社内文書の書き方・種類・送付状の書き方・例文・通達の方法
更新日：2024年08月28日
社内文書の特徴
ビジネスでは、文書を作成してやり取りをする場面が多くあります。ビジネス文書は、やり取りをする相手によって、社内文書と社外文書に分けられます。社外の方とのやり取りでは、文章も丁寧で改まった表現を使いますが、社内の方とのやり取りである社内文書では、簡潔な表現を使います。
社内文書では、相手への敬意を表すよりも、より素早く簡潔に意思伝達できることが大切になります。「速さ」と「わかりやすさ」を重視した文書であることが、社内文書の特徴です。
社内文書の書き方
社内文書は、社内でテンプレートが用意されていることも多々あります。その場合はテンプレートに沿って書き換えましょう。自分で作成する場合の社内文書の構成としては、宛名、自分の名前、件名、用件となります。社外の方への文書とは異なり、季節の挨拶や結びの文をいれる必要はありません。
基本的には丁寧語を使います。上司への社内文書の場合は使うこともありますが、尊敬語や謙譲語を多様に用いて文章が長くならないようにしましょう。例えば、何かをお願いする際に、社外文書であれば「お願い申し上げます」という表現を使いますが、社内文書の場合は「お願いします」となります。
社外文書の場合には、文書を読んだ方が気持ちよく感じるような、表現の美しさにも気をつける必要がありますが、社内文書の場合は、確実に用件を伝えることを一番に意識しましょう。
社内文書の種類
社内文書にはたくさんの種類があります。主に4つの場面に分けられ、上司から部下へ伝えること、部下から上司へ伝えること、全員へ周知すること、記録として残すものがあります。会社によって独自のものを作成していることも多くありますので、代表的なものをご紹介いたします。
上司から部下へ伝える社内文書
上司から部下へ伝える際に使う社内文書には、通達書や指示書があります。通達書は、主に労働条件や社内規定に関すること、採用などの通知に使われます。指示書は、業務上の指示や命令に使われます。
部下から上司へ伝える社内文書
部下から上司へ伝える社内文書としては、報告書、届出書、提案書があります。報告書は、何らかの調査の結果を報告するものや、日々行った仕事を報告する日報、出張の報告書など、いろいろな場面で使われています。
届出書は、結婚したことを会社に届け出たり、早退や休暇の申請などに使われています。提案書は、社内の業務の改善などを上司に提案する際に使います。
全員に周知する社内文書
周知する社内文書には、通知書、案内書、回覧文があります。通知書とは、会議の開催についてや、就業規則の変更などを多くの社員に通知するときに使う文書です。
案内書は、イベントの開催を案内し、参加を促すときによく利用されています。回覧文は、業務上の連絡などを回覧して周知するときに用いられます。
記録として残すための社内文書
記録として残すための社内文書としては、議事録があります。会議の参加者や発言内容、決定内容などを記録するもので、会議に参加していない人でも会議内容を確認することができます。
その他にも、帳簿や、営業などの統計データ、人事の移動などを記録しているものも、記録として残すための社内文書になります。
社内文書の送付状の書き方
社内文書の種類によっては、封筒にいれて郵送する場合もあります。その際には、何を同封したのかがわかるように、送付状を同封する必要があります。社外文書の送付状と同じ形式でかまいませんが、できるだけシンプルにしましょう。
まずは右上に日付を記載します。その下に左揃えで相手の所属部署名と名前、その下に右揃えでご自分の所属部署名と名前を記載します。その下に中央揃えで件名を記載しましょう。件名は「〇〇について」など、簡潔に伝わるようにすることが大切です。
件名の下に本文を記載します。社内文書ですので、季節の挨拶や結びの文などは必要ありません。例えば、「掲題に関して、以下書類を同封します。よろしくお願いします。」となります。最後に同封している書類を箇条書きにし、右下に以上と記載します。
社内の方であっても、トラブルをさけるために送付状は記載するようにしましょう。
初回公開日：2018年01月24日
記載されている内容は2018年01月24日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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