会社説明会に遅刻する場合のメール文例集｜ビジネスメールの書き方【テンプレート】

就活もピークを迎えると説明会を1日で2、3社をはしごしなければならないこともざらです。なにかしらのアクシデントで会社説明会に遅刻してしまったときの対処方法としてメール作成の件名や本文に関しての例文も交えて説明します。ぜひ参考にしてください。

会社説明会の採用担当者に遅刻を伝えるときのメールの作成ポイントについて紹介していきます。会社説明会に遅刻することが分かった段階で、迅速に会社説明会の人事担当者か、採用担当者に連絡をする必要があります。

また、メールで遅刻を伝える際はポイントがあり、今回紹介するポイントをしっかり押さえてメールを作成しましょう。ぜひ参考にしてください。

大学名・名前をしっかり明記する
参加する参加説明会の担当者の名前を明記する
会社説明会の参加予定時間を明記する
遅刻理由を簡潔に明記する
署名を文面の一番下に明記する

メールで会社説明会の遅刻を伝えるときの件名のコツと例文

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メールで会社説明に遅刻することを伝えるときは、緊急であり急ぎであるからこそしっかりと件名を書き、会社説明会の担当者が一目でわかるように記載しましょう。

件名に遅刻の連絡であることを明記することで受け取った担当者も一目で遅刻に関するメールだとすぐに認識することができます。

今回は件名の例文を紹介をしていきますので、ぜひ参考にしてください。

会社説明会に遅刻のため途中参加のお願い｜日付・大学名・名前
参加予定日付・時間・会社説明会遅刻のご連絡・大学名・名前
会社説明会に遅刻のご連絡

メールで会社説明会の遅刻を伝えるときの宛名の書き方

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上記での説明でもありましたが、宛名は、文章の一行目に必ず記します。宛名の構成は、「社名、部署名、名前、様」の順番になります。

部署名が分からない場合は、会社名だけでも大丈夫です。件名もマナーに沿って書いたはいいものの、いきなり本文に遅刻しますだけ書いてはビジネスメールのマナーとしてはあまりいい印象をうけません。

しっかりと宛名もマナーにそって明記するようにしましょう。以下例文になりますのでぜひ参考にしてください。

株式会社〇〇人事部△△様

〇〇株式会社人事部△△様

（部署名がわからない場合）

〇〇株式会社△△様

（相手の名前がわからない場合）

〇〇株式会社△△人事部新卒担当者様

メールで会社説明会の遅刻を伝えるときの本文の書き方3つ

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メールは電話と違って、伝える相手に温度感が伝わりにくいため、本文の書き方次第で企業側が受け取る印象がまったく違ってきます。

本文は遅刻の理由とあとどれぐらいで到着するかが簡潔に分かりやすいように、しかし謝意は伝わるように書きましょう。今回はメールで会社説明会の採用担当者に遅刻を伝えるときの本文の書き方3つを紹介していきます。ぜひ参考にしてください。

メールで会社説明会の遅刻を伝えるときの本文の書き方１：遅れる理由を簡潔に伝える

本文では、まず「なぜ遅れるのか」を明記します。件名にも遅刻とは明記してはいますが、その理由に関しては本文で書くようにしましょう。

事細かくかくよりも、「遅れた原因」を簡潔に伝えることがポイントです。遅れる理由といってもひとそれぞれでパターンもいくつかありますが、「電車遅延のため」「道に迷ったため」「寝坊のため」などさまざまですが、遅刻するまでの経緯を詳細に書く必要はありません。

メールで会社説明会の遅刻を伝えるときの本文の書き方2：〇〇時△△分に到着することを記す

本文で、遅れる理由を簡潔に明記したら次は「到着時間」を記す必要があります。遅れますだけ本文で送ってしまっては、会社説明会の担当者も「何時にくるのだろう」と疑問のままで、5分程度の遅刻であれば開始を遅らせることもあります。

あくまでも、企業側に迷惑がかからないように到着時間もしっかり記し、必ずその時間までに到着するようにしましょう。

メールで会社説明会の遅刻を伝えるときの本文の書き方3：遅刻しても参加したいことを記す

遅刻をしてしまったことで、選考に影響することはほぼありません。遅刻してしまった罪悪感でそのままキャンセルする人もいますが、会社説明会を開催している企業はたくさんの人と出会い、人間性をみてきています。

あくまでも、面接ではなく企業側のうちの会社にきてほしいというプレゼンになりますのでドタキャンや、キャンセルをせず参加するようにしましょう。

会社説明会の担当者に、遅刻することのお詫びを伝え、それでも参加したいことを伝えましょう。