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精算書の意味と書き方・請求書と領収書との違い|旅費/交通費

更新日:2020年10月02日

ビジネスシーンでよく使用される精算書ですが、精算書とはどのようなものかご存じでしょうか。また、似たような用語に領収書とありますが、精算書と領収書はどのような違いがあるのでしょうか。精算書にまつわる様々なことについて詳しく説明いたします。

精算書の意味とは

精算書とは、社員がその業務を遂行するにあたり、負担した賃金を、後日、会社側が過不足なく、支払えるようにするための書類です。社員が経費として申請する方法は2つあります。1つめは、社員が代金を立て替えて、後日、経費として同額を支払ってもらう方法です。

もう1つの方法は、あらかじめ会社側から見込まれた必要経費を支給してもらい、後日その差額分のみを精算する方法です。どちらの場合も、実際にかかった経費がこれだけだと証明し、申請するための書類を精算書と呼んでいます。

精算と清算

「精算」とは金銭の過不足を補うという意味です。これに対し「清算」は金銭の貸し借りや、ゆがんだ関係を整理することという意味を持っています。例を挙げると、ある会社員が故人で立て替えたお金を、領収書と引き換えに会社に支給するように求めた場合に使用する「せいさん」の漢字は「清算」です。

その会社員は会社を構成する一員として、会社を代表してお金を支払ったことになるためです。しかしその人物が会社との間に賃借契約を結んでいた場合、会社の金銭の支払いを代行することを生業としているため、「清算」の漢字を使用します。

「精算」と「清算」の使い分けが正確にされていない場合もありますが、ビジネス文書や重要書類などでは、正確に使い分けをしているほうがよいでしょう。書類上で正確に使い分けられていなくても、書類上で成立している場合は、問題なく使用することもできますので、その時々で判断してください。

精算書の書き方

場合により、精算書はその用途に応じて、「○○精算書」という名前で発行されます。これは会社によっても形式が異なります。社員旅行などでかかった経費や、出張した際にかかった経費などを精算する場合は、一般的に「旅費精算書」と呼ばれています。また、日々の業務の中で支払が生じた経費について、一時的に金銭を立て替えて支払ったものに対しては、「立替経費精算書」になります。そのほかに、支出の正確な金額が、まだ確定できない場合に、概算で支払ってもらう場合は、「仮払金精算書」などと呼ばれています。

旅費

社員旅行などでかかった経費や、出張をしたときにかかった経費などを精算するための書類を「旅費精算書」と呼びます。会社によっては、旅費精算書と出張旅費精算書が一緒になっているところもあります。

旅費精算書や出張旅費精算書で大切なことは、出張や社員旅行中にかかった費用をすべて明確にしておくことです。精算書には領収書(レシート)を添付しなければならない場合があります。

急なトラブルのためにレンタカーを借りた場合や、海外で盗難にあってしまった場合などには最悪の場合、全額を実費で支払わなければならないようになってしまいます。支払った領収書やレシートはしっかりと持っておき、何かあった際にはすぐに出すことができるように準備しておきましょう。

交通費

交通費とは交通機関を使用し、一定の地点へ向かうときにかかった費用のことをいいます。このときに使用する精算書は、一般的に「交通費申請書」と呼ばれます。交通費申請書は交通費を支給している企業に対して、従業員が立て替えた交通費を請求するための書類です。

これは、通勤にかかった交通費とは別になりますので、気をつけてください。交通費申請書で請求することのできる交通費とは、営業先訪問などでかかった交通費などです。

交通費に使用した具体的な内容は、交通費情報を簡単にメモしておくだけでも、後からの計算がとても楽になります。最近ではスマートフォンのアプリなどで一括管理できるようにもなっています。月末の提出時にしわよせが来ないように、なるべくこまめに使用した交通機関と費用を管理するようにするとよいでしょう。

建て替え経費

「立替経費精算書」とは、日々の業務の中で支払が生じた経費について、一時的に金銭を立て替えて支払ったものを後日会社に精算してもらうための書類です。立替経費精算書を提出する主な理由は、備品や消耗品の購入、出張への旅費、日々の営業先訪問での交通費、接待交際費などです。従業員の多くが、いくらかの経費を立て替えていることになります。

気を付けなければならないことは、立替精算の処理が複雑になると、二重払い、支払漏れ、精算額の計算ミスが発生しやすくなるということです。その上、その都度金庫からの現金の入出を行うことにより、帳簿と現金が合わないという問題も出てきてしまいます。

会社側ではしっかりと社内ルールを作り、社員への周知をすることが重要です。社員は決められた締め日を必ず守ることで、複雑な立替経費精算書がよりスムーズに行われることになります。

精算書と請求書の違い

精算書は、立て替えたものなどを一覧にして、会社へ精算を求める書類です。それに対して請求書は文字の表すとおり、支払を求める書類となります。取引先に対して商品を売り、その代金を請求書をとおして求めます。

この場合請求書の代わりに精算書を使用しても、代金を求めることにはなっていません。精算書はあくまでも、自分が立て替えたお金に対して、会社側へ精算を求めるための書類にすぎませんので注意してください。

精算書と領収書の違い

領収書とは、支払いが行われた後に、代金を受け取ったことを証明する書類のことを指します。支払い後の書類となるので、支払の対価となる物品、サービスの内容・内訳などは、請求書と同じように記載があります。しかし支払いを求めるための書類ではないので、当然ながら支払期限などは記載していません。立替金を会社に求める精算書とは、全く別ものの書類となりますので注意しましょう。

精算書の書式

精算書の書式は会社によってさまざまです。ここではどの精算書であっても共通して書く必要のある項目に関して説明いたします。

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初回公開日:2018年01月14日

記載されている内容は2018年01月14日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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