう。

平成○○年○月○日、会社内で発生しました○○○について、早速調査を致しました。その結果、原因究明と今後の対策を講じることが出来ました。詳細につきましては、下記の通りご報告させて頂きます。

○○発生日時　平成○○年○月○日　○○時○○分頃

○○発生場所　社内○○部○○課

○○の内容　誰が誰何をしたためにミスが起こったかの説明文

○○による被害、もしくは損害について書き入れます。被害があった場合は被害額についても詳しく書いておきましょう。次に「 当時の対応」「今後の対策」の順番で文章を構成します。

この度は○○のような事態となってしまい、多大なご迷惑をお掛けしました。 昨日は当事者のみならず社員全員で意見交換を行い、今後、二度と同様のミスを繰り返すことの無いよう、今回提示させて頂きました対策を徹底致します。

出典: https://%E5%A7%8B%E6%9C%AB%E6%9B%B8%E3%81%AE%E6%9B%B8%E3%... |

社外向け顛末書の例文

社外向けの顛末書の書き方は次のものになります。日付や宛名、ご自分のお名前と所属、文書のタイトルについては、社内向けの顛末書と同じです。

平成○○年○月○日、御社○○部内で発生しました○○について下記の通りご報告させて頂きます。再発防止をお誓いするとと共に、謹んでお詫び申し上げます。

発生日時　　平成○○年○月○日　○○時○○分頃
発生場所　　○○株式会社　○○部内○○付近
○○内容についての詳細
○○の原因についての詳細
今後の対応と対応策についての詳細

二度とこのような事が起きない事をお約束申し上げます。

出典: https://%E5%A7%8B%E6%9C%AB%E6%9B%B8%E3%81%AE%E6%9B%B8%E3%... |

遅刻をしてしまった場合

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顛末書とは、謝罪や反省の気持ちを述べるのではなく、問題が起こってしまったことに対する事の詳細を報告するためにかかれる文書です。その顛末書によっては、始末書により近い方法で書かれ、同じ問題を起こさないためにも、反省や謝罪の意味を込めて書かれる場合もあります。

遅刻をしてしまった場合に顛末書を提出するのであれば、なぜ遅刻をしてしまったのかその理由とその経緯、今後遅刻をしないためにどういった対処法をとるかといったことを書き、そのあとで謝罪の言葉を述べましょう。

遅刻をしてしまった場合の理由や原因の書き方

遅刻をしてしまった原因については、例えば前日に飲み会などで帰宅するのが遅くなり寝坊してしまったためといったことがその原因に当り、就寝時間が遅くなったため寝坊してしまい、会社の会議に間に合わなかったといった経緯を報告します。

そして、遅刻してしまったことにより、会社の信頼を失ってしまったといった損害について、これからは遅刻をしないために、会議のある日は飲み会には参加しないといった、今後の対策について記述します。