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要領を得ない人の教育方法・付き合い方・改善方法|職場/上司

初回公開日:2018年03月25日

更新日:2018年03月25日

記載されている内容は2018年03月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

「要領を得ない人」との会話に困った経験はありますか?この記事では、「要領を得ない人」の特徴、教育方法、付き合い方、改善方法についてご紹介しています。職場の上司や友人との付き合い方に悩んでいる方、自分が要領を得ない話し方をしていると感じている方は必見です。

要領を得ない人ってどんな人?

「要領を得ない人」とは、「本質を伝えられない人」のことです。「要領を得ない人」の話はわかりづらく、あちらこちらに話題が脱線します。「要領を得ない人」と会話していると、結局何が言いたかったのか理解できず、釈然としない気持ちになる場面も多いでしょう。

要領を得ない人の例として、「指示が曖昧で分かりにくい上司」や「何を質問したいのかわからない新人社員」、「愚痴をダラダラと続ける友人」などが挙げられます。

要領を得ない人の仕事の特徴

「要領を得ない人」は捉えどころのない話し方をします。結果、意思疎通に誤解が生じ、仕事のミスが多くなります。

また、そのミスを報告する際もあいまいな言い方をするので、誤りの本質がわからず、被害を広げてしまいがちです。

指示が分かりづらい

「要領を得ない人」は、仕事の指示が分かりづらいことが特徴です。「要領を得ない人」は、「自分の指示を相手が理解できているか」を確認せず、一方的に話し続けます。結果、一番伝えたかった本質が理解されないまま、指示を受けた人が動くことになります。

正確な指示が伝わらないまま、人が動くとどうなるでしょうか。当然、ミスが多くなります。自覚のない「要領を得ない人」は、自分ではきちんと指示を出したと思い込んでいます。そのため、ミスが起こると「どうして指示どおりに動かなかったのか」と理不尽に相手を叱責することがあります。

報連相に時間がかかる

「報連相」とは、「報告・連絡・相談」のことです。報連相は、社会人が仕事をする上での基本です。「要領を得ない人」は、報連相に時間がかかります。

報告の場合

「報告」は、途中経過の報告のことです。「要領を得ない人」は進捗の報告をする際、要点を先に言いません。どこまで終わったのかを先に言わず、報告するまでにあったできごとをだらだらと話すため、時間がかかります。

連絡の場合

「連絡」は自分の意見や憶測を含めずに、状況を報告することです。「要領を得ない人」は報告の際、要点をぼかし歯切れの悪い言い方をします。結果、どのような状況だったのかわかりづらい連絡になります。

相談の場合

「相談」は、自力での判断が困難なとき、上司に速やかに相談することです。「要領を得ない人」は質問も苦手です。抽象的な質問をするため、何を聞きたいのか言われた方も理解できません。

要領を得ない人の質問の特徴

「要領を得ない人」は、質問の意図が見えづらいことが特徴です。「要領を得ない人」の質問は、主語が抜けているため、「何を聞きたいのか」「どこが理解できなかったのか」が分かりません。また、前置きが長く、質問に至るまでに時間がかかることも特徴です。

前置きが長い

「要領を得ない人」は前置きが長い傾向にあります。本題の質問を投げかける前に「質問するに至った経緯」などの前置きが先に来ます。そのため、質問を聞く側はそもそも質問なのか単なる雑談なのかすら判断できないことがあります。

また、「要領を得ない人」は質問の前に言い訳をすることがあります。特にミスが起きた際、状況の連絡や対処法の相談より先に、自分の失態では無いことを強調します。これも前置きの長さに影響します。

主語が抜けている

「要領を得ない人」の質問は、主語が抜けていることが多くあります。何に対しての質問なのか、何をどうしたのか、が明確ではありません。

主語が抜けた質問とは、「そういえば終わらせておきました。そっちの棚にいれておけばいいですか」といった質問です。この質問には、「何を終わらせたのか」「何を棚に入れるのか」「どこの棚なのか」といった具体的な情報がごっそり抜けています。

話が脱線する

「要領を得ない人」の質問は、途中から話が脱線します。質問に辿りつくまでに、話が何度も行ったり来たりします。

これは、しゃべりながら結論を出そうとすることが原因です。疑問点をまとめないまま質問しようとするので、支離滅裂な会話になります。この場合、質問者の本人にも「わからない箇所がわからない」「質問の仕方がわからない」という事態が起きている恐れがあります。

要領を得ない人の教育方法

要領を得ない人の教育方法・付き合い方・改善方法|職場/上司
※画像はイメージです

「要領を得ない人」を部下に持った場合、一体どう対応すればいいのでしょうか。まず、感情的にならないことが重要です。「要領を得ない人」の話を聞いていると、歯切れの悪さにストレスを感じることがあります。しかし、激しく問い詰めるのは逆効果です。

頭ごなしに怒らない

「要領を得ない人」に対しては、頭ごなしに怒ったり、詰問したりしないようにしましょう。怒鳴りつけると「要領を得ない人」は委縮してしまい、余計に言い訳をするようになります。最悪の場合、質問をすること自体を諦めてしまい、大きなミスを引き起こす恐れがあります。落ちついて対応しましょう。

問題の要点を確認する

「要領を得ない人」と話す際は、常に話の要点を確認することを意識しましょう。本人にも現状を把握させることができます。問題の本質さえ発見できれば、教育もしやすくなります。

相手の話の意図がわかりにくい時は、こちらから具体的な質問をしましょう。質問は、YESかNOで答えられる問にすることで「要領を得ない人」も答えやすくなります。

直接現場を見に行く

「要領を得ない人」がミスを起こしたときは、実際に問題が起きている現場を見に行くのも有効です。目の前に資料や実物がある状態での会話は、口頭で話を聞くだけの場合より、現状を理解しやすくなります。時間に余裕があるときや、重要なプロジェクトの場合、億劫がらずに自分の目で確認することも意識してみましょう。

要領を得ない人との付き合い方

「要領を得ない人」と付き合うときは、「聞き上手」になることがポイントです。話の主導権をこちらが握りましょう。聞き手側から積極的に話題を導くことで、話の脱線を防ぎます。

職場では具体的な質問を投げかけよう

「要領を得ない人」には、具体的な質問をするのが効果的です。「はい」か「いいえ」で答えられる質問か明確な答えが出せる質問をしましょう。

例えば、「予算に問題があったのですか」「会議は午後三時からでよろしいですか」「筆記用具は必要ですか」などです。話を聞く中で、いったい相手が何を言いたいのか、こちらからも仮説を立て、それを質問にします。

上司に対してはメモを取ろう

「要領を得ない人」が上司にいる場合も、基本は同じです。まず話を聞きましょう。その上で、指示に分かりにくいところがあれば具体的な質問をします。

この際、上司の目の前でメモを取るのが効果的です。大事だと思われる部分はメモをとり、脱線した話など、重要でない部分はメモを取らない姿勢を見せます。

最後に、メモを見ながら「では、まとめるとこういうことですね」と復唱して念押しします。指示をお互いに確認することで、伝達ミスを防ぎましょう。

友人や恋人の場合

「要領を得ない人」が友人や恋人にいる場合、長々とした愚痴に付き合わされることがあります。愚痴も「聞く姿勢」が大事です。愚痴は聞いてもらうだけで気持ちが楽になります。友人や恋人の話が要領を得ず、支離滅裂だとしても、適度に頷いて話を聞いているという姿勢を見せましょう。

愚痴は基本的に相手の問題です。必要以上にのめり込まないように気を付けましょう。質問をして話題を引き出すのは有効ですが、解決してあげようとする必要はありません。どうしても気になるようであれば、最後に何か手伝えることはあるか聞いてみましょう。

要領を得ない人の改善方法

自分が「要領を得ない人」であるという自覚がある場合は、どうすれば改善できるでしょうか。まず、「結論を先に言う」ことを意識しましょう。前置きを無くす努力をすることがポイントです。

結論を先に言う

「要領を得ない人」は、「結論を先に言う」ことを心がけましょう。詳細は後から説明するくらいの気持ちで構いません。「この説明じゃわかってもらえないかも」という不安が前置きの長さに繋がります。わからないところがあれば相手も質問しますので、「ずばり何を言いたいか」を先に言いましょう。

要点だけを話す

要領を得ない人の教育方法・付き合い方・改善方法|職場/上司
※画像はイメージです

「要領を得ない人」は、「要点だけを話す」という意識を持ちましょう。ビジネス上の連絡なら、メモに要点を箇条書きしておくのも有効です。

また、「話が脱線していないか」という確認を常にしましょう。自分の話が逸れていることに気付くことが大切です。話の脱線に気付いたら話題を切り上げ、速やかにテーマを本筋に戻します。メモがある場合は、それを見て本題を確認しましょう。このような軌道修正を繰り返すうちに、要点を中心とした話し方へと変わっていきます。

落ち着いて話す

「要領を得ない人」は落ち着いて話すことを心がけましょう。「3秒待ってから話す」というのが効果的です。質問に答えるとき、一呼吸置くことで焦りを無くします。会話のスピードは遅くしましょう。人間は早口で話す人よりも「ゆっくり話す人」の話に耳を傾けます。文節で区切って話すことを心がけましょう。

また、一文一文を短くすることで、主語と述語がわかりやすくなります。5W1H「いつ(When)どこで(Where)だれが(Who)なにを(What)なぜ(Why)どのように(How)」を意識しましょう。

相手の話を聞く

「要領を得ない人」は、相手の理解を考えず、一方的に話しがちです。「相手の話を聞く」ことを意識しましょう。会話はキャッチボールです。話題というボールを一つ投げたら、相手がそのボールに対してどう反応するか様子を見ましょう。

相手から質問があった場合は、内容をきちんと聞き、的確に答えます。質問に対して明確な答えがあれば、先にそれを返しましょう。理由や経過の説明は、聞かれてからでも問題ありません。

お互いに気持ちの良いコミュニケーションをしよう

いかがでしたでしょうか。今回は「要領を得ない人」の特徴と教育方法、対処法、改善法についてご紹介しました。

世の中にはさまざまな人間がいます。中には会話が苦手な人もいます。「要領を得ない人」も、会話が苦手な人の一人です。「要領を得ない人」に対して「この人は駄目だ」と一方的に批判するのではなく、質問方法を工夫して、円滑なコミュニケーションを心がけましょう。「聞き上手」になることは、社会全般で役に立ちます。

自分が「要領を得ない人」だという自覚のある人は、自覚できただけでも一歩前進しています。気付くことができれば、会話術は鍛えることができるからです。自分の話し方を見直してみましょう。コミュニケーションに関する書籍を読んで、勉強するのもおすすめです。

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