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会社の総務の仕事内容・マニュアル・やりがい・役立つ資格・目標

更新日:2020年08月20日

総務の仕事について、その内容やマニュアルの作り方、やりがい、目標設定の仕方や仕事に役立つ資格、あるいはそれに付随した勉強や参考になる著書などについての解説。一般的に思われている総務の仕事へのイメージに対する実情や総務の在り方も補足します。

会社の総務の仕事内容・マニュアル・やりがい・役立つ資格・目標

会社組織の総務というと、何でもこなす雑用係的なイメージや、社内でずっと伝票整理などの事務仕事ばかりをしているなど、どちらかと言えば、非生産的で誰にでもこなせる仕事と言ったイメージが付きまといがちです。

しかし、実際の仕事内容は意外と奥深く、実は組織にとって重要かつ不可欠な部署です。そんな総務の仕事内容などについて解説します。

会社の総務の仕事内容一覧

総務は何処の会社にも存在する部門です。しかし、その割に総務が担わなければいけない役割について、きちんと認識されていないことが多く見受けられます。とは言え、総務が果たすべき役割は会社によって異なるうえ、非常に多様な形態を持っていて、以下の内容にあげられます。

経営者の補佐

総務の役割の中でも一番重要なものが、経営者を補佐する役割です。規模の大小により差異はあるものの、会社組織には色々な部署があります。会社を経営し、利益をあげていくためには、社内にある各部署を束ねていかなくてはなりません。

会社組織の中心にいる経営者各部署、あるいは各部署間同士を、きちんと繋ぎ合わせ、経営者が思うように会社を動かせるようにする、それこそが総務の一番重要な役割となります。

資産管理

資産管理も総務が果たす役割のひとつとなります。建物や設備などの固定資産から、日常業務に使用する文房具などの消耗品まで、台帳に記載し、その現物が実際にあるかどうかを把握します。この日常の資産管理は、大抵の会社の総務部で行われています。

しかし、ただ台帳に記録し、確認しているだけでは十分な資産管理とは言えません。その資産は実際に有効利用されているものなのか、逆に、必要以上に使われていないかなど、会社の保有している資産が経営に有効に使われているかのチェックもしなくてはなりません。

全社的対外活動

さまざまな対外活動を行うことも、総務の仕事になります。例えば、来客に対する受付活動もその一つですし、従業員の健康保険や厚生年金保険など社会保険などへの加入手続きや、官公庁へのさまざまな許可手続きなどといったことも、対外活動に含まれます。

総務の行う対外活動は、全社に関わるものであり、その相手先も幅広いものとなります。急な飛び込み営業といった来客もあったりしますので、慌てず対応する心構えも必要となります。

社内活動支援

社内活動支援というのは、会社内の各部門の担当する業務が、円滑にできるようにサポートすることや、従業員が働きやすくなるよう、環境を整備することなどがあげられます。

例えば、オフィスレイアウトの見直しや、福利厚生制度の見直し、あるいは、一般的な総務のイメージにある、付かなくなった蛍光灯の交換などのような業務なども含まれます。

社内活動支援は、社内情報の媒介や制度の構築といったことにより、可能な行動となります。日常から、他の部署あるいは従業員などの声や行動といったものに対する、気配りや目配りといったものが重要となります。

総務や経理など事務の仕事内容と違い

総務と経理の事務仕事の内容に大きな違いがあるとすれば、金銭的な要素の大きさにあります。先ほども述べましたとおり、総務も経営者の補佐的な役割がありますが、経理の場合は、予算の編成や統制、経営活動の数値化、資金の調達と運用、税金や社会保険料の計算および納付といった内容になります。

総務事務が全体的かつ幅広い内容であることに対し、経理事務は限られた内容を深く徹底的であるという違いとなります。

総務の仕事のマニュアルの作り方

総務の仕事は多岐にわたり、また多様化しているため、これ一冊で総務部署の仕事のすべてが完ぺきにこなせる、というものを作成することは結構大変です。

給与計算マニュアル、入退社手続きマニュアル、社内健康診断マニュアル、といった具合に仕事別に数ページから十数ページのものを作成すると、細かく行き届いた業務が遂行でき、また誰かに業務を引き継ぐ場合でも、同じ仕事ができるのでです。

情報量が膨大になるため、外付けハードディスクなど記憶媒体に保存することがですが、可能であれば、用紙に印刷したものも用意しておきましょう。

総務の仕事の効率化の方法

取引先との契約書や覚書、履歴書や誓約書など自社従業員の入社書類など、総務部で保管しなくてはいけない書類の量は膨大です。また、各部署から「○○の書類を見たいので出して」といった要望も日常多くありますので、書類の保管は業務効率化の第一歩となります。書類は種類別にファイルし、背表紙に見出しは必ず付けましょう。

また、パソコンと印刷媒体の使い分けも効率化のひとつの方法です。イータックスのように、電子化が大分すすんできたとはいえ、官公庁の届出書類は、まだまだ用紙を届け出る形のもの多いので、保存期間などを参考に、使い分けを行いましょう。

総務の仕事の目標

資産管理における有効利用されていないものの削減、新卒者内定者数など、細かな数値目標の設定が可能なものはありますが、売上や利益と言った、具体的な数値目標を持てない分、総務の仕事の目標の設定は、難しいものがあります。

総務の役割から見た場合、何事もなく経営活動が行われ、各部署の従業員が無事に働いている、そんな社内状態が作り出されていれば、総務もまた仕事をしているという評価につながりますので、そういった社内の状態を心掛けることも、目標設定のひとつとなります。

総務の仕事のやりがい

営業職などのように、実績数字をあげて評価されるような部署と違い、総務の仕事は、縁の下の力持ち的な役割が多いため、見てわかる実績が残ることはまずありません。そのため、社内的に大きな影響を与えるような評価を得ることも、ほとんどありません。

しかし、総務という部署は、会社にとってなくてはならない部署であることに変わりはありません。人間が呼吸して食事をし健康に生活しているように、会社がいつものように経営されて、従業員がいつものように働いている光景をみて、自分の仕事が会社を健康にさせているという意識にやりがいを見出すのもひとつの方法です。

総務の仕事に役立つ資格、知識など

組織編制によって解釈の違いは出て来ますが、総務の中で、自分がどんな役割を担っているかで、役立つ資格も変わってきます。経理的な役割を担っているのなら日商簿記検定、社会保険手続きを担っているのなら社会保険労務士、と言った資格が役立つでしょう。

ですが、経理メインで仕事をしているから社会保険の知識が不要、という訳ではありません。従業員の給与計算では、社会保険料の控除は必ずありますので、少なからず社会保険の知識は必要となります。資格取得とまでいかなくとも、基本的な箇所は勉強しておきましょう。

他にも、全社的な対外活動の点から鑑みた場合、法律知識などが必要な場合も考えられますので、行政書士や司法書士といった資格の知識もある方がよいでしょう。経営者の補佐的役割の強い管理職の場合は、中小企業診断士資格などの勉強もしておくとよいでしょう。また、社内活動支援の一環として、防火管理者などの資格の取得を進める企業もあります。

先ほども述べましたように、総務の仕事は非常に多様化していますので、同じ部署の上司や先輩に、どんな知識が必要なのかを聴いて見ましょう。

初回公開日:2017年11月20日

記載されている内容は2017年11月20日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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