個人への請求書の送付状の書き方・例文・送付状は必要なのか
更新日：2024年11月17日
請求書の送付状の書類内容を書く際は、はじめに「記」と書き、最後に「以上」を書き、はっきりと内容を示します。行の中心に「記」と書いて、下を1行空けます。次に、書類の内容を箇条書きで記入して、「以上」で締めくくります。書類の内容の書く場所に注意して、左右に寄りすぎないようにします。
請求書の送付状の例文は？
請求書の送付状の例文です。
平成○○年○○月○○日（実際には右上に配置します）
△□株式会社
経理部経理課
佐藤俊夫様
書類送付のご案内
拝啓、平素は格別のご高配賜り厚く御礼申し上げます。先日納品させていただきました商品についてご請求申し上げます。よろしくお願いいたします。今後ともご愛顧のほどよろしくお願いいたします。
敬具（実際には右端に配置します）
記（実際には中央に配置します）
1.振込先 銀行：○×銀行
支店：○×支店（実際には銀行の横の位置と合わせます）
口座種別：普通（実際には銀行の横の位置と合わせます）
口座番号：12345（実際には銀行の横の位置と合わせます）
口座名義：○○△△（実際には銀行の横の位置と合わせます）
2.同封書類 請求書1枚
以上（実際には右端に配置します）
振込先は？
振込先は、請求書に記載するのが普通ですが、送付状にも記載しておくと、わかりやすく、間違いがおきにくいです。「銀行名」「支店名」「口座種別」「口座番号」「口座名義」を記入します。
実際に、請求書の送付状に振込先を記入するかは、会社のこれまでの送付状の形式に従います。
請求書の送付状は必要なのか？
最近のビジネスでは、合理化が進められさまざまなものが簡略化しています。請求書の送付状についても必要でなければ簡略化したいと考える人もいることでしょう。結論からいうと請求書の送付状は必要ありません。送付状がなくても請求書さえ届けば要件は、事足ります。実際若い世代には、送付状を付けない人が増えています。
しかし、役員の人や、年配の人にはつけて当たり前という考え方は、根強いです。ビジネスで決定権を持っている人は、役員の人や年配の人が多いです。送付状を付けないだけで単なるビジネスライクな付き合いしか人とみられ、その人の会社までもが同じ印象ももたれます。
送付状をつけることで、信頼関係を築き、長くお付き合いを続けたいという意思を相手に示すことになります。相手によっては、何も感じない人もいるでしょうが、決してマイナスにはなりません。
送付状の役割は、プラスαの効果の効果が見込めます。
請求書の送付状は手書きがいいのか？
請求書の送付状は、特に手書きがいいとかの決まりはありません。手書きの場合は、相手に読みやすい字で書くことを心がけて、読むのが難しいクセ字は避け誤字や脱字に注意して書きます。書き間違えた場合は、送付状はA4用紙1枚なので二本線で訂正などせずに、最初から書き直したほうがいいです。
字に自信のない人は、パソコンで入力しても構いません。その場合は、誤変換に注意して作成しましょう。
メールの場合は？
ビジネスメールは、パソコンで作成するので請求書の送付状もパソコンで作成するのが、普通です。手書きで書いた送付状をスキャナで読み込んで送ることも可能ですがそこまで手間をかける意味はありません。
メールで請求書の送付状のテンプレートがあれば、テンプレートを利用しましょう。誤変換や句読点違いに注意して作成します。作成したら送信しますが、このときに注意しなければいけないのが間違えて違う送信先に送ってしまわないように他のメール以上に気をつけなければいけません。送付ボタンを押す前に宛先とCCに間違いないか再度確認してから送信します。
faxの場合は？
faxで請求書の送付状を送る場合も、手書きでもパソコンでも問題ありません。一般的には、会社で決まった印刷済みの用紙に必要事項を記入して、ひとこと添えて送信します。FAXの場合は、社内の誰でも見れる可能性があるので、見た人に失礼にならないようにこころがけます。
FAXの場合も、間違えて他の宛先に送ってしまうのは他のFAX以上に気をつけなければいけません。また、間違えて電話番号にFAXを送ってしまうと電話を取った人に「キーン」という耳障りな響いてしまい、さらにリダイアル機能も働いて相手先に多大な迷惑をかけてしまいます。FAX番号を間違えないようにダイヤルします。
FAXの場合は、取引先との了承が取れていない場合、紛失するリスクも高いです。急ぎの場合にFAXで送信して、後日あらためて郵送すると丁寧です。
送付状のようにプラスαの意識を常に持とう
請求書の送付状は、プラスαの効果を持つといいましたが、送付状に限らずどんな場面でもプラスαを相手に示すことの場面はいくつもあります。日頃からプラスαの意識を持っていれば、そういう場面でさりげなく自然に相手に対して示すことができます。
プラスαを相手に示す行為を続けていけば、自分自身に対する評価も上げることができます。思わぬビジネスチャンスを引き寄せることもあるでしょう。請求書の送付状のようにプラスαの気遣いができるように日頃からこころがけましよう。
初回公開日：2018年03月12日
記載されている内容は2018年03月12日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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