【社内・社外別】顛末書の書き方・例文｜遅刻/紛失/事故

事故をおこした場合

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顛末書を書く必要がある場合には、遅刻のほかにも運転中の事故といったトラブルを起こしたり、巻き込まれた場合にも書く必要があります。その場合には、顛末書を作成し事故を引き起こした状況や原因、企業側に与えた損害について詳細に書き入れ、企業側に提出する必要があります。

そのうえで、今後は安全運転を心掛け、勤務中であるということを十分に配慮しながら運転を心掛けるといった対処方法について記述しましょう。

事故をおこした場合の理由と原因の書き方

事故を起こした際にかかれる顛末書は、例えば一時停止を怠ったためほかの自家用車と接触してしまい、次に回らなければならなかったお得意様にご迷惑をかけてしまったといった事故を起こした経緯と原因、会社に与えた損害について書きましょう。

会社の備品を紛失した場合

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顛末書が必要な状況は、期日までに納品できなかった場合や商品に欠損はあった場合、会社の備品を紛失してしまった場合は考えられます。そのほか企業側から渡される社員証も紛失する可能性が高いです。もちろん企業側から渡された備品は、紛失しないよう大切に扱いますが、それでも絶対になくすることがないとは言えません。

備品を紛失してしまった場合の書き方の注意

もしも、会社の備品や書類を紛失してしまった場合には、顛末書が必要になります。ですが、企業側から用意される備品の中には非常に重要なものもあり、紛失してしまうことにより重大な問題にもなりえます。例えば、それが自分の不注意により紛失したものであれば、顛末書にも企業側に損失を与えたとして顛末書の本文の1行目に謝罪文を書き加えておきましょう。

基本的には、顛末書は始末書とは別物のため、謝罪文を書くためのものではありませんが、自分に落ち度があった場合には謝罪の言葉を文章の中に組み込み、反省しているということを誠意をこめて伝えましょう。

顛末書を手書きにする場合のメリットとデメリット

顛末書を作成する場合には、自筆により作成すると、より謝罪の意味合いや反省の気持ちが伝わりやすくなります。顛末書は、ご自分のミスにより作成する必要があるケースもあるため、その場合には謝罪をするためにも自筆で作成することをおすすめします。ですが、なるべく早く報告する必要がある場合には、書き損じや清書をするために時間がかかってしまう場合があるため、パソコンで顛末書を作成しても構いません。

また、あわてて書いた顛末書は、読みづらい文字になってしまう場合もあります。そうなると相手の方に悪い印象を与えてしまいます。そのため、手書きで書くだけが顛末書を書くにあたってふさわしい方法とは言えません。その状況によって、手書きにするかパソコンで作成するかを決めましょう。

パソコンで顛末書を作成するデメリットには

パソコンで顛末書を作成する場合には、早く作成できるといったメリットや、書き文字に自信がないという型にとっては、美しく仕上げられるといったメリットもあります。ですが、顛末書を受け取る方がご年配の方であった場合には、パソコンで作成することにより手抜きをしているのでは、といった印象を受ける方も多く、悪い印象を与えてしまう場合があるため、受け取る方によってもどういった方法により顛末書を作成するのか決めましょう。

顛末書の封筒のマナー

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顛末書は、報告書ということのほかにも、反省しもう一度気を引き締めるという意味合いが込められています。そのため、顛末書を入れる封筒にも注意が必要です。ビジネスマナーとして当然のことではありますが、報告書とはいえ反省の気持ちを表現する必要がありますので、色つきのものやイラストの入ったものは選ばず、必ず無地の封筒を選びましょう。

封筒の選び方

顛末書を入れる封筒は基本的に白い色のもので、封筒の中が二重になっているものを選びます。これは、中に重要な書類が入っているという意味合いがあり、事の重大さを意識しているということを表現することもできます。ビジネスシーンにおいては、この二重の封筒を用いる場合が多いため、念のため用意しておきましょう。

イラストの入っていない封筒を選ぶということのほか、顛末書を入れる場合には、横長になっているものや請求書を入れる際に用いる茶封筒は使用しないということがマナーです。顛末書を入れる封筒は必ず白い色の縦長のものを選びましょう。