【社内・社外別】顛末書の書き方・例文｜遅刻/紛失/事故
更新日：2024年09月07日
社外社内別の顛末書の書き方・テンプレート
ビジネスシーンでは、何か問題が発生した場合に、事の顛末を上司に報告する必要があります。なぜ問題が発生したのかを書き留めておき、今後同じ問題が起こらないよう、どう対処するべきかを文書にします。
顛末書は主に、なぜ問題が起こったのかという報告するために書かれますが、社内で問題が起こった場合は上司に提出しますが、場合によっては社外でも顛末書を書く必要がある場合があります。
また、顛末書では謝罪の言葉や書き方にテンプレートが用意されている場合もあります。何か問題が発生した場合に、どう対処したら 良いかを覚えておき、顛末書の書き方や方法を覚えておきましょう。
顛末書とは
顛末書とはビジネスシーンにおいて何か失敗をしてしまった場合や、不祥事を起こした際に会社の上司に報告するために提出する書類のことを言います。なぜ問題が発生してしまったのかといったことを詳しく書く必要があり、事の顛末を詳細に文書に書留めます。
そうすることにより、今後同じ問題が発生した場合の対応策を練り、また、同じ問題が発生した場合の防止策として書く必要があります。
問題の詳細を書いた文書をほかの社員と共有することにより、社内全体で取り組むことが可能となります。
謝罪文を入れるかどうかについて
場合によっては、顛末書には謝罪文を入れず、報告だけを行う場合もあります。とはいえ、何か問題があった場合には一言謝罪を述べておいた方が、事の重大さを理解しているという点で、顛末書を受け取る方の印象も変わります。そのため、謝罪文の必要はないとされている場合でも、1行目、または最後に謝罪の言葉を書き加えておきましょう。
時系列などの注意
顛末書は、上司に報告する文書として、問題がなぜ発生したのか詳細に記述する必要があります。そのため、時系列についても詳しく記述する必要があり、間違った書き方をしてしまうと上司の方や管理職の方が、その問題について把握することができず、その問題に対する対処が難しくなってしまいます。
５W1Hを基本とした文章の作り方
顛末書の基本的な書き方は、「5W1H」を基準にかかれます。「5Ｗ1Ｈ」とは、「When」いつ、「Where」どこで、「Who」だれが、「What」何を「Why」なぜ、「How」どのように、ということです。
「いつ」とは、問題が発生した日時のことを言い、「どこで」とは、どういった問題を起こしたのかその内容について、「何を」とは、なぜ問題が発生してしまったのかその原因について、「どのように」とは問題が発生した状況や問題の程度、経過についてです。
顛末書はこれらを基準にかかれ、意見や感想は取り入れず発生した事柄についてだけを記載します。
顛末書を書く際の注意点
顛末書を書くにあたっては、次のことに注意をして下さい。まず事実について包み隠さず書き留めておくこと、問題が起こった経緯についてなるべく詳しく記述するということ、問題を起こしてしまったことに対して反省の気持ちを表現するということです。
問題を起こしてしまうと降格されてしまったり、免職されてしまう可能性があるため、「報告せずにすればいい」と考えてしまう気持ちもわかります。ですが、問題が発生してしまった場合、それを隠したり隠ぺいすることにより、さらに問題が悪化してしまう場合もあります。
顛末書には意見を入れない
顛末書は、ご自分の意見や感想を述べる必要はなく、事実だけを詳細に書きとめる必要がありますが、一つだけご自分について書いてもよいことがあります。
問題を起こしてしまったことについて、反省しているという気持ちだけは書いておく必要があります。顛末書に反省しているという気持ちが書かれていないと、上司や管理職の方に対して不評を買ってしまう原因となりますので注意しましょう。
顛末書と始末書の違い
顛末書と始末書の違いには、顛末書は主に会社間のトラブルや、企業の運営方法に問題がある場合に提出される文書になり、始末書は個人で問題を起こした場合に対処するもので、そのため企業に提出する反省や謝罪の意味合いが強い文書になります。
顛末書とはそもそも、問題を起こしたことにより、会社にご迷惑をかけてしまったトラブルのきっかけになったことについて、その状況をはじめから最後まで一部始終報告する意味をもちます。そのため、顛末書の中には謝罪や反省といった意味は込められていません。
始末書は顛末書と良く取り違えて考えていらっしゃる方も少なくありませんが、顛末書が事の経緯を書きとめておくものに対し、始末書は問題を起こしてしまったことに対する謝罪や反省しているという気持ちを表現する文書になります。そのため、始末書を書く必要がある場合は、降格や懲戒処分を受ける可能性もあります。
初回公開日：2018年03月07日
記載されている内容は2018年03月07日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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