【社内・社外別】顛末書の書き方・例文｜遅刻/紛失/事故

更新日：2024年09月07日

顛末書は、何かトラブルが発生した場合、企業側に報告するための書類です。顛末書を作成することにより、今後同じトラブルが発生した場合その対処することが可能となりますので、なるべくわかりやすく基本の可否方に沿って詳細を記述しましょう。

封筒の大きさと用紙のサイズは合わせること

顛末書作成する用紙はＡ4またはＢ5のものを用いるのが一般的とされていますので、顛末書を封入するのであれば、ビジネス用の無地の便せんを用いましょう。封筒は、用紙のサイズに合ったものを選び、用紙に比べ封筒が大きすぎたり、小さすぎるため小さく折り畳む必要があるものは選ばないよう心がけましょう。

用紙など

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顛末書に用いる用紙は、社内で用いられている便せんを使用するのではなく、Ａ4もしくはＢ5の大きさの用紙を用いましょう。また、顛末書を作成する場合には、黒いインクのボールペンか万年筆を用います。顛末書の本文を書き終えた後は、所属部署や氏名を書くのを忘れないよう心掛けてください。

顛末書を書くにあたっては、色の入っていない白い用紙を選び、罫線のあるものを選べば文字が曲がってしまう心配もありません。

そのほか、顛末書にご自分のお名前を書いた後で押印をする必要があります。顛末書は主に、その現場の責任者として書類を提出しますので、ご自分の印鑑ではなく社判を用いる場合もあります。

封筒に見合った便箋の折りたたみ方

顛末書を入れる封筒に和封筒を選ぶのであれば、顛末書の用紙を四つ折りにして入れ、便せんを縦に半分にたたみます。顛末書の用紙は四つ折り以上にならないよう注意して下さい。顛末書は、その内容以外にもマナーの守られた用紙や封筒を選ぶことで、相手の気持ちを配慮して気分を害さないよう注意する必要があります。

そのほか、封筒に顛末書を入れる際には、受け取る方が読みやすいように1行目が左上になるよう封筒に入れましょう。

筆記用具と書き方

ペンマーカー - Pixabeyのフリーイメージ

顛末書を書くにあたっては、必ず黒のボールペンもしくは万年筆を選び、封筒の表面に「顛末書」とその文書がどういったものであるのかタイトルを書き入れた後、封筒の裏面には左下の部分にご自分の所属部署と氏名を書き入れてください。

顛末書は「報告書」ということのほかにも、場合によっては、反省文という意味合いも込める必要があるため、失敗のないよう注意しながら書いてください。

本文を書くにあたって細心の注意を払い書き終ったあとで気が緩んでしまい、封筒を書くときになり失敗してしまうという場合も多くあります。例えば誤字脱字といった失敗をする方が多くいらっしゃいますので、つれて書き終えてしまうまで気を抜かないよう注意しましょう。

始末書の場合は

始末書の場合は、ご自分が起こしたミスにより会社に損害を与えた場合に作成する文書になりますので、ご自分の印鑑を用います。ビジネスシーンにおいて押印をするということは、作成した文書の内容について責任をもつという意味が込められています。

また始末書の場合は、ご自分が起こしてしまったミスにより懲戒免職や降格される可能性があり、その身体を決定する大切な文書です。そのため、始末書にご自分の印鑑を押印する場合には、シャチハタではなく正式なものを用いましょう。

失敗してしまった場合には

押印した際にゆがんでしまったりにじんだために文字がよく見えなくなってしまった場合には、初めから書き直す必要があります。何か書き損じや押印を失敗してしまった場合には、そのまま提出してしまうと相手の方に悪い印象を与えてしまいます。

押印する際にはご自分のお名前と重なってしまわないよう、一文字程度の空白を作って押印しましょう。押印の前に一度ほかの用紙で試してから、始末書の用紙に押印すると良いでしょう。

期限を守ること

何かミスや問題が起こった場合には、顛末書を書く前に先に上司に報告をしましょう。まず、分かった時点で直接上司の方に報告をし、顛末書は別に提出することになります。顛末書を提出する期限については、トラブルが起きた場合にはなるべく早く対応し上司の方に報告する必要があります。

ですが、顛末書を提出する時期は問題が起こった時ではなく、その問題について対応し終えた時点で提出しましょう。これは、2度と同じ間違いをしないようにするため、その原因についてはっきりさせる必要があるため、事の顛末と、どういった対応をしたかといった詳細を書く必要があるためです。