社内文書の書き方・種類・送付状の書き方・例文・通達の方法

更新日：2024年08月28日

ビジネスでは文書でやり取りをすることがたくさんあります。その中でも社内の人とやり取りをする社内文書は、社外文書とは形式が異なります。今回は、社内文書の書き方や例文をご紹介いたしました。社内での人間関係を円滑にするためにも、社内文書の書き方を覚えましょう。

社内文書の例文

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社内文書の例文をいくつかご紹介いたしますので、参考にしてください。例文を元に作成することを何度か繰り返すと、何も見なくても作成できるようになります。社内で、周りの方が使っている社内文書も参考にしながら、覚えていきましょう。

勉強会参加者の連絡依頼

社内で勉強会を開催するにあたり、各部署の課長に参加者に関する連絡を依頼している文書になります。

まずは、左上に「各部課長各位」その下に右揃えで日付と自分の所属部署名、名前、連絡先を記載します。表題として中央揃えで、「〇〇に関する勉強会の実施と、参加依頼の件について」と記載します。

表題の下に本文を記載します。
「この度、○○に関する勉強会を実施いたします。つきましては、各部担当者を勉強会に出席させていただきますようお願いいたします。また、参加者を○月○日までに、○○まで、ご連絡ください。」

今回は勉強会の参加に関する依頼ですので、本文の下には勉強会の詳細を記載しましょう。日時、場所、研修内容などを記載することが一般的です。最後に右下に以上と記載します。

資料提出のお願い

依頼文と近い関係ですが、お願いの文書をやり取りすることもあります。依頼よりもお願いの方が、ソフトな印象になります。

宛名や日付、自分の名前などは、依頼文と同じです。
表題「〇〇資料提出のお願い」
本文「標記の件、○月○日までに同封している書式に沿って作成いただき、○○部に提出いただきますようお願いいたします。」

今回は同封の資料がありますので、同封物についても箇条書きで記載しましょう。

入社の挨拶

社内文書によっては、新しく入社した社員の自己紹介を回覧する場合などもあるでしょう。一般的な入社の挨拶文をご紹介いたします。

「○月〇日より入社いたしました○○と申します。 ○○課に配属されることになりました。前職では○○として、○○を主に担当しており、このたびご縁をいただき一緒に働かせていただくことになりました。皆様にご迷惑をおかけすることもあるかと思いますが、一日でも早くお役に立てるよう努力してまいります。どうぞよろしくお願いいたします。」

盗難防止の注意喚起

表題「盗難防止に関する連絡」
本文「先月から、近隣の駐車場にて盗難事件が相次いでおります。車の施錠の徹底、車内に貴重品を置かないなど、盗難防止策の徹底をお願いいたします。」

この他、盗難防止策を箇条書きで記載するのもよいでしょう。

社内文書の通達方法

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社内文書の通達方法には、社内に掲示、メール、回覧、配布などがあります。通達方法によって、読んでくれる人の人数が変わりますので、どの通達方法を選ぶのかは大切です。

掲示の場合は、朝礼などでも掲示してあることを伝えた方がよいでしょう。掲示してあることに気づいてくれない場合もあります。

メールや回覧は、掲示とは違って必ず手元に文書が届きますが、さっと目を通すだけで詳しく読まない方もいらっしゃいます。特に一日にやり取りするメールの件数が多い場合は、メールの対応に追われて後回しにする方も多くなりがちですので、注意しましょう。

配布は必ず全員のところに届きますが、用紙や印刷代のコストがかかるのがデメリットです。社内文書の内容によって、使い分けるとよいでしょう。重要な内容の場合は、直接渡して伝えるのが一番効果的です。